En tant que propriétaire de petite entreprise, le suivi de votre inventaire et la commande de fournitures et de biens vendables ne sont peut-être pas votre tâche préférée, mais c’est certainement essentiel pour le succès de votre entreprise. Les bons de commande sont essentiels pour un processus d’achat bien géré, bien que de nombreux hommes d’affaires et femmes ne comprennent pas ce qu’ils sont réellement ou comment les utiliser pour réussir financièrement.
Dans cet article, nous allons couvrir:
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Qu’est-ce qu’un bon de commande
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Ce que vous devez inclure dans un bon de commande
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La différence entre un bon de commande et une facture
Qu’est-ce qu’un Bon de commande
Un bon de commande (PO) est un document juridiquement contraignant créé par un acheteur et présenté à un vendeur. Tout comme votre « panier » sur un site de commerce électronique, un bon de commande est essentiellement une liste de ce que vous souhaitez acheter. Il définit les détails de la commande, y compris la quantité et les types de produits dont l’acheteur a besoin, ainsi que les conditions de paiement et les détails de livraison.
La différence entre une demande d’achat et un bon de commande est que ce dernier fait office de contrat entre l’acheteur et le vendeur. En soumettant une commande, l’acheteur s’engage à acheter des biens ou des services pour le montant convenu. Comme la commande est exécutée avant que l’acheteur ne reçoive sa facture, un bon de commande donne au vendeur une assurance contre le non-paiement.
Comment Fonctionne un Bon de commande ?
Les bons de commande sont généralement utilisés par les petites entreprises qui commandent des marchandises en grandes quantités. Par exemple, une animalerie peut avoir besoin d’acheter plusieurs types de nourriture pour chiens auprès d’un fournisseur et de commander de nombreux sacs de chaque type de nourriture. Voici le processus de commande que le propriétaire de l’animalerie utiliserait pour obtenir les marchandises dont il a besoin:
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Le propriétaire du magasin crée un bon de commande indiquant exactement ce dont il a besoin du fournisseur.
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Si le fournisseur dispose de l’inventaire nécessaire pour remplir la commande, il acceptera le bon de commande, l’exécutera et livrera les articles à la date d’échéance convenue.
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Le fournisseur enverra alors une facture ou une facture de vente pour les articles achetés.
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L’acheteur paie l’article et la vente est traitée via le système de point de vente du vendeur.
Les acheteurs peuvent également créer des commandes spéciales pour des envois particulièrement importants ou des achats récurrents. Un bon de commande permanent permet à un acheteur d’acheter les mêmes produits plusieurs fois en utilisant le même numéro de bon de commande.
Un bon de commande général est un accord entre les deux parties pour plusieurs livraisons sur une période déterminée, pour un prix déterminé. Les commandes générales sont généralement utilisées entre des entreprises ayant une relation solide et sont parfois assorties de réductions ou d’autres incitations.
La différence Entre un Bon de commande et une Facture
Étant donné que les bons de commande et les factures sont tous deux des documents juridiquement contraignants échangés entre vendeurs et acheteurs, il n’est pas surprenant qu’ils soient souvent mélangés. Les deux sont également liés car un bon de commande est souvent utilisé pour créer une facture, comme référence pour les marchandises achetées et leurs prix. Cependant, chaque document est utilisé à un moment différent du processus d’achat et souvent utilisé par des personnes différentes.
Voici quelques différences entre les bons de commande et les factures:
Bon de commande
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Créé par l’acheteur
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Créé avant l’achat
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Expose les marchandises nécessaires
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Comprend les détails de paiement proposés
Facture
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Créé par le vendeur
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Créé après l’achat
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Confirme les marchandises livrées
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Nécessite un paiement à une date précise
Quand utiliser un Bon de commande vs. une facture
Un bon de commande est utilisé par un acheteur pour passer une commande et est émis avant la livraison.
Une facture est émise par un vendeur à l’aide d’un logiciel de facturation après la livraison d’une commande. Il définit le montant que l’acheteur doit pour les biens achetés et la date à laquelle l’acheteur doit payer.
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Comment créer un bon de commande
Les propriétaires d’entreprise peuvent trouver un logiciel en ligne pour aider à créer des bons de commande, mais vous pouvez également utiliser un simple document Word ou Excel pour créer vos propres bons de commande à la place.
Voici ce que vous devrez inclure:
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Date d’émission
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Produits nécessaires et la quantité de chaque produit
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Détails du produit, y compris les numéros SKU, les numéros de modèle et les noms de marque
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Prix de chaque produit par unité
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Date de livraison
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Numéro de commande
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Informations commerciales, y compris l’adresse de livraison et de facturation, le nom de l’entreprise et les coordonnées
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Conditions de paiement, telles que « payé à la livraison » ou des options de date de paiement spécifiques
Qu’est-ce qu’un Bon De Commande Ressemble?
Les bons de commande ressemblent également beaucoup aux factures – en haut, vous avez les coordonnées et les détails de chaque entreprise, ainsi que le numéro et la date du bon de commande. En dessous de ces informations se trouve généralement un tableau avec les produits, les quantités, les détails et les prix dans des colonnes séparées. Au bas du bon de commande, vous placerez le montant total de la commande, le prix total et toute autre commande ou conditions de paiement avec une signature autorisée.
Avantages de l’utilisation des bons de commande
Pour l’acheteur, les bons de commande sont utiles pour suivre l’inventaire et l’historique des achats. De plus, l’acheteur peut commander des marchandises à l’avance sans avoir à payer immédiatement. De même pour le vendeur, les bons de commande aident à suivre l’inventaire, les commandes récurrentes, etc. Mieux encore, cette documentation engage l’acheteur à payer une fois la commande exécutée, donnant au vendeur la tranquillité d’esprit et la sécurité juridique.
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