Si votre petite entreprise est constituée en société, vous devriez tenir un registre des procès-verbaux de l’entreprise. Cependant, de nombreux propriétaires d’entreprise ne savent pas ce qu’est un livre de procès-verbaux d’entreprise ni ce qu’il devrait contenir.
Qu’est-ce qu’un livre de procès-verbaux d’entreprise?
Un carnet de procès-verbaux d’entreprise est un classeur rempli des documents et dossiers de votre entreprise. En tant que tel, il sert de document principal des activités de votre société.
Votre carnet de procès-verbaux d’entreprise doit inclure les:
- Statuts
- Procès-verbaux des Assemblées
- Résolutions des Administrateurs et Dirigeants
- Avis et Inscriptions déposés au Registre
- Registre des Administrateurs
- Registre des Dirigeants
- Registre des actionnaires
- Certificats d’actions
- Transferts d’actions et tout autre document pertinent aux opérations de la société
Si vous avez une convention d’actionnaires, vous devrez également l’inclure.
Bien que votre carnet de procès-verbaux d’entreprise soit disponible pour que vous puissiez vous y référer au besoin, il est également soumis à un examen gouvernemental.
Pourquoi conserver un carnet de procès-verbaux d’entreprise?
Législation
La Loi sur les sociétés par actions de la Colombie-Britannique exige que vous conserviez, entre autres, les registres de la société énumérés ci-dessus. Si vous ne conservez pas ces documents et que vous ne les avez pas disponibles pour consultation, vous pouvez être reconnu coupable d’une infraction à la Loi et être condamné à une amende pouvant aller jusqu’à 5 000 $.
Demandes d’investissement
Votre carnet de minutes d’entreprise prouve que votre entreprise est valide et correctement structurée. Il fournit également un registre de tous les actionnaires actuels et passés et de la contrepartie qui a été accordée pour leurs actions. Compte tenu de cela, il n’est pas surprenant que la plupart des investisseurs souhaitent consulter un livre de procès-verbaux d’entreprise avant de mettre de l’argent dans une entreprise.
Prêts bancaires
Votre structure d’entreprise sera également importante pour les banques si vous recherchez un prêt commercial. Ils voudront spécifiquement examiner vos statuts ou votre convention d’actionnaires pour confirmer lequel des administrateurs et dirigeants de la société est autorisé à emprunter de l’argent.
Vente de votre entreprise
La vente d’une entreprise est un processus complexe et les acheteurs s’attendent à examiner les dossiers de votre entreprise. Au cours du processus de diligence raisonnable par l’acheteur, vous devrez montrer les transactions de la société du point de constitution au point de vente. La meilleure façon de fournir ces informations est d’utiliser votre carnet de minutes d’entreprise.
Revue gouvernementale
Un certain nombre d’organismes gouvernementaux peuvent également demander l’accès à votre carnet de minutes d’entreprise. Par exemple, l’Agence du revenu du Canada peut vouloir examiner la répartition de la propriété de votre entreprise ou la liste des administrateurs responsables du paiement des impôts de la société. Toutes les demandes gouvernementales d’accès à votre carnet de minutes doivent être acceptées.
Transfert de propriété
Le transfert de propriété à un autre actionnaire ne peut pas être effectué sans votre carnet de procès-verbaux de l’entreprise, car vous devrez démontrer que vous êtes propriétaire des actions afin de les transférer.
Certains propriétaires d’entreprise croient qu’ils peuvent attendre jusqu’à ce qu’ils aient besoin d’un livre de procès-verbaux d’entreprise pour en créer un. Bien qu’il soit possible pour certaines personnes de le faire, cela est coûteux et prend beaucoup de temps. Il y a également toujours le risque de ne pas pouvoir obtenir les matériaux requis à temps, ce qui entraîne des conséquences potentiellement désastreuses pour votre entreprise. C’est pourquoi nous vous suggérons de garder votre carnet de minutes d’entreprise à jour dès le début.
Avez-vous de la difficulté à mettre en place ou à maintenir votre carnet de minutes d’entreprise? Un avocat de petite entreprise peut vous aider. Contactez-nous dès aujourd’hui pour prendre rendez-vous avec l’un de nos avocats experts en petites entreprises.