Si vous incorporez votre entreprise, vous avez probablement rencontré le carnet de minutes à terme. Mais qu’est-ce qu’un livre de minutes exactement, et pourquoi en avez-vous besoin? Nous sommes là pour répondre à toutes vos questions sur les livres de procès-verbaux et les documents de constitution en société.
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Qu’est-ce qu’une incorporation?
Lorsque vous incorporez votre entreprise, celle-ci devient une entité juridique distincte, détenant des droits similaires à ceux d’une personne en termes de responsabilité et de protection des actifs. Vous devrez décider si vous souhaitez vous constituer en société au niveau fédéral ou provincial, selon l’endroit où vous avez l’intention d’exercer vos activités. Ensuite, les statuts constitutifs devront être rédigés et les actionnaires de la société nommés. Une fois votre entreprise constituée, la responsabilité limitée sera en vigueur, ce qui signifie que les actifs de la société seront complètement séparés des propriétaires et des investisseurs.
Quels sont les avantages de créer une société?
Contrairement à une entreprise individuelle ou à une structure de société en nom collectif, le principal avantage de la constitution en société de votre entreprise est qu’elle devient distincte de vous en tant qu’individu. Cela signifie que le ou les propriétaires de la société ne peuvent être tenus légalement responsables des dettes que votre entreprise pourrait encourir dans le cadre de ses activités. Cependant, si vous avez fait des garanties personnelles afin de recevoir du financement pour votre entreprise, vos biens personnels peuvent être saisis si vous n’êtes pas en mesure de rembourser vos dettes. La responsabilité limitée peut permettre aux sociétés de faire des mouvements commerciaux plus risqués parce que les actionnaires sont protégés.
Un autre avantage de la constitution en société de votre entreprise est qu’il est plus facile de transférer la propriété que si vous avez une entreprise individuelle ou une société de personnes. Une société constituée en société bénéficiera également d’un taux d’imposition plus bas et de restrictions fiscales plus clémentes.
Qu’est-ce qu’un carnet de minutes ?
Un livre de procès-verbaux de la société est essentiellement une collection de tous les documents importants de la société, y compris les statuts constitutifs, auxquels les actionnaires et les créanciers de la société peuvent accéder. Un carnet de minutes peut être un classeur physique contenant tous les documents requis, ou votre société peut choisir de conserver son carnet de minutes en ligne pour faciliter le partage.
Que comprend un carnet de procès-verbaux d’entreprise?
Une société est tenue de tenir des dossiers à consulter par les actionnaires et les créanciers sur demande. Les documents requis comprennent:
- Statuts de modification
- Statuts et modifications
- Conventions unanimes des actionnaires
- Procès-verbaux des assemblées et résolutions des actionnaires
- Avis déposés
- Un registre des actions avec les noms et adresses des actionnaires et le détail des actions détenues
- Un registre des valeurs mobilières
Cela semble beaucoup, mais lorsque vous incorporez votre entreprise avec Ownr, nous vous fournirons tous les documents de création d’entreprise dont vous avez besoin. Ceux-ci incluent:
- Résolution des premiers administrateurs
- Consentement(s) des administrateurs
- Résolution des Premiers actionnaires
- Avis d’émission
- Souscription d’actions
- Registre des valeurs mobilières
- Registre des administrateurs
- Dirigeants Inscrivez-vous
- Registre des actionnaires
- Règlements administratifs
Si vous avez besoin de réponses à des questions sur les documents spécifiques fournis par Ownr, vous pouvez appeler, envoyer un e-mail ou utiliser notre fonction de chat en ligne pour entrer en contact.
Quels sont les avantages de tenir un carnet de minutes?
La tenue d’un carnet de minutes d’entreprise à jour vous permettra de garder une trace de tous vos documents d’entreprise importants en un seul endroit. Cela vous permettra également de fournir facilement vos dossiers aux actionnaires, aux créanciers ou aux acheteurs potentiels si vous choisissez de vendre votre société.
Comment tenir votre registre des procès-verbaux à jour
Non seulement les sociétés sont tenues aux niveaux provincial et fédéral de tenir certains documents, mais elles sont également tenues par la loi de les tenir à jour. Lorsqu’une entreprise est constituée, quelle que soit sa taille ou sa taille, une assemblée annuelle des actionnaires doit être tenue et documentée dans le livre des procès-verbaux de l’entreprise. Le fait de ne pas tenir une assemblée annuelle ou de ne pas se conformer aux lois sur la tenue des registres des sociétés peut entraîner des conséquences, notamment des pénalités gouvernementales, des problèmes fiscaux et une perturbation des activités quotidiennes de la société.
De nombreuses sociétés choisissent de faire appel à un avocat pour s’occuper de leur carnet de procès-verbaux, en veillant à ce que tous les documents soient mis à jour et conformes à la loi. Cependant, si vous souhaitez conserver votre propre carnet de minutes, il existe quelques conseils d’organisation simples qui pourraient vous aider. Afin d’organiser le carnet de minutes de votre société et de le tenir à jour, vous pouvez séparer votre carnet de minutes en quatre sections différentes. Ce sont:
- Certificat de constitution (et toute modification ultérieure)
- Règlements administratifs (et toute modification ultérieure)
- Conseil d’administration
- Procès-verbal d’une réunion concernant les opérations de base de la société
- Procès-verbal signé de toutes les réunions
- Consentements écrits approuvant les actions entre les réunions du conseil
- Actionnaires (et actions exécutées par la majorité requise)
Vous pouvez également choisir d’inclure une liste des dirigeants et des administrateurs, des informations fiscales et d’autres documents pertinents de la société.
De quoi d’autre avez-vous besoin pour votre société?
En plus de tenir votre carnet de procès-verbaux d’entreprise à jour, vous devrez vous conformer à certaines autres obligations d’entreprise afin de rester en règle avec le gouvernement après la constitution de votre entreprise.
Nomination des vérificateurs
À chaque assemblée annuelle des actionnaires, un vérificateur doit être nommé pour vérifier les finances de votre société. Cela permet de maintenir la fiabilité de vos documents financiers et protège et informe les actionnaires de la situation financière de l’entreprise. Si votre société ne fait pas de distribution, les actionnaires peuvent voter pour ne pas nommer de vérificateur.
Préparation des états financiers
Les états financiers de votre société doivent être conformes aux principes comptables selon les Comptables professionnels agréés du Canada (CPA).
États financiers de partage
Les états financiers doivent être fournis aux actionnaires au moins 21 jours avant l’assemblée annuelle de la société.
Produire une déclaration annuelle
Tant que votre société est active, vous devrez produire une déclaration annuelle auprès de Corporations Canada. Ceci est distinct des déclarations de revenus de votre entreprise produites par l’Agence du revenu du Canada. Votre déclaration doit être signée par une personne autorisée par le conseil d’administration ayant une connaissance pertinente de la société. Cette déclaration est nécessaire pour que Corporations Canada s’assure que votre société se conforme aux exigences de la LCSA. La déclaration doit être soumise dans les 60 jours suivant la date de création de la société. Cette date sera indiquée sur votre certificat de constitution. Si vous ne produisez pas votre déclaration à temps, votre société sera incapable d’obtenir un certificat de conformité.
* Ceci ne s’applique qu’à une société fédérale, alors assurez-vous de vérifier les exigences d’une société provinciale en fonction de l’endroit où vous vous trouvez.
Dépôt d’un changement d’adresse enregistrée
Votre adresse de bureau doit être tenue à jour car il s’agit de l’adresse officielle pour les communications à envoyer à votre société. Corporations Canada exige que vous les informiez dans les 15 jours suivant un changement d’adresse du siège social. Vous pouvez changer votre adresse dans sa province ou son territoire d’origine en ligne, mais vous devrez déposer les statuts de la modification si vous choisissez de déménager votre bureau dans une autre province ou un autre territoire que celui indiqué dans vos statuts constitutifs.
* Ceci ne s’applique qu’à une société fédérale, alors assurez-vous de vérifier les exigences d’une société provinciale en fonction de l’endroit où vous vous trouvez.
Dépôt d’un changement d’administrateur
Corporations Canada exige que les sociétés les informent dans les 15 jours suivant l’élection de nouveaux administrateurs ou lorsque des personnes cessent d’être des administrateurs. Tout changement d’adresse de vos administrateurs doit également être soumis à Corporations Canada dans les 15 jours. Cette adresse peut être une adresse résidentielle ou professionnelle. Vos administrateurs actuels (et leurs coordonnées) devraient également être régulièrement mis à la disposition des personnes qui envisagent de devenir des parties prenantes de votre société.
Il est également intéressant de noter que si le nombre d’administrateurs de votre société change, vous devrez modifier vos statuts (et payer les frais de dépôt) pour refléter le changement. Au moins 25 % des administrateurs de votre société doivent être des résidents canadiens.
* Ceci ne s’applique qu’à une société fédérale, alors assurez-vous de vérifier les exigences d’une société provinciale en fonction de l’endroit où vous vous trouvez.
Modification des statuts
Toutes les modifications apportées à vos statuts officiels doivent être conservées avec le reste de votre carnet de procès-verbaux corporatifs. Ces changements peuvent inclure:
- Changement de raison sociale
- Changement de lieu d’exploitation
- Changement du nombre d’administrateurs
- Changement des restrictions sur les transferts d’actions
- Changement des restrictions sur les activités que la société peut exercer
- Création ou suppression de catégories d’actions
- Modification des catégories d’actions
- Augmentation ou réduction du capital (si elle est prévue dans les statuts constitutifs)
- Modification de toute autre disposition des statuts
Cela peut sembler un peu accablant lorsque vous démarrez votre nouvelle entreprise pour la première fois, mais le plus tôt vous pourrez mettre de l’ordre dans votre carnet de minutes, plus il sera facile de le maintenir (et de maintenir votre société en règle) au fil du temps.