Dans de nombreux cas, le ou les documents à envoyer à l’étranger peuvent nécessiter la signature et le sceau du notaire pour être légalisés (certifiés corrects) par le ministère australien des Affaires étrangères et du Commerce (MAEC). Une fois que le MAEC a délivré son certificat et l’a endossé ou joint au document du notaire, le document peut devoir être certifié au consulat ou à l’ambassade du pays étranger vers lequel il doit être envoyé. Le Consulat ou l’ambassade certifie en effet que le sceau et la signature du gouvernement australien sur le document sont corrects.
Le notaire peut habituellement aider le client en expliquant les exigences du MAEC et les exigences du consulat particulier. L’acte de légalisation de la signature et du sceau du notaire par le MAEC n’implique jamais l’acceptation ou l’approbation d’un mot, d’une déclaration, d’un certificat ou d’un autre document précédant la signature légalisée. C’est ce qu’affirme fréquemment le MAEC dans ses certificats.
De nombreux pays, dont l’Australie, sont signataires d’une Convention qui surmonte la double exigence de légalisation puis de certification par le Consulat. Les pays membres émettent une « apostille » qui réduit le temps et les dépenses pour le client. L’Apostille est une déclaration identifiant la signature du notaire et comprend un grand cachet apposé sur le document signé du notaire. En vertu de la Convention de La Haye de 1961 abolissant l’exigence de Légalisation pour les Documents publics étrangers, l’apposeur australien autorisé de l’Apostille est le MAEC.