Aujourd’hui, chaque entreprise a besoin d’un système téléphonique pour communiquer avec ses clients. Oui, il existe plusieurs canaux qui servent le même but (chat en direct, médias sociaux, e-mail, etc.). Cependant, les téléphones représentent toujours 61% de toutes les interactions de support.
Un système téléphonique de bureau peut faciliter la connexion avec vos clients tout en réduisant les coûts d’exploitation, en améliorant la sécurité et la productivité. Et il ne s’agit pas seulement de communiquer avec les clients. Un système téléphonique de bureau facilite également la communication entre les équipes, l’analyse des performances et l’examen de la stratégie.
Au cours des dernières années, les systèmes téléphoniques de bureau ont subi une vaste transformation. Les systèmes téléphoniques de bureau modernes tels que la VoIP tirent parti d’Internet pour passer et recevoir des appels, réduisant les coûts jusqu’à 75%, sont hautement évolutifs et faciles à entretenir.
Alors, comment savez-vous quel système téléphonique de bureau d’affaires est bon pour votre entreprise? Quels sont les avantages de chaque système téléphonique? Dans cet article, nous en discuterons exactement. Commençons.
Qu’est-ce qu’un système téléphonique de bureau?
Un système téléphonique de bureau est un réseau de téléphones matériels ou logiciels qui permettent des fonctions de téléphonie complexes dans un environnement professionnel en utilisant le protocole Internet et les lignes téléphoniques traditionnelles.
Les systèmes téléphoniques de bureau modernes vous permettent de vous connecter avec vos clients à travers le monde à un coût nominal. En outre, vous pouvez rester connecté avec eux 24 heures sur 24, grâce à l’application mobile des fournisseurs de systèmes téléphoniques.
Types de systèmes téléphoniques de bureau
Il existe trois principaux types de systèmes téléphoniques de bureau.
1) Ancien Réseau téléphonique public commuté (RTPC)
Également appelé lignes fixes, le RTPC est utilisé depuis la fin des années 1800. Il utilise des fils de cuivre souterrains pour connecter les appels téléphoniques. Lorsque vous utilisez le RTPC, vous devrez installer des lignes téléphoniques dans votre bureau.
Bien qu’ils soient largement utilisés à l’échelle mondiale, les systèmes RTPC ne conviennent pas aux entreprises. Vous devrez avoir une ligne distincte pour chaque employé. Et, outre les coûts d’appel élevés, vous devez dépenser des centaines de dollars en maintenance chaque année.
2) Systèmes téléphoniques PBX
Le système PBX (Central de succursale privé) est un réseau téléphonique privé qui permet aux entreprises d’exploiter un système téléphonique interne et d’utiliser moins de lignes téléphoniques. Il vous permet de passer des appels entre utilisateurs sur des lignes locales, permettant ainsi à tous vos employés de partager un certain nombre de lignes téléphoniques externes.
Les systèmes téléphoniques de bureau PBX sont basés sur deux composants– le poste téléphonique et le PBX. Le poste téléphonique est connecté au PBX pour compléter le réseau. De plus, le système téléphonique de bureau présente certaines fonctionnalités inhérentes telles que le transfert d’appel, la mise en attente d’appel, les salutations personnalisées, etc.
Le PBX, à son tour, permet au réseau de communiquer en groupe avec des conférences téléphoniques, de passer des appels vidéo, de travailler avec des télécopieurs et des imprimantes sans les utiliser manuellement.
3) Système téléphonique VoIP
Le logiciel VoIP (Voice over Internet Protocol) est un système téléphonique de bureau qui vous permet de passer et de recevoir des appels professionnels sur Internet. Il ne nécessite aucun matériel ou équipement spécial pour permettre les communications commerciales. Tout ce dont vous avez besoin est d’Internet et d’un appareil (smartphone, ordinateur portable, ordinateur de bureau ou téléphone logiciel).
Il existe une liste exhaustive de fonctionnalités qui incluent la gestion des appels, la surveillance des appels, le renvoi d’appels, la messagerie vocale personnalisée, la voix vers le courrier électronique et de nombreuses fonctionnalités qui permettent à la VoIP d’envelopper un rôle multifonction.
L’une des fonctionnalités supplémentaires des systèmes téléphoniques de bureau VoIP est que vous pouvez choisir n’importe quel numéro de téléphone que vous aimez. En outre, vous pouvez prendre autant de numéros que vous le souhaitez sans engager de dépenses en capital.
Vous pouvez enregistrer les appels, les surveiller en temps réel et même vous déplacer entre les deux si vous estimez que l’agent n’est pas en mesure de gérer efficacement le client.
Remarque: La VoIP offre le maximum d’avantages par rapport aux systèmes téléphoniques PSTN et PBX.
Qu’Est-Ce Qui Rend Le Système Téléphonique De Bureau VoIP Meilleur Que Les Autres Systèmes Téléphoniques De Bureau?
1 – Rentable
Comme indiqué ci-dessus, la VoIP utilise un seul réseau de voix et de données pour fournir des services vocaux et élimine les réseaux à commutation de circuits pour réduire les coûts. En conséquence, faire des appels téléphoniques longue distance devient également plus abordable lorsque vous utilisez un fournisseur VoIP.
Que vous recherchiez un petit système téléphonique de bureau ou un système de qualité professionnelle, il y a une solution pour vous dans votre budget.
2 – Renvoi d’appel
Les systèmes téléphoniques de bureau VoIP vous permettent de transférer des appels vers n’importe quel numéro. Il peut s’agir de l’extension de vos collègues, de votre numéro personnel ou d’un autre numéro de votre choix. Cependant, l’appelant ne verra que le numéro qu’il a composé et ne sera même pas informé que l’appel est transféré.
3 – Analyse des appels
Le suivi des principales mesures d’appel telles que la durée des appels, le nombre d’appels entrants, les appels sortants, les niveaux de satisfaction des clients, etc. vous permet de mieux comprendre les performances de votre agent et de trouver des opportunités d’amélioration. Call Analytics vous fournit une compréhension approfondie de vos opérations, vous permettant d’améliorer vos services au fil du temps.
4 – Messagerie vocale
Les messages vocaux permettent aux clients de laisser un message lorsque vous n’êtes pas disponible pour prendre des appels. Les principaux systèmes téléphoniques de bureau VoIP tels que CallHippo envoient des messages vocaux directement à votre adresse e-mail, vous permettant d’écouter vos clients quand vous le souhaitez. Cela, à son tour, vous permet de résoudre leurs préoccupations et de les contacter dès que vous êtes disponible.
5 – La VoIP s’intègre facilement à d’autres systèmes métier
L’intégration de votre système VoIP à d’autres outils métier vous permet d’automatiser des processus fastidieux et d’équiper vos agents de toutes les informations nécessaires pour faire leur travail efficacement.
6 – Meilleur engagement client
Le marché d’aujourd’hui est fortement axé sur le client dans son approche, et si vous n’ouvrez pas plusieurs canaux de communication pour les clients, ils se dirigeront vers vos concurrents commerciaux. Avoir un deuxième numéro de téléphone distinct pour votre organisation est le meilleur moyen de stimuler l’interaction avec les clients, car cela leur permet de joindre le personnel de support et les représentants à tout moment de la journée.
Donc, si votre entreprise veut se hisser au sommet des classements de satisfaction client, choisissez un fournisseur de services fiable pour obtenir le meilleur système téléphonique de bureau VoIP au plus tôt!
7 – Image professionnelle
Les numéros de téléphone de bureau sont une plate-forme essentielle pour donner à votre organisation une image professionnelle et améliorer positivement la réputation de l’entreprise. Vous pouvez enregistrer des messages d’accueil personnalisés pour les appelants. Il est également possible de lire de la musique ou des messages vocaux pour les clients en attendant d’être suivis par les membres de l’équipe d’assistance.
Les systèmes automatisés de réponse vocale éliminent le besoin de réceptionnistes 24 heures sur 24 et rendent la communication client plus agile, flexible et réactive. En conséquence, les numéros de téléphone professionnels modifient la façon dont les clients perçoivent votre organisation et créent une solide réputation d’entreprise pour votre entreprise.
8 – Mobilité accrue
La mobilité est le nom du jeu à l’ère numérique actuelle, et les systèmes téléphoniques de bureau VoIP sont le moyen le plus rapide pour améliorer l’accessibilité des clients en favorisant la communication d’entreprise en mouvement! Les numéros de téléphone de bureau alimentés par la technologie VoIP sont un outil utile pour les entreprises qui ont des travailleurs à distance et opèrent à partir de plusieurs endroits à travers le monde.
Les numéros de téléphone virtuels permettent également aux membres de l’équipe de rester connectés avec des partenaires et des gestionnaires externes, quelle que soit leur localisation géographique – il suffit d’une connexion Internet haut débit pour que les employés restent accessibles.
9 – Supervision des appels
Ces fonctions sont très utiles lors de la formation ou de la supervision des employés.
Il existe quatre principales façons dont le système hel=
- Surveillance: Il vous permet d’écouter une conversation téléphonique. Aucune des parties à l’appel ne peut vous entendre. Cette fonctionnalité est utile pour garder la vigilance sur la qualité des appels.
- Chuchotement: Les cadres peuvent avoir besoin de conseils lors de la manipulation de certains clients. Cette fonctionnalité vous aide à parler aux membres internes de l’organisation sans laisser le client savoir qui parle ou ce que la personne parle.
- Barge: Cette fonctionnalité vous permet d’entrer un appel en cours qui permet aux deux parties de vous entendre. Ceci est similaire à la conférence téléphonique, mais il peut être lancé à tout moment. Par exemple, supposons qu’une conversation se déroule entre un employé et un client; vous pouvez surveiller et intervenir pour lancer des suggestions lorsque vous le souhaitez.
- Enregistrement: L’enregistrement est également possible par une simple pression sur un bouton. Cet enregistrement peut être stocké sous forme de fichier audio et récupéré ultérieurement à des fins de formation ou à des fins juridiques.
Quelles Fonctionnalités Devriez-Vous Rechercher Dans un Système Téléphonique De Bureau?
Choisir un système téléphonique de bureau avec toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin vous aide à tirer le meilleur parti de votre investissement.
1 – Transfert d’appel
Voulez-vous transférer votre appel lorsque vous êtes injoignable ou occupé? CallHippo offre deux types de fonctions de transfert d’appels: Froid et chaud.
Un transfert à froid est lorsque vous transférez l’appel au contact sans parler au nouveau contact. En utilisant cette option, la connexion que vous sélectionnez peut choisir d’accepter ou de rejeter la demande. Une fois l’appel reçu, il sera abandonné à votre fin.
Un transfert à chaud est lorsque vous parlez au nouveau contact avant le transfert de l’appel. Vous pouvez également participer et passer un appel à 3 voies.
2 – Enregistrement des appels
Il n’existe qu’un petit nombre de systèmes téléphoniques VoIP offrant l’enregistrement des appels. L’audio est stocké dans le cloud et vous pouvez récupérer les informations à tout moment à votre convenance.
Voici quelques avantages majeurs de l’enregistrement des appels pour votre entreprise:
- Améliorer les performances des agents: En surveillant les appels, vous pouvez fournir des commentaires aux agents sur les choses à faire et à ne pas faire de la gestion du service client et les aider à s’améliorer au fil du temps.
- Suivre les progrès et les améliorations: Comparer la façon dont votre équipe parle à vos clients maintenant avec la façon dont ils le faisaient il y a quelque temps est une bonne idée. Il vous donne une idée de si une amélioration est obtenue ou non.
- Portée de R & D: Les systèmes téléphoniques Cloud tels que CallHippo vous permettent de partager vos enregistrements d’appels au sein de votre organisation. En partageant les appels avec votre service R& D, vous pouvez avoir une meilleure idée de la façon dont les clients utilisent votre produit, des problèmes auxquels ils sont confrontés, etc. Ces informations entraînent des améliorations de vos produits et services.
- Évitez les problèmes inutiles: Il arrive souvent que des clients mécontents intentent un litige contre une entreprise qui implique alors des suites juridiques et que les choses deviennent désordonnées. Ainsi, avoir une base de données d’enregistrements d’appels vous donne un effet de levier contre de tels problèmes et les résout sans l’irritation d’impliquer des avocats. En outre, une telle base de données d’appels est conservée automatiquement par un système téléphonique basé sur le cloud et vous aidera à vous conformer aux directives techniques, juridiques et de niveau de service.
3- Conférence téléphonique
Mener des affaires n’est pas une promenade dans le parc. Souvent, vous devez employer une ou plusieurs personnes de votre équipe pour faire votre travail. Dans de tels cas, vous avez besoin d’une communication unifiée offrant une conférence d’appel.
Même un petit système téléphonique de bureau dispose d’une fonction de conférence d’appel qui vous permet de regrouper des personnes même si elles ne sont pas dans le même bureau. Ils peuvent prendre des appels de n’importe où dans le monde tant qu’ils ont le numéro de téléphone du bureau. En outre, le transfert d’appels aide les gens à
4 – File d’attente d’appels
Si vous avez plus de travail en main que ce que vous pouvez gérer, une file d’attente d’appels peut sauver votre bacon. Les appelants n’ont pas besoin d’entendre des bips en attente. Au lieu de cela, ils seront placés dans une ligne. Vous pouvez également mettre un message automatisé qui leur parle de vos produits, services, réductions et autres offres afin que les chances de raccrocher les appels diminuent.
La file d’attente d’appels réduit le rapport d’attrition car elle indique à l’appelant l’heure exacte de la réponse et l’empêche de raccrocher.
Nous proposons des files d’attente en bronze et au-dessus des plans. Pour les prix, vérifiez ici.
5 – Barging d’appels
Les gestionnaires d’appels peuvent utiliser le barging d’appels pour évaluer les performances des agents appelants. S’ils constatent qu’un agent est confronté à un problème lors d’une conversation avec le client, ils peuvent l’aider et gérer la situation. Lorsqu’ils constatent qu’un client n’est pas en mesure de résoudre une requête, ils peuvent intervenir et sauver leur peau. Par conséquent, cela aide à étouffer le problème dans l’œuf.
Barging est une fonctionnalité de téléphone d’affaires où les gestionnaires peuvent écouter les appels en direct en temps réel. Il vous aide à comprendre vos clients et à leur offrir une meilleure valeur. CallHippo offre des fonctionnalités de barging d’appels dans les plans Silver et ci-dessus.
6-IVR
Il est impossible d’avoir toujours une réceptionniste humaine pour répondre aux appels. En outre, avec la révolution technologique, des entreprises comme vous emploient des préposés à l’auto pour gérer les appels entrants.
Cette fonctionnalité accueille les clients dans plusieurs langues et pose des questions telles que ce dont ils ont besoin. Il leur ordonne également d’effectuer une action particulière qui les mènera dans la direction requise.
CallHippo propose une RVI multilingue pour vous aider à aider vos clients. Vous pouvez sélectionner votre langue préférée dans la liste directement dans votre compte.
Bon d’avoir des caractéristiques du système téléphonique de bureau:
- Annonces (Salutations)
- Réception automatique
- Statut de la lampe occupée
- Renvoi d’appel
- Stationnement d’appel
- Enregistrement d’appel
- Conférence d’appel
- Numérotation directe vers l’intérieur (DID)
- Musique d’attente
- Transfert d’appel interne / externe
- Messagerie instantanée
- Extensions de ligne
- Identification de l’appelant
- Prise en charge multi-appareils
- Analyse en temps réel
- Surveillance des appels en temps réel
- Numéros sans frais
Qui a besoin d’un système téléphonique de bureau?
Peu importe l’industrie dans laquelle vous vous trouvez ou la taille de votre entreprise, vous aurez besoin d’un système téléphonique pour que le bureau puisse gérer efficacement votre entreprise. Voici comment un système téléphonique de bureau peut jouer un rôle essentiel dans différents secteurs:
Entreprises informatiques et de logiciels
En tant qu’entreprise informatique, nous parlons avec une expérience personnelle lorsque nous disons qu’avoir un bon système téléphonique de bureau peut économiser jusqu’à 20% de votre temps sur les interactions avec les clients. Des fonctionnalités telles que la RVI, les messages d’accueil et de maintien et le support téléphonique 24 * 7 offrent à vos clients une expérience agréable et agréable. Cela donne une sensation professionnelle à votre équipe de support client et leur permet de se connecter avec des clients du monde entier.
Écoles et universités
Avec les écrans qui remplacent les tableaux noirs, le secteur de l’éducation est de plus en plus féru de technologie pour fournir une éducation de haute qualité aux étudiants. Avec l’utilisation du système téléphonique de bureau, l’industrie de l’éducation fait un autre pas en avant sur la voie du progrès technologique. Le système téléphonique VoIP vise à fournir une communication meilleure et plus rentable dans l’industrie de l’éducation en mettant le système téléphonique en ligne. Que ce soit les parents d’un étudiant, un membre de la famille du personnel ou un fournisseur tiers cherchant à faire affaire avec votre établissement d’enseignement, le système téléphonique VoIP basé sur le cloud pour les écoles et les bibliothèques de CallHippo répond à chaque appelant 24 * 7 pour tous les 365 jours de l’année.
Institutions gouvernementales
Gérer un pays entier n’est pas une mince affaire. Une communication rapide et sécurisée est la clé d’un gouvernement fonctionnel. Un système téléphonique de bureau basé sur le cloud est la solution unique pour tous les problèmes de communication rencontrés par le gouvernement. CallHippo promet des communications unifiées sécurisées et collaboratives à des prix abordables. Les numéros sans frais locaux offriront un meilleur accès aux clients potentiels et les aideront à étendre leur portée dans leurs localités respectives. CallHippo fournit des fonctionnalités telles que l’insertion dynamique de numéros (DNI) qui analyse le trafic en ligne et identifie les zones qui nécessitent le plus d’attention.
Industrie de la santé
Un système téléphonique de cabinet médical est un système basé sur la VoIP que tout le monde dans le secteur de la santé utilise pour rester connecté. L’ensemble du système téléphonique est téléchargé sur le cloud, d’où il n’est accessible qu’au personnel autorisé. Il permet aux professionnels de santé de rester en contact avec leurs équipes médicales et de répondre aux besoins des patients. Le système téléphonique de bureau basé sur le cloud de CallHippo offre des lignes de communication efficaces et de haute qualité pour les établissements de santé à des prix raisonnables et abordables.
Industrie hôtelière
Dans une industrie où le service client est l’épine dorsale, il faut utiliser une technologie de pointe pour communiquer avec les clients, écouter leurs requêtes ou leurs plaintes et leur proposer une solution. En utilisant des systèmes téléphoniques VoIP, le personnel peut répondre aux appels des clients depuis n’importe quelle partie de l’hôtel ou du restaurant. Dans le cas où un membre du personnel n’est pas là, la fonction d’enregistrement vocal et de RVI sera là pour assister le client à la place.
La fonction de renvoi d’appel et d’interphone permet au personnel de l’hôtel de communiquer efficacement entre eux dans tous les coins de l’hôtel. Cela facilite la coordination des événements, la résolution des plaintes des clients et la gestion du personnel de l’hôtel, améliorant ainsi le service client et améliorant l’expérience client.
Le secteur immobilier
Lorsqu’il s’agit d’agents immobiliers, qu’ils soient indépendants ou travaillent pour une agence établie, les avantages d’un système de téléphonie de bureau basé sur le cloud sont innombrables. En plus de leur offrir une plus grande flexibilité, cela leur donne également un accès continu à des clients potentiels à travers la ville. Un tel système téléphonique de bureau d’affaires est portable, c’est-à-dire que l’agent peut le transporter partout où il va. De plus, il ne nécessite aucun appareil téléphonique physique ni même une carte SIM. Tout ce dont vous avez besoin est un appareil avec une connexion Internet!
Chez CallHippo, les systèmes téléphoniques de bureau d’affaires pour le secteur immobilier sont très abordables et riches en fonctionnalités. Pas seulement pour les entreprises, CallHippo propose également un système téléphonique de bureau pour les petites entreprises. Nous offrons la flexibilité de choisir parmi un large éventail de fonctionnalités et de payer pour les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. Chez CallHippo, nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour que votre entreprise immobilière gravisse les échelons de la croissance et de la valorisation!
Réflexions finales
Quelle que soit la taille de votre organisation ou de l’industrie dans laquelle vous vous trouvez, un système téléphonique de bureau peut rendre les communications commerciales plus faciles et plus efficaces. Il vous permet de rester connecté avec nos clients 24 heures sur 24 (en utilisant la réception automatique).
Des fonctionnalités telles que l’analyse des appels, l’enregistrement des appels, le transfert d’appels et la RVI vous permettent de fournir la meilleure expérience client possible et d’améliorer la réputation de votre marque.
Vous recherchez un système téléphonique de bureau? Contactez-nous pour savoir pourquoi CallHippo pourrait être votre meilleur investissement!