Une réunion organisée de la meilleure façon est un excellent moyen de réaliser un véritable travail. Je suis cette règle dans ma pratique de gestion lorsque je veux planifier et suivre mes projets de manière efficace. Je sais avec certitude que les réunions de gestion de projet jouent un rôle important dans le développement des communications d’équipe, du leadership et du travail d’équipe. Je confirme également que les réunions de projet permettent d’organiser des discussions formelles et des ateliers destinés à générer les meilleures décisions et solutions de groupe.
J’ai donc décidé d’écrire cet article qui donne la définition de la réunion de projet, explique ce que signifie la réunion de lancement et décrit comment rédiger un ordre du jour pour une réunion typique. Je crois que mon travail vous sera utile, surtout si vous développez votre carrière de chef de projet. Étant donné que des réunions de gestion de projet sont nécessaires et que des événements réguliers sont organisés tout au long du cycle de vie de la mise en œuvre du projet, je suppose qu’il sera très important pour vous de comprendre la définition et de savoir planifier les ordres du jour et organiser la réunion de lancement. Veuillez donc lire l’article et laisser vos commentaires et suggestions. Merci d’avance!
Définition de la réunion
Les réunions de projet désignent une méthode efficace de diffusion de l’information et de communication avec l’équipe et les parties prenantes. Il existe de nombreux types et types de réunions de projet, et il est parfois difficile de donner une définition complète de la réunion de projet qui pourrait couvrir tous les aspects de l’événement. Dans cet article, nous présentons une définition commune des réunions de projet.
Une réunion de projet est un événement régulier qui implique tout le monde, qui partage ou est intéressé par le projet, de communiquer avec les autres participants et parties prenantes en discutant des problèmes, en faisant des propositions, en approuvant ou en rejetant des offres, dans le but de générer des décisions de groupe qui contribuent à une livraison plus rapide du projet, en fonction des objectifs prévus et des résultats attendus.
Voici plusieurs types de réunions de projet:
- Les réunions d’équipe régulières sont les réunions les plus fréquentes qui peuvent être organisées et menées plusieurs fois au cours du processus de mise en œuvre du projet. Des réunions régulières (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles) sont prévues et détaillées dans le plan de gestion de la communication.
- Les réunions de contrôle du changement sont organisées par un comité de contrôle du changement et destinées à examiner les demandes de changement. Le conseil prend des décisions concernant l’approbation de tous les changements survenus et communique avec les parties prenantes pour obtenir des informations et des mesures de suivi.
- Des réunions d’examen de l’état d’avancement sont organisées régulièrement pour échanger et analyser des informations sur l’avancement actuel du projet et son rendement. Lors d’une telle réunion, le chef de projet distribue des rapports de performance entre les participants pour permettre à l’équipe et aux parties prenantes d’avoir une visibilité sur les niveaux de performance actuels et l’avancement des tâches. Les réunions d’examen de l’état d’avancement sont également connues sous le nom d’examens du rendement.
Réunion de lancement
Une réunion de lancement de projet est un événement de planification (généralement organisé et mené sous la forme d’un atelier) qui se tient au tout début du projet (ou de sa phase spécifique) pour s’assurer que chaque personne impliquée dans la réalisation du projet comprend clairement les objectifs, les procédures et les plans.
La réunion de lancement est souvent considérée comme le début officiel du processus de consolidation d’équipe lorsque le chef de projet, assisté de chefs d’équipe, présente des activités de consolidation d’équipe et de formation. Si la réunion est organisée au début de la phase d’un projet, elle sert généralement à aligner la compréhension par l’équipe des objectifs du projet sur les plans et procédures réels.
Un ordre du jour typique de la réunion de lancement du projet comprend les points suivants:
- Établir le cadre de gestion, y compris les phases clés, les objectifs, les parties prenantes, les critères de réussite, les besoins opérationnels, les livrables, etc.
- Examiner et mettre à jour (au besoin) l’analyse de rentabilisation.
- Établir la structure de gouvernance, y compris les responsabilités et les rôles de gestion, les procédures de rapport, les contrôles, la documentation sur la gouvernance, etc.
- Lancer les activités de planification, y compris les étapes clés, la séquence des tâches, la hiérarchisation, les dépendances aux tâches, etc.
- Initiez le processus de gestion des risques en effectuant une analyse des risques.
- Construisez l’équipe.
- Créer le plan de gestion de la qualité, y compris les procédures de contrôle et d’assurance de la qualité.
Ordre du jour de la réunion de lancement du projet (Modèle)
Conseils sur la planification des réunions d’état
Si vous assumez le rôle de chef de projet, vous devez être prêt à planifier et à organiser régulièrement des réunions de projet. Cela fera partie de vos tâches de gestion de projet. Les réunions de projet vous aident à vous assurer que le projet progresse comme prévu et que tous les problèmes sont résolus de la bonne manière.
Les conseils de planification des réunions de projet suivants sont conçus pour vous aider à comprendre comment organiser les réunions et quels éléments essentiels sont nécessaires pour rendre vos efforts plus efficaces. Voici les conseils:
- Fixer Des objectifs. Cette astuce de réunion de projet suppose que si vous ne définissez pas d’objectifs de réunion clairs, la réunion est vouée à l’échec car elle ne donne aucun résultat et aucune solution ne sera générée. Avant de décider de planifier une date de réunion, assurez-vous d’avoir défini une série d’objectifs INTELLIGENTS. SMART signifie Spécifique, Mesurable, Réalisable, Pertinent et Opportun.
- Rédiger l’ordre du jour de la réunion. L’élaboration et le suivi d’un ordre du jour vous permettent de raccourcir encore plus efficacement la réunion de statut. Vous avez plus de chances de terminer la réunion avec les résultats attendus et en temps opportun. Vous devrez produire un agenda 2 à 3 jours avant la date de début et inclure une liste des événements planifiés et classés par ordre de priorité. Un logiciel de planification de réunion vous aidera à le faire.
- Gardez Les Documents Organisés. Cela signifie que vous devez rendre les documents de réunion aussi courts que possible. Lorsque vous utilisez des piles de papier pour tenir la réunion, vous risquez d’échouer car plusieurs documents peuvent démotiver et induire votre équipe en erreur et causer un gâchis. C’est pourquoi vous devriez essayer de garder 1 ou 2 feuilles de papier pour maintenir la réunion. Il est également recommandé d’utiliser un modèle de réunion d’examen qui comprend des points généraux de votre ordre du jour et décrit les questions à aborder.
- Invitez les bonnes personnes. Les membres de votre équipe sont évidemment les participants majeurs de votre réunion de gestion de projet. Cependant, de temps en temps, certaines réunions nécessitent quelqu’un des aînés. Suite à ce conseil de planification de la réunion de projet, vous devez savoir à l’avance si la participation de la haute direction est requise et vous assurer ensuite que chaque personne concernée est informée de la réunion à venir et des problèmes à résoudre. Pour plus de commodité, vous pouvez utiliser un logiciel de planification de réunion pour prendre des notes dans votre liste de tâches et votre ordre du jour.
- Créer un Environnement Physique Approprié et Confortable. Notez que votre réunion de projet doit se dérouler dans une pièce confortable et bien ventilée, surtout si c’est l’été. N’oubliez pas de donner à vos participants de l’eau glacée, du thé, du café ou / et des boissons non alcoolisées qui rendent vos auditeurs plus à l’aise. Suite à cette astuce de planification de réunion, vous devez ajouter des enregistrements à votre liste de choses à faire et créer une liste de toutes les boissons à préparer à l’avance avant le début de la réunion.
- Commencez et terminez la réunion à temps. Les gens n’aiment pas qu’un événement se déroule hors du calendrier, et il n’y a probablement rien de plus frustrant que des réunions tardives. Ce conseil de réunion de projet indique que vous devez vous assurer que chaque participant est au courant de l’heure de début et de fin. Il est recommandé d’envoyer des notifications (orales ou écrites) aux participants. Vous pouvez également utiliser votre logiciel de planification de réunion pour définir des rappels par e-mail et envoyer des notifications électroniques.