HOAs devrait consulter ses règlements administratifs pour déterminer son pouvoir de révoquer un membre du conseil d’administration, ce qui peut être une question compliquée et coûteuse et peut nécessiter une consultation avec l’avocat de la HOA.
La révocation d’un membre du conseil d’administration d’une Association de propriétaires n’est ni agréable ni simple. Sur un plan purement humain, cela peut être difficile simplement parce qu’en tant que membre du HOA ou membre du conseil d’administration, cela peut impliquer une confrontation avec ses voisins. Cela doit être fait conformément aux statuts et règlements individuels de chaque HOA ainsi qu’aux clauses, conditions et restrictions (CC& Rs) de l’association. Il est essentiel que de telles mesures soient également prises dans le cadre des lois de votre État pour protéger l’association contre les actions potentielles du membre potentiellement évincé.
Les raisons les plus importantes pour le HOA lorsqu’un membre du conseil d’administration est envisagé pour le renvoi sont 1) les raisons du renvoi et 2) les options disponibles pour les membres du HOA et pour les autres dirigeants actuels du conseil d’administration lorsque de telles mesures deviennent nécessaires. Le processus impliqué lorsqu’un membre de la communauté HOA demande le retrait d’un membre du conseil d’administration par rapport à un membre du conseil d’administration qui retire un autre membre élu du conseil d’administration peut être radicalement différent d’un HOA à l’autre, ainsi que d’un État à l’autre. Si un membre du conseil est nommé par le tribunal, un conseil ne peut pas le révoquer.
L’appartenance à un conseil d’administration de la HOA comporte des obligations et des responsabilités fiduciaires qui incombent au membre d’agir au nom de la HOA et de ne pas nuire intentionnellement. Cela exige que les membres du conseil d’administration restent bien informés, restent dans les limites de leur autorité et posent des questions lorsque des questions complexes surviennent (adressées à sa société de gestion ou à un conseiller juridique).
De nombreuses HOA incluent les qualifications de directeur dans leurs règlements administratifs. Ceux-ci peuvent consister à être un membre en règle de la HOA (y compris à ne pas être en litige contre l’association), à assister à un nombre minimum spécifié de réunions et à ne pas être un criminel condamné. Si un membre demande le renvoi parce qu’un membre du conseil n’est « pas qualifié », il peut être en mesure de citer les règlements de la HOA dans cette circonstance pour étayer le cas. Une étude de cas récente avec un directeur du conseil qui a été reconnu coupable d’un crime pendant son mandat au conseil a créé une situation où le conseil, tout en souhaitant le remplacer, n’a pas pu le voter; les membres du conseil ont demandé un avocat, et ils ont plutôt dû obtenir de lui une démission, en personne ou par téléphone. Le fait que le directeur soit incarcéré pour un crime grave a rendu la capacité du conseil d’obtenir une démission encore plus difficile. Finalement, le conseil a pu obtenir une lettre de démission et le directeur du conseil a été remplacé par la convocation d’une élection spéciale. Selon les règlements, le remplacement peut également être facilité par la nomination d’un remplaçant par les membres actuels du conseil d’administration.
Lorsque les membres du conseil sont incapables d’agir de bonne foi, un membre de la HOA en général peut convoquer une réunion spéciale du conseil pour aborder les questions qui affectent le rendement du membre du conseil spécifique, ou ce membre peut en discuter lors d’une réunion régulière du Conseil. Les problèmes qui contribuent à un rappel ou à un retrait potentiel peuvent être nombreux, mais les plus courants sont la négligence, la fraude, le vol, les perturbations ou le fait de ne pas pouvoir assister aux réunions. Dans certains États, le non-paiement des frais d’association pour une durée déterminée peut accélérer le retrait d’un membre du conseil d’administration de la HOA. Si le comportement négatif du membre du conseil d’administration n’entraîne pas sa révocation, le retrait d’un membre d’un poste officiel peut neutraliser tout conflit qui pourrait survenir.
La méthode la moins perturbatrice pour retirer un membre du conseil d’administration est simple, mais elle nécessite également un haut niveau d’engagement avec les autres membres du HOA. Cette méthode consiste à permettre au mandat du membre à problème d’expirer. La plupart des conseils ont des mandats d’un, deux ou trois ans. Avant une élection, les membres de HOA doivent ensuite s’impliquer dans la nomination de candidats alternatifs – ou se porter volontaires. Faire partie du processus apporte non seulement une appréciation du travail (et de la courbe d’apprentissage) impliqué, mais aussi une fraîcheur indispensable (et de nouvelles idées) à un conseil d’administration. La rotation des membres du conseil est particulièrement utile pour les petites HOA en cas de maladie d’un membre du conseil; il y aura toujours un membre expérimenté du HOA prêt à remplacer le membre du conseil compromis si le besoin s’en fait sentir. L’engagement des membres rend également les interactions avec les réunions du conseil plus productives pour la HOA, car les membres s’investissent dans l’avenir de la communauté HOA.
Bien que les conseils de la HOA ne soient généralement pas en mesure de révoquer les membres de la HOA, ils peuvent avoir le pouvoir de révoquer l’un de leurs dirigeants. Cela peut généralement être fait par un vote à la majorité simple des membres du conseil. Si toutefois, le vote a lieu lors d’une réunion spéciale du conseil d’administration ouverte à tous les membres de HOA, vous pourriez avoir de la difficulté à retirer le membre gênant si les règlements administratifs de votre association incluent le vote cumulatif. Le vote cumulatif est un système par lequel, par exemple, si votre HOA a 5 membres du conseil d’administration, lors d’une élection ou d’un rappel, chaque membre de HOA a 5 votes qui peuvent être répartis dans n’importe quelle combinaison, par exemple 5 votes pour 1 membre, 1 chacun réparti sur les 5 membres, ou toute autre combinaison entre (4 pour 1 et 1 pour un autre, etc.). De nombreuses HOA n’utilisent plus cette méthode de vote spécifiquement en raison de la difficulté qu’elle peut créer lorsqu’un vote de retrait de membre du conseil d’administration devient nécessaire.
Chaque HOA doit consulter ses règlements administratifs pour déterminer son pouvoir dans ces circonstances. Les lois corporatives de chaque État traitent des restrictions impliquées (les HOAS sont généralement des sociétés à but non lucratif formées dans l’État dans lequel se trouve le complexe de condominiums ou le développement). De nombreux États sont très précis dans la désignation des raisons de la destitution d’un dirigeant du conseil. En Californie, par exemple, un conseil d’administration de la HOA ne peut révoquer un autre dirigeant que si celui-ci n’est pas sain d’esprit, a commis un crime (après une élection au conseil), n’a pas assisté aux réunions ou n’a pas les qualifications requises pour devenir membre du conseil. La suppression d’un membre HOA peut être une question compliquée et coûteuse et peut nécessiter une consultation avec l’avocat de votre HOA, mais le résultat final peut s’avérer bénéfique pour le fonctionnement efficace de votre HOA.