ANNONCES:
La fonction de classement devrait être organisée de telle sorte qu’elle contribue à la bonne tenue des dossiers. Il est important de noter que les dossiers doivent être mis à disposition chaque fois que cela est nécessaire. Le chef de bureau doit décider si le dépôt doit être centralisé ou décentralisé Le dépôt centralisé et le dépôt décentralisé ont tous deux leurs propres mérites et démérites.
1. Système De Classement Centralisé:
C’est un système où tous les documents relatifs aux différents ministères d’une entreprise sont déposés à un seul endroit ou au bureau central. En d’autres termes, les différents ministères ou sections d’une organisation ne font pas le dépôt des documents.
ANNONCES:
Avantages du système de classement centralisé
1. Il est placé sous le contrôle de spécialistes et cela facilite plus d’efficacité.
2. L’espace disponible est utilisé de manière économique.
3. Il y aura un contrôle efficace sur eux.
ANNONCES:
4. Il n’y aura pas de duplication du matériel et du travail de dépôt (comme dans le système décentralisé) et, en tant que tel, le dépôt est économique.
5. Il existe une norme uniforme pour classer les documents et les retirer. Cela permet de localiser rapidement les documents.
6. Les gens, qui font le même travail encore et encore, deviennent des spécialistes de leur travail. Cela ajoute à une plus grande efficacité.
7. Les documents seront déposés le jour même.
ANNONCES:
8. L’emplacement des fichiers ou des documents manquants est facilement connu (par l’utilisation appropriée de l’indicateur).
Démérites du Système de classement centralisé
1. Lorsqu’un chef de département a un besoin urgent d’une lettre, celle-ci ne lui parviendra pas à temps en raison de la longue procédure. C’est un inconvénient principal.
2. Des erreurs peuvent s’infiltrer.
ANNONCES:
3. Beaucoup de temps est consommé si le service de classement est situé dans des pièces éloignées.
4. Des règles rigides sont là pour donner et renvoyer des fichiers. Les règles deviennent plus importantes que les transactions.
5. Le secret ne peut être maintenu.
2. Système de classement décentralisé
ANNONCES:
Dans le cadre de ce système, le dépôt est effectué par différents départements de manière indépendante et non centralisée en un seul endroit. Chaque département installe un équipement séparé et nomme du personnel pour s’occuper du travail de classement. Ce système est également connu sous le nom de système de classement ministériel.
Avantages du système de classement décentralisé
1. Des méthodes appropriées, simples et faciles peuvent être adoptées selon la commodité du département.
2. Les fichiers sont facilement et rapidement disponibles.
3. La disponibilité rapide du fichier facilite plus d’efficacité.
4. Le secret peut être maintenu.
5. Le greffier qui reçoit les lettres déposera les lettres sans erreurs, car il n’a à traiter que quelques lettres.
Démérites du Système de classement décentralisé
1. Dans une organisation, dans différents départements, différentes méthodes de dépôt seront suivies. En tant que tel, aucun système standard ne prévaudra.
2. Le greffier a beaucoup d’autres emplois; il ne peut pas devenir un spécialiste du système de classement.
3. Le transfert inter-départements de commis ne comprendra pas le système de classement des autres départements.
4. Si un document concerne deux ministères ou plus, il sera difficile de le déposer.
5. Le dépôt se fera à la convenance d’un commis, qui a beaucoup d’autres tâches à faire avec le dépôt. En tant que tel, il peut égarer les lettres ou les conserver dans d’autres registres ou les laisser inaperçues.