Nous sommes en 2021, et avouons-le: La salle de données virtuelle (VDR) est là pour rester. Depuis leur introduction dans l’espace, les salles de données virtuelles ont été un outil important pour rationaliser la communication pendant les différentes étapes d’une transaction, en particulier lorsqu’il s’agit de diligence raisonnable à la fin d’une transaction. Et avec la technologie d’aujourd’hui, nous pouvons dire que les salles de données physiques appartiennent au passé.
Voici ce que vous devez savoir sur les salles de données virtuelles pour partager vos informations confidentielles, documents sensibles, informations financières, fichiers de transactions M&A, documents de gestion des droits, propriété intellectuelle et toute autre information sensible ou actifs numériques dans une salle de données sécurisée.
L’état de la salle de données virtuelle (VDR) en 2021
Les fournisseurs de salles de données virtuelles comme Intralinks et Merrill Datasite ont longtemps été considérés comme la norme en matière d’optimisation de la productivité et de la vitesse des transactions.
Comme nous le savons tous, les VDR sont principalement utilisés pour faciliter les deux côtés d’une transaction grâce à la diligence raisonnable, en tant que dernière étape d’une transaction. La diligence raisonnable est une étape critique dans divers secteurs et cas d’utilisation. Qu’il s’agisse de conclure des transactions M& A, des transactions immobilières commerciales, des transactions de collecte de fonds ou à peu près tout autre type de transaction.
Le processus redouté de diligence raisonnable domine souvent les discussions sur la valeur des salles de données virtuelles. La réalité, cependant, est que les salles de données virtuelles peuvent être un outil précieux pour chaque étape du processus de négociation – de la prospection à la diligence raisonnable. (Plus à ce sujet dans un peu!)
Une approche gagnante des VDR
À mesure que la dépendance à l’égard de la salle de données virtuelle augmente, la sécurité des documents reste à juste titre la principale considération lors du choix d’un VDR. Il est difficile d’imaginer une salle de données virtuelle efficace qui n’offre pas au moins une protection par mot de passe ou un cryptage de base des documents. Sans protection par mot de passe, le partage non autorisé de vos documents n’est qu’une question de temps.
La stratégie gagnante en matière d’optimisation des salles de données virtuelles consiste à associer le partage de documents sécurisé à des analyses de documents exploitables. Ce jumelage vous permet de garder le contrôle sur les documents qui comptent pour vous tout en donnant la priorité à la sensibilisation et au suivi auprès des prospects les plus engagés.
Jetons un coup d’œil à un exemple de ce à quoi cela ressemble dans le monde réel. Disons que Jessica vient de lancer le processus de vente d’une entreprise. Elle doit prospecter, rencontrer et développer des relations avec des acheteurs potentiels. L’utilisation d’une salle de données virtuelle avec des solutions sophistiquées de sécurité des documents et d’analyse des documents peut accélérer et optimiser chaque étape du processus M& A en donnant à Jessica un portrait des personnes intéressées par le contrat M& et de leur intérêt, et peut-être même en soulignant des domaines d’intérêt ou de préoccupation spécifiques.
Intralinks & Merrill: Derrière les salles de données virtuelles héritées
Les fournisseurs de salles de données héritées (ou traditionnelles) comme Intralinks et Merrill Datasite proposent des salles de données virtuelles qui sécurisent les documents et (dans une certaine mesure) suivent l’engagement et les performances des utilisateurs.
Commençons par un examen des mesures de sécurité des documents fournies par Intralinks. Intralinks annonce « la synchronisation et le partage de fichiers sécurisés, des espaces de travail en équipe collaboratif, des salles de données virtuelles à grande échelle et des flux de travail structurés. » Grâce à Intralinks, vous pouvez donner accès à des documents cryptés sans intervention informatique nécessaire grâce à une protection par mot de passe.
Grâce à son tableau de bord Insights, Intralinks offre des informations sur la popularité des documents et l’activité des utilisateurs au niveau macro. En utilisant le tableau de bord Insights d’Intralinks, vous pouvez déterminer:
- Quels utilisateurs ont interagi avec quel contenu
- Niveau d’activité global des utilisateurs et des groupes
- Documents les plus populaires au niveau des utilisateurs et des groupes
La solution de salle de données Merrill Datasite adopte une approche similaire à la sécurité et à l’analyse VDR. C’est-à-dire que Merrill Datasite fournit « des contrôles d’accès de sécurité basés sur les rôles avec une mise en scène en temps réel et future des autorisations. »Essentiellement, cette fonctionnalité se résume à une gestion documentaire en temps réel basée sur les rôles.
Du côté de l’analyse de documents, le Datasite Merrill vous permet de suivre l’engagement au niveau macro par document, utilisateur, rôle et activité Q&A. Vous pouvez ensuite exporter des données et suivre ces résultats au fil du temps.
Quelles salles de données virtuelles héritées se trompent dans la sécurisation des documents
Pièges à la sécurité des documents
Même avec la protection par mot de passe et le filigrane dynamique, vous confiez tous les documents commerciaux de votre salle de données virtuelle à chaque spectateur. Lorsque vous partagez des documents avec des salles de données traditionnelles, vous espérez effectivement le meilleur. Si vous comptez uniquement sur la protection par mot de passe, le partage de votre salle de données virtuelle est aussi simple que le partage du mot de passe.
Pour cette raison, la vérification de la visionneuse est un must pour les salles de données virtuelles en 2021. Les salles de données virtuelles qui offrent une vérification des utilisateurs vous permettent d’exiger que les utilisateurs saisissent non seulement leur adresse e-mail pour accéder à votre VDR, mais cliquent également sur un lien dans un e-mail de confirmation pour vérifier leur identité. Cela peut réduire considérablement la propagation des matériaux à enjeux élevés dans les salles de données virtuelles.
Pour avoir une idée générale et peu sophistiquée de l’intérêt des prospects, des salles de données virtuelles héritées peuvent suffire. Intralinks et Merrill Datasite offrent uniquement des perspectives générales sur l’analyse de documents à travers les rôles et les segments. Ces analyses de documents commencent et se terminent au niveau VDR ; elles vous montrent quel ou quels documents ont dominé le temps d’engagement des prospects.
Pièges de l’analyse de documents
Ce que ces salles de données virtuelles ne vous donnent pas, c’est une compréhension de l’endroit où les prospects ont passé leur temps dans vos documents. Les anciennes salles de données virtuelles offrent des données qui cessent de raconter l’histoire une fois que les prospects cliquent sur un document. Vous ne pouvez pas vraiment comprendre ce qui suscite l’intérêt des prospects, peu importe quels actifs et matériaux sont performants et lesquels ne le sont pas.Vous devez savoir ce qui retient leur attention dans ce deck, proposition, contrat ou autre actif.
Ces salles de données virtuelles ne parviennent pas non plus à identifier les parties prenantes clés des transactions que vous ne connaissez peut-être même pas. Le suivi des liens qui ont été transmis à quelqu’un avec qui vous n’avez pas encore engagé peut fournir des informations précieuses. Plus précisément, vous pouvez comprendre ce qui se trouve dans les domaines de vos contacts (et même des autres parties prenantes de l’entreprise). Grâce à ces informations, vous pouvez parfaitement adapter chaque conversation que vous avez à chaque partie prenante.
Où la sécurité des documents Premier rencontre l’analyse de documents avancée
Les salles de données virtuelles héritées comme Intralinks et le Datasite Merrill cessent de raconter l’histoire de vos analyses de documents au moment où l’histoire devient bonne. Alors, comment pouvez-vous utiliser les salles de données virtuelles de DocSend pour collecter des analyses de documents exploitables et perspicaces sans sacrifier la protection des documents?
Examinons d’abord les offres de sécurité de la salle de données virtuelle qui accompagnent le plan avancé de DocSend. Plus précisément, le plan Avancé vous permet de créer des salles de transaction légères pour contenir tous les documents relatifs à une transaction. Avec le plan avancé de DocSend, vous pouvez:
- Chiffrez des documents avec une protection avancée par mot de passe. (Cliquez ici pour savoir comment envoyer et suivre un PDF sécurisé.)
- Activez la liste blanche du visualiseur et la vérification du visualiseur pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire à vos liens.
- Filigrane facilement un document entier ou tous les documents dans un espace.
- Activer ou désactiver la possibilité de télécharger des fichiers.
- Attribuez des rôles d’administrateur à plusieurs niveaux pour gérer la collaboration interne et les autorisations de manière sécurisée.
- Rendre obligatoire la signature d’une LDN avant de consulter un document confidentiel.
Votre salle de données virtuelle et DocSend
Comment pouvez-vous y parvenir pour vous et votre entreprise? Tout d’abord, vous voudrez commencer avec DocSend — vos deux premières semaines sont entièrement gratuites! Vous voudrez ensuite simplement créer un espace et ajouter des dossiers et du contenu.
Une fois que vous avez organisé tous les fichiers que vous avez l’intention d’envoyer, vous pouvez filigraner vos documents et créer des liens avec une liste blanche et une vérification de la visionneuse pour que vos documents partagés restent encore plus sûrs que ceux partagés via des salles de données virtuelles héritées.
Suivi de l’engagement avec votre salle de données virtuelle
Maintenant que vos documents sont prêts à être partagés, vous pouvez les partager et suivre l’engagement sur un document par document (et même page par page !) niveau.
Combien de temps chaque spectateur a-t-il passé à consulter les documents dans votre salle de données sécurisée DocSend ? Où dans votre Espace (et dans chaque document consulté) ont-ils concentré leur temps? À qui ont-ils transmis l’Espace ? DocSend vous permet de répondre facilement à ces questions et à bien d’autres. Il vous suffit de consulter les onglets « Activité récente », « Performances » et « Utilisation » d’un document donné.
Que pouvez-vous faire avec ces nouvelles connaissances? Le ciel est la limite. Peut-être décidez-vous de donner la priorité à votre suivi avec des prospects qui interagissent avec votre contenu mais ne répondent pas formellement. Peut-être décidez-vous d’affiner vos documents confidentiels et vos documents commerciaux en fonction des mesures de document qui comptent pour vous et votre équipe. (Ensuite, vous pouvez télécharger vos ressources révisées et comparer l’engagement à l’aide de la fonction de contrôle de version de DocSend.)
Cependant, vous choisissez d’appliquer ces données à votre approche de négociation, les informations documentaires de DocSend vous donnent un aperçu précieux de l’engagement lors des points les plus vulnérables d’une transaction.
Optimisation de votre salle de données virtuelle à grande échelle
Une fois que vous avez construit votre premier VDR dans la solution de salle de données sécurisée de DocSend, vous pouvez facilement le dupliquer afin de ne pas avoir à créer manuellement chaque salle de données. Cela vous permettra de personnaliser, de sécuriser et de suivre l’engagement à grande échelle. (En fait, lorsque vous téléchargez une nouvelle version d’un document dans un Espace donné, il l’appliquera automatiquement à tous les Espaces!)
En fin de compte, vous avez besoin d’une salle de données virtuelle non seulement sécurisée, mais qui travaille également activement pour vous donner une compréhension de plus en plus raffinée de vos prospects ou clients et de ce qui les intéresse.