I dipendenti hanno bisogno di feedback per sapere come stanno facendo e se stanno soddisfacendo le aspettative del loro manager. Tutti amano una critica quando offri lode e soddisfazione; è più impegnativo quando devi discutere di migliorare le prestazioni.
L’utilità delle revisioni delle prestazioni
Le organizzazioni tengono una revisione delle prestazioni per fornire feedback, incoraggiare lo sviluppo dei dipendenti e valutare i progressi e il contributo dei dipendenti. Se un dipendente sta soddisfacendo e superando le aspettative di lavoro è una componente critica del feedback sulla revisione delle prestazioni.
Una revisione formale delle prestazioni mette in discussione le capacità comunicative del manager perché il dipendente capisce che la revisione delle prestazioni influirà sul suo compenso. Ciò può causare conflitti, ansia e sentimenti feriti. Indipendentemente da come la tua organizzazione pratica il feedback sulle prestazioni, quando hai bisogno di tenere una conversazione difficile, queste frasi e approcci ti aiuteranno. Ecco alcune tattiche per fornire feedback.
Le tue prestazioni sono eccezionali
Questa comunicazione è facile, ma puoi migliorarne l’impatto e l’effetto. Menziona perché e fornisci esempi dei motivi per valutare le prestazioni del dipendente come eccezionali. Il dipendente imparerà dai tuoi esempi e tu puoi incoraggiarla a fare più azioni identificate come degne di nota.
Le tue prestazioni possono essere migliorate
Comunica che il dipendente sta eseguendo e soddisfacendo le aspettative dei requisiti del lavoro, ma ha l’opportunità di migliorare le prestazioni e mirare a diventare un contributore eccezionale. Delineare le aree che necessitano di attenzione.
Indica che mentre la sua performance lo qualifica per un aumento perché sta eseguendo con successo i requisiti di lavoro essenziali, ti piacerebbe vedere miglioramenti in aree specifiche.
Sottolineare che se il dipendente è quello di guadagnare il più grande aumento di paga possibile ogni anno, ha bisogno di migliorare le prestazioni attuali per raggiungere tale obiettivo. Discutere le aree in cui ha la più grande opportunità di miglioramento.
La tua performance non soddisfa le aspettative
Nota che mentre abbiamo discusso la sua performance durante le riunioni settimanali, non sta migliorando ed è ora di parlare di un piano d’azione. Tutti i dipendenti sono tenuti al minimo per svolgere le loro aspettative di lavoro.
Indica le aree critiche delle prestazioni che devono essere migliorate prima di poter determinare che le sue prestazioni soddisfano le aspettative minime di lavoro.
Sottolinea che il dipendente non sta eseguendo le aspettative di lavoro minime che hai discusso per l’anno. Potresti aggiungere: “Forse non sto comunicando chiaramente queste informazioni in modo da comprendere le implicazioni del tuo continuo scarso rendimento. Ho deciso che il nostro prossimo passo è un piano di miglioramento delle prestazioni in cui stabiliamo obiettivi, stipuliamo accordi, fissiamo scadenze e date di scadenza e spesso ci incontriamo per valutare i tuoi progressi.”
Aiutare i dipendenti a capire
Non continuare a ripetere le stesse informazioni quando un dipendente non sembra capire cosa si sta tentando di comunicare. Trova altri modi per dire la stessa cosa e spero che uno di loro comunicherà le tue preoccupazioni. (Tieni presente che a volte una mancanza di chiarezza segnala disaccordo.)
Dì al dipendente che sei aperto a qualsiasi domanda che possa aiutare a chiarire i punti che non capisce. Infine, chiedigli di riassumere la sua comprensione delle tue aree chiave di preoccupazione. (È quindi possibile determinare ciò che non è compreso e quanto distanti siete nel comunicare.)
Quando il dipendente non è d’accordo
Quando si è tentato di comunicare i problemi, si nota con le prestazioni di un dipendente e il dipendente non è d’accordo, l’interrogatorio è un approccio consigliato.
- Puoi fornire esempi che mi mostreranno cosa c’è di sbagliato nella mia valutazione delle tue prestazioni?
- Cosa pensi che stia fraintendendo le prestazioni che ho osservato regolarmente in questo trimestre?
Il feedback che ho ricevuto dai tuoi colleghi, membri del team e altri manager è coerente con le mie osservazioni. Di conseguenza, so che non sei d’accordo con la mia valutazione, ma oggi non ho sentito nulla che mi faccia venire voglia di modificarlo. Per ora, la mia valutazione sarà valida. Sarò felice di discutere ulteriormente le tue prestazioni in un mese alla nostra riunione settimanale dopo aver visto prove di miglioramento in queste aree.
Riassumendo la revisione delle prestazioni
Dì al dipendente: “John, riassumerai la nostra discussione qui oggi in modo che sappia che io e te siamo sulla stessa pagina?”Esprimi fiducia nella capacità del dipendente di imparare, crescere, cambiare o migliorare: “Sono fiducioso che sarai in grado di apportare le modifiche di cui abbiamo discusso oggi. Credo che sarai in grado di apportare questi miglioramenti perché hai il talento e le competenze necessarie per prestazioni superiori alla media. Sono disponibile ad aiutarti quando incontri ostacoli al tuo successo o se ritieni di perdere una data di scadenza o una scadenza. Fatemi sapere quando questo si verifica, non appena si è a conoscenza di esso.”
Creare un piano di follow-Up
Stato: “Facciamo un piano insieme per perseguire questi miglioramenti. Voglio avere punti di feedback abbastanza frequentemente in modo da sapere quando si verifica un problema. Prendetevi il tempo tra oggi e giovedi a venire con un piano per apportare queste modifiche. Giovedi’, tu ed io possiamo concordare gli obiettivi e le tempistiche per il piano. Ci penserò anche io e verrò preparato con le mie idee.”
Raggiungere un accordo su un piano d’azione
Chiedi al dipendente: “Sei d’accordo che questo è un piano realizzabile? Abbiamo messo insieme questo piano e sono fiducioso che sarete in grado di realizzare i miglioramenti necessari entro i tempi che abbiamo sviluppato. Sei d’accordo? Quali preoccupazioni avete di cui possiamo parlare oggi?”
Annunciando una decisione salariale impopolare
Dì al dipendente: “In base alle tue prestazioni quest’anno, ho stabilito che non hai diritto a un aumento di stipendio. Poiché non hai raggiunto le tue aspettative di lavoro, non riceverai un aumento in questo ciclo. Sarò felice di discuterne ulteriormente in 4-6 mesi dopo aver visto un miglioramento continuo delle tue prestazioni.”
Indicare l’importo dell’aumento di stipendio e l’importo della retribuzione che l’aumento porterà nella busta paga del dipendente con un nuovo aumento di stipendio. Le percentuali non sono sempre motivanti. Mentre il dipendente probabilmente fare la matematica, il vostro obiettivo è quello di renderlo consapevole del cambiamento nella retribuzione. Esempio :” Il tuo aumento di stipendio è di 5 500, portando il tuo stipendio totale a $55.000.”
Quando comunichi chiaramente ed eviti una reazione difensiva, puoi esprimere le tue aspettative in un modo che il dipendente ascolta. Parla in modo che il dipendente ascolti, comprenda e migliori. Dopotutto, non è questo l’obiettivo?