Pianificazione dello scenario, analisi dello scenario, analisi del portafoglio, modellazione del portafoglio, analisi what-if. Molti nomi per ciò che è essenzialmente la stessa cosa. Un aspetto critico della gestione strategica del portafoglio che aiuta le organizzazioni ad adattarsi e adattarsi in modo efficace alle mutevoli circostanze. Le organizzazioni devono eccellere nel pensiero strategico se vogliono ottimizzare le prestazioni. La pianificazione dello scenario è qualcosa che viene spesso frainteso e raramente eseguito bene.
Questa guida cercherà di aiutarti a superare le sfide dello sviluppo di scenari multipli e creare un ambiente in cui l’analisi strategica sia il più efficace ed efficiente possibile. Spiegherà perché un approccio integrato all’analisi degli scenari è un’estensione critica della gestione strategica del portafoglio, idealmente costruita su un set di dati comune in tutta l’azienda, che è l’unico modo per fornire in modo coerente.
Che cos’è la pianificazione strategica dello scenario?
Strategic scenario planning, o what-if analysis, è una serie di analisi interconnesse progettate per aiutare l’organizzazione a comprendere le scelte disponibili per adeguare o adattare i portafogli organizzativi. La pianificazione degli scenari può essere applicata a risorse, prodotti, funzionalità, programmi, progetti e qualsiasi altro portafoglio che l’organizzazione deve gestire.
Il processo di pianificazione dello scenario si basa sull’utilizzo dei dati esistenti per sviluppare opzioni per i mix di portafoglio rivisti e le implicazioni di tali modifiche a più aree del business. Questa guida esaminerà ciascuno dei tipi di analisi what-if e le considerazioni che devono essere fatte.
La pianificazione strategica dello scenario è una parte essenziale della pianificazione continua, il ciclo di revisione regolare (spesso trimestrale) per i portafogli di investimenti, e può anche essere applicata su base ad hoc quando si verifica un cambiamento significativo, una minaccia o un’opportunità.
Perché la pianificazione strategica dello scenario / analisi what-if è importante?
Le organizzazioni non possono avere un solo piano strategico. Nel mondo di oggi le cose si muovono velocemente con opportunità e minacce emergenti, nuove tecnologie che consentono l’innovazione e spostano priorità e imperativi. In un mondo in continua evoluzione, le organizzazioni hanno bisogno di un piano B. E un piano C. E potenzialmente molte più varianti.
Ma l’unica cosa peggiore che non cambiare un piano strategico in risposta alle mutevoli circostanze, è fare i cambiamenti sbagliati. Ecco perché un’analisi strategica efficace dei dati organizzativi e la capacità di sviluppare le giuste raccomandazioni con una visione delle implicazioni, delle dipendenze e delle limitazioni sono così essenziali. La costruzione di scenari può essere la differenza tra il successo e il fallimento dell’intera azienda.
Le sfide dell’analisi degli scenari what-if
Ci sono due categorie principali di sfide che le organizzazioni devono superare per implementare il tipo di costruzione di scenari che consentirà loro di avere successo. Queste categorie sono:
- La disponibilità, la completezza e l’accuratezza dei dati che guidano l’analisi what-if
- Gli strumenti di analisi degli scenari what-if utilizzati per condurre le analisi e sviluppare scenari alternativi
Consideriamo ciascuno di questi a turno.
Sfide dei dati
Il processo di pianificazione dello scenario si basa sulla capacità di valutare i dati organizzativi e sviluppare più scenari a supporto del processo di pianificazione dello scenario strategico. I leader devono essere in grado di valutare scenari alternativi, bilanciare priorità contrastanti e comprendere i compromessi coinvolti in ogni scelta. E devono essere in grado di farlo con la certezza che gli scenari che stanno esaminando siano accurati e completi.
In molte organizzazioni, la pianificazione degli scenari semplicemente non può essere raggiunta a causa delle sfide con i dati organizzativi, che sono il carburante per il processo di analisi. I dati sono spesso memorizzati in sistemi diversi che mancano di integrazione tra loro. I formati di dati sono spesso incoerenti tra loro, rendendo impossibile costruire scenari per confronti what-if. In molte aree del business ci sono lacune nella completezza dei dati e domande significative circa l’integrità di ciò che i dati esistono. Inoltre, con il lavoro che viene consegnato attraverso la realtà tri-modale, diversi approcci di lavoro spesso generano diversi set di dati che non possono essere facilmente combinati e confrontati.
Tutti hanno familiarità con la frase ‘garbage in, garbage out’ per un motivo. Se i dati organizzativi non sono integrati, coerenti e di alta qualità, non è possibile pianificare uno scenario strategico efficace.
Sfide strumento
Cominciamo con l’ovvio. Excel non è uno strumento di pianificazione strategica. Microsoft Excel potrebbe avere una funzione di analisi what-if, ma ciò non significa che dovresti usarlo per determinare il destino dei tuoi investimenti organizzativi. Eppure questo è esattamente ciò che fanno molte organizzazioni. Aggravano le sfide di dati descritte sopra copiando e incollando i dati in fogli di calcolo e quindi manipolandoli manualmente con formule o utilizzando un modello di pianificazione dello scenario scaricabile.
Ma le sfide intorno agli strumenti non sono semplicemente un caso di affidarsi a fogli di calcolo manuali. I progetti di pianificazione degli scenari sono multidimensionali: non puoi semplicemente condurre un’analisi di scenario e aspettarti di prendere le decisioni giuste. Invece, sono necessari più scenari, sviluppando più prospettive per ciascuno degli scenari in esame. Solo allora si potrà sviluppare un quadro completo dei vantaggi e dei limiti di ogni possibile linea d’azione.
Molte organizzazioni non hanno gli strumenti per farlo. Hanno uno strumento che supporta la gestione delle risorse e consente di prendere in considerazione diversi scenari futuri per le allocazioni delle risorse. Oppure hanno strumenti di analisi finanziaria che consentono il confronto tra diversi modelli di finanziamento. Ma non hanno tutto ciò di cui hanno bisogno (vedremo i diversi tipi di analisi più avanti nella guida). Inoltre, gli strumenti di analisi che hanno spesso non sono integrati tra loro o con la piattaforma di gestione strategica del portafoglio, rendendo ancora più difficile l’analisi completa.
L’impatto delle sfide
La combinazione di sfide di dati e strumenti lascia le organizzazioni con una completa incapacità di sviluppare scenari efficaci e scegliere tra di loro con qualsiasi grado di fiducia. Il personale finisce per rimanere in ritardo per scricchiolare numeri inaffidabili in strumenti inappropriati per cercare di sviluppare opzioni che saranno sempre insoddisfacenti.
E anche se alla fine c’è uno scenario di cui l’organizzazione è in qualche modo fiduciosa, il processo per raggiungere quel punto non è scalabile o ripetibile. L’ambiente in cui operano le organizzazioni è in continua evoluzione e ciò significa che un’analisi completa dello scenario deve avvenire almeno trimestralmente. E ci deve essere la capacità di eseguire rapidamente e facilmente un’analisi ad hoc ogni volta che si verifica un evento significativo che ha il potenziale per guidare aggiustamenti agli investimenti di portafoglio.
Tipi di analisi di scenario what-if
Che tipo di analisi devono prendere in considerazione le organizzazioni? E quali forme sono appropriate per quali situazioni? In questa sezione andremo a identificare ed esplorare alcune delle forme più comuni di tecniche di analisi che supportano l’analisi dello scenario strategico. Ma ricorda, un’analisi e una modellazione what-if efficaci richiedono la considerazione di più dimensioni per ogni scenario. Un miglioramento di un elemento può comportare un peggioramento di un altro. Un cambiamento guidato da un’analisi può violare un vincolo in un altro elemento del business.
È pertanto essenziale garantire che vengano eseguiti il maggior numero possibile di scenari what-if pertinenti e che i risultati di tali analisi siano considerati nella loro interezza. Questo ovviamente richiede la giusta suite di strumenti per supportarlo. Abbiamo già discusso le sfide intorno a questo, e più tardi vedremo l’approccio più appropriato, ma per ora concentriamoci sulle seguenti forme di analisi.
- Portafoglio priorità
- Costo / valore di ottimizzazione e analisi di sensibilità
- Risorse di capacità di pianificazione e di utilizzo
- a breve termine e multi-anno roadmap di ottimizzazione
- a breve termine e pluriennale di pianificazione del capitale
- Beneficio autosufficienza / ottimizzazione
- Ad hoc scenario di modellazione
Portafoglio priorità
che Cosa è esso?
La priorità del portafoglio è il processo di determinazione delle attività in cui investire, in quale ordine. Deve considerare in che modo tali investimenti si allineano con le priorità strategiche per garantire che le risorse siano focalizzate su elementi di lavoro che trarranno il massimo beneficio dall’azienda. Mentre le modifiche alle priorità sono potenzialmente dirompenti perché possono comportare lo spostamento dal lavoro che è già in corso, è fondamentale garantire che il lavoro svolto sia sempre allineato in modo ottimale con le esigenze in continua evoluzione dell’azienda.
Dove viene applicato?
Priorità portafoglio dovrebbe essere una considerazione per tutti i portafogli, ma in particolare quelli che sono direttamente allineati con il lavoro per sostenere gli obiettivi e gli obiettivi attuali dell’organizzazione – il portafoglio strategico, programmi, progetti, prodotti e così via.
Chi lo usa?
Priorità di portafoglio è essenziale per tutti i proprietari di portafoglio e dirigenti.
Ottimizzazione del costo / valore e analisi della sensibilità
Che cos’è?
L’ottimizzazione del costo / valore si occupa di garantire che il ritorno sull’investimento (ROI) per tutti gli investimenti organizzativi sia il più alto possibile. Questa è principalmente una misura finanziaria (prenderemo in considerazione altri benefici più avanti in questa sezione) e aiuta a garantire che i fondi disponibili per gli investimenti siano distribuiti su tali investimenti in modo da ottimizzare le prestazioni finanziarie.
L’analisi di sensibilità è una parte importante di questo processo. Essa considera il grado in cui l’utile sul capitale investito risponde a uno spostamento di tale investimento.
- È più valore guadagnato e / o è il valore raggiunto prima se l’investimento è aumentato?
- In tal caso, dov’è il punto di diminuire i rendimenti?
- Il valore maggiore è meglio che deviare quei fondi verso un investimento diverso?
- Quali investimenti possono essere ridotti con un impatto minimo o nullo sul rendimento?
Dove viene applicato?
L’ottimizzazione del costo / valore e l’analisi di sensibilità sono una considerazione importante per ogni portafoglio e devono essere una pietra angolare di ogni revisione del portafoglio per considerare le opzioni e gli impatti di eventuali aggiustamenti di allocazione del fondo.
Chi lo usa?
Mentre questa è un’analisi finanziariamente focalizzata, non è importante solo per la funzione finanziaria. È anche una considerazione critica per i proprietari di portafoglio garantire che i loro investimenti generino il miglior rendimento e per i proprietari di benefici per lo stesso motivo.
Pianificazione e utilizzo della capacità delle risorse
Che cos’è?
La pianificazione e l’utilizzo della capacità delle risorse si concentrano principalmente sulle persone. La gestione delle risorse è un elemento separato e critico della gestione strategica del portafoglio e ha una propria guida. Tuttavia, nell’ambito dell’analisi degli scenari, la considerazione è ottimizzare il modo in cui vengono utilizzate le risorse esistenti: la percentuale di tempo allocato; l’uso di diversi set di competenze, livelli di esperienza, funzioni lavorative; ecc.
Le considerazioni in questo particolare scenario includono anche la facilità con cui è possibile apportare modifiche alle risorse.
- Dove sono imminenti i colli di bottiglia e quanto facilmente possono essere alleviati?
- Dove è attualmente esistente l’eccesso di capacità, ciò persisterà e, in caso affermativo, come possono essere riskillati o riposizionati quegli individui?
- Quali sono le strategie appropriate per cambiare le risorse – assunzione, formazione, outsourcing o contrattazione?
Dove viene applicato?
Tutti i portafogli utilizzano risorse per eseguire il lavoro in cui vengono investiti, ma questa è una considerazione particolarmente importante per i portafogli in cui le allocazioni delle risorse sono più fluide – programmi, progetti, ecc. È anche un settore che è di fondamentale importanza capire ogni volta che i risultati di altre analisi indicano che sono necessari adeguamenti sostanziali.
Chi lo usa?
Il software di gestione delle risorse è molto utile per uno dei più grandi gruppi di stakeholder. Oltre ai proprietari di portafoglio, è richiesto dai proprietari di risorse in modo che possano bilanciare le esigenze del proprio lavoro con l’allocazione a questi investimenti. È fondamentale per i proprietari di singoli elementi di lavoro all’interno di ciascun portafoglio in quanto influisce sul modo in cui possono pianificare e consegnare quel lavoro (indipendentemente dalla struttura e dall’approccio lavorativo). Ed è essenziale per le funzioni HR, leadership e sviluppo e approvvigionamento in modo che possano pianificare eventuali modifiche alle risorse necessarie. Infine, il finanziamento deve essere coinvolto per comprendere le implicazioni finanziarie di eventuali adeguamenti delle risorse.
Ottimizzazione della roadmap a breve termine e pluriennale
Che cos’è?
Roadmapping è un altro imperativo strategico che è essenziale per il successo organizzativo e che ha una propria guida. Nel contesto dell’analisi degli scenari è l’elemento time-phased, che aiuta l’organizzazione a capire in che modo le modifiche alla strategia aziendale attuale influenzano i piani a breve e lungo termine. L’ottimizzazione di quest’area richiede la considerazione delle dipendenze tra gli investimenti, dell’impatto a valle delle modifiche all’ambito, alla pianificazione o all’approccio negli investimenti correnti e così via. Gli strumenti di Roadmapping aiutano a raggiungere questo obiettivo.
Le roadmap sono diventate negli ultimi anni un importante strumento di gestione strategica e devono essere integrate con l’intero approccio strategico di gestione del portafoglio dell’organizzazione. Di conseguenza devono anche essere una delle analisi che viene effettuata come parte della pianificazione dello scenario per garantire che l’organizzazione non ipotechi il suo futuro al fine di migliorare le prestazioni oggi.
Dove viene applicato?
Se un’organizzazione ha una tabella di marcia per un portafoglio o un’area di business (e queste tabelle di marcia dovrebbero essere in atto per ogni portafoglio, area di business, reparto, ecc.), quindi l’analisi di ottimizzazione deve essere effettuata su quella roadmap.
Chi lo usa?
L’ottimizzazione della roadmap a breve termine e pluriennale è principalmente una considerazione per i proprietari di tali roadmap in modo che qualsiasi impatto sui piani futuri sia compreso e adeguato.
Pianificazione del capitale a breve termine e pluriennale
Che cos’è?
La pianificazione del capitale a breve termine e pluriennale è l’equivalente finanziario dell’ottimizzazione della tabella di marcia che abbiamo appena esaminato. Considera le implicazioni finanziarie a breve e lungo termine degli aggiustamenti che vengono effettuati oggi. Ciò include questioni fondamentali come la possibilità di offrire investimenti futuri, ma anche il mix pianificato di capitale e spesa operativa, implicazioni per il flusso di cassa e così via.
Con così tanta pianificazione degli investimenti predicata dalla capacità finanziaria e dalla capacità dell’organizzazione, questa è un’analisi essenziale per completare e ottenere il giusto. Errori o lacune in questa analisi possono comportare l’incapacità dell’organizzazione di fornire in futuro e possono compromettere l’esistenza stessa dell’organizzazione. Ecco perché è fondamentale che il software di pianificazione del capitale di un’organizzazione possa integrarsi con vari set di dati e condurre analisi di scenari what-if.
Dove viene applicato?
Proprio come roadmapping, questa analisi dovrebbe essere intrapresa per ogni portafoglio che è soggetto a revisione e adeguamento.
Chi lo usa?
I dipartimenti finanziari sono i principali consumatori dei risultati di questa analisi, ma la loro interpretazione dei risultati e le raccomandazioni che fanno come risultato di tale interpretazione sono fondamentali per ogni stakeholder in ogni portafoglio.
Realizzazione / ottimizzazione dei benefici
Che cos’è?
In precedenza in questa sezione abbiamo esaminato l’ottimizzazione del costo / valore, ma i benefici e i risultati non sono limitati esclusivamente alle misure finanziarie. Gli investimenti generano anche benefici in termini di quota di mercato, soddisfazione dei clienti e dei dipendenti, riduzione del rischio, miglioramento della reputazione e così via. Tutti questi vantaggi sono influenzati quando si verificano cambiamenti all’interno di un portafoglio e tutti devono essere considerati come parte dell’analisi dello scenario.
Qui l’analisi deve considerare non solo se il mutamento del contesto o gli adeguamenti proposti ai portafogli di investimento incidono sui benefici, ma anche se il cambiamento delle priorità aziendali sta facendo diventare più o meno rilevanti le singole categorie di benefici. Inoltre, le organizzazioni devono fare di più che garantire il raggiungimento degli obiettivi di beneficio, devono garantire che i benefici vengano ottimizzati, che venga raggiunto il miglior rendimento possibile per l’investimento che viene effettuato. Avere benefici software di realizzazione che offre what-if pianificazione dello scenario è di vitale importanza per la gestione strategica del portafoglio.
Dove viene applicato?
Ogni portafoglio dovrebbe fornire benefici all’organizzazione, quindi questa analisi deve essere applicata in ogni situazione. Spesso le varianze in esecuzione che indicano i benefici attesi potrebbero non essere più realizzabili, sono un prompt per cicli di analisi ad hoc, ma questa analisi è un elemento essenziale per tutte le revisioni.
Chi lo usa?
Ci sono più parti interessate in questa analisi. Leader e proprietari di portafoglio utilizzano le informazioni come uno degli elementi principali nel loro processo decisionale su eventuali aggiustamenti di portafoglio; i proprietari di lavoro consumano i risultati per capire come i loro risultati e risultati attesi si stanno evolvendo; e i rappresentanti dei clienti devono capire in che modo la loro responsabilità per i risultati aziendali viene influenzata.
Modellazione ad hoc
Che cos’è?
A volte gli scenari futuri sono guidati da un investimento, un’iniziativa o una circostanza specifici. Potrebbe esserci un’opportunità inaspettata in un segmento di mercato, un grave guasto dei sistemi che influisce su un elemento delle operazioni, ecc. Questi scenari richiedono una risposta, ma richiedono la risposta giusta. Ecco dove la modellazione ad hoc entra in gioco.
Questa è la considerazione di un aggiustamento specifico: annullare un’iniziativa, aggiungere un nuovo investimento, ritardare o accelerare un pezzo di lavoro e così via. Questo tipo di analisi deve ancora essere fatto in combinazione con gli altri elementi dell’analisi dello scenario, ma queste analisi ad hoc forniscono al team di scenario un contesto specifico per il ciclo di analisi di cui fanno parte.
Dove viene applicato?
Come suggerisce il nome, la modellazione ad hoc viene applicata ovunque sia necessaria una tantum.
Chi lo usa?
Gli stakeholder dell’area di investimento o di business direttamente interessati saranno gli utenti principali, ma a seconda dell’impatto e dei potenziali aggiustamenti potrebbe esserci un insieme molto più ampio di stakeholder organizzativi in analisi ad hoc.
Multi-dimensional scenario planning
Abbiamo menzionato in diverse occasioni il fatto che la pianificazione degli scenari è multidimensionale, e ora vogliamo esplorare questo aspetto in modo più dettagliato. Quando è necessario o auspicabile apportare modifiche a un portafoglio aziendale, tali modifiche devono essere apportate con la comprensione più completa possibile. Non è sufficiente sapere come migliorare i benefici o come migliorare l’utilizzo delle risorse. Gli scenari what-if devono consentire ai decisori di considerare e rispondere a domande come:
- Qual è il costo in altre aree(finanziamenti, piani a lungo termine, capacità di risorse, ecc.) della scelta ottimale del beneficio?
- Quali opzioni di compromesso sono disponibili che l’equilibrio influisce su tutte le aree?
- Dove sono le soglie in cui le prestazioni diventano marginali / cessano di migliorare / raggiungono un livello non vitale?
- Quali sono le differenze, ora e in futuro, tra le opzioni più preferite?
Senza questo livello di intuizione è impossibile prendere decisioni con la certezza che vengono fatte le migliori scelte possibili. Ciò rischia di dover invertire le decisioni durante il prossimo ciclo di revisione, compromettendo potenzialmente la capacità complessiva di fornire.
Ovviamente per raggiungere questo livello di analisi sono necessari i giusti strumenti di pianificazione degli scenari what-if per aiutarti. Ne abbiamo parlato nella sezione sfide di cui sopra, ma ora esploriamo in modo più dettagliato.
Gestione degli investimenti in evoluzione
Molte organizzazioni hanno evoluto il loro approccio alla pianificazione strategica negli ultimi anni. La pianificazione annuale ha lasciato il posto alla pianificazione trimestrale, che a sua volta si sta evolvendo in una pianificazione continua e adattiva. Ecco perché la pianificazione dello scenario è diventata così importante nel mondo incerto di oggi. Ma semplicemente accelerare la frequenza dei cicli di pianificazione e revisione non è sufficiente.
Per creare un ambiente in cui tutti i dati necessari per condurre un’analisi what-if efficace possono essere creati, gestiti e gestiti in modo coerente, le organizzazioni devono modificare il modo in cui pianificano creando i propri scenari. Il loro approccio di gestione degli investimenti deve evolversi dall’utilizzo dei progetti come veicolo primario di consegna del lavoro a un approccio che abbracci la gestione degli investimenti a livello di programma e prodotto. Ciò consente di elevare le decisioni di finanziamento e di governance a un livello più strategico e garantisce che tutta la pianificazione e la consegna rimangano un esercizio dall’alto verso il basso, contribuendo a mantenere l’allineamento tra priorità, consegna e benefici.
Inoltre, le organizzazioni dovrebbero cercare di evolvere oltre i programmi e i prodotti, abbracciando metodi emergenti come la pianificazione e la consegna basate sulle capacità. Legando direttamente ciò che un’organizzazione fa a ciò di cui ha bisogno, l’intero processo di pianificazione, gestione e analisi è reso più efficace ed efficiente, e quindi più probabile che abbia successo.
Software strategico per la pianificazione degli scenari what-if
Avete ormai visto che gli strumenti di pianificazione degli scenari sono parte integrante della gestione strategica del portafoglio. Il pensiero strategico deve essere gestito dall’alto dell’organizzazione verso il basso, offrendo informazioni significative e supporto decisionale pratico attraverso tutti i tipi di investimento, tutte le strutture di lavoro e attraverso la realtà tri-modale. La pianificazione dello scenario non può essere separata da altri imperativi strategici e di fatto supporta la capacità di realizzare molti di questi imperativi.
Tuttavia, questo livello di analisi e insight si basa su dati accurati, completi e tempestivi. Ciò significa che ci deve essere anche l’integrazione con la gestione adattiva del progetto – gli aspetti focalizzati sull’esecuzione della gestione del portafoglio. A meno che non vi sia la capacità di acquisire e gestire i dati dalle prime linee, non vi è alcuna capacità di condurre analisi what-if significative. E che i dati devono provenire da tutte le prime linee-progetti, programmi, prodotti, capacità, ecc. Deve includere ciascuna delle realtà tri-modali e deve avere una linea di base comune per il confronto dei dati tra tipi di asset e metodi di lavoro.
Infine, l’analisi deve coprire ciascuno dei tipi comuni che abbiamo discusso qui. Se i tuoi strumenti sono focalizzati solo sulla gestione delle risorse o solo sull’analisi finanziaria, prendi decisioni con informazioni incomplete e almeno alcune di queste decisioni si riveleranno sbagliate. A UMT360 siamo orgogliosi che il nostro software di gestione del portafoglio strategico include funzionalità di pianificazione di scenari what-if in grado di fornire tutto ciò.
In sintesi
Le organizzazioni non possono ottimizzare le prestazioni a meno che non siano in grado di garantire il miglior ritorno possibile su ciascun investimento senza compromettere altre aree della loro attività, oggi e in futuro. Questo è ciò che rende la pianificazione strategica dello scenario, l’analisi what-if o qualsiasi nome tu scelga di usare, così importante.
Ma è solo uno degli imperativi all’interno di un approccio di gestione del portafoglio strategico completo per garantire il successo in modo coerente e dall’alto verso il basso. Prestazioni sostenibili richiedono un impegno per tutti questi imperativi.