È il team che conduce regolari audit HR? Processi, sistemi e politiche HR inefficaci possono danneggiare la tua azienda. Se questi fattori non vengono continuamente monitorati, un’azienda può trovarsi dalla parte sbagliata delle leggi sull’occupazione. Tipo, affrontare pene rigide per non avere un programma di sicurezza dei dipendenti. Condurre un controllo delle risorse umane aiuta a garantire che si sta impostando i dipendenti e la vostra azienda per il successo a lungo termine e la conformità.
Forse è passato così tanto tempo da quando hai partecipato a un audit delle risorse umane che hai dimenticato quanto possa essere vantaggioso per la tua organizzazione. Tanto più che siamo dietro l’angolo in un mondo post-pandemia, un sacco di cose possono cambiare rapidamente in un business con la sua gente. Ciò richiede di fare un rapido passo indietro e valutare dove l’organizzazione è diretta in termini di gestione del capitale umano.
Che cos’è un audit HR?
Un audit delle risorse umane esamina i processi e le politiche delle risorse umane per identificare le aree che potrebbero aver bisogno di miglioramenti e quali aree stanno funzionando bene. Le organizzazioni possono utilizzare un audit HR per garantire la conformità e allineare i programmi HR con gli obiettivi aziendali. Stanno facendo in modo che questi processi contribuiscano veramente alle prestazioni organizzative.
Un audit delle risorse umane è simile a un audit di processo interno. In poche parole, è come dare al tuo dipartimento delle risorse umane una pagella di quanto sia efficace. L’esecuzione di un audit del reparto risorse umane rileva anche aree di non conformità per ridurre il rischio per l’azienda.
In sostanza, un audit delle risorse umane è un’opportunità per rafforzare i processi in modo che aspetti come il reclutamento, la ritenzione, l’onboarding, la formazione, lo stipendio e la compensazione, il libro paga e la gestione delle prestazioni ottengano l’attenzione di cui hanno bisogno.
Potrebbe sembrare un sacco di lavoro. Dopo tutto, non hai già molto nel tuo piatto cercando di reclutare e trattenere i dipendenti e quindi assicurandoti che eseguano? Tuttavia, migliorare continuamente i processi HR ti aiuta a garantire non solo che siano conformi alle leggi e ai regolamenti, ma anche che aiutino la tua forza lavoro e la tua organizzazione a diventare più efficace.
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Perché condurre un audit HR?
Gli obiettivi di un audit HR sono molteplici. Anche se non è obbligatorio, ogni area delle risorse umane che viene esaminata beneficia di aver fatto questo sforzo. Secondo Mark S. Floyd, partner dello studio legale Cleveland Walter e Haverfield, ” Gli audit esaminano l’efficacia delle attuali politiche, procedure e sistemi del dipartimento risorse umane in relazione agli ultimi cambiamenti e sviluppi nel diritto del lavoro e dell’occupazione.”Inoltre, aggiunge,” la leadership senior si basa molto sul dipartimento per garantire che la strategia aziendale complessiva dell’azienda sia coerente con le molte leggi e regolamenti complessi che regolano l’ambiente di lavoro.”
Non sei ancora convinto? Ecco alcuni motivi per cui gli audit delle risorse umane dovrebbero essere una priorità nella tua organizzazione:
- Migliora i processi e le politiche che hanno un impatto sui dipendenti. Un audit delle risorse umane è un’opportunità per migliorare le aree dei processi e delle politiche che hanno il maggiore impatto sui dipendenti. Ciò consente ai lavoratori, aiuta a trattenerli e alla fine crea un’azienda più forte.
- Garantisce la conformità aziendale. Non dare mai per scontato che le tue politiche siano conformi a tutte le leggi. Ci sono nuove leggi sul lavoro e modifiche alle leggi che si verificano tutto il tempo. Al fine di ottenere e rimanere conformi ed evitare cause legali indesiderate, è necessario essere davanti al gioco con audit di conformità HR che identificano eventuali aree di rischio potenziali.
- Rende i dati HR significativi e strategici. Mettere tutti quei dati HR a buon uso collegandolo con la realtà delle vostre politiche e procedure HR.
- Aiuta a prevenire l’impatto negativo nelle pratiche di occupazione. È possibile mitigare i problemi con un impatto diverso sui candidati in fase di assunzione e sui candidati in termini di stipendio e retribuzione, pianificazione delle successioni e in generale, durante tutto il ciclo di vita dei dipendenti, effettuando audit.
- Crea una compensazione equa ed equa. Durante i tuoi audit finanziari e l’analisi della compensazione, può anche essere una buona pratica verificare quanto siano equi e competitivi i tuoi pacchetti di stipendi e compensi. Questo può supportare gli sforzi di reclutamento e ritenzione e anche evitare reclami.
- Identifica le inefficienze nei sistemi e nelle pratiche. Per lo meno, gli audit delle risorse umane possono aiutare a scoprire eventuali pratiche o sistemi che non sono efficienti. Attività ridondanti o processi troppo lunghi possono causare errori.
Quando si dovrebbe condurre un audit HR?
Non aspettare che i problemi si presentino prima di condurre un audit delle risorse umane. Adottare un approccio proattivo è sempre meglio di uno reattivo. Lauren Brown, aPHR, un collaboratore del blog Bernard Health, azioni, ” Il periodo migliore dell’anno per condurre un audit dipenderà dalle esigenze e dal programma dell’organizzazione. Un periodo dell’anno più lento potrebbe essere più produttivo della stagione occupata dell’organizzazione. Allo stesso modo, la fine o l’inizio dell’anno può aiutare un’organizzazione a migliorare il benchmark anno dopo anno.”
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Tipi di audit HR
Esistono diversi tipi di audit HR che è possibile condurre, ciascuno incentrato su un’area specifica del capitale umano dell’organizzazione. Puoi scegliere di eseguire l’audit creando un comitato di professionisti HR interni (controllando un’area che di solito non gestiscono), oppure puoi decidere di utilizzare un servizio di audit HR di terze parti.
Ecco i vari tipi di audit HR che si desidera condurre:
| Verifica dei record | |
| I-9 audit | Audit volto a garantire la conformità in corso con le disposizioni di sanzione datore di lavoro della legge sull’immigrazione e nazionalità (INA). |
| File dei dipendenti | I file dei dipendenti sono in una posizione bloccata e sicura e i file del personale digitale sono crittografati e protetti? |
| Record del libro paga | Mantenete i record dettagliati del libro paga e chi ha accesso ad essi? |
| Conservazione dei record | Per quanto tempo si archiviano i record dei dipendenti e si rispettano le regole per la conservazione dei record? |
| Funzioni HR audit | |
| Reclutamento e assunzione | Mantenete le registrazioni degli sforzi di reclutamento, dalla pubblicità alle interviste e alle pratiche di assunzione? Soddisfi i requisiti di azione affermativa? |
| Pratiche di onboarding | Come i nuovi dipendenti sono onboarded questioni. Che tipo di struttura ha il tuo programma di onboarding? Ricevi feedback dai tuoi nuovi assunti? |
| Compensazione e stipendio | Assicurati che il tuo compenso e lo stipendio siano competitivi e assicurati che diversi gruppi di dipendenti ricevano gli stessi salari per lavori equivalenti. Determina anche se stai classificando correttamente i dipendenti come dipendenti/orari, dipendenti a tempo pieno, lavoratori part-time o appaltatori indipendenti. |
| Prestazioni e formazione | Come conduci le valutazioni delle prestazioni e che tipo di supporto formativo viene offerto? |
| Audit di conformità legale | |
| EEOC | Aderite alle linee guida EEOC? Ci sono potenziali violazioni? |
| Fair Labor Standards Act (FLSA) | Si fa a rispettare FLSA, leggi sul salario minimo? |
| Family and Medical Leave Act (FMLA) | Qual è il tuo processo per la revisione, l’approvazione e il monitoraggio delle foglie richieste da FMLA? |
| Americans with Disabilities Act (ADA) | Offrite opportunità ai lavoratori con disabilità in conformità con ADA? |
| Vantaggi | Offrite l’accesso a pacchetti di prestazioni sanitarie a prezzi accessibili, se necessario? Come si fa a gestire COBRA? |
| Verifica delle politiche | |
| Disciplina progressiva | Il tuo processo disciplinare è chiaro, coerente e scritto? |
| Politica di terminazione | La tua politica di terminazione è in linea con le leggi statali sull’occupazione? |
| Politica PTO | Offri tempo pagato a tutti i tuoi lavoratori ammissibili? |
| Audit di sicurezza | |
| Pericoli OSHA | Mantenete un registro OSHA? Prendete misure per mantenere un posto di lavoro sicuro, compresa la formazione? |
| MSDS | Il tuo posto di lavoro è dotato di un libro MSDS e i dipendenti sanno dove trovarlo? |
| DPI | Fornite adeguati dispositivi di protezione individuale, comprese uniformi secondo necessità? |
7 passi per un efficace processo di audit HR
Ti chiedi come condurre un audit HR? Ecco una comoda lista di controllo HR audit per iniziare:
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Avviare la valutazione
Passo 1: Determinare ciò che si desidera controllare.
Come abbiamo menzionato sopra, ci sono molti diversi tipi di audit HR su cui puoi concentrarti. A tale scopo, tuttavia, è necessario specificare chiaramente gli obiettivi di controllo per la propria organizzazione. Non cercare di fare tutto in una volta. Impostare una timeline per il completamento.
Passo 2: Ottenere buy-in dalla gestione.
L’unico modo per apportare un cambiamento duraturo che avrà un impatto positivo sulla vostra organizzazione è quello di garantire che si ottiene il vostro team di gestione esecutiva a bordo. Avrete bisogno del loro supporto, soprattutto se si richiede di assumere una terza parte per condurre l’audit.
Passaggio 3: determinare chi condurrà l’audit.
Tenterai di eseguire l’audit da solo o assumerai al di fuori dell’organizzazione? Decidi chi è responsabile di quali compiti se si tratta di uno sforzo congiunto. Imposta le aspettative per la tua valutazione fin dall’inizio.
Passo 4: Raccogliere i dati.
Inizialmente, è necessario raccogliere tutti i dati rilevanti che hanno a che fare con ciò che si sta verificando. Ad esempio, puoi utilizzare i dati del tuo ATS se stai verificando i tuoi processi di reclutamento. Assicurati di avere il permesso di utilizzare i dati.
Passo 5: Rivedere i risultati.
Prendetevi il tempo per organizzare e analizzare le informazioni che avete scoperto. Cerca di identificare eventuali potenziali problemi e opportunità di miglioramento. Ad esempio, è possibile prevenire lesioni future aumentando la frequenza con cui l’azienda ordina DPI per i lavoratori.
Passo 6: Pianifica e implementa i tuoi miglioramenti.
In primo luogo, dare la priorità le aree più problematiche, ad esempio, quelli che potrebbero ottenere la vostra organizzazione nei guai più legali. Poi il tuo lavoro verso il basso l’elenco delle priorità per migliorare i processi e le politiche che sono deboli e hanno bisogno di miglioramento.
Passo 7: sii trasparente sulle modifiche.
I dipendenti saranno interessati a conoscere le modifiche e i miglioramenti che stai apportando ai processi HR. Trova i modi per comunicare queste modifiche e chiedi ai manager di aggiornare i dipendenti.