ez az idő a soha nem látott változás a jogi ipar, és válaszul, sok ügyvéd, hogy jelentős karrier változások. Az önállóan elágazó tapasztalt ügyvédektől kezdve az új ügyvédekig, akik a világjárvány közepén lépnek be a szakmába – egyre több jogi szakember nyitja meg saját gyakorlatát. De e bizonytalan idők közepette a fizikai irodaterület nem biztos, hogy a legjobb megoldás. Helyesen végzett, a virtuális irodai elrendezés ugyanolyan hatékony lehet, miközben extra elővigyázatossági réteget biztosít.
ez a bejegyzés a virtuális ügyvédi iroda elindításának és felállításának szükségességét vizsgálja. Az adminisztratív megfontolásoktól kezdve a szükséges erőforrások biztosításáig, olvassa tovább 8 Tippek a saját virtuális gyakorlat megkezdéséhez.
Tipp #1 Készítsen üzleti tervet
minden sikeres törekvéshez cselekvési tervre van szükség, és ez alól az új virtuális ügyvédi iroda sem kivétel. Akár egy teljesen új gyakorlatot nyit meg, akár fizikai irodából való áttérés, szánjon egy kis időt egy részletes üzleti terv megírására, amely végigvezeti Önt az egész folyamaton, és proaktív módon kezeli a kihívásokat. A tervnek különféle összetevőket kell tartalmaznia, például:
- Vezetői összefoglaló, amely tartalmazza a küldetését, az Általános cégleírást és a pénzügyi információkat.
- piacelemzés, amely figyelembe veszi az Ön jogi szolgáltatásai iránti keresletet és kínálatot az Ön gyakorlatán és földrajzi területén belül.
- szervezeti ábra, amely meghatározza a cég szerkezetét, beleértve a gyakorlaton belüli pozíciókat is.
- a cég gyakorlati területeinek szolgáltatási leírása, beleértve az óradíjakat és a díjszabásokat.
- egy marketingterv, amely meghatározza, hogy milyen erőfeszítéseket tesznek a cég piacra dobására, potenciális ügyfelek vonzására és új ügyek biztosítására.
- a pénzügyi előrejelzések szakasz, amely felsorolja a pénzügyi célok a cég, valamint a bevételek és költségek előrejelzések.
2.Tipp munkaterület létrehozása
lehet, hogy nincs téglaépítésű irodája, de a szakmai feladatok elvégzéséhez minden nap szüksége van egy fizikai helyre. Döntse el, hol szeretné megtalálni a munkaterületet. Van külön irodája otthonában, vagy többcélú lesz a ház másik területe? Bármi legyen is a helyzet, gondoljon arra, hogy mire lesz szüksége ahhoz, hogy ez a munkaterület produktív legyen. Néhány ilyen megfontolás a következőket tartalmazza:
- az íróasztal és a szék
- világítás
- tárhely irodai eszközök
- Adatvédelem és az ügyfelek bizalmas kezelése
- Internet-hozzáférés
- a környezet virtuális találkozók
Tip #3 létre a folyamatok
az ügyvédi irodán belüli hatékony és eredményes áramlás elengedhetetlen a sikerhez. A megfelelő folyamatok nélkül a cég tagjai jelentős órákat pazarolhatnak arra, hogy újra feltalálják a kereket és kitalálják az adminisztratív feladatokat. Még nagyobb kihívást jelent az a tény, hogy egy virtuális környezetben a cég tagjai nem ugyanazon a téren belül vannak, hogy könnyen megosszák ötleteiket és információikat. Ezért rendkívül fontos, hogy az új vállalkozás kezdetétől kezdve egyértelműen meghatározott adminisztratív folyamatok legyenek érvényben.
gondoljon arra, hogy Ön és munkatársai hogyan kezelik az olyan helyzeteket, mint:
- potenciális ügyfél konzultációk
- új ügyfélbevitel
- Postai Terjesztés
- dokumentumtárolás
- belső kommunikáció
- külső kommunikáció
- Időkövetés
- ügyfél számlázása
miután meghozta ezeket a fontos döntéseket, csökkentse őket írásra a szilárd kézikönyvek és működési szabványok létrehozásával.
4.tipp az Egyesült vállalati kultúra előmozdítása
a különböző helyszíneken dolgozó cégtagokkal nehéz lehet egységes vállalati kultúrát létrehozni. Amikor otthonról dolgozik, egyes alkalmazottak elszigeteltséget és depressziót tapasztalnak. E kockázatok elleni küzdelem olyan tevékenységek és gyakorlatok létrehozásával, amelyek elősegítik az egységes kultúrát, és magukban foglalják a cég minden tagját. A virtuális események, mint például a csapatversenyek, az ebédbeszélgetések és a könyvklubok elősegíthetik az összetartó és pozitív virtuális munkakörnyezetet.
Tipp #5 Gondolj az Ügyfeleidre
nem csak te és a céged tagjai tapasztalják meg cégedet új vagy más módon. Az ügyfeleknek olyan helyzetekkel is foglalkozniuk kell, amelyek messze vannak az ügyvéddel való együttműködésre vonatkozó elvárásaiktól. Győződjön meg arról, hogy a virtuális jellege a cég nem csökkenti az ügyfél tapasztalat vagy a cég azon képességét, hogy az ügyfelek csillag Jogi szolgáltatások. Fontolja meg a következő körülményeket:
- hogyan fog ügyféltalálkozókat tartani
- hogyan fogják biztonságosan kézbesíteni a dokumentumokat az ügyfeleknek
- hogyan fogja folyamatosan frissíteni az ügyfeleket?
- milyen technikai erőforrásokra van szüksége az ügyfelek igényeinek kielégítéséhez egy virtuális környezetben?
tipp #6 hatékony technológia használata
a technológia minden ügyvédi irodában fontos, de a virtuálisan működő ügyvédi irodák számára döntő fontosságú. Olyan eszközökre van szüksége, amelyeket a cég megfelelő tagjai elérhetnek és felhasználhatnak, mivel különböző helyeken dolgoznak. Néhány általános jogi technikai lehetőség a következőket tartalmazza:
- gyakorlati szoftver
- felhőalapú dokumentumtároló
- online kutatási eszközök
- időkövető szoftver
- felhőalapú jogi számlázási platform
- ügyfélkezelő szoftver
TimeSolv jogi számlázási szoftver ajánlatok különböző funkciók segítenek az ügyvédi irodák vezetőinek a gyakorlataik kezelésében, az idő nyomon követésében, a számlák létrehozásában és a kifizetések hatékony beszedésében. Felhőalapú technológiájával és számos integrációjával a TimeSolv segít a virtuális ügyvédi irodáknak a pályán és nyereségesen maradni.
Tipp #7 belső & külső kommunikáció
ha az új virtuális ügyvédi irodában ügyvédek és kisegítő személyzet lesz, akkor belső kommunikációs eszközökre lesz szüksége, amelyek lehetővé teszik, hogy minden tag gyorsan és egyszerűen kommunikáljon egymással a nap folyamán. A virtuális munkakörnyezetek térnyerése számos kommunikációs lehetőséget vezetett be, beleértve a csevegőalkalmazásokat, például a Slack-et és az olyan együttműködési eszközöket, mint a Microsoft Meetings. Végezzen egy kis kutatást, hogy megtalálja a legjobb megoldást cége számára.
azt is fontos figyelembe venni, hogy milyen eszközöket fog használni az ügyfelekkel és más jogi szakemberekkel folytatott külső kommunikációhoz. Mivel mindenki különböző helyszíneken dolgozik, a különféle otthoni és mobiltelefonok használata miatt az ügyvédi iroda szakszerűtlennek tűnhet a potenciális és a meglévő ügyfelek számára.
a VoIP technológiák lehetővé teszik az ügyvédi irodák számára, hogy virtuális környezetben zökkenőmentesen kommunikáljanak ügyfeleikkel és kollégáikkal. A hívások internetprotokoll-hálózatokon keresztül kerülnek továbbításra. Ezért, függetlenül attól, hogy a cég tagjai hol kezdeményeznek hívásokat, a címzett egy következetes telefonszámot lát a cég számára. Továbbá, amikor az ügyfelek felhívják a céget, egy szabványos számot használnak, amelyet a cég tagjaihoz lehet irányítani, függetlenül attól, hogy fizikailag hol dolgoznak.
az ügyfélportál a külső kommunikációban is segítséget nyújthat azáltal, hogy biztonságos és virtuális módon biztosítja az információk és frissítések terjesztését az ügyfelek számára. Ezzel a technológiával az ügyfelek önállóan bejelentkezhetnek biztonságos fiókjaikba, hogy megtekinthessék a frissítéseket, ellenőrizhessék a számlákat, és kifizethessék jogi számláikat.
tipp #8 online fizetési lehetőségek
a virtuális ügyvédi irodának eszközökre van szüksége az online fizetések beszedéséhez. A társadalmi távolságtartás korában sok fogyasztó inkább az online tranzakciókat részesíti előnyben, mert nincs irodába utazás vagy csekk postán. Függetlenül attól, hogy elfogadja-e a kifizetéseket az ügyfélportálon keresztül, vagy tartalmaz-e fizetési gombot a webhelyén, az online fizetési lehetőségek gyorsabb kompenzációt eredményeznek cége számára, és kevesebb erőforrást fordítanak a kifizetetlen számlák beszedésére. Az ügyvédi iroda munkatársai egyszerűen elektronikusan küldik ki a számlákat, és az ügyfelek a kézhezvételt követően fizethetik ki őket.