Üzleti folyamatoknak való megfelelés

ez a sorozatunk első blogja, amely elmagyarázza, hogyan lehet kihasználni a szolgáltatást és a változáskezelést a megfelelőség érdekében azáltal, hogy rögzíti a változási jóváhagyások feldolgozásához és az auditálható nyilvántartások létrehozásához szükséges összes információt. Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogy az üzleti folyamatok betartása miért kulcsfontosságú része a sikeres szervezet felépítésének. Második cikkünk elmagyarázza, hogy az iparágakban a szabályozásnak való megfelelés hogyan nyújt fontos útmutatást a szervezetek számára, amikor üzleti céljaik elérésére törekszenek. Harmadik és utolsó cikkünkben (közzététel 29.június 2021-én) elmagyarázzuk, hogyan használják a Megfelelőségi auditot nemcsak annak értékelésére, hogy vállalata betartja-e a külső előírásokat, hanem annak meghatározására is, hogy követi-e saját belső eljárásait és irányelveit.

ha nem rendelkezik olyan szolgáltatás-és Változáskezelő rendszerrel, amely képes kezelni a megfelelőségi munkafolyamatokat, számos tényezőt kell figyelembe vennie, mielőtt a vásárlás mellett dönt. A Help Net Security számos iparági szakemberrel beszélt, hogy betekintést nyerjen a témába, és a SunView Software vezető alelnöke, Michael W. Hechler néhány értékes ajánlást mérlegelt. Sok gyártó kínál olyan megoldásokat, amelyek képesek kezelni az üzleti folyamatok megfelelőségét. Fontos megjegyezni, hogy hosszú távú partnerséget épít, ezért kényelmesen kell éreznie magát a termékkel, amellett, hogy olyan céget talál, amelyben megbízhat. Michael W. Hechler, a SunView Software vezető alelnöke szerint ” az ITSM megoldás kiválasztásakor mindig a jelenlegi üzleti követelményekkel kell kezdenie.”A teljes interjú elolvasásához látogasson el a Hogyan választhatok ITSM megoldást a vállalkozásom számára?

mi az üzleti folyamat?

csakúgy, mint a megfelelőség sok mindent jelenthet a különböző emberek számára, az üzleti folyamatoknak is egyértelmű meghatározásra és megértésre van szükségük. E cikk alkalmazásában az üzleti folyamat olyan lépések sorozata, amelyeket az érdekeltek egy csoportja hajt végre egy adott cél elérése érdekében. Az üzleti folyamat minden lépése egy résztvevőhöz rendelt feladatot jelöl. Minden feladat alapvető építőköve számos kapcsolódó ötletnek, mint például az üzleti folyamatmenedzsment, a folyamatautomatizálás stb. Minden méretű szervezet számára előnyös a világosan meghatározott folyamatok, de a jó üzleti folyamatok előnyei leginkább a skálázható szervezetekben figyelhetők meg. A folyamatok képezik a legtöbb vállalkozás alapját, és segítenek az egyes tevékenységek egyszerűsítésében, biztosítva az erőforrások optimális hatékonyságú felhasználását.

a sikeres vállalkozások egyértelműen meghatározott és mérhető célok elérésére összpontosítják tevékenységüket. E célok elérése érdekében olyan folyamatokat és eljárásokat vezetnek be, amelyek biztosítják, hogy a minőségi termékek és szolgáltatások időben rendelkezésre álljanak, és megfeleljenek az ügyfelek elvárásainak. A jól megtervezett folyamattervek segíthetik vállalkozását:

• minőségi termékek és szolgáltatások fejlesztése
• következetes és hatékony eredményeket hoz
• csökkenti a piacra jutási időt
• kielégíti az ügyfelek igényeit és javítja az elégedettséget
• továbbra is megfelel a szabályozási követelményeknek

miért ellenállnak az emberek az új folyamatok követésének?

Érezted már úgy, hogy teljesen biztos vagy benne, hogy “tökéletes” üzleti folyamatot hoztál létre—csak azért, hogy csalódj az eredményekben? A munkafolyamatok automatizálásához a legújabb technológiát használta, és dokumentációs köteteket fejlesztett ki minden lépés részletes leírására. Mi történt, amikor megpróbálta végrehajtani ezt a folyamatot? Működött? Talán jobb kérdés az, hogy a tanszékén vagy a szervezetében mindenki úgy követte-e a folyamatot, ahogyan azt tervezte? Ha az utóbbi kérdésre a válasz “nem”, akkor az érintett érdekeltek nem feleltek meg az üzleti folyamat követelményeinek—különféle okok miatt.

a meg nem felelés csalódást és frusztrációt okozhat a vezetők számára, különösen, ha sok időt és pénzt költenek egy kifejezetten új eljárások végrehajtására tervezett projektre. Íme néhány oka lehet kapni pushback az új folyamat:

• a szokás teremtményei-az emberek a szokás teremtményei, és általában nem szeretik a változást. Ha alkalmazottai hosszú ideje bizonyos módon végzik munkájukat, akkor valószínűleg a munkával kapcsolatos szokások sok rétegébe csomagolták magukat, amelyeket nehéz megtörni.
• kételkedve az Új folyamatban—ha alkalmazottai már úgy gondolják, hogy jó munkát végeznek, akkor azon tűnődhetnek, miért akarja, hogy megváltozzanak. Az új eljárás lelassítja őket? A folyamat célja a munkahelyek megszüntetése vagy bizonyos munkavállalók cseréje?
• félelem a nagyobb felelősségtől—az alkalmazottak úgy érezhetik, hogy nincs elég idejük és/vagy készségük ahhoz, hogy több felelősséget vállaljanak.
• nem érti az új folyamatot—előfordulhat, hogy alkalmazottai nem értik, mi lesz a szerepük az új folyamatban. Előfordulhat, hogy a komplex folyamatokat apró, növekményes változtatásokkal kell végrehajtani az elfogadás érdekében.
• nem látja az ügyfelekre gyakorolt hatást—azok a munkavállalók, akik nem lépnek kapcsolatba az ügyfelekkel, nem értik, hogy az új folyamat hogyan befolyásolja a vállalat termékeit, szolgáltatásait és az ügyfelek elégedettségét.
• az új folyamat nem hatékony—ezt nehéz lehet elfogadni, de az alkalmazottak “megkerülhetik” az új folyamatot, mert az elromlott. Lehet, hogy hiányoznak a fontos lépések, vagy nem a megfelelő embereket rendelte hozzá a megfelelő feladatokhoz.
• vezetői támogatás hiánya—az alkalmazottak elhagyottnak érezhetik magukat, ha a felső vezetés nem támogatja teljes mértékben az új folyamatot, vagy ha a vezetés nem hajlandó elég sokáig várni az előnyök megvalósulására.
• ütközés más tevékenységekkel—előfordulhat, hogy az alkalmazottaknak el kell térniük az új folyamattól a speciális kérések teljesítéséhez, vagy az erőforrásokat el kell távolítani a folyamatból, hogy más tevékenységeken dolgozhassanak.

bár számos oka van annak, hogy az alkalmazottak vonakodnak egy új folyamat elfogadásától, a megfelelő Változáskezelő rendszer megléte az első lépés a szervezet megfelelő előkészítéséhez, felszereléséhez és támogatásához a munkavállalók számára a változások sikeres elfogadásához és a pozitív eredmények eléréséhez.

Hogyan Javíthatja A Folyamat Megfelelőségét?

a modern szervezeteknek olyan változáskezelési megoldásra van szükségük, amely optimalizálja a változások drámai növekedését és összetettségét. A fejlett automatizálás és munkafolyamatok révén a ChangeGear úgy lett kialakítva, hogy egyszerűsítse a teljes változáskezelési és megfelelőségi folyamatokat, amelyek lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy megfeleljenek az auditálási és megfelelőségi követelményeknek.

a sikeres változásmenedzsment kulcsfontosságú eleme annak megértése, hogy soha nem történik változás elszigetelten. Így vagy úgy, a változás hatással van az egész szervezetre és a benne lévő összes emberre. Egy jó változásmenedzsment rendszerrel mindenkit arra ösztönözhet, hogy alkalmazkodjon új munkamódszeréhez, és magáévá tegye azt. A sikeres változásmenedzsment öt kulcsfontosságú lépésre támaszkodik:

1.lépés—a változás megértése

a változás előnyeinek sikeres népszerűsítéséhez magának kell megértenie ezeket az előnyöket. Kérdezd meg magadtól, Miért gondolod, hogy ezt a folyamatot meg kell változtatni. Mik a céljai? Hogyan profitál a vállalat a változásból? Hogyan fogja a változás pozitívan befolyásolni a munkavállalókat? Hogyan befolyásolja az emberek munkáját és munkáját? Mit kell tennie az embereknek a változás sikeres befejezéséhez? Fontos lehet gondolkodni azon is, hogy mi fog történni, ha a változást nem hajtják végre. Ahhoz, hogy a változás működjön, elegendő elégedetlenségnek kell lennie a dolgok régi módjával. De az embereknek abban is biztosnak kell lenniük, hogy az új megközelítés jobb lesz, mint a régi, és hogy világos út vezet a migrációhoz.

2.lépés—tervezze meg a változást

a hatékony változás nem csak véletlenül történik—úgy kell megtervezni, hogy illeszkedjen a szervezetéhez. A változás kezelésének módja szervezetenként eltérő. Egyes vállalatok nagyon merev változásmódszerekkel rendelkeznek, míg mások nyitottabbak és rugalmasabbak a megközelítésükben. A vezetőknek meg kell érteniük a jelenlegi környezetük mögött rejlő indokokat, mielőtt bármilyen jelentős változtatást megkísérelnének végrehajtani.

figyelembe kell vennie a szponzorálást, a részvételt, a buy-in-t és a változás hatását. Tanulmányok kimutatták, hogy a sikeres változásmenedzsment projekt hatalmas tényezője az, hogy a szponzor mennyire látható a többi érdekelt között. Meg kell győződnie arról, hogy a szponzor hatékony és aktívan részt vesz az egész folyamat során.

a nem megfelelő tervezés és a változás személyzetre gyakorolt hatásának figyelmen kívül hagyása elveszítheti a termelékenységet, kikapcsolhatja az alkalmazottakat, magas fluktuációt és ellenállást eredményezhet. Ezek a negatív következmények és kockázatok pénzügyi következményekkel is járnak. Hosszabb időbe telhet, amíg az alkalmazottak elkezdik használni az új rendszert, hosszabb ideig elsajátítják a folyamat lépéseit, valamint hosszabb ideig tart, amíg a vállalat jó megtérülést (ROI) lát.

3.lépés—használja a karbantartási ablakokat, a Sötétítési időszakokat és a Windows

a karbantartási ablak egy ütemezett időkeret, amely alatt az eszközök vagy szolgáltatások (konfigurációs elem (Ci) az ITIL-kompatibilis szervezetek számára) módosíthatók. Mivel a változások állásidővel járhatnak, ezek az ablakok felhasználhatók a kritikus üzleti folyamatok zavarainak minimalizálására. Általában az ütemezett változásoknak egy karbantartási ablakban kell történniük.

a Blackout időszak olyan ütemezett időkeret, amely alatt csökkenthető a támogatás, például nyaralás, vállalati esemény, szerződéses kötelezettség az ügyféllel, vagy kritikus üzleti idő, például pénzügyi év vége. Az ütemezett változások nem fordulhatnak elő a megállapodott áramszüneti időszakokban. Blackout időszakok adja meg azokat az időpontokat, amelyek alatt a normál változás tevékenységet nem szabad ütemezni, de nem akadályozzák meg a változás bekövetkezését. Általában vannak kivételek a vészhelyzetekre, de ezeknek ritkának kell lenniük, és a végrehajtás előtt végrehajtó szintű jóváhagyást igényelnek.

a változtatási ablak általában azt jelzi, hogy bizonyos eszközök vagy szolgáltatások megszakíthatók a változással kapcsolatos tevékenység miatt. Egyes vállalatok például meghatározott időblokkokat határoznak meg (azaz minden szerdán 2:00 – tól 4:00-ig ET-ig) a szolgáltatás fogyasztóival, valamint a kapcsolódó ügyfelekkel vagy osztályokkal egyetértésben. A windows módosítása segít a változások ütemezésében a kritikus üzleti folyamatokra gyakorolt hatás minimalizálása érdekében.

4.lépés—kommunikálja a változást

kommunikáljon Korán és gyakran az egész változási folyamat során. Győződjön meg arról, hogy az alkalmazottak vagy az ügyfelek teljes mértékben megértik, hogy mi lesz a hatás, mennyi ideig, és mi lehet a szerepük a végrehajtás befejezése után. A kommunikáció a változáskezelés make-or-break összetevője lehet. A változásnak világosnak és relevánsnak kell lennie, hogy az emberek megértsék, mit akarnak tenni, és miért kell ezt megtenniük. Ha az alkalmazottaknak elmondják, mi a változás, anélkül, hogy hallanák, miért történik, hajlamosak lesznek ellenállni és semmit sem tenni.

5.lépés—a változás végrehajtása

a vezetők fontos szerepet játszanak a változási folyamat végrehajtásában. Ahhoz, hogy hatékony legyen, a vezetőknek meg kell érteniük a változást és azt, hogy milyen hatással van a csapatukra. A megfelelő szintű elkötelezettség mellett a vezetők a változás csapatának bővítményeivé válnak, segítenek az elfogadásban, a hatás megértésében és a lehetséges aggályok felvetésében a siker valószínűségének javítása érdekében. Ezenkívül a vezetőknek meg kell könnyíteniük a visszajelzést a projektcsapat és az alkalmazottak között a szervezeten belül. Tudva, hogy az egyes alkalmazottak vagy az alkalmazottak szoros csoportjai különböző módon kezelik a változásokat, a vezetőknek át kell képezniük őket a változási folyamaton, és meg kell erősíteniük a változások értékét, miután elvégezték őket.

sok különböző stratégiák segítségével tegye a változás mozgásban. Ha azt szeretnénk, hogy hozzon létre egy sürgősség érzetét, hogy lendületet, és ösztönözze az embereket, hogy mögött az ötlet, meg kell, hogy szem előtt tartva bizonyos dolgokat az út mentén:

• biztosítani kell, hogy mindenki, aki részt vesz a változásban, megértse, mit kell tennie, és mit jelent számukra.
• fogadja el a változtatás sikerességi feltételeit, és győződjön meg arról, hogy azokat rendszeresen mérik és jelentik.
• határozza meg azokat a legfontosabb érdekelteket, akik részt vesznek a változásban, és határozza meg részvételük szintjét.
• határozza meg azokat a képzési igényeket, amelyeket a változás végrehajtása előtt, alatt és után kell elvégezni.
• nevezzen ki “változásügynököket”, akik készek, hajlandóak és képesek segíteni az új folyamat bevezetésében, és példaképként szolgálnak mások számára.
• keresse meg az emberek szokásainak megváltoztatásának módjait, hogy az új folyamat új normává váljon.
• győződjön meg arról, hogy mindenki támogatott a változtatási folyamat során.

a jövő héten bemutatjuk, hogy az iparágakban a szabályozásnak való megfelelés hogyan nyújt fontos útmutatást a szervezetek számára üzleti céljaik elérése érdekében.