írta: Nai Kanell
Marketing igazgató
SpaceIQ
mindannyian tudjuk, hogy a csapatok közötti kommunikáció elengedhetetlen a sikerhez. Azok a csapatok, amelyek nem tudnak jól kommunikálni, nem működnek egységként. A felelősség, az elvárások és az információk összezavarodnak, ami tetszőleges számú kudarchoz vezet. Ezzel szemben a kommunikációra erősen hajlamos csoportok pozitív szinergiákat alakítanak ki. A különbség-készítő? Hozzáférés a hasznos csapat kommunikációs eszközökhöz.
a kommunikációs problémák gyakran nem az erőfeszítés hiánya miatt merülnek fel. Ezek a csapattagok közötti kommunikációs módok hiányosságai miatt merülnek fel. John küld egy e-mailt, amit Suzie nem lát. Patty egy dokumentum legújabb verzióján dolgozik, míg Jerry egy korábbi tervezeten. Amikor az emberek nem ugyanazon az oldalon vannak, nem tudnak hatékonyan együtt dolgozni. A megfelelő csapatkommunikációs eszközökhöz való hozzáférés áthidalhatja ezeket a hiányosságokat, és elősegítheti az emberek jobb együttműködését.
íme egy pillantás a csapatkommunikációs eszközök öt alapvető típusára, valamint a legjobb lehetőségekre a csapatok számára, mind házon belül, mind decentralizáltan.
üzenetküldő és csevegőalkalmazások
az üzenetküldő platformok gyorsan felváltják az e-mailt, mint a kommunikáció tényleges formáját. Egy csapatkommunikációs alkalmazás, például a Slack, a Microsoft Teams, a Facebook for Work vagy akár egy irodai csoportos csevegés több funkciót kínál, mint az e-mail.
az e-mailek megjelennek a beérkező levelek között, és nem sok mindent tehetsz velük, mint megjelölni vagy mappákba rendezni őket. A Messenger és a chat alkalmazások a szervezés és az interaktivitás világát kínálják a csapatok számára. A Slack a beszélgetéseket szálakba szervezi az egyszerű navigáció érdekében. A Microsoft Teams egyszerűvé teszi a fájlmegosztást nagy csoportok között. A Facebook for Work megkönnyíti a GIF-Eken és hangulatjeleken keresztüli kommunikációt.
az üzenetküldő alkalmazások túlmutatnak az e-mailen, hogy olyan szintű interperszonális kommunikációt hozzanak létre a csapatok számára, amelyre nagy szükség van a jól működő munkahelyeken. Gyors, tömör, szervezett—pontosan milyen kommunikációnak kell lennie.
fájlmegosztó alkalmazások
az adatok és eszközök mozgatása a csapattagok között gond. A felhőalapú fájlmegosztó alkalmazások mindenki számára hozzáférést biztosítanak ugyanazon információkhoz egyszerre, így senki sem marad ki vagy marad hátra.
ma, Dropbox, Box.com, Google Drive és Microsoft OneDrive szabály üzleti felhők. Végtelen gigabájt (akár terabájt) adatot tárolnak egy központi adattárban, ahol a csapat minden tagja hozzáférhet hozzájuk. Bármikor frissítesz egy fájlt, mindenki számára frissül.
a fájlmegosztó alkalmazások megkönnyítik a szervezést és az együttműködést. Az olyan alkalmazások, mint a Dropbox és a Google Drive, lehetővé teszik a valós idejű együttműködést közvetlenül a felhőben. Ugyanezek az alkalmazások segítenek a hatalmas fájlok csipetnyi terjesztésében is-azok, amelyek túl nagyok ahhoz, hogy e-mailben elküldjék őket. Nem kell fájlokat pendrive-ra helyezni; csak töltse fel a felhőbe egy fájlmegosztó alkalmazáson keresztül, és küldje el a linket.
videokonferencia eszközök
a decentralizált csapatok ritkán képesek személyesen találkozni. Mark otthon van, John a kávézóban, Nicole pedig az irodában. Bár mindannyian számtalan eszközzel tudnak együttműködni, néha nem helyettesítheti a személyes kommunikációt. Enter: videokonferencia eszközök.
a Zoom a videokonferencia piacvezető csapatkommunikációs eszköze, de messze nem az egyetlen. GoToMeeting, Join.me, a Skype pedig saját iterációt kínál a videocsevegésben. Olyan funkciókkal, mint a személyes csevegés, a csoportos csevegések, a képernyőmegosztás, sőt a privát csevegési képernyők is, a csoportok ugyanúgy találkozhatnak, mint személyesen. A videocsevegés kitölti az egyre mobilabb munkaerőből származó vizuális kommunikációs ürességet.
dokumentumszerkesztő szoftver
felhőalapú dokumentumszerkesztő szoftver nélkül bonyolult egyetlen biztosítékon dolgozni. A csoportoknak valós idejű, naprakész verzióra van szükségük bármilyen dokumentumról, amelyet fejlesztenek. A Modern együttműködési szoftver megadja nekik. Felejtsd nyomtatás több változatban a csoport szerkeszteni, vagy megpróbálja követni a soha véget nem érő e-mail lánc piszkozatok. A mai csapatok a Google Apps Suite, a Microsoft 360 Online, az Evernote, a DocuSign és még sokan mások.
a dokumentumszerkesztő szoftver mint kommunikációs eszköz szépsége a kontextuális visszajelzés. A dokumentum megjelölése sokkal könnyebb, mint e-mailben elmagyarázni, vagy akár telefonon keresztül megpróbálni beszélni valakivel. A csapatok külső munkatársakat (például ügyfeleket) is meghívhatnak, hogy közvetlenül a dokumentumban tekintsék meg és készítsenek jegyzeteket. A történelmi iterációk rögzítésével és archiválásával könnyű látni, hogy ki mit változtat meg, és akár vissza is térhet, ha hiba van. Ez egy újabb példa arra, hogy a felhőalapú platformok mennyire felbecsülhetetlenek a csoportos kommunikációhoz.
Projektmenedzsment platformok
a projektmenedzsment platformok vitathatatlanul a legértékesebb kommunikációs eszközök az üzleti csapatok számára. Ezek azok az alkalmazások, ahol a kommunikáció, az együttműködés, az elszámoltathatóság és a felelősség találkozik. Ők minden jól működő csapat szíve—minden munka otthoni bázisa.
a projektmenedzsment szoftvernek számos formája van. Választhat olyan vállalati megoldásokat, mint a Basecamp vagy a ZoHo, teljes funkcionalitással járhat a Wrike vagy az Asana segítségével, vagy kipróbálhatja a minimalistát a Trello vagy Monday.com. A lista szinte örökké folytatódik, platformokkal minden csapatmérethez, költségvetéshez vagy bonyolultsághoz. A szoftvertől függetlenül az érzés ugyanaz: a szervezés sikerhez vezet. A projektmenedzsment platformok a kommunikáció végső bemutatói, és teljes láthatóságot nyújtanak a csoport erőfeszítéseiben.
a kommunikációs lehetőségek teljes csomagja
a kommunikáció minden aspektusa fontos szerepet játszik a csapat sikerében. Nincs ezüst golyó. Ez a feladat egyszerű üzenetküldő alkalmazást igényelhet; ehhez videokonferenciára lehet szükség. A lényeg az, hogy a csapatok ugyanazt az eszközkészletet használják, és megértsék, hogy mindegyikük milyen szerepet játszik az együttműködésben.
soha nem lehet bizonytalanság a csapatkörnyezetben, és senkinek sem kell találgatnia semmit, ami a társaival kapcsolatos. Ehelyett képesnek kell lenniük arra, hogy az eszköztárukban található kommunikációs erőforrásokat felhasználják válaszok és információk megszerzésére. Minden interakció lehetőséget nyújt a csapat dinamikájának erősítésére és a csoport természetes szinergiájának javítására.
Olvass Tovább: 10 Mobil Alkalmazott Alkalmazások, Amelyek Növelik A Termelékenységet