az egyik leggyakrabban feltett kérdés, amikor az emberek meghallják, hogy a vállalati igazgatóságokon ülök, nem a vezetői fizetési csomagokról szól. Ehelyett azt akarják tudni, hogyan kell bemutatni egy igazgatóságnak, hogy tagjai igent mondjanak.
a kérdés mindig arra utal, hogy a prezentáció rosszul ment. Néhány évvel ezelőtt, egy meglehetősen dandified fickó egy cégen belül előadást tartott egy táblának, amelyen ültem. Időnként rosszindulatú volt, több színtelenebb viccet tett, kacsintott az igazgatósági tagokra, politikai hajlamait pedig egyértelművé tette az akkori kormánnyal kapcsolatos oldalsó megjegyzésekkel. Amikor nem tudta a válaszokat a feltett kérdéseinkre, megpróbálta őket irrelevánsnak tekinteni. Amikor a szék végül befejezte az előadást, hitetlenkedve néztünk egymásra. Nem csak a javaslatban voltunk bizonytalanok, hanem abban is, hogy ki hozta a javaslatot. Azt hiszem, kitalálhatja, hogyan szavaztunk.
ne hagyd, hogy ez te legyél.
az emberek több okból is jelen vannak a vállalati testületeknél—új irányt javasolhatnak a vállalat számára, elmagyarázhatnak egy összetett jogi kérdést, amelyet gyorsan el kell dönteni, vagy egyszerűen csak frissítést adnak egy folyamatban lévő projektről. De a táblák minden formában és méretben megtalálhatók, legyen az iskolaszék, szomszédságfigyelő táblák, lakástáblák, nonprofit táblák vagy munkavállalói bizottságok.
nem számít a kontextus, a döntéshozó testületeknek való bemutatás elvei ugyanazok, és döntő fontosságú, hogy helyes legyen. Ez nem olyan nehéz, mint amilyennek hangzik, mindaddig, amíg néhány iránymutatást szem előtt tart. Itt van kilenc do ‘s és hat don’ ts, hogy hatékony:
Board Presentations Do ‘ s:
- tudd, mibe sétálsz bele. Az igazgatósági ülések gyakran hosszú napirenddel vannak tele. Az elmúlt pár hónapban olyan találkozókon vettem részt, amelyek akár 8 órák, akár 20 témák lefedése. A téma különleges az Ön számára, de véges ideje van arra, hogy alapvető információkat szerezzen.
- csináld meg a házi feladatodat. Ki van a táblán? Mi a hátterük? Segít abban, hogy személyre szabhassa a prezentációt, ha alkalmazható, így nem mondja el nekik azokat a dolgokat, amelyeket már tudnak, sem feltételezve, hogy esetleg nem rendelkeznek ismeretekkel.
- küldje el a dokumentumokat sok idő alatt. Megpróbálom biztosítani, hogy az igazgatósági tagok legalább egy héttel korábban megkapják a papírjaikat. Ha van határidő, teljesítse azt néhány nappal, hogy tartalékoljon arra az esetre, ha visszajelzés érkezik, mielőtt az eljutna az igazgatósághoz. Kérem, ne “lepjen meg” minket, mint például: “nem adtam előre a papírokat, mert feszültség alatt akartam tartani”. Ez nem egy Agatha Christie regény, hanem egy testületi ülés. Adja meg nekünk a döntés meghozatalához szükséges eszközöket.
- tudja előre, hogy mennyi ideje van. Ne menjen át a kiosztáson. Ha az elnök úgy érzi, hogy több idő indokolt, meghosszabbítja azt. Ügyeljen arra, hogy hagyjon sok időt a kérdésekre.
- kérdezze meg, hogy a testület hogyan szeretné a bemutatott információkat. Például kérdezze meg az elnököt: “mutassam be az egészet, vagy érjem el a csúcspontokat?”. Egy másik megközelítés: javasoljuk ,hogy”vegye be a papírokat a már olvasottak szerint”. Ez azt jelenti, hogy azt feltételezi, hogy mindenki előzetesen áttekintette az elküldött dokumentumokat, és csak a legfontosabb pontokkal foglalkozik, és elkerüli minden részlet megismétlését.
- készülj fel. Légy profi. Legyen tömör. Az igazgatósági tagok megítélik az előadás tartalmát, de azt a bizalmat is, amellyel átadja.
- nyugodj meg és válaszolj a feltett kérdésre. Ha nem tudod a választ, ne légy ideges, védekező, vagy próbáld meg hamisítani. Ehelyett ígérd meg, hogy a lehető leggyorsabban visszatérsz a válaszhoz. Akkor kövesse gyorsan. Továbbá, és ez nagyon fontos, ne dobja le, ha sok nehéz kérdést kap. Ha nem hinnénk, hogy a javaslatod érdemleges, nem foglalkoznánk kérdésekkel, egyszerűen nemet mondanánk. Az igazgatósági tagok másképp tesznek fel kérdéseket — egyesek kanyarognak, mások egyenesen hozzáérnek. Nem számít a stílus, maradj higgadt és válaszoljon világosan és tömören. Ezenkívül ne adjon hozzáállást olyan kérdésekhez, amelyekről úgy gondolja, hogy “hülyék” vagy nyilvánvalóak — mi a munkánkat végezzük. Gyakran a legérdekesebb vagy legfontosabb információk látszólag egyszerű kérdésekből származnak.
- legyen világos és tömör az eredményről. Ha az előadás végéig döntést kell hozni, ellenőrizze, hogy a lehetőségek nagyon világosak-e. Soha nem árt előre megadni a lehetőségeket, magyarázza el őket, majd mutassa be újra a lehetőségeket.
- vége grace-szel. Amikor eljön az ideje, hogy elmenj, köszönd meg és menj el. Ne késlekedj.
a tábla bemutatása nem szükséges:
- lehet, hogy várakoznak — ne panaszkodj. Az ülések a napirendtől függően késhetnek. Ha ez egy zárt ajtó találkozó, akkor kint kell várakoznia. Ha nem, akkor ott lesz, figyelve más embereket, akik bemutatják, vagy meghallgatják a vitákat más napirendi pontokról. Semmilyen körülmények között ne morogjon róla, mivel ez még a kezdete előtt megrontja a szoba nézetét az előadásról. A vidám “nem probléma” hosszú utat tesz meg.
- ne untass minket. Nemrég ültem át egy jelentést, amely lényegében mindenkinek elmondta a szobában valamit, amit mindannyian már tudtunk. A műsorvezető gyorsan elvesztette a figyelmünket. Még rosszabb, mindannyian mentálisan kijelentkeztünk, mire eljutott a”kérdéshez”.
- ne lobbizz. Az előadás nem alkalom arra, hogy más területeken állást foglaljon. Ha az informatikai infrastruktúra korszerűsítéséről van szó, akkor a “amíg itt vagyok, szeretnék egy pályát készíteni a jobb parkolási lehetőségekért” dobása nem segít Önnek vagy nekünk.
- ne használjon zsargont. Nem feltétlenül vagyunk szakértők az Ön területén. Használjon világos nyelvet, amelyet az asztal körül mindenki meg fog érteni. Az első alkalommal, magyarázza el, mit jelent az ESG, grok és API, különben csak úgy hangzik, mint egy sor értelmetlen betűk és szavak. Próbálja meg elkerülni a túlfújt kijelentéseket — a” teljes tengeri változás ” jobb, ha elég nagy. Szintén trendvezérelt szavak, amelyek arra késztetik az embereket, hogy forgatják a szemüket. “Thinkfluencer” jut eszembe.
- nem vagyunk egyformák — ne sugározzátok előítéleteiteket és politikai hajlamaitokat. Kis szerencsével az asztal körüli csoport változatos, változatos véleményekkel. A színen kívüli vicceknek és politikai megjegyzéseknek nincs helye az előadásában, és sérthetik azokat az embereket, akiket meg akar győzni.
- ne menj át a tetején harangokkal és sípokkal. Nincs szükség virágok vagy szórakoztató videó átadására, kivéve, ha az közvetlenül kapcsolódik a témához. Hasznos: “itt van egy minta arról, amiről beszélünk.”Furcsa:” itt van egy virág minden kedves embernek.”És igen, egy találkozón voltam, ahol valaki egyszer virágot adott “az összes kedves hölgy igazgatósági tagnak”.
világos, tömör és lényegre törő
gondoljon az előadására emlékeztetőként, nem regényként. Az igazgatósági tagok jól megélnek a világosan bemutatott tényekből, tömör módon. Még akkor is, ha elhagyja az előadását anélkül, hogy megkapná a remélt igen választ, legalább jó benyomást hagy az asztalnál az emberekről. És ez hosszú utat fog megtenni, ha visszatér a testülethez egy felülvizsgált javaslattal.
adja meg a go, és tudassa velem, ha segített, és ha tudod, hogy valaki, aki arra készül, hogy egy prezentáció, klip ezt, és küldje el nekik. Az esélyek nem csak hálásak lesznek, hanem az igazgatósági tagok is, akik hallják az előadást.
megjelent együttműködve LinkedIn. Ez a bejegyzés a BBC Capital oszlopban is megjelent, a fedélzeten Lucy Marcusszal.
szerző: Lucy P. Marcus, a Marcus Venture Consulting, Ltd.alapítója és vezérigazgatója., az IE Business School vezetési és irányítási professzora, az Atlantia SpA nem ügyvezető igazgatósági igazgatója, a Mobius Life Sciences alap nem ügyvezető elnöke és a BioCity nem ügyvezető igazgatója.
kép: a diákok a Varsói School of Economics részt előadást a Varsói Értéktőzsde szeptember 15, 2008. REUTERS / Peter Andrews