a robusztus és hatékony üzleti kommunikációs rendszer az üzleti siker előfeltétele, és sok vállalat tanulja meg ezt a leckét a nehezebb úton. Igen, sok olyan vállalat van, amely sokat szenvedett a rossz üzleti kommunikációs folyamatok miatt. El kellett veszíteniük ügyfeleiket, ami még az alsó sorukat is érintette. Így, ha Ön is nem akar hasonló következményekkel szembesülni, elengedhetetlen, hogy alaposan elemezze kommunikációs eljárásait. Az alábbiakban bemutatunk néhány mutatót a kommunikációs rendszer elemzéséhez, néhány külső technikai szempontot:
- struktúra-az üzleti kommunikáció szerkezete nagyon fontos szerepet játszik. Sok kommunikációs rendszerek, amelyek önálló rendszerek, mint a PBX telefon rendszerek. Ezek a régi rendszerek nagyon összetett szerkezettel rendelkeznek, és számos problémának vannak kitéve. A jó kommunikációs rendszernek kevésbé összetettnek kell lennie, és könnyen integrálhatónak kell lennie más rendszerekkel. A moduláris felépítés jobb, mivel ez segítené a problémák könnyű észlelését és karbantartását.
- tisztaság – ellenőriznie kell, hogy a hangposta, valamint a fogadott vagy kezdeményezett hívások tiszták-e vagy sem. A tisztaság az első dolog, ami a kommunikációs rendszert jó és hatékonyvá teszi. Ha az ügyfelek nem képesek hallani, amit mondasz, egyértelműen akkor van kötve, hogy egy kommunikációs rés, amely később problémákat okozna. Időnként az emberek egyszerűen leteszik, csak azért, mert nem képesek hallani, amit a másik oldalon lévő személy mond. Képzelje el, ha ez történik, miközben alkalmazottai értékesítési hívásokat kezdeményeznek. A piaci verseny nagyon magas, és a versenytársak könnyen megnyerhetik ügyfeleiket.
- konzisztencia-ellenőriznie kell, hogy rendszere mennyire következetes volt az elmúlt hónapokban vagy években. A jó kommunikációs rendszernek következetes teljesítményt kell biztosítania. Lehetnek hibák, de a hibák gyakoriságának nagyon alacsonynak kell lennie. Mint egy kiterjesztés, akkor is ellenőrizheti, hogy milyen gyakran te a rendszer elromlik. A kudarcok közötti átlagos időnek rendkívül magasnak kell lennie.
- Medium – az a fajta közeg, amelyet az üzleti kommunikációs rendszer a jelek továbbítására használ, nagyon fontos. Ha a használt közeg nem hatékony, akkor van kötve, hogy egy kommunikációs rés, valamint a veszteség az üzleti. Például, ha a régi alközponti rendszer nem tudja sürgősen átvinni a hívásokat a távoli irodába, akkor a rendszer nem használható. A késések végzetesek lehetnek az üzleti életben, és ha egy nem hatékony rendszer okozza, még jobban fáj.
- relevancia – el kell döntenie, hogy üzleti kommunikációs rendszere 5 év után releváns lesz-e vagy sem. A relevancia nagyon fontos, ha hatalmas pénzt fog befektetni a kommunikációs infrastruktúra kiépítéséhez. Fontos, hogy először vegye figyelembe a relevancia tényezőt, amikor új kommunikációs rendszer váltása vagy telepítése mellett dönt.
az egységes kommunikációs architektúra a legújabb technológia, amely forradalmasíthatja az üzleti kommunikációt. Ez egy olyan rendszer, amely egyetlen platformon integrálhatja az összes kommunikációs eszközt. A VoIP és sok más új technológia integrálható egy robusztus kommunikációs rendszer felépítéséhez. Ez nem csak a következő 5 évre lenne releváns, hanem segítene a különféle kommunikációs problémák áthidalásában is. Az UC által kínált egyértelműség és következetesség páratlan. Az UC olyan médiumot használ, amelyet az Internet, a száloptika és más új legújabb átviteli berendezések támogatnak. Ez segít abban, hogy kiváló minőségű jeleket biztosítson nagy távolságokon. Az UC csatlakoztatható a meglévő számítógépes hálózathoz, és széles körben használja az internetet.