a nyüzsgő irodai padló napjai, ahol több tucat alkalmazott van hivatalos viseletben, már rég elmúltak. A hagyományos munkahelyi módszereket felváltották az újabb, költséghatékonyabb munkamódszerek, például a virtuális iroda.
a virtuális iroda biztosítja a szokásos iroda funkcióit és szolgáltatásait, de fizikai hely nélkül. Ideális egy kezdő vállalkozás számára, mivel megtakarítja az általános költségeket. Ez a virtuális irodákat népszerűvé teszi a kisvállalkozások vagy az induló vállalkozások számára. Megtakaríthatják a fizikai irodával kapcsolatos költségeket, de továbbra is élvezhetik a tipikus irodai cím előnyeit. Tehát mi a többi előnye?
a költségek csökkentése mellett a virtuális iroda páratlan rugalmasságot biztosít Önnek. Egy internet kapcsolat, bárhol lehet az irodában!Nézzük meg, hogy miért van szüksége virtuális irodára, és mi szükséges a virtuális iroda létrehozásához.
miért van szükség virtuális irodára?
a korai pénzügyi nehézségek miatt az új vállalatok bárhol csökkenteni akarják költségeiket. Az irodai kifizetések jelentik a fő kiadásokat, és először csökkenteni kell őket. Például egy olyan üzleti központban, mint például New York City, egy coworking hely havonta akár 500 dollárba is kerülhet.
ha inkább saját maga állít be irodaterületet, akkor a 3-30-300 szabály relevánsabb. Ez adja az irodaterület működtetésének tényleges költségeit. A közüzemi kifizetésekre fordított minden 3 dollárért 30 dollárt költenek bérleti költségekre, és további 300 dollárt bérszámfejtési költségekre a munkaterület négyzetméterére évente.
egy vállalkozás számára, amely a kezdeti időkben nehezen találja meg a lábát, ezek a költségek kihívást jelenthetnek és gátolhatják a növekedést. Vegye figyelembe egy nemrégiben készült tanulmányt, amely szerint a magánirodák az esetek 77% – ában üresen maradnak. Az erőforrások ilyen pazarlásával a virtuális iroda létrehozásának esete még lényegesebbé válik.
7 lépés a virtuális iroda létrehozásához
most, hogy tudjuk, miért van szükségünk virtuális irodára, ismerkedjünk meg a ‘Hogyan’ – val. Íme néhány lépés:
-
van egy stratégia
-
alkalmazza a megfelelő embereket
-
irodai cím beállítása
-
irodai telefon beállítása
-
szerezze be a szükséges eszközöket
-
virtuális asszisztens
-
maradjon kapcsolatban a csapatával
van egy stratégia
a megfelelő stratégia megmenti Önt attól, hogy később küzdenie kell az úton. Virtuális iroda létrehozása közben jegyezze fel a teendőit, és győződjön meg róla, hogy az egész folyamatot megtervezte.Annak ellenére, hogy nem rendszeres irodahelyiségben dolgozik, még mindig stratégiát kell készítenie.
ez nem különbözik túlságosan attól, ami általában akkor lenne, ha hagyományosan dolgozna. Az üzleti alapok nem változnak, és a célok sem.
néhány tervezésre szoruló terület:
•piaci elemzés
•Versenytárs elemzés
•értékajánlatok
•vállalati struktúra
•célpiac
•Marketing stratégia
•pénzügyi beáramlás
a megfelelő emberek felvétele
lehet, hogy egy ötlet egyetlen elméből származik, de azt egy csapatnak kell megvalósítania. Szokatlan munkamódszerrel, a munkához megfelelő emberek megtalálása kihívást jelenthet. Egyes alkalmazottaknak eltarthat egy ideig, amíg alkalmazkodnak az új rendszerhez, míg másoknak egyáltalán nem.
a virtuális irodával a csapat által választható tehetségkészlet jelentősen bővül, talán globálissá is válik. A munka rugalmassága az, amit a legtöbb alkalmazott keres, és ez csábíthatja a tehetségeket, hogy jöjjenek és dolgozzanak az Ön számára.
irodai cím beállítása
még akkor is, ha virtuálisan dolgozik, akkor is meg kell kapnia a leveleket. Ez a levél lehet hivatalos dokumentum vagy ügyfél levelezés. Ezenkívül szabályozási akadályok is lehetnek, amelyek megkövetelhetik, hogy fizikai irodával és elérhetőségekkel rendelkezzen.
a bürokrácián kívül előnyös, ha egy vállalat nyilvános imázsának professzionális munkahelyi címe van. A virtuális címhez több szolgáltató is tartozik. Megadják a fizikai címet, hogy megkapja a leveleit és egyéb dokumentumait. Amikor Önnek szánt leveleket kapnak, értesítést vagy üzenetet kap a digitális levelezőszobából.
ezután választhat egy további teendőt a csomaggal kapcsolatban. Kinyittathatja, szkennelheti és elküldheti Önnek, vagy visszatarthatja vagy megsemmisítheti. Most már tudja, hogyan kell létrehozni egy virtuális irodai címet.
irodai telefon beállítása
a címhez hasonlóan a telefonszám is kötelező. A virtuális telefonrendszerek Voice Over Internet Protocol (VoIP) technológiát használnak, és minden kommunikáció az Interneten keresztül történik. A VoIP, kapsz egy rendszeres telefonszámot, de anélkül, hogy egy fizikai vezetékes.
VoIP rendszereket használhat Android/iOS mobiltelefonjain, laptopjain és számítógépein Windows vagy Mac rendszeren. Ez megóvja Önt attól, hogy további hardvert, például asztali telefont vásároljon.
szerezze be a szükséges eszközöket
alapvető fontosságú, hogy jól felszerelt és felkészült legyen a virtuális iroda működtetésére, mint egy jól olajozott gép. Erre a célra szüksége van néhány kéznél lévő eszközre, amelyek elősegíthetik a munka zökkenőmentes előrehaladását. Ezek lehetnek termelékenységi szoftverek, tárolási szolgáltatások, ütemezési platformok és még sok más. Beszéljünk egy példát!
a felhőalapú tárolásra akkor lesz szüksége, ha virtuális irodában dolgozik. Tartsa adatait biztonságban, miközben továbbra is könnyen elérhető az egész vállalkozásban. Az olyan eszközök, mint a Trello, segítenek a csapatot ugyanazon az oldalon tartani, és hatékonyan kezelni számos személyzeti feladatot. Más szolgáltatások online számlázási eszközöket és termelékenységkövetőket is kínálnak. Segítenek nyomon követni az alkalmazottak munkaidejét és szabadidejét.
legyen virtuális asszisztense
a virtuális asszisztens segít a nem kritikus feladatok delegálásában, és időt takarít meg a fontos ügyekben. Ezek a feladatok kapcsolódhatnak az emberi erőforrásokhoz, a feladatütemezéshez vagy más szervezeti tevékenységekhez. A virtuális asszisztensek egy adott területre szakosodhatnak, vagy mindent az esernyőjük alá vehetnek.
bármi legyen is az eset, felbecsülhetetlen értékűnek bizonyulhatnak a munkaterhelés csökkentésében, így a nagy képre koncentrálhat.
maradjon kapcsolatban
a virtuális irodában végzett munka, miközben előnyei vannak, számos kihívást is jelent. Kapcsolatba kell lépnie a csapatával, tudnia kell, hogy mit csinálnak, koordinálnia kell a sürgős ügyeket, és általában ugyanazon az oldalon kell lennie. Ez nehéz lehet, ha több helyről dolgozik, ezért kritikus a hatékony kommunikáció.
az esetleges félreértések elkerülése érdekében használhat olyan eszközöket, mint a Slack és a Zoom a virtuális csapat számára. Ezek lehetővé teszik, hogy folyamatosan kapcsolatba léphessen alkalmazottaival.A termelékenységkezelő eszközök segítségével hatékonyan koordinálhatja a csapat munkáját.
Csomagolja Fel!
a virtuális irodák rugalmasságot, alkalmazkodóképességet és skálázhatóságot biztosítanak. Mindezek a tényezők jelentősek egy feltörekvő vállalkozás számára, és a növekedés mozgatórugójaként szolgálnak. Jobb, ha naprakész marad a virtuális iroda követelményeivel, és tudja, mely eszközöket használja. Nyugodtan pihenhet, és teljes mértékben megbízhat abban, hogy virtuális irodája hatékony lesz.