az üzleti követelések főkönyvének egyenlege, beleértve az idős adósságot és a DSO-t is, betekintést nyújthat az O2C folyamat hatékonyságába, amelyet a cash flow javítása érdekében lehet kezelni.
ezek a hiányosságok általában kézi folyamatokból származnak, ezek befolyásolják a követelések (AR) csapatának képességét a számlák létrehozására, bemutatására és elosztására. Ennek eredményeként a nem hatékony O2C-folyamat negatív hatással lesz a Fizetési határidőkre, potenciálisan felgyorsítva a DSO-t és gátolva a cash flow-t.
a jó hír az, hogy vannak megoldások. A teljes követeléskezelési folyamat automatizálásával, a hitelkezeléstől a számlázásig és a fizetés egyeztetéséig, a vállalkozások optimalizálhatják az O2C folyamat minden lépését a jobb cash flow érdekében azáltal, hogy gyorsabban juttatnak pénzt a szervezetébe.
mi az a rendelés-készpénz, és hol illeszkedik ez a készpénzciklusba?
a rendelés-készpénz folyamat magában foglalja az összes lépést, amikor egy ügyfél érdekében kerül fel, amíg az üzleti fizetik (a készpénz). Ezek a lépések magukban foglalják a megrendelések kezelését és a megrendelések teljesítését, a hitelkezelésig, majd a számlázásig és végül a fizetés beszedéséig.
az O2C implicit kapcsolatban áll az áruk szállításával és a megrendelések teljesítésével, ezért szükség van a megfelelő ellátási lánc menedzsment folyamatokra.
előnyök a megrendelés-készpénz folyamat optimalizálásából
a követelések termelékenységének legnagyobb akadálya az a tény, hogy az AR folyamatok gyakran túl bonyolultak, túl sok különböző pénzügyi rendszerrel, túl kevés szabványosítással és túl sok kézi lépéssel. Ezeket a folyamatokat gyakran kiegészítik a gyors megoldást igénylő problémák miatti megszakítások.
mint minden üzleti vezető tudja, a szabad cash flow az egyetlen legfontosabb mutató a vállalkozás egészségének meghatározásához. Az AR osztály egyedülállóan befolyásos szerepet játszik a cash flow megkönnyítésében. A vásárlástól a megrendelésig és a számlaszállításig eltelt idő lerövidítésével, valamint a fizetési folyamat egyszerűsítésével a cash flow könnyebben megy. Ezért az O2C folyamat értékelése és kiigazítása a legnyilvánvalóbb hely a cash flow kihívások kezelésére.
a cash flow fejlesztések mellett a megrendelés-készpénz folyamat optimalizálásának legfontosabb előnyei a következők:
- bevételek generálása .. az egyszerűsített vásárlási és teljesítési folyamat, a gyors, pontos számlázás és a könnyű fizetés javítja az ügyfelek elégedettségét és ösztönzi az ismételt vásárlást, valamint az ügyfelek érdekképviseletét. Ezek a tényezők pozitív hatással lehetnek az értékesítés növekedésére.
- ügyfélélmény .. az ügyfélkapcsolatok megnyerhetők vagy elveszhetnek a megrendelés teljesítésének, számlázásának és fizetésének tapasztalatával. A számlázás és a teljesítés kezelésére szolgáló megbízható O2C rendszer a vitákon és a hitelfelvételen kívül elősegíti a pontosságot és az időszerűséget, hozzájárulva a jobb ügyfélélményhez.
- költségmegtakarítás .. az automatizált O2C eljárással végzett erősebb belső ellenőrzés jelentősen csökkenti vagy kiküszöböli a hibákat, és megkönnyíti a korai fizetési kedvezmények támogatását. Az üzleti folyamatok fejlesztésével bármely vállalat csökkentheti az általános költségeket, ami alacsonyabb működési költségeket és támogatja a működési tőkeáttételt.
a készpénzes folyamatok érdekében tett lépések
1. Rendeléskezelés
minden megrendeléssel kezdődik. Az ügyfél e-kereskedelem, közvetlen értékesítési rendelési folyamatok vagy más módon ad le megrendelést. A megrendelés leadása után a rendelésfeldolgozó rendszer ellenőrzi a leltárt, hogy megerősítse az áruk feladását. Miután ellenőrizte, szállítási időkeretet bocsátanak ki. Az ügyfél hitelkerete ellenőrzi, hogy a megrendelést a meglévő hitelfeltételek mellett fogadták-e el. A megrendelést ezután rögzítik az értékesítési főkönyvben, és az árut kiszállítják. Végül az ERP rendszeren keresztül történő automatikus újrarendelés elindul az ellátási láncban, hogy biztosítsa a készlet feltöltését a jövőbeni értékesítésekhez.
2. Credit management
a B2B értékesítések túlnyomó többsége hitelre történik, lehetővé téve a számla létrehozását, elküldését és kifizetését anélkül, hogy lassítaná az egyes megrendelések teljesítését. A hitelt azonban az egyes vásárlók fizetési képességének értékelése alapján kell odaítélni. A hitel gondos meghatározása ebben a korai szakaszban megakadályozza a Fizetési kockázatokat, amikor a számlák esedékesek.
3. Ügyfél számlázási rendszer
az ügyfelek minden megrendelésről számláznak, hogy meghatározott időn belül fizetést kérjenek a megvásárolt árukért. A legjobb ügyfélszámlázó rendszerek vásárláskor automatikusan generálják és szállítják a számlákat az ügyfeleknek. A számlázás automatizálásának azonban számos árnyalatot és változót figyelembe kell vennie, beleértve a számla formátumát, a kézbesítési mechanizmust és a médiát, a címzettet, a jóváhagyási folyamatot, a kapcsolódó dokumentációt és sok más tényezőt.
4. Követelések
miután az értékesítés megtörtént és az árukat szállították, a követelések folyamata beindul. Ez magában foglalja a számlák előállítását és kézbesítését, a főkönyvi fizetések nyomon követését és egyeztetését.
a hozzáértő követelések csapatai automatizálják a fizetési emlékeztetők vagy kimutatások küldését a számlák esedékessége előtt. A követelések csapatának feladata a számlázási hibák kivizsgálása és megoldása, hibák esetén a számlák helyes összegben történő újbóli kiadása.
5. Fizetés beszedése
az ügyfél fizetésének folyamatát a vásárláskor és a számlán (vagy a kísérő dokumentációban) egyértelművé kell tenni. A fizetés beszedése akkor vagy Online fizetéseken keresztül történik, banki átutalások, vagy kifizetések más formátumban történő benyújtása. A megrendelés száma Egy tipikus nyomkövetési referencia, amely biztosítja, hogy minden fizetés helyesen illeszkedjen a megfelelő megrendeléshez. A fennálló számlákat közvetlenül egy előre meghatározott pontig üldözik, ekkor vagy rossz adósságként írják le, vagy harmadik fél beszedési ügynökségének adják át.
6. Adatkezelés
az O2C folyamat során a jó adatkezelés kulcsfontosságú. A rendeléskezelő rendszernek valós időben kapcsolódnia kell a készletgazdálkodáshoz egy vállalati erőforrás-tervezési (vagy ERP) rendszeren keresztül. Ily módon a szervezet különböző rendszerek között dolgozhat a készletszintek meghatározásában, a megrendelések teljesítésében vagy az átrendezések kiváltásában.
a számlázási rendszernek el kell fogadnia egy triggert a számla létrehozásához, amikor a megrendelések teljesülnek, a rendszer ezután adatokat gyűjt a megrendelésről, ellenőrzi az ügyfél hitelkereteit és a megállapodott fizetési feltételeket, mielőtt létrehozná és kézbesítené a számlát a megfelelő kapcsolattartónak.
ezután a Fizetési beszedési folyamatnak vissza kell kapcsolnia a vásárlási főkönyvet, hogy biztosítsa a kifizetések egyeztetését a helyes sorrenddel. Minden egyes lépés automatizálható és automatizálható a hatékonyság és a pontosság javítása érdekében.
a megrendelés-készpénz optimalizálása automatizálással
az O2C folyamat optimalizálásának átfogó megközelítése egyesíti a technológiát, a tanácsadói szolgáltatásokat és a pénzügyi szolgáltatásokat. Sok szervezet kihasználja a technológiát, mert automatizálhatja az ügyfelek hiteldöntési vagy AR és Treasury folyamatait az O2C cikluson belül. Az automatizálás csökkenti vagy megszünteti a kézi és papír alapú folyamatokat. Az ezzel járó költségmegtakarítás és hibacsökkentés általában pozitív megtérülést jelent. Az O2C folyamat automatizálása rengeteg előnnyel jár, beleértve a következőket:
időmegtakarítás: A számla létrehozása és kézbesítése nagyon manuális folyamat lehet, amely értékes képzett munkaidőt igényel. A nyomtatott és postai kézbesítés automatizálásával, vagy a számlák e-mail küldésével és a nyomon követési kommunikáció kézbesítésével a kifizetések üldözésére az AR csapata az üzletorientáltabb kérdésekre összpontosíthat. Az automatizálás akár egy ERP rendszerből is kiveheti a kimenetet, és ezt közvetlenül összekapcsolhatja a vásárlók fizetendő számlázási portáljaival – megkerülve a számlák kézi újbóli beírásának vagy másolásának szükségességét.
Jobb Cash Flow: Az automatizálás nem csak időt takarít meg, hanem megakadályozza a számlaszállítás, a fizetés feldolgozása és az egyeztetés szűk keresztmetszeteit. Ezek a tényezők csökkentik a súrlódást, amikor készpénzt hoznak az üzletbe, ezáltal javítva a cash flow-t.
jobb pontosság: az automatizálás pozitív hatással van a pontosságra az egész O2C folyamat során. Amikor a gépi rendszerek közvetlen adatátvitel útján beszélnek egymással, nem áll fenn a copy-paste vagy más emberi hibák kockázata.
Költségcsökkentés: A folyamatautomatizálásból származó időmegtakarítás, valamint a lekérdezések és a helpdesk hívások csökkentése olyan jelentős lehet, hogy gyakran befektetnek az O2C automatizálás egyes aspektusaiba, mint például az AR automatizálás, néhány hónapon belül megtérülnek.
az ügyfélélmény javítása: az ügyfélkapcsolatok profitálhatnak a fejlesztések automatizálásából, amelyek a folyamat következetességét, a teljesítés megbízhatóságát, a márka megítélését és a fizetés egyszerűségét eredményezik.
valós idejű láthatóság: A megrendelés-készpénz folyamatok automatizálása azt jelenti, hogy az egyes szakaszokat digitálisan kezelik, így könnyen nyomon követhetők és egy pillanat alatt bemutathatók a vezetői információs műszerfalakon vagy más módszereken keresztül.
a jelentések és auditok egyszerűsítése: az O2C folyamat automatizálásával minden művelet és adat elérhető a csoportosításhoz és elemzéshez Jelentésként vagy ellenőrzési nyomvonalként egyetlen gombnyomással.