A Skills Gap Analysis-a Full Guide

egy olyan időszakban, amikor a vállalatok gyorsan növekvő igényt tapasztalnak az emberek átképzésére és továbbképzésére, a készséghiány-elemzés egyre relevánsabb eszközzé válik. De hol kezdjük? Ebben a cikkben elmagyarázzuk, mi a készséghiány-elemzés, miért lehet hasznos eszköz, és megosztunk egy háromlépcsős megközelítést a készséghiány-elemzés elvégzéséhez.

tartalom
mi a készséghiány-elemzés?
miért hasznos a készséghiány-elemzés?
hogyan kell elvégezni a készséghiány-elemzést
kvantitatív megközelítés a készséghiány-elemzés elvégzéséhez
záró megjegyzésben
GYIK

mi a készséghiány-elemzés? A definíció

a készséghiány-elemzés egy olyan eszköz, amelyet a tényleges állapot és a jövőbeli célállapot közötti különbség (vagy rés) felmérésére használnak. A szervezetek arra használják, hogy azonosítsák azokat a készségeket, amelyekre az egyes alkalmazottaknak szükségük van, de még nem feltétlenül kell elvégezniük munkájukat vagy bizonyos feladatokat hatékonyan végrehajtani (Antonucci, Ovidio, 2012).

a HR, a készségek gap elemzés egy módja annak, hogy megtudja, mely készségek és ismeretek hiányoznak a munkavállalók körében a szervezetben. Miután rendelkeznek ezekkel az információkkal, a HR képes kezelni a szervezet készségbeli hiányosságait. Ez történhet továbbképzéssel, átképzéssel, l&d befektetési döntésekkel, utódlási tervezéssel stb. A különféle lehetőségeket a cikk későbbi részében tárgyaljuk.

ha inkább megnézne egy videót arról, hogyan kell elvégezni a készséghiány-elemzést, ellenőrizze az alábbi tanulási harapást:

miért hasznos a készséghiány-elemzés?

a Világgazdasági Fórum a munkahelyek jövője című 2018.évi jelentésében kijelenti, hogy 2022-re az összes munkavállaló legalább 54% – ának frissítenie vagy cserélnie kell kompetenciáit. Ez a gyors technológiai fejlődés és a növekvő digitalizáció eredménye, amely hatással van mind a személyes, mind a szakmai életünkre.

a szervezetek számára minden iparágban ez azt jelenti, hogy bizonyos munkahelyek eltűnnek az automatizálás miatt, míg mások alapvető feladataikat és felelősségüket tekintve változnak. Itt válik relevánssá a munka újratervezése; e feladatok és felelősségek átrendezése, hogy összehangolják őket a munka változó valóságával.

Mielőtt elkezdené a munkahelyek újratervezését, fontos tudni, hogy milyen készségek és ismeretek hiányoznak jelenleg a munkaerőben, és ezek közül mely készségek elengedhetetlenek a szervezet teljesítményéhez.

ez elvezet ahhoz, hogy miért hasznos a készséghiány-elemzés elvégzése:

1. használat: Ez ad betekintést a teljes munkaerő

Ön képes lesz arra, hogy mely alkalmazottak a legtöbb ismerete bizonyos szempontból az üzleti, valamint a munkavállalók (fontos) készség hiányosságok.

mint ilyen, jobban megcélozhatja a (képzési) erőforrásokat azokra a készségekre, amelyek a legtöbb figyelmet igénylik. Ez viszont az erőforrások optimális felhasználásához vezet a csapat általános teljesítményének javítása szempontjából.

Use 2: elősegíti az egyéni tanulást és fejlődést

az egyes alkalmazottak megtudhatják, hogy milyen fejlesztéseket kell végrehajtaniuk ahhoz, hogy megszerezzék vagy fejlesszék azokat a készségeket és kompetenciákat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy (jövőbeli) szerepükben a lehető legjobban teljesítsenek. Végül ez pozitív hatással lesz az alkalmazottak termelékenységére is.

3.használat: segít a stratégiai munkaerő-tervezésben

a stratégiai munkaerő-tervezés többek között arról szól, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megfelelő számú ember rendelkezik a megfelelő készségekkel a megfelelő helyen. Ez a fajta nehéz elkezdeni a tervezést a jövőben, bár ha nem tudja pontosan, hol állsz most egy készségek szempontjából …

használja 4: javíthatja a felvételi erőfeszítéseket

ez kéz a kézben jár az előző bekezdéssel. Sokkal könnyebb jó embereket toborozni, ha azonosítani tudja azokat a jelölteket, akiknek képességei jobban megfelelnek azoknak, amelyek egy adott szerepben hatékonyan működnek.

használja az 5-öt: versenyelőnyt teremt

ha a fentiek mindegyikét kombinálja, képes lesz versenyelőnyt teremteni és a verseny előtt maradni. Tudni fogja a munkaerő erősségeit és gyengeségeit, képes lesz előre tervezni a tanulás, a fejlesztés és a toborzás szempontjából, és ezáltal optimalizálja szervezete teljesítményét.

hogyan kell elvégezni a készséghiány-elemzést

a készséghiány-elemzés tényleges lefolytatásakor két készséghiány-elemzési módszert javasolunk, egy kvalitatív módszert és egy kvantitatív módszert.

az első megközelítés kvalitatív és lazán a szervezetfejlesztési folyamaton alapul. A második módszer Antonucci és Ovidio által javasolt, és kvantitatív megközelítést követ. Mindkét készséghiány-elemzési módszert áttekintjük, kezdve a kvalitatív módszerrel.

hatókör és diagnosztika

ez az első szakasz a kihívás felméréséről szól. A készséghiány-elemzés esetében ez a szükséges készségek azonosítását jelenti.

annak érdekében, hogy azonosítsa azokat a készségeket, amelyekre a szervezetnek szüksége van most – és a jövőben – először fel kell tennie és meg kell válaszolnia bizonyos kérdéseket. Például:

• mi a szervezet küldetése?
• mik a szervezet üzleti céljai?
• milyen kritikus készségekre van szükség a küldetés végrehajtásához és az üzleti célok eléréséhez?

a kritérium annak meghatározására, hogy egy készség kritikus vagy nem kritikus-e. Ha egy alkalmazottnak nincs bizonyos készsége, de mégis kielégítően teljesít egy feladatot, akkor a készség nem kritikus. Ha viszont egy alkalmazott elvégez egy adott feladatot, de nem kielégítő eredménnyel, akkor a hiányzó készség kritikus.

ami a jövőbeni készségeket illeti, amelyek szükségesek a szervezetben és az iparban, tudnia kell többek között:

• a szervezeten/iparágon belül milyen munkahelyek valószínűleg (részben) automatizáltak?
• milyen készségek vannak jelenleg az iparágban?
• milyen (nem létező) munkahelyekre lesz szüksége a vállalkozásának?

adatgyűjtés és-elemzés

a második lépés az adatgyűjtés és-elemzés. Ennek a fázisnak a célja háromszoros: elemezni, hogy milyen feladatokat végeznek most, értékelni, hogy ezek a feladatok mennyire fontosak, és érdeklődni a munka megfelelő elvégzéséhez szükséges készségekről. A készséghiány-elemzés esetében az adatgyűjtési és elemzési tevékenységek magukban foglalhatják:

• tekintse át a jelenlegi pozícióleírásokat a jövőbeli igényekhez
• fontolja meg a közelgő (szabályozási) változások, valamint a munka jövőbeli tendenciáinak hatását a munkára
• szánjon időt arra, hogy dolgozzon ki egy listát azokról a kompetenciákról, amelyek a legvilágosabban és legpontosabban leírják, hogy mi szükséges a munka elvégzéséhez

– leltár készítése az alkalmazottak aktuális készségeiről

• Pozícióleírások
• Munkaosztály SPECIFIKÁCIÓK
• teljesítmény értékelések és munkavállalói értékelések
• interjúk / fókuszcsoportos találkozók felügyelőkkel, vezetőkkel és alkalmazottakkal

– az alkalmazottak kompetenciáinak és képzettségi szintjének azonosítása

• tegye a kompetenciaértékelésekből összegyűjtött információkat egyetlen, kereshető adatbázisba
• az összes alkalmazott adatbázisa és meglévő kompetenciáik
• Crosswalk azonosított kritikus készségekkel a jelen és a jövő számára

a HR technológia ennek több részében is segíthet. Különösen akkor, ha a szervezet közepes vagy nagy méretűnek minősül, gyorsan lehetetlenné válik az egyes alkalmazottak, valamint kompetenciáik és képzettségi szintjeik manuális nyomon követése.

a tehetségmenedzsment rendszer lehet például az az egyetlen kereshető adatbázis, amely összegyűjti az alkalmazottak teljesítményértékeléseiből és kompetenciaértékeléseiből származó összes információt.

beavatkozások tervezése

ez a szakasz egy olyan beavatkozás létrehozásáról szól, amely megfelel a szervezet igényeinek. Esetünkben ez azt jelenti, hogy miután megtudta, hol vannak a készségbeli hiányosságok a szervezetében, létrehozhat egy stratégiát a hiányosságok legjobb pótlására.

az esetlegesen felmerülő készséghiányok például a digitális készségek hiányát jelenthetik-amint azt egy hollandiai jelentés kimutatta, hogy a munkavállalók 50% – ának képzetlennek kell lennie a digitális készségek terén.

egy másik példa a puha digitális készségekkel rendelkező alkalmazottak hiánya (mint például az ügyfélközpontúság és a tanulás iránti szenvedély); a Capgemini és a LinkedIn jelentése szerint a munkáltatók 59% – a tapasztalja ezt.

és természetesen vannak példák az iparra és a munkahely-specifikus készségekre, amelyekből a vállalatok hiányozhatnak. A Deloitte és a Manufacturing Institute 2018-as készséghiány-tanulmányában például kiderült, hogy az amerikai feldolgozóiparban tapasztalható készséghiány körülbelül 2,4 millió pozíciót hagyhat betöltetlenül 2018 és 2028 között.

ugyanez a tanulmány kimutatta, hogy különösen a képzett termeléssel, a digitális tehetséggel és az operatív vezetőkkel kapcsolatos pozíciókat nehéz betölteni – akár háromszor olyan nehéz.

készséghiány-elemzési beavatkozások

a hiányzó készségektől és a jelenlegi munkaerő képességeitől függően számos beavatkozást lehet bevezetni:

• meglévő alkalmazottak képzése és fejlesztése
• munka újratervezése
• kritikus készségekkel rendelkező emberek toborzása
• a fentiek közül egy vagy több kombinációja

menjünk végig ezen lehetőségek mindegyikén egyenként.

meglévő alkalmazottak képzése és fejlesztése

a készséghiány-elemzés eredményei olyan tanulási és fejlesztési programok kidolgozásához vezethetnek, amelyek az alkalmazottakat az újonnan szükséges vagy hiányzó készségekre átképzik.

munka újratervezése

a vállalat küldetésével, üzleti céljaival és az e célok eléréséhez szükséges készségekkel kapcsolatos kérdések – most és a jövőben – arra a következtetésre vezethetnek, hogy bizonyos munkahelyek feladatait és felelősségét át kell alakítani. Ez az, amit munka újratervezésnek nevezünk, és ez azt is eredményezheti, hogy az alkalmazottak átképzik az újonnan szükséges készségeket.

kritikus készségekkel rendelkező emberek toborzása

a készséghiány-elemzés eredményei valószínűleg megváltoztatják azokat a kritériumokat is, amelyek alapján az embereket felveszik. Mert akkor is, ha képes reskill vagy upskill a jelenlegi alkalmazottak, egy bizonyos ponton meg kell toborozni új embereket (mivel az alkalmazottak távozó, nyugdíjba, stb).

bérbeadása valaki a kritikus készségek közvetlenül időt takarít meg a képzés őket ezeket a készségeket. Ez segít abban is, hogy gyorsabban működjenek és produktívak legyenek. Ha nem talál elég gyorsan embereket, akkor bekapcsolódhat a függő munkaerőbe, és felvehet egy szabadúszót vagy vállalkozót, hogy segítsen (ideiglenesen) kitölteni a készséghiányt.

kvantitatív megközelítés a készséghiány-elemzés elvégzéséhez

Antonucci és Ovidio egy másik módszert javasol a készséghiány mérésére. Kvantitatív megközelítésük az egyes kompetenciák szakadékát méri minden vizsgált tantárgy esetében. Az általuk tervezett algoritmus csak azt a helyzetet veszi figyelembe, amelyben úgynevezett negatív rést találtak. Ez azt jelenti, hogy a munkavállaló kompetenciái alacsonyabbak, mint amire szükség van.

attól függően, hogy a különbség kicsi vagy nagy, a vállalatok önképzési tevékenységeket szervezhetnek, vagy képzési programhoz kell fordulniuk. Egy másik különbség, amelyet itt meg kell tenni, az a gyakran használt kompetenciák készségbeli különbsége és a ritkán használt kompetenciák közötti különbség.

az előző módszerhez hasonlóan a kiindulási pont az egyes munkaprofilokhoz szükséges készségek feltérképezése. Az egyes szükséges kompetenciák referenciaértékét felülről lefelé (a vezetőktől az alkalmazottakig) vagy alulról felfelé (az alkalmazottaktól a vezetőkig) lehet meghatározni.

az ilyen módon történő benchmarking előnyei:

• az eljárás nem változik, ha felülről lefelé vagy alulról felfelé megközelítést alkalmaznak
• kvantitatív becsléseket kap a készséghiányról, figyelembe véve a használat fontosságát és gyakoriságát
• rugalmas, Félautomatikus folyamatot tesz lehetővé a tanfolyamok tervezéséhez

ez a következő készséghiány-mutatót eredményezi:

ebben a képletben kiszámítjuk a j-edik készség résének g mutatóját. A képlet többi változója a következőket jelenti:

• N – A
• i-edik interjúalanyhoz rendelt szükségességi pontszámot jelzi
• j-edik készség
• P – jelzi a munkavállaló által birtokolt készség szintjének tulajdonított pontszámot
• F jelzi a készség ugyanazon alkalmazott általi használatának gyakoriságát
• C – állandó az alacsony vagy negatív rések hatásának csökkentésére (pl. nulla vagy egy)
• F jelzi a felhasználás gyakoriságát, amely a vállalat ideális referenciaértékében azt a küszöböt jelenti, amely felett a készséghiány megoldandó problémát jelent (figyelembe véve a képzés költségeit).
• K lehetővé teszi, hogy csak a pozitív hiányosságokat vegye figyelembe (amikor egy bizonyos, viszonylag gyakran használt készség nem rendelkezik kellőképpen)

ez számos kérdést vet fel, kezdve azzal, hogyan gyűjtik a releváns adatokat? Általánosságban elmondható, hogy ez történhet papír alapú értékelésekkel és támogató interjúkkal, vagy készségkezelő szoftverekkel. Különösen akkor, ha nagyszámú alkalmazott között készséghiány-elemzést végez, ez utóbbi válik nyilvánvalóbbá.

az olyan vállalatok, mint a Skills Base, az AG5 és az Avilar olyan készségkezelő szoftvert biztosítanak, amely lehetővé teszi a (jövőbeli) készségigények könnyű azonosítását, valamint a teljes munkaerő készség-és érdeklődési szintjének rögzítését.

egy másik kérdés, ami eszembe jut, az, hogy milyen típusú értékelést használhat a szükséges információk megszerzéséhez? A vállalat készségekkel kapcsolatos igényeiről, bizonyos készségek használatának gyakoriságáról és az egyes szerepkörökre jellemző készségek tárolásáról önértékelési felmérések vagy 360 fokos értékelések útján lehet információkat gyűjteni. Ez utóbbi a kollégák és a felettesek közötti értékelés.

itt is segíthet a HR technológia. Használhatja az Impraise, a 15Five és a Reflektive által biztosított visszajelzési eszközöket az alkalmazottak visszajelzéseinek összegyűjtésére és elemzésére.

a harmadik kérdés magáról a minősítésről szólna, hogyan működik a pontozás? Az Antonucci és Ovidio által említett példában a készségértékeléseket 1 o 5 skálán fejezzük ki, ahol az 1 a legalacsonyabb, az 5 pedig a legmagasabb szint. Minden szinten minden interjúalany pontszámot ad a ténylegesen birtokolt készségek szintjéhez és az általuk szükségesnek tartott készségszinthez. Ugyanezt a pontozási módszert használják annak jelzésére, hogy a párkányt milyen intenzíven használják a vállalatnál.

miután összegyűjtötte az összes releváns adatot, megvizsgálhatja az egyes alkalmazottak által birtokolt és szükséges készségek szintje közötti eltéréseket, valamint azt, hogy milyen gyakorisággal használják őket a vállalatban. Ez lehetővé teszi, hogy tegyen lépéseket, ami egy vagy több, a fent leírt készséghiány-beavatkozást eredményez.

egy utolsó megjegyzés

egy olyan időszakban, amikor a vállalatok egyre inkább arra törekszenek, hogy felkészítsék embereiket a jövőre, fontos tudni, hogy milyen készségekkel és kompetenciákkal rendelkezik a munkaerő jelenleg. A készséghiány-elemzés jó eszköz lehet ehhez; ha jól végzik, értékes betekintést nyújt a teljes munkaerőbe, segíthet a stratégiai munkaerő-tervezésben és javíthatja toborzási erőfeszítéseit. A hatékony készséghiány-elemzés lehetővé teszi a tanulási és fejlesztési programok optimalizálását is, hogy szükség esetén újratervezze az embereket.

az Academy to Innovate HR – nél (Aihr) segítünk a HR szakembereknek készségeik fejlesztésében-így elkerülhetik a saját készséghiányukat. Mint ilyen, minden olyan HR szakember, aki elkötelezett az egész életen át tartó tanulás iránt, bővítheti készségeit releváns és igény szerinti készségekkel.

GYIK