2021 van, és valljuk be: a virtuális adatszoba (VDR) itt marad. Az űrbe való bevezetésük óta a virtuális adatszobák fontos eszközei voltak a kommunikáció egyszerűsítésének az üzlet különböző szakaszaiban, különösen, ha az ügylet végén átvilágításról van szó. A mai technológiával azt mondhatjuk, hogy a fizikai adatszobák a múlté.
itt van, amit tudnia kell a virtuális adatszobákról a Bizalmas Információk, érzékeny dokumentumok, pénzügyi információk, m& a tranzakciós fájlok, jogkezelési dokumentumok, szellemi tulajdon és bármely más érzékeny információ vagy digitális eszköz biztonságos adatszobában történő megosztásához.
a virtuális adatszoba (VDR) állapota 2021-ben
a virtuális adatszoba szolgáltatókat, mint például az Intralinks és a Merrill Datasite, már régóta szabványnak tekintik az üzlet termelékenységének és sebességének optimalizálásában.
mint mindannyian tudjuk, a VDR-eket elsősorban az ügylet mindkét oldalának megkönnyítésére használják kellő gondossággal, mint az üzlet utolsó lépését. Az átvilágítás kritikus lépés a különböző iparágakban és felhasználási esetekben. Függetlenül attól,hogy m&a foglalkozik, kereskedelmi ingatlan foglalkozik, adománygyűjtés foglalkozik, vagy elég sok más típusú foglalkozik.
a rettegett átvilágítási folyamat gyakran uralja a virtuális adatszobák értékével kapcsolatos vitákat. A valóság azonban az, hogy a virtuális adatszobák értékes eszközök lehetnek az üzletkötési folyamat minden lépésében-a kutatástól az átvilágításig. (Erről bővebben egy kicsit!)
a VDR-ek nyerő megközelítése
mivel a virtuális adatszobától való függőség növekszik, a dokumentumbiztonság jogosan marad az elsődleges szempont a VDR kiválasztásakor. Nehéz elképzelni egy hatékony virtuális adatszobát, amely nem kínál legalább jelszóvédelmet vagy alapvető dokumentum-titkosítást. Jelszavas védelem nélkül a dokumentumok jogosulatlan megosztása csak idő kérdése.
a virtuális adatszobák optimalizálásának nyerő stratégiája a biztonságos dokumentummegosztás párosítása a cselekvőképes dokumentumelemzéssel. Ez a párosítás lehetővé teszi, hogy fenntartsa az irányítást az Ön számára fontos dokumentumok felett, miközben prioritásként kezeli az elkötelezettebb kilátások elérését és nyomon követését.
nézzünk meg egy példát arra, hogy ez hogyan néz ki a Való Világban. Tegyük fel, hogy Jessica éppen elindította a vállalat eladásának folyamatát. Meg kell keresnie, találkoznia és kapcsolatokat kell kialakítania a leendő vásárlókkal. A kifinomult dokumentumbiztonsági és dokumentumelemzési megoldásokkal rendelkező virtuális adatszoba felgyorsíthatja és optimalizálhatja az M&a folyamat minden lépését azáltal, hogy Jessicának portrét ad arról, hogy kit érdekel az M&üzlet, és mennyire érdekli őket, és talán még konkrét érdeklődési területeket is kiemel.
Intralinkek & Merrill: A legacy virtual data rooms mögött
a Legacy (vagy hagyományos adatszoba) szolgáltatók, mint például az Intralinks és a Merrill Datasite olyan virtuális adatszobákat kínálnak, amelyek biztosítják a dokumentumokat és (bizonyos mértékig) nyomon követik a felhasználók elkötelezettségét és teljesítményét.
kezdjük az Intralinks által biztosított dokumentumbiztonsági intézkedések áttekintésével. Az Intralinks “biztonságos fájlszinkronizálást és-megosztást, együttműködő csapatmunka-tereket, nagyméretű virtuális adatszobákat és strukturált munkafolyamatokat” hirdet.”Keresztül Intralinks, akkor hozzáférést biztosít a titkosított anyagok nélkül szükséges informatikai bevonása révén jelszavas védelmet.
az Insights irányítópulton keresztül az Intralinks betekintést nyújt a dokumentumok népszerűségébe és a makroszintű felhasználói tevékenységbe. Az Intralinks Insights irányítópultjának használatával meghatározhatja:
- mely felhasználók milyen tartalommal léptek kapcsolatba
- a felhasználók és csoportok általános aktivitási szintje
- a legnépszerűbb dokumentumok mind felhasználói, mind csoport szinten
a Merrill Datasite data room megoldás hasonló megközelítést alkalmaz a VDR biztonsághoz és elemzéshez. Ez azt jelenti, hogy a Merrill Datasite “szerepkör-alapú biztonsági hozzáférés-vezérlőket biztosít valós idejű és jövőbeli engedélyekkel.”Lényegében ez a funkció valós idejű, szerepalapú dokumentumkezelésre vezethető vissza.
a dokumentumelemzési oldalon a Merrill Datasite lehetővé teszi a makroszintű elkötelezettség nyomon követését dokumentum, felhasználó, szerepkör és Q& tevékenység szerint. Ezután exportálhatja az adatokat, és nyomon követheti ezeket az eredményeket az idő múlásával.
milyen örökölt virtuális adatszobák tévednek a dokumentumok biztonságában
dokumentumbiztonsági buktatók
még a jelszóvédelemmel és a dinamikus vízjelekkel is, a virtuális adatszobában lévő összes üzleti anyagot minden nézőre bízza. Amikor dokumentumokat oszt meg a hagyományos adatszobákkal, hatékonyan reméli a legjobbat. Ha kizárólag a jelszóvédelemre támaszkodik, a virtuális adatszoba megosztása ugyanolyan egyszerű, mint a jelszó megosztása.
ezért a néző ellenőrzése kötelező a virtuális adatszobák számára 2021-ben. A nézői ellenőrzést kínáló virtuális adatszobák lehetővé teszik, hogy a nézőktől megkövetelje, hogy ne csak az e-mailjüket adják meg a VDR eléréséhez, hanem egy megerősítő e-mailben található linkre is kattintsanak személyazonosságuk igazolásához. Ez drámai módon csökkentheti a nagy tétű anyagok terjedését a virtuális adatszobákban.
mikor jön-hoz szerzés egy általános, kifinomult úgy érzi, a kilátás érdeke, örökölt virtuális adatok szobák elegendő lehet. Az Intralinks és a Merrill Datasite csak általános betekintést nyújt a dokumentumelemzésbe a szerepek és szegmensek között. Ezek a dokumentumanalitikák a VDR szintjén kezdődnek és végződnek; megmutatják, hogy melyik dokumentum vagy dokumentumok dominálták a potenciális ügyfelek elkötelezettségét.
Document analytics buktatók
amit ezek a virtuális adatszobák nem adnak meg, az annak megértése, hogy a kilátások hol töltötték idejüket a dokumentumokban. A Legacy virtual data rooms olyan adatokat kínál, amelyek abbahagyják a történet elmesélését, ha a kilátások rákattintanak egy dokumentumra. Nem igazán tudja kitalálni, hogy mi okozza a potenciális érdeklődést, nem számít, hogy mely eszközök és anyagok teljesítenek, és melyek nem. tudnia kell, hogy mi irányítja a figyelmüket a fedélzeten, javaslaton, szerződésen vagy más eszközön belül.
ezek a virtuális adatszobák nem tudják azonosítani azokat a kulcsfontosságú érdekelt feleket, akikről esetleg nem is tudnak. A linkek nyomon követése, amelyeket továbbítottak valakinek, akivel még nem vett részt, értékes betekintést nyújthat. Pontosabban megértheti, hogy mi található a kapcsolattartó(k) (és még más vállalati érdekeltek) domainjeiben. Ezeknek a felismeréseknek a felhasználásával tökéletesen testre szabhatja az egyes beszélgetéseket az egyes érdekelt felekhez.
ahol a premier dokumentumbiztonság találkozik a fejlett dokumentumelemzéssel
az olyan régi virtuális adatszobák, mint az Intralinks és a Merrill Datasite, abbahagyják a dokumentumelemzés történetét, amikor a történet jó lesz. Tehát hogyan használhatja a DocSend virtuális adatszobáit a cselekvőképes, éleslátó dokumentumelemzések gyűjtésére a Dokumentumvédelem feláldozása nélkül?
először nézzük át a virtuális adatszoba biztonsági ajánlatait, amelyek a DocSend Advanced csomagját kísérik. Pontosabban, a fejlett terv lehetővé teszi, hogy könnyű üzlethelyiségeket építsen az üzlethez kapcsolódó összes dokumentum tárolására. A Docsend fejlett tervével a következőket teheti:
- dokumentumok titkosítása fejlett jelszóvédelemmel. (Kattintson ide, hogy megtudja, hogyan küldhet és követhet biztonságos PDF-t.)
- engedélyezze a megjelenítő engedélyezőlistáját és a megtekintő ellenőrzését, hogy további biztonsági réteget adjon a linkekhez.
- könnyen vízjel egy teljes dokumentumot vagy az összes dokumentumot egy térben.
- fájlok letöltésének engedélyezése vagy letiltása.
- többszintű rendszergazdai szerepkörök hozzárendelése a belső együttműködés és engedélyek biztonságos kezeléséhez.
- kötelezővé teszi, hogy valaki aláírja az NDA-t egy bizalmas dokumentum megtekintése előtt.
az Ön virtuális adatszobája és Docsendje
hogyan tudja ezt megvalósítani Önnek és vállalkozásának? Az első dolog az első, érdemes elkezdeni a DocSend – et—az első két hét teljesen ingyenes! Ezután egyszerűen hozzon létre egy helyet, és adjon hozzá mappákat és tartalmat.
miután megszervezte az összes elküldeni kívánt fájlt, vízjelet adhat a dokumentumokhoz, és hivatkozásokat hozhat létre az engedélyezőlistával és a megjelenítő ellenőrzésével, hogy a megosztott dokumentumok még biztonságosabbak legyenek, mint a régi virtuális adatszobákon keresztül megosztottak.
az elkötelezettség nyomon követése a virtuális adatszobával
most, hogy a dokumentumok megosztásra készek, megoszthatja őket, és nyomon követheti az elkötelezettséget dokumentumonként (sőt oldalanként is!) szint.
mennyi időt töltött minden néző a dokumentumok megtekintésével a docsend biztonságos adatszobájában? Hol a térben (és az egyes megtekintett dokumentumokon belül) összpontosították az idejüket? Kinek továbbították a teret? A DocSend segítségével könnyedén megválaszolhatja ezeket és még sok más kérdést. Csak annyit kell tennie, hogy megtekinti az adott dokumentum “legutóbbi tevékenység”, “teljesítmény” és “hasznosítás” lapjait.
mit tehet ezekkel az újonnan felfedezett felismerésekkel? A határ a csillagos ég. Talán úgy dönt, hogy prioritásként kezeli a nyomon követést olyan vezetőkkel, amelyek foglalkoznak a tartalmával, de hivatalosan nem válaszolnak. Talán úgy dönt, hogy finomítja bizalmas dokumentumait és üzleti anyagait az Ön és csapata számára fontos dokumentum-mutatók alapján. (Ezután feltöltheti felülvizsgált kellékeit, és összehasonlíthatja az elkötelezettséget a DocSend verziókezelő funkciójával.)
azonban úgy dönt, hogy alkalmazza ezeket az adatokat a dealmaking megközelítés, DocSend document insights kapsz egy értékes pillantást elkötelezettség során a legsebezhetőbb pont az üzlet.
optimalizálja a virtuális adatszobát méretarányosan
miután elkészítette az első VDR-t a DocSend secure data room megoldásában, könnyen lemásolhatja, így nem kell manuálisan létrehoznia az egyes adatszobákat. Ez lehetővé teszi, hogy személyre szabja, biztosítsa és nyomon kövesse az elkötelezettséget. (Valójában, amikor egy dokumentum új verzióját feltölti egy adott helyre, az automatikusan alkalmazza az összes szóközre!)
a nap végén szüksége van egy virtuális adatszobára, amely nem csak biztonságos, hanem aktívan dolgozik, hogy egyre kifinomultabb megértést nyújtson a kilátásairól vagy ügyfeleiről, és arról, hogy mi érdekli őket.