az A3 folyamatban kilenc (nos, tíz) lépés van.
0: A probléma azonosítása
mivel az A3 folyamat célja a problémák megoldása vagy az igények kezelése, az első, kissé íratlan lépés az, hogy azonosítania kell egy problémát vagy igényt.
1: rögzítse a helyzet aktuális állapotát
miután összehangolta a problémát vagy a megoldani kívánt igényt, akkor itt az ideje, hogy rögzítse és elemezze a helyzet jelenlegi állapotát. A Toyota azt javasolja, hogy a problémamegoldók:
- első kézből figyelje meg a munkafolyamatokat, és dokumentálja észrevételeit.
- Gyűjts össze egy táblát, és sétálj végig a folyamat minden lépésén. Ehhez használhatja a divatos folyamatábrázoló eszközöket, de a pálcika és a nyilak ugyanúgy elvégzik a munkát.
- ha lehetséges, számszerűsítse a probléma méretét (pl. a hosszú ciklusidővel rendelkező jegyek % – a, a késedelmes ügyfélszállítások száma, a negyedévente jelentett hibák száma). Ha lehetséges, ábrázolja adatait; a vizualizációk valóban hasznosak.
2: Végezzen kiváltó ok-elemzést
most, hogy látja a folyamatot, próbálja meg kitalálni a hatékonyság kiváltó okát. Olyan kérdéseket tehet fel, mint:
- hol szenvedünk a kommunikációs meghibásodásoktól?
- hol látunk hosszú késéseket tevékenység nélkül?
- milyen információkra van szükségünk a hatékonyabb/gördülékenyebb együttműködéshez?
dokumentálja ezeket a fájdalompontokat, majd mélyebben ásson. Az 5 whys hasznos eszköz az alapos kiváltó okok elemzéséhez. Az alapötlet az, hogy egy problémamegállapítással kezdődik, majd megkérdezi: “Miért?”amíg meg nem találja a probléma valódi okát. Lehet, hogy nem kell megkérdeznie, hogy miért pontosan ötször – ez egyszerűen becslés.
3: ellenintézkedések kidolgozása a kiváltó okok kezelésére
az ellenintézkedések az Ön ötletei a helyzet kezelésére; a folyamatokban végrehajtandó változtatások, amelyek a szervezetet közelebb hozzák az ideálishoz a kiváltó okok kezelésével. Az ellenintézkedéseknek arra kell irányulniuk, hogy:
- adja meg a tervezett eredményt és a megvalósítás tervét.
- hozzon létre egyértelmű, közvetlen kapcsolatokat a folyamat lépéseiért felelős személyek között.
- csökkentse vagy megszüntesse a hurkokat, a megoldásokat és a késéseket.
4: határozza meg a célállapotot
miután kiválasztotta az ellenintézkedéseket, egyértelműen meghatározhatja a célállapotot. Az A3 folyamatban a célállapotunkat egy folyamattérképen keresztül kommunikálja. Ügyeljen arra, hogy vegye figyelembe, hogy a folyamat változásai hol fordulnak elő, így megfigyelhetők.
5: végrehajtási terv kidolgozása
most, hogy meghatározta a célállapotot, kidolgozhat egy tervet annak elérésére. A végrehajtási terveknek tartalmazniuk kell:
- a feladatlista, hogy az ellenintézkedések helyett
- ki a felelős, amit
- határidők bármely időérzékeny munka tételek
a legtöbb csapat úgy dönt, hogy dokumentálja a megvalósítási tervet az A3.
6: nyomon követési terv kidolgozása előre jelzett eredményekkel
a nyomon követési terv lehetővé teszi a Lean csapatok számára, hogy ellenőrizzék munkájukat; lehetővé teszi számukra annak ellenőrzését, hogy valóban megértették-e a jelenlegi állapotot elég jól ahhoz, hogy javítsák. A nyomon követési terv kritikus lépés a folyamat javításában, mert segíthet a csapatoknak abban, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a:
- végrehajtási terv végrehajtása
- a célfeltétel megvalósult
- a várt eredményeket elérték
az első hat lépést az A3 jelentés rögzíti. A legtöbb csapat sablont használ az A3-hoz.
7: mindenki a fedélzetre
a rendszerszintű fejlesztések célja, hogy javítsák a rendszer minden részét. Ezért fontos, hogy a módosítások végrehajtása előtt mindenkit bevonjunk a beszélgetésbe, akit a megvalósítás vagy a célállapot érinthet.
általában a konszenzus kiépítése a folyamat során a leghatékonyabb megközelítés, ezért sok csapat úgy dönt, hogy ezt az A3 folyamat minden kritikus fordulópontján bevonja. A munka hatókörétől függően fontos lehet A vezetők és más érdekelt felek tájékoztatása is, akiket a munka érinthet.
8: végre!
most itt az ideje a megvalósításnak. Kövesse a végrehajtást a tárgyalt módon, figyelve a fejlesztési lehetőségeket az út mentén.
9: Eredmények értékelése
túl sok helyzetben az A3 folyamat végrehajtással zárul. Fontos a tényleges eredmények mérése és összehasonlítása az előrejelzésekkel a tanulás érdekében.
ha a tényleges eredmények nagyban eltérnek a várttól, végezzen kutatást, hogy kitalálja, miért. Szükség szerint módosítsa a folyamatot, és ismételje meg a végrehajtást és a nyomon követést a cél eléréséig.