Adatellenőrzés

adatbevitel Hibák

az adatbevitel során gyakran tapasztalható néhány szabványos hiba. Ezek közül a két leggyakoribb a transzkripciós hibák és az átültetési hibák.

átírási hibák

minden alkalommal, amikor az adatokat manuálisan beírják a rendszerbe, előfordulhat, hogy hiba történik.

emberi hibák előfordulnak, és számos különböző oka van annak, hogy miért történnek. Az egyik lehet, hogy az illető félreértette azt, amit írtak vagy mondtak. A hiba másik oka az volt, hogy az illető sietett, és nem fordított elég figyelmet a részletekre.

azok a hosszú kódok, amelyeknek nincs jelentős jelentése a kódoló számára, hibára hajlamosak.

átírási hibára példa lehet, ha valaki a hit helyett ‘sors’ – ot ír be.

átültetési hibák

átültetési hibák akkor fordulnak elő, ha a kódoló véletlenül összekeverte a számok vagy betűk sorrendjét.

például a 78 beírható 87-ként, vagy a ‘hit’ beírható ‘faiht’néven.

Adatellenőrzés

az érvényesítési eljárások nem tudják ellenőrizni, hogy a bevitt adatok helyesek—e-csak azt tudják ellenőrizni, hogy ésszerűek, logikusak és elfogadhatóak-e. Nyilvánvalóan ideális, ha a lehető legtöbb pontos információ található az adatbázisban.

ellenőrzés végezhető annak biztosítására, hogy az adatbázisban lévő adatok a lehető legkevesebb hibával rendelkezzenek. Ennek megfogalmazásának másik módja az, hogy ellenőrzést végeznek annak biztosítására, hogy a bevitt adatok megegyezzenek az eredeti forrásból származó adatokkal.

az ellenőrzés azt jelenti, hogy ellenőrizni kell, hogy az eredeti forrásdokumentum adatai pontosan megegyeznek-e a rendszerbe bevitt adatokkal.

ellenőrzési módszerek

kettős bejegyzés – ez az adatok kétszer történő bevitelét és a két bejegyzés összehasonlítását jelenti.

• klasszikus példa lehet egy új jelszó létrehozásakor. Gyakran kérik, hogy kétszer adja meg a jelszót. Ez lehetővé teszi a számítógép számára, hogy ellenőrizze, hogy az adatbevitel mindkét esetben pontosan megegyezik-e, és hogy nem történt-e hiba. Az első bejegyzés a második bejegyzéshez igazodik.
• bár ez hasznos lehet számos hiba azonosításában, nagy mennyiségű adat esetén nem praktikus. A kettős bejegyzés néhány hátránya:
• a kódolónak sok időbe telik az adatok kétszer történő bevitele. Ez megduplázza a munkaterhelést, valamint a költségeket.
• egy kódoló kétszer is beviheti ugyanazt a hibát, és nem veszi észre hibaként.
• fennáll annak a lehetősége, hogy ugyanazon adatoknak két (helyes) verziója van, és a kettős bejegyzés nem magyarázza ezt az eshetőséget.

adatok korrektúrája – ez a folyamat megköveteli, hogy egy másik személy ellenőrizze az adatbevitelt az eredeti dokumentumhoz képest. Ez unalmas, valamint költséges.

a képernyőn megjelenő adatok ellenőrzése az eredeti papíralapú dokumentumhoz képest – ez segíthet az átírási és átültetési hibák azonosításában. Időt takarít meg a kettős belépési technikához képest. Nehéz azonban a szemét oda-vissza mozgatni a monitorról a nyomtatott példányra, és ez a nehézség súlyosbíthatja az emberi tényezőket, például a fáradtságot és az elmosódott szemeket, ami kimaradt hibákat eredményez.

az adatok másolatának kinyomtatása és a nyomtatás összehasonlítása az eredeti papíralapú dokumentummal – ez valószínűleg a legegyszerűbb ellenőrzési módszer, mivel mindkét példányt egymás mellé helyezheti, és mindkettőt beolvashatja a hibák után. Unalmas lehet azonban, ha nagy mennyiségű adatot kell ellenőrizni. Továbbá, ha túl gyorsan beolvassák, a hibákat figyelmen kívül lehet hagyni.

segítő kéz – ha egy csapattaggal ellenőrzi az adatokat, akkor a hibák azonosításának egyik jó módja, ha a munkatárs elolvassa a bemeneti adatokat, miközben ellenőrzi az eredeti dokumentumot. Ez sok időt vesz igénybe, és két embert használ fel, így az, hogy jó megoldás-e egy adott helyzetre, attól függ, hogy az adatok mennyire fontosak az eltöltött idővel és más erőforrásokkal (pl. pénz) szemben. Javasoljuk, hogy a második személy olvassa el a bemeneti adatokat maga helyett, mert nagy a valószínűsége annak, hogy ugyanazt a hibát kétszer követi el; például egy szám átültetése közben.

további olvasmányok:

• Adatellenőrzés