Tartalomjegyzék
az egyszerű és hatékony formázás hatékony eszköz az író eszköztárában. Ez segíthet, hogy átalakítsa a hosszadalmas, felesleges, unalmas (zihál!) üzleti dokumentum egy tömör és vizuálisan vonzó prezentáció. Ismerje meg, hogyan kell helyesen csinálni, és nézze meg az íráskészségét drámai módon.
miért kell formázni
az Ön feladata az olvasók vagy a közönség oktatása és tájékoztatása. Ezt úgy kell megtenni, hogy optimális olvasási élményt nyújtson. Ezért használja a formázást, hogy a szöveg olvasható, informatív és érdekes (de soha nem zavaró) legyen, hogy az olvasó gyorsan és könnyen megemészthesse az információkat.
formázási technikák
van néhány alapvető formázási technika, amelyet általánosan használhat az üzleti írásban. Ezek közé tartozik:
- Bullets and number list
- Infographics
- alszámok
- Fonts
ássunk egy kicsit mélyebbre, hogyan kell ezeket hatékonyan használni.
golyók és számok
legyünk őszinték: az emberek nem úgy olvasnak, mint régen. A hosszú bekezdések láttán megrándulnak, és csak arra gondolnak, hogy el kell olvasniuk egy 16 oldalas kézikönyvet. Tehát, mint a szöveg szerzője, légy kedves az olvasóhoz, ha golyókkal és számozott listákkal lágyítja a csapást.
Pare le az írás, hogy csak a lényeget segítségével golyók vagy számozott listákat. Ez az, amit az olvasó akar-világos irányba, hogy lesz egyenesen a lényegre. Íme egy példa arra, hogy egy hosszú bekezdést hogyan frissítettek első osztályra egyetlen mondat és néhány felsoroláspont használatával:
könnyen csatlakozhat egy Zoom értekezlethez. Itt van, hogyan:
- nyissa meg a Zoom alkalmazást telefonján vagy laptopján.
- kattintson a “Csatlakozás egy értekezlethez.”
- adja meg az értekezlet azonosítóját és jelszavát.
- válassza ki az audio/video csatlakoztatását, majd kattintson a “Csatlakozás” gombra.”
ha inkább a Számozott lista megjelenését részesíti előnyben, csak cserélje ki a golyókat. Bármelyiket is választja, a legfontosabb az, hogy a lista Egyszerű és koncentrált maradjon.
infografikák használata
az infografikák képeket, diagramokat és szöveget tartalmaznak, amelyek vizuálisan továbbítják az információkat. Megragadják a figyelmet, megtanítják a főbb pontokat, és könnyen megjegyezhetők. Bemutathatják az ütemterveket, növelhetik a márka ismertségét, népszerűsíthetik az eseményeket, kiemelhetik az eredményeket a jelentésekben és még sok más. Ingyen kaphat sablonokat, vásárolhat egyedi terveket, vagy létrehozhat saját.
alszámok
alszámok hatékonyan szakítják meg a hosszú bekezdéseket. Bemutathatnak egy új témát, vagy válaszolhatnak egy kérdésre. A cikk végén található alfejezet kiemelheti a következtetést.
az alszámok saját formázást igényelnek. Kiválaszthatja, hogy nagyobb betűtípussal vagy más betűtípussal tüntesse fel őket. Vagy egyszerűen csak merész.
természetesen, amikor az írását online mutatják be, ne felejtse el helyesen használni a címsorokat (H1, H2, H3 stb.) a SEO javítása érdekében. Azt is lehetővé teszik az olvasók számára, hogy gyorsan végiglapozzák a szöveget, hogy megtalálják azt, amit keresnek.
használja az alcímeket az olvasó figyelmének felkeltésére. Kezdje egy igével vagy egy kérdéssel, tartsa rövidnek és erőteljesnek, vagy használja ütemtervként A tartalom körvonalazásához. Íme néhány példa:
- hogyan kell használni QuickBooks, mint egy profi
- bérbeadása tanácsadó
- miért nem engedheti meg magának, hogy hagyja ki ezt a szemináriumot
- csomagolás az egészet
- záró gondolatok
válassza ki a megfelelő betűtípusokat
kiválasztása az üzleti dokumentum megfelelő betűtípusainak az olvashatóság egyszerűségén kell alapulniuk. Ha az olvasót elterelik a elfoglalt, nehezen olvasható, ostoba vagy pusztán dekoratív betűtípusok, akkor elveszíti közönségét. (És talán a hitelességét.) Jobban összpontosítanak arra, hogy néznek ki a szavak, mint az üzenetre, amelyet megpróbál közvetíteni.
ezért válassza az egyszerű, professzionális és kohéziós betűtípusokat (cél: dokumentumonként egy vagy két betűtípust használjon). Az üzleti életben használt két alapvető betűtípus a serif és a sans serif. Az általánosan elfogadott üzleti betűtípusok közé tartozik a New Times Roman, a Cambria, a Georgia, az Arial és a Calibri.
összefoglaljuk
miután megírta az üzleti dokumentum másolatát, nézze meg még egyszer, hogy hol használhatja a következő formázási technikákat:
- a főbb pontokat golyókkal vagy számokkal tüntesse fel.
- használjon infografikákat a tanítás javításához.
- szakítsa meg a szöveget alcímekkel, és fejléceket használjon a SEO javításához.
- válasszon olyan betűtípusokat, amelyek egyszerűek és megfelelőek az üzleti íráshoz.
ha jól végzett, a formázás életre keltheti üzleti dokumentumait vagy prezentációit. Tanulja meg használni a megfelelő technikákat, és az írás továbbra is javulni fog.