a memória frissítéséhez a BPR értékeli az aktuális folyamatokat, és azonosítja azokat a módokat, amelyek hatékonyabbá teszik őket, ami kevesebb elpazarolt erőfeszítést és több értékes munkára fordított időt jelent. A BPR-t alaposan ki kell tölteni, ezért a legjobb, ha szakértőt vesz fel, aki elvégzi a munka nagy részét az Ön számára. A tanácsadó minden üzleti folyamatot árnyékol, és kérdéseket tesz fel az érintett személyzetnek. Ez lehetővé teszi számukra, hogy:
-
szervezeti szintű nézet biztosítása
-
a hiányosságok és hiányosságok azonosítása, pl. kettős adatkezelés, duplikált folyamatok
-
azonosítsa a folyamatok ésszerűsítésének vagy automatizálásának lehetséges területeit
-
vizsgálja meg, mely folyamatokra nincs szükség, vagy nem állítják elő azt, amit kellene
a BPR sikere nem jön könnyen. Ehhez mindenki részvétele szükséges, és ahhoz, hogy ez megtörténjen, a felső vezetésnek elkötelezettnek kell lennie, a munkavállalóknak felhatalmazottnak kell lenniük, és stratégiai irányra és végcélra van szükség.
tehát itt van, hogyan kell elvégezni egy üzleti folyamat felülvizsgálata négy lépésben:
1. Azonosítsa és térképezze fel az aktuális folyamatokat.
Kezdje azzal, hogy meghatározza az üzleti folyamatot úgy, ahogy van. Ez egy tipikus üzleti folyamat összes szakaszát jelenti, például:
- szerepek listája
- lépések listája
- átadási pontok
- kivételek
a cél itt az, hogy pontosan megértsük, hogyan működik az üzleti folyamat ma, kinks meg minden.
ebben a szakaszban meg kell kérdezni a folyamatban részt vevő embereket. Kérd meg őket olyan kérdések feltevésével, mint például:
- miért tették ezt a lépést?
- szüksége van valaki más jóváhagyására, hogy megtegye ezt a lépést vagy meghozza ezt a döntést?
- van-e kivétel a szabály alól?
nem elég, hogy csak leírják – meg kell mutatniuk, hogyan csinálják. Arra is ösztönöznie kell ezeket az alkalmazottakat, hogy magyarázzák meg a meglévő folyamattal kapcsolatos problémákat.
fontolja meg a következő kérdéseket:
- mi van a folyamatban?
- a folyamat mely lépései hoznak létre útlezárásokat?
- melyik lépéshez szükséges a legtöbb idő?
- melyik lépés okozza a legtöbb késést?
- vannak olyan lépések, amelyek a költségek/erőforrások növekedését okozzák?
- vannak olyan lépések, amelyek miatt a minőség romlik?
segít az üzleti folyamat vizuális ábrázolásában az elejétől a végéig, valamint az emberekkel, osztályokkal és szoftverekkel való interakcióban. Ez megkönnyíti a potenciális hiányosságok és túlterhelési pontok elemzését és azonosítását.
2. Elemezze őket az érdekelt felekkel való beszélgetéssel (ne felejtse el ügyfeleit).
miután feltérképezte a folyamatokat, szervezzen egy sor megbeszélést a személyzettel, hogy ötleteljen, miért léteznek a problémák, és hogyan lehet megoldani őket. Az ügyfelekkel való beszélgetés nagyszerű betekintést nyújt abba is, hogy hol tévedsz.
a megállapításokból létrehoz egy jelentést, amelynek egy folyamattérképből kell állnia, minden egyes folyamatot egy részletes vitához kötve, amely a következőkből áll:
- a folyamat lépései
- a lépéssel kapcsolatos problémák
- a probléma típusa
- a probléma hatása
- a rendszerkövetelmények
3. Tervezze meg új tervét és céljait.
most jön a fejlesztési terv-lényegében egy cselekvési terv a kívánt folyamatok bevezetésére.
itt reális és mérhető célokat kell kitűznie, amelyek összhangban vannak az általános üzleti célokkal.
tartalmazza azokat a kulcsfontosságú intézkedéseket, amelyeket meg kell tenni ahhoz, hogy eljusson oda, ahol szeretne lenni, hogyan fogják elérni őket, és bármilyen pénzügyi és erőforrás-vonatkozást.
4. Tudja meg, hogyan illeszkedik a technológia az új tervbe.
a technológia az utolsó része mindennek – a BPR-nek kell vezetnie a technológiát, nem pedig fordítva.
ez teljes mértékben az Ön helyzetétől függ, de a hatékonyabb folyamatokat létrehozó technológiák példái a következők:
- Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM)
- a fájlmegosztó és projektmenedzsment rendszer, mint például a Microsoft Office
használja ki az előnyöket:
a részletes BPR csökkenti a kockázatokat, segít a költségvetés kezelésében, és minden új rendszer sikeres bevezetését eredményezi.
azt is a hozzáadott bónusz csökkentése silók a szervezetben.
a független és objektív nézet nyilvánvalóan segít, így a legjobb megoldás egy tanácsadó felvétele a felülvizsgálat kezelésére.
ez általában egy ezen a területen jártas informatikai partner lesz, aki ajánlásokat fogalmaz meg, tanácsot ad a vállalkozása igényeinek leginkább megfelelő technológiával kapcsolatban, és segít a változtatások végrehajtásában.
ha elvégzi a házi feladatát, akkor tényleg nem tévedhet el!