frusztráltnak érzi magát a bonyolult folyamatok miatt, amelyek nehézkesek, manuálisak és lassúak? Szeretné felgyorsítani a digitális kezdeményezésekből származó beruházások megtérülését?
az üzleti folyamatok feltérképezése fontos első lépés a vállalati digitális átalakítási célok elérésében.
láttam, hogy a digitális átalakítással járó változási kezdeményezések sikeresek és kudarcot vallanak. Beszéljünk arról, hogy miért fontos lépés a folyamatok leképezése a kudarc elkerülése érdekében, hogyan befolyásolja a költségvetéseket, és hogyan kezdje el az első folyamattérkép elkészítését.
az Egyesült Államokban van egy mondás: “ha nem tört el, ne javítsd meg.”Az igazság az, hogy valószínűleg sok olyan folyamat van a szervezetében, amelyek nem szó szerint töröttek, de teljesen hatástalanok, és visszatartják a vállalatot a magasabb bevételektől, a nyereségtől, az ügyfelek elégedettségétől és az alkalmazottak boldogságától.
mi az üzleti folyamatok feltérképezése? Miért fontos?
az üzleti folyamatok leképezése magában foglalja a csapat vagy a szervezet munkafolyamatainak vizuálissá tételét, hogy egyszerűsítse a teljes folyamatot, és drasztikusan csökkentse a ciklusidőket, vagy megszüntesse a kisebb hatékonyságot és a redundáns lépéseket.
a leggyakoribb üzleti folyamat-leképezési példák a folyamatábrák vagy munkafolyamat-diagramok, amelyek mindent tartalmaznak, a bemenetektől és kimenetektől a jóváhagyási pontokig és a feltételes döntésekig, a bevezetett vagy módosított dokumentumokig, az érdekelt felek emlékeztetőihez stb.
(megtalálható a conceptdraw oldalon.com)
a folyamattérképbe helyezett részletesség attól függ, hogy mekkora a hatékonyság és a költségek, amelyeket ki akar venni.
az egyik ok, amiért fontos feltérképezni a folyamatokat, mielőtt még végrehajtaná a gyors nyerésű változásokat, amelyek nyilvánvalóak az Ön számára, az, hogy a munkafolyamat vázlatának folyamata több érdekelt felet hoz össze. Amikor más csapattagokat is bevonsz a folyamat-feltérképezésbe, nagyobb valószínűséggel biztosítod, hogy minden lépést lefedj, minden költséget rögzíts, és minden döntést felvázolj. Mindenki a fedélzeten van.
a folyamat leképezésének másik oka az, hogy ezzel lehetővé teszi az aktuális állapot összes költségének azonosítását, így azonosíthatja a kívánt állapot eléréséhez kapcsolódó költségeket.
hogyan befolyásolja a folyamat leképezés a költségvetéseket
a munka jelenlegi elvégzésével kapcsolatban nehéz költségek merülhetnek fel — például munkaerőköltségek, nyomtatási költségek vagy szállítási költségek—, és mindig vannak puha költségek — például az egyes feladatok elvégzésére fordított idő, a befejezett munkából származó adatok újbóli bevitelére fordított idő, az adatok értékelésére és a döntések meghozatalára fordított idő stb. Végül vannak alternatív költségek-például az a képesség (vagy képesség hiánya), hogy valós idejű döntéseket hozzanak, miközben várják a befejezett munka bejelentését.
a vállalati erőforrás-tervezési (ERP) szoftver segíthet a nehéz költségek azonosításában a termelési és gyártási környezetben. A puha költségeket azonban nehezebb ilyen módon azonosítani, mégis döntő szerepet játszanak abban, hogy befolyásolják a digitális átalakulási kezdeményezésekre szánt költségvetési dollárokat, ahol a folyamatok drámaian leegyszerűsödnek.
képzelje el, hogy megosztja egy osztályvezetővel vagy ügyvezető szponzorral, hogy azonosította a folyamat minden lépését, és a teljes folyamat egyszeri végrehajtásának jelenlegi költsége 17 000 USD. Tegyük fel, hogy ezt a folyamatot évente 100 alkalommal hajtják végre. Ez a folyamat évente 1 700 000 dollárba kerül a szervezetnek.
most képzelje el, hogy képes bemutatni egy alternatív megközelítést, amelynek végrehajtása 80 000 dollárba kerülhet, de minden egyes alkalommal eltávolítja az 4000 USD-t ebből a folyamatból. Ez egy 80.000 USD befektetés, hogy mentse 400.000 USD, vagy egy 5x hozam.
így befolyásolja a folyamat leképezés a költségvetéseket.
az első folyamattérkép elkészítése
- azonosítson egy adott munkafolyamatot, amely kézi, esetleg papír alapú, vagy számos lépést tartalmaz a befejezés előtt (például kiterjedt munka vagy dokumentumok, amelyeket felül kell vizsgálni és/vagy jóvá kell hagyni). Adjon ennek a folyamatnak egy egyszerű nevet.
- csapatával ötletelje meg a folyamat minden lépését:
- mi indítja el a folyamatot? Ki vesz részt a folyamatban? Ki hoz döntést? Ki értékeli a minőséget? Ki adja meg az adatokat a munkából? Ki jelöli a munkát befejezettnek? Ki archiválja vagy érinti a munkával kapcsolatos dokumentumokat?
- értéknövelt és nem értéknövelt lépéseket tartalmaz, amelyek időt és/vagy döntést igényelnek.
- helyezze az egyes lépéseket megfelelő sorrendben.
- jelölje ki a” töréspontokat ” vagy a folyamat szűk keresztmetszeteit:
- olyan lépések, ahol a folyamat szünetel, mert mások arra várnak, hogy a folyamat befejezettként jelentse be, vagy egy dokumentum befejeződött.
- olyan lépések, ahol a folyamat elakad, mivel egy személynek felül kell vizsgálnia az elvégzett munka minőségét.
- a duplikált munka lépései — az adatok újbóli bevitele, a dokumentumok újra beolvasása.
- Számítsa ki az egyes lépések költségeit a kemény költségekben vagy a puha/munkaerőköltségekben.
- projekt az éves költségek alapján a folyamat gyakorisága során egy pénzügyi év.
a folyamat leképezése fontos első lépés a digitális átalakítási erőfeszítésekben. Nem igényel drága szoftvert, vagy kötelezi Önt egy folyamat átalakítására, de döntő pénzügyi betekintést nyújthat. Szüksége lesz Csapat elkötelezettségre, biztonságos költségvetési dollárokra, vezetői szponzorálásra, és teljesítenie kell céljait, hogy a kézi folyamatokat digitálisvá alakítsa egy ésszerűbb, hatékonyabb üzlet érdekében.
