Cégközi könyvelés, hogyan működik?

a vállalatközi számvitel összetett terület minden érintett vállalkozás számára. De pontosan mit jelent ez? Milyen lépéseket kell követni, és milyen szabványokat kell betartani? Hogyan optimalizálhatók ezek a folyamatok?

vállalatközi számvitel: minden olyan pénzügyi és kereskedelmi ügylet, amelyet egyetlen csoport vagy vállalat különböző szervezetei között hajtanak végre és tartanak nyilván, valamint ezeknek a tranzakcióknak a “megszüntetése” a pénzügyi év zárásakor.

az Intercompany számvitel minden olyan vállalat számára releváns, amely külföldi szervekkel vagy leányvállalatokkal rendelkezik. A legtöbb jogrendszerben a vállalatok közötti áramlásokra vonatkozó konszolidált beszámoló elkészítése követelmény egy bizonyos méretű társaságok számára. Ez magában foglalja a tranzakciók felülvizsgálatát, amelyek mind kölcsönösek (vállalatközi tranzakciók vagy “interco-k”, ahogy hagyományosan ismertek), mind nem kölcsönösek.

ez a cikk a vállalatközi számvitel különböző szakaszaival foglalkozik, a számviteli konszolidációtól és a szokásos módon feldolgozott tranzakciók típusaitól kezdve a számlák egyeztetése során felmerülő különféle eltérésekig.

mi a számviteli konszolidáció?

egy csoporton vagy vállalaton belül a különböző érintett vállalatok és leányvállalatok általában árukat és szolgáltatásokat cserélnek egymással. Ezeket a tranzakciókat általában csoporton belüli ügyleteknek nevezik. A vállalatközi számvitel összefüggésében a konszolidációt úgy definiálják, mint azt a mechanizmust, amellyel a csoport törli a különféle entitásai között végrehajtott tranzakciókat. A cél az anyavállalat és leányvállalatai beszámolóinak összevonása, lehetővé téve a csoport egészének pénzügyi helyzetét tükröző pontos mérleg és eredménykimutatás benyújtását.

minél nagyobb a csoport, annál összetettebbé válik számviteli konszolidációs folyamata. Eltérések különösen a számlaegyeztetés időszakában merülnek fel

e számviteli eltérések okai többek között:

• egyre rövidebb zárási átfutási idők, amelyek leányvállalatonként változhatnak.
• az anyavállalat és leányvállalatai közötti nem kölcsönös ügyletek azonosításának szükségessége, amely néha unalmas folyamat.
• a külföldön található leányvállalatok tranzakcióikat helyi pénznemben rögzítik, ami bonyolíthatja az egyeztetési folyamatot.

ezen akadályok fényében a CFO-knak, pénztárosoknak és más számviteli szakembereknek megoldást kell találniuk a konszolidációs erőfeszítések egyszerűsítésére és ésszerűsítésére. Ez konkrétan azt jelenti, hogy egységesíteni kell a számviteli eljárásokat a csoport vagy a vállalat különböző leányvállalatai között, és digitálisan át kell alakítani a csoport pénzügyi és számviteli funkcióit.

de milyen cégközi tranzakciókról van szó? Mi a legjobb eljárás a zökkenőmentes és hatékony számviteli konszolidáció biztosítása érdekében?

mely tranzakciók vesznek részt a számviteli konszolidációban?

kétféle csoporton belüli ügylet létezik:

• kölcsönös tranzakciók (vállalatközi tranzakciók vagy interco-k)
  a megfelelő összeg a csoporton belüli másik vállalat számláin található.
• nem kölcsönös ügyletek
  a megfelelő összeg nem azonosítható a csoporton belüli másik vállalat számláin, de az ügyletet még meg kell szüntetni.

az alábbiak a leggyakrabban megfigyelt csoporton belüli ügyletek:

a kölcsönös tranzakciók (vagy interco-k) megszüntetése elméletileg egyszerű, mivel a csoporton belüli egyik vállalat számláján követelésként azonosított összeget egy másik vállalat számláján adósságként kezelik. A konszolidált eredménykimutatás a megszüntetési folyamat után nem változik.

a nem kölcsönös ügyletek megszüntetése megkülönböztethető, mivel a megfelelő összeg nem azonosítható a csoporton belüli másik vállalat könyvelésében. A konszolidált eredménykimutatást ezért a megszüntetési folyamat után módosítják.

de hogyan lehet azonosítani az érintett tranzakciókat? Hol kezdődik a konszolidációs folyamat? Milyen módszerekkel lehet biztosítani a számlakivonatok megbízhatóságát?

melyek a konszolidáció különböző lépései?

a számviteli konszolidáció a “konszolidációs hatókör”leképezésével kezdődik. Ez a csoporton belüli azon gazdálkodó egységekre vonatkozik, amelyeket a csoport konszolidált pénzügyi kimutatásainak összeállításakor figyelembe kell venni. Tartományát az anyavállalat ellenőrzése határozza meg leányvállalatai felett. A hatály meghatározása után leltárt kell készíteni a megszüntetendő kölcsönös ügyletekről, és végül össze kell egyeztetni az elszámolásokat annak érdekében, hogy megbizonyosodjanak az összes tranzakció valódiságáról és megfeleléséről.

a konszolidációs hatókör feltérképezése

a leányvállalatok bevonása a konszolidációs hatókörbe attól függ, hogy az anyavállalat milyen szintű ellenőrzést gyakorol a külső gazdálkodó egység felett. Ha egy társaságban a szavazati jogok több mint 50% – át fenntartja, akkor ennek a társaságnak a konszolidációs körbe való felvétele kötelező. Ez azért van, mert az ilyen szavazati jogok az anyavállalatnak tulajdonítják a leányvállalat pénzügyi és működési politikáinak általános felelősségét.

csoporton belüli ügyletek leltárának elkészítése

a leltár-a számviteli konszolidáció második szakasza – a kölcsönös és nem kölcsönös csoporton belüli ügyletekre vonatkozó összes adat összegyűjtéséből áll. Ez az első lépés a megszüntetésükhöz. Ezen a ponton elengedhetetlen a lényegességi küszöb meghatározása is, amely alatt a beszámolási hibák nem veszélyeztetik a megfelelő pénzügyi kimutatások megbízhatóságát.

a lényegességi küszöböt egy sor szakmai szabvány és egy sor bevált gyakorlat szabályozza. Bár iparonként változhat, az általában lényegesnek tekintett küszöbértékek a következők:

• 1% és 3% közötti árbevétel.
• 1% és 5% között a saját tőke esetében.
• 5% és 10% között a jelenlegi nettó jövedelem.

az elszámolások egyeztetése

a számviteli konszolidációhoz egy jelentési csomag kitöltése is szükséges. Ez felsorolja a vállalatcsoporton belüli különböző tranzakciókat, lehetővé téve az összehasonlító elemzést és az elszámolások összeegyeztetését. Ez utóbbi két kölcsönös számla összehasonlítására vagy a nem kölcsönös áramlások értékelésére utal, azzal a végső céllal, hogy megbizonyosodjanak a megállapított összegek valódiságáról és megfeleléséről.

a vállalatok közötti folyamatok egyeztetése fárasztó és időigényes lehet. Ahhoz, hogy ez helyes legyen, a csoport különböző leányvállalatainak számviteli szakembereinek szorosan együtt kell működniük társaikkal, az előre meghatározott csoportszintű folyamatok sorozatának megfelelően. A megbékélési szakaszban fontos megállapítani:

• pontos módszerek a vonatkozó számviteli adatok cseréjére.
• szigorú ütemterv a vonatkozó számviteli adatok cseréjére.
• egyértelmű eljárások az eltérések azonosítására és megoldására.

a központosítási folyamatok kisebb csoportokban egyszerűbbek, és végtelenül összetettebbé válnak, ha magas a csoporton belüli tranzakciók száma. Ami az utóbbit illeti, minden leányvállalatban szigorú menedzsmentre van szükség.

szigorú együttműködési eljárások nélkül azonban számviteli eltérések merülhetnek fel. Így, hogyan lehet ezeket megoldani? Valóban, hogyan lehet ezeket teljesen elkerülni, és hogyan lehet a számviteli folyamatot jobban egyszerűsíteni?

miért merülnek fel számviteli eltérések és hogyan orvosolhatók?

a vállalatok közötti számviteli eltérések kezelése érdekében optimalizálni kell az egyeztetési folyamatot, mérlegelni kell a deviza fedezeti megoldásokat, és egységesebb irányítási megközelítést kell elfogadni csoportszinten.

a vállalatközi számvitel leggyakoribb eltérései gyakran a következő tényezőknek tudhatók be:

• különböző időpontok a releváns számviteli adatok egyik leányvállalatról a másikra történő rögzítésére.
• különböző záró határidők.
• vállalatközi tranzakciók külföldi pénznemben, az átváltási árfolyam a tranzakció és az egyeztetés időpontja között ingadozik.

néhány módja annak, hogy egy csoport kiküszöbölje az ebből eredő eltéréseket, többek között a Beállítás:

• felülről lefelé történő könyvelés, szigorú határidők előírása a számlaegyeztetési folyamat számára minden leányvállalat számára.
• vállalatközi egyeztetési modulok a meglévő konszolidációs szoftver kiegészítéseként. Ezek automatizálhatják az egyeztetési folyamatot az egész csoportban, az összes leányvállalat által megosztott közös adatbázis használatával.
• platformok vagy szolgáltatások, amelyek lehetővé teszik a rögzített árfolyam devizánként történő meghatározását, különösen a külföldi valutában denominált csoporton belüli ügyletek esetében.

a konszolidációs szoftver manapság rendkívül elterjedt, de az egyeztetést automatizáló és központosító kiegészítő modulok nyilvánvaló előnyeik ellenére nem annyira elterjedtek. Ugyanez mondható el a deviza fedezeti megoldásokról, például a határidős devizaügyletekről, amelyek lehetővé teszik egy meghatározott időszakra rögzített árfolyam megállapítását, ezáltal megkönnyítve a devizában denominált számlák egyeztetését.

egy olyan összetett területen, mint a vállalatközi számvitel, a folyamatoptimalizálás és a digitális átalakulás elengedhetetlen a vállalatokra vonatkozó szabályozási követelmények teljesítéséhez, miközben javítják működési hatékonyságukat.

a számviteli konszolidáció a vállalatközi számvitel egyik fő kihívása. Bár gyakran összetett, bizonyos méretű csoportok vagy vállalatok számára kötelező, és figyelmet igényel a részletekre és az optimalizálásra, ha pontos képet szeretne adni a csoport pénzügyi helyzetéről.

a konszolidációs folyamat több szakaszból áll, a konszolidációs hatókör feltérképezésétől a csoporton belüli tranzakciók leltárának elkészítéséig és a csoport elszámolásainak egyeztetéséig. Mint minden zárási időszakban, eltérések is felmerülhetnek, de vannak olyan digitális megoldások, amelyek megkönnyítik a feldolgozást és a kezelésüket.

végső soron a csoport által alkalmazott számviteli folyamatok számos tényezőtől függenek, a csoport földrajzi elhelyezkedésétől az érintett vállalatok számáig. Azon leányvállalatokkal rendelkező csoportok esetében, amelyek számviteli pénzneme eltér a konszolidációs pénznemtől, mindenképpen érdemes megvizsgálni a fedezeti megoldásokat, mivel segítenek a csoporton belüli tranzakciók egyszerűbb feldolgozásában és hozzájárulnak a több pénznemű cash flow-k optimalizálásához.