első lépések az ISO irányítási rendszerek szabványaival

a szabványok körülöttünk vannak, a színfalak mögött. Csendesen biztosítják biztonságunkat, kényelmünket és kényelmünket magán-és szakmai életünk minden területén. Az avatatlanok számára a szabványok csak távollétük miatt válhatnak észrevehetővé, amikor a dolgok rosszul mennek.
ha elolvassa ezt az útmutatót, akkor valószínűleg tisztában lesz az irányítási rendszerek szabványaival, vagy már használja őket a szervezeti teljesítmény kezelésére. A szabványoknak megbízható és nélkülözhetetlen hivatkozásnak kell lenniük az irányítási rendszerek tervezéséhez, megvalósításához és optimalizálásához.
ennek az útmutatónak kettős célja van: először is, hogy kiindulási pontot nyújtson azok számára, akik nem ismerik a szabványokat, másodszor pedig, hogy felfrissítse azokat, akik szabványokat használnak, hogy a lehető legnagyobb értéket használják ki belőlük.
bevezetést ad a dokumentum érzéséhez és áramlásához, a szabványok körére vonatkozó általános követelmények megértéséhez és a kulcsfontosságú irányítási rendszerek tudományágainak konkrét fő koncepcióihoz. Ezek közé tartozik az ISO 9001:2015 minőségirányítási rendszerek és ISO 14001: 2015 környezetirányítási rendszerek.

mik azok a szabványok?

az ISO több mint 19 000 nemzetközi szabványt tett közzé, és a szabványt olyan dokumentumként határozza meg, amely olyan követelményeket, specifikációkat, iránymutatásokat vagy jellemzőket tartalmaz, amelyek következetesen felhasználhatók annak biztosítására, hogy az anyagok, termékek, folyamatok és szolgáltatások megfeleljenek a céljuknak.
az első figyelemre méltó pont az, hogy a szabvány egy megértendő és végrehajtandó dokumentum. Koncepciójában hasonló a KRESZ – hez-dokumentálják, gyakorolják és tesztelik annak biztosítása érdekében, hogy a járművezetők megfeleljenek a közbiztonság minimálisan elfogadott kompetenciájának.
sokféle szabvány létezik, de az irányítási rendszerek szabványaira összpontosítunk, amelyeknek két fő típusa van:

• Általános szabványok. Bármely típusú szervezetre alkalmazható olyan irányítási tudományágak kezelésével, mint a minőség, a környezet, az energia vagy az információbiztonság. Ezek a szabványok világszerte a legszélesebb körben elfogadott irányítási rendszerek közé tartoznak.

• Iparágspecifikus szabványok. A vertikális piacok sajátos igényeinek kielégítésére tervezték. Például az AS 9100 szabvány az ISO 9001 szabványt használja alapként, és hozzáadja a repülési és Repülőgép-ellátási lánc speciális követelményeit.

az ISO irányítási rendszerek szabványai keretet biztosítanak az irányítási rendszerek tervezéséhez, megvalósításához és optimalizálásához a különböző irányítási tudományágak vagy kockázati területek számára. Nem erősen előíró jellegűek, és jó fokú rugalmasságot biztosítanak a különböző típusú szervezetek számára egy olyan irányítási rendszer megvalósításához, amely az adott kontextusban működik számukra.

közös struktúra és fogalmak

az ISO irányítási rendszerek szabványai mostantól az ISO document Annex SL-t követik, amely meghatározza az irányítási rendszerek magas szintű felépítését és alapfogalmait. Számos szabvány követi ezt a struktúrát, köztük az ISO 9001:2015, az ISO 14001:2015 és az ISO 27001:2013. A következő ISO 45001 egészségvédelmi és biztonsági szabvány is ezt követi.
ez a jelentős fejlesztés lehetővé teszi a különböző irányítási rendszerek nagyobb hatékonysággal és eredményességgel történő integrálását. A közös struktúrát a szabványok tartalmi oldalai és szakaszai a következőképpen fogalmazzák meg:

1. Scope. Ez meghatározza a szabvány tervezett eredményét és határait. Nem tévesztendő össze a szervezetirányítási rendszer hatókörével vagy a tanúsítás hatókörével, amely a szervezeti struktúra és tevékenységek hatókörére utal, amelyekre szabványt vezettek be.

2. Normatív Hivatkozások. A szabványok hivatkozhatnak a kapcsolódó szabványokra és útmutatókra,valamint ezekre a normatív hivatkozásokban. Néhány szabvány, például az ISO 14001:2015-ben nincsenek normatív referenciák, és tartalmazzák a végrehajtáshoz szükséges összes információt.

3. Fogalmak és meghatározások. A szabványok saját műszaki nyelvvel rendelkeznek a pontos végrehajtás biztosítása érdekében. A 3. szakasz meghatározza az összes szükséges kifejezést és meghatározást.

4. A szervezet kontextusa. A kontextus olyan belső és külső tényezőkre vonatkozik, amelyek kockázatokat és lehetőségeket teremtenek a szervezet számára. Az olyan eszközök, mint a PESTEL analízis, a McKinsey 7s modell és a SWOT segíthetnek a kontextus meghatározásában. Ezek az eszközök egyre relevánsabbak az irányítási rendszerek szempontjából, mivel a szabványok stratégiai vezetést igényelnek.

5. Vezetés. Az irányítási rendszerek szabványai hangsúlyozzák a vezetést, nem csak a vezetést, és a vezetők és a politikai döntéshozók követelményeit ebben a szakaszban határozzák meg.

6. Tervezés. Minden szabványnak vannak követelményei a célok sikeres eléréséhez, a lehetőségek kiaknázásához és a kockázatok kezeléséhez szükséges intézkedések meghatározására.

7. Támogatás. A szervezet vezetőinek biztosítaniuk kell az irányítási rendszer létrehozásához, fenntartásához és folyamatos fejlesztéséhez szükséges erőforrásokat.

8. Művelet. Ez a szakasz a rendszer operatív megvalósításával foglalkozik, a folyamatok létrehozására, végrehajtására és ellenőrzésére vonatkozó követelményekkel. A szabvány jellegétől függően ez sok vagy kevés követelményt tartalmazhat. Az ISO 9001: 2015 esetében a követelmények nagy része ebben a szakaszban található.

9. Teljesítményértékelés. Az egyes szabványokban a teljesítmény nyomon követésének, mérésének, elemzésének és értékelésének szükségességét határozzák meg. A belső ellenőrzésre és a vezetői felülvizsgálatra vonatkozó követelmények itt találhatók.

10. Javulás. A teljesítményértékelés eredményeinek felhasználásával tegyen lépéseket a folyamatos fejlesztés elérése érdekében. Ez az irányítási rendszerek szabványainak kifejezett követelménye.

figyelemre méltó, hogy minden szabvány a Plan-Do-Check-Act (PDCA) modellt használja az irányítási rendszer folyamatos fejlesztésének alapelve és folyamata. A fent vázolt SL melléklet felépítése közvetlenül igazodik a PDCA modell szakaszaihoz az alábbiak szerint:

Plan = Context > vezetés > tervezés > támogatás

Do = működés

ellenőrzés = teljesítményértékelés

Act = javulás

az ISO irányítási rendszerek szabványának anatómiája

érdemes megismerkedni a dokumentált szabvány felépítésével, amellyel dolgozni választott. Nélkülözhetetlen referenciává válik, és felbecsülhetetlen lesz annak ismerete, hogy hol kell keresni a konkrét információkat.
a szabványok szerkezeti elemei:

• Címoldal. Megadja az adott szabvány pontos nevét és számát. Ez elengedhetetlen, mivel az irányítási rendszerek szabványai gyakran egy kapcsolódó sorozat részét képezik. Például az ISO 9000 nem ugyanaz a szabvány, mint az ISO 9001. Az előbbi meghatározza a minőségirányítási rendszerek alapjait és szókincsét. Ez utóbbi meghatározza a minőségirányítási rendszer követelményeit, normatív hivatkozásaiban pedig az ISO 9000-re hivatkozik.

• tartalom. A tartalomoldalak felsorolják a szabvány összes szakaszát, beleértve a követelményeket is. Hasznos gyors hivatkozás a záradékok, az al-záradékok és az al-záradékok azonosítására.

• Előszó. Elmagyarázza, hogy melyik ISO Bizottság felelős a szabvány kidolgozásáért. Az információ referenciaként szolgál, és nincs gyakorlati hatása az irányítási rendszer végrehajtására.

• Bevezetés. Meghatározza a szabvány hátterét és fő céljait, amelyeket néha a szabvány szellemének neveznek.

• követelmények. Az első-tíz szakasz részletezi a szabvány konkrét követelményeit. Az 1-3. szakasz nagy vonalakban meghatározza a szabvány feladatmeghatározását, és nem auditálható követelmények. A 4-10. szakasz meghatározza az irányítási rendszer követelményeit a fenti közös struktúrában leírtak szerint.

• mellékletek. Adjon további útmutatást és tisztázza, hogy mi várható a megállapított követelményeknek való megfelelés szempontjából.

• bibliográfia. Kapcsolódó szabványokra utal, amelyek a 2.szakaszban is meghatározhatók Normatív hivatkozások.

• a kifejezések indexe. A kifejezések betűrendes indexét tartalmazza, kereszthivatkozással a 3. szakasz kifejezéseire és definícióira.

a szabványok nyelvének fordítása

a kifejezések és definíciók mellett az ISO szabványok a következő két kifejezést használják, amelyeket nem szabad szinonimaként használni.

• “kell” olyan követelményt jelöl, amelyet teljesíteni kell a szabványnak való megfeleléshez. A belső és külső könyvvizsgálók akkor értékelik a megfelelőséget, ha a záradékok “kell”.

• “ha” ajánlást jelöl. Ez a legjobb gyakorlat szellemében történik, és bár nem kötelező, lehetőséget adhat a fejlesztésre, ami követelmény.

ezek a feltételek meghatározzák, hogy mit kell tennie ahhoz, hogy megfeleljen, és mi az ajánlott helyes gyakorlat.

hol kezdjem az implementációval

miután úgy döntött, hogy szabványokat használ az irányítási rendszer megvalósításához, követheti a PDCA modellt az egész projektmenedzsment folyamat során.
bármelyik módszert is választja, a következő tippek segítenek Önnek:

• szerezzen be egy példányt a szabványról. Vásárolja meg az ISO-tól itt

• olvassa el legalább kétszer. Olvassa el többször a szabványt, hogy tájékozódjon a szerkezetéről, a definíciókról és a címsor követelményeiről.

• jegyzeteket készíteni. Olvassa el részletesebben a szabványt, a kívánt módszerrel jegyzeteket készíthet a részletes tervezés előtt – azonosítsa a kulcsfontosságú tevékenységeket, a potenciális csapattagokat, a kritikus erőforrásokat, a projekt szponzorait stb.

• végezzen egy rés elemzést. A megvalósítás megkezdése előtt végezzen szárazon végzett ellenőrzést. Ellenőrizze a 4-10. pont követelményeit a jelentős hiányosságok és a valószínű kihívások azonosítása érdekében. Ez segít összpontosítani erőfeszítéseit.

• Építsd meg a csapatodat. A megvalósítás támogatás nélkül nehéz lehet; fontolja meg a képzést vagy a tanácsadó felvételét-egyik sem elengedhetetlen, de segíthet a költségvetéstől, az erőforrásoktól és a megvalósítás időkeretétől függően.

sokkal több gyakorlati tipp található az irányítási rendszer megvalósításához, amelyekkel a jövőbeni cikkekben foglalkozunk.

a speciális szabványok alapvető követelményei

az SL melléklet által biztosított általános struktúrán és koncepciókon kívül minden irányítási rendszer szabványnak saját követelményei vannak az egyes tudományágak és kockázatok kezelésére.
itt röviden áttekintjük a következő szabványok fő koncepcióit:

• ISO 9001: 2015-minőségirányítási rendszerek

• ISO 14001:2015-környezetközpontú irányítási rendszerek

az alábbi fogalmak és elvek megértése kiindulópont ahhoz, hogy az egyes szabványok egyedi követelményeiből a lehető legtöbbet hozzuk ki.

ISO 9001:2015 minőségirányítási rendszerek

az ISO 9001 végső célja, hogy segítse a szervezeteket az ügyfelek igényeinek következetes kielégítésében és általános teljesítményük hatékonyabbá és hatékonyabbá tételében.
az alapelvek a következők:

• 7 irányítási elvek-ISO 9001:A 2015-ös évet hét irányítási elv támasztja alá, amelyek bármely szervezet jó működésére alkalmazhatók. Ezeket teljes mértékben az ISO írja le 9000:2015

  • ügyfélközpontúság. A minőségirányítás elsődleges célja az ügyfelek igényeinek kielégítése és az ügyfelek elvárásainak túllépése.

  • vezetés. A vezetők minden szinten létrehozzák a cél és az irányítás egységét, és olyan feltételeket teremtenek, amelyekben az emberek részt vesznek a szervezet minőségi céljainak elérésében.

  • emberek elkötelezettsége. Az illetékes, felhatalmazott és elkötelezett emberek a szervezet minden szintjén elengedhetetlenek ahhoz, hogy javítsák a szervezet képességét az érték létrehozására és átadására.

  • folyamat megközelítés. A következetes és kiszámítható eredmények hatékonyabban és eredményesebben érhetők el, ha a tevékenységeket egymással összefüggő folyamatokként értelmezik és kezelik, amelyek koherens rendszerként működnek.

  • javulás. A sikeres szervezetek folyamatosan a fejlesztésre összpontosítanak.

  • bizonyítékokon alapuló döntéshozatal. Az adatok és információk elemzésén és értékelésén alapuló döntések nagyobb valószínűséggel hozzák meg a kívánt eredményeket.

  • Kapcsolat menedzsment. A tartós siker érdekében a szervezetek kezelik kapcsolataikat az érdekelt felekkel, például beszállítókkal, alkalmazottakkal és szabályozókkal.

• Plan-Do-Check-Act modell-amint azt a fentiekben kifejtettük, a PDCA modell a folyamatos fejlesztés alapja.

• kockázatalapú gondolkodás. Ez az explicit fogalom egy tudatalatti vagy dinamikus folyamatra utal, amely a belső és külső forrásokból származó kockázatokat és lehetőségeket veszi figyelembe. Nem igényel hivatalos kockázatértékelést; ez a koncepció hasonló az ingázó járművezetőkhöz és gyalogosokhoz, akik valós idejű tudatalatti kockázatértékelést végeznek a balesetek elkerülése érdekében.

ISO 14001: 2015 környezetközpontú irányítási rendszerek

az ISO 14001 meghatározza a környezetközpontú irányítási rendszer követelményeit, de nem határozza meg azokat a konkrét környezeti teljesítménykritériumokat, amelyeket a szervezetnek meg kell határoznia.
fő célja, hogy olyan keretet biztosítson, amely segíti a szervezeteket:

• a környezeti teljesítmény növelése. A környezet védelme a negatív hatások megelőzése, mérséklése és visszafordítása révén.

• megfelelési kötelezettségek teljesítése. Kötelező és önkéntes követelmények. (pl. jogi és egyéb követelmények, beleértve az érdekelt felek releváns igényeit és elvárásait).

• környezeti célok elérése. A kockázatkezeléssel és a környezeti teljesítmény javításával kapcsolatos fő teljesítménymutatók meghatározása.

e célok elérésének alapelvei a következők:

• kontextus. A szervezeti kontextus értékelése célja, hogy magas szintű megértést nyújtson azokról a kulcsfontosságú kérdésekről, amelyek pozitívan vagy negatívan befolyásolják a környezeti felelősség kezelését. Ezek három fő forrásból származnak:

  • környezeti feltételek (a környezeti szempontokhoz kapcsolódóan) – éghajlat, levegőminőség, vízminőség, földhasználat, szennyezés, természeti erőforrások, biológiai sokféleség stb.

  • külső-jogi/szabályozási, gazdasági, technológiai, társadalmi/kulturális, verseny, vezetők/trendek, érdekelt felek stb.

  • belső-stratégiai irányítás, képességek, megfelelőségi állapot, kultúra, szabványok, operációs rendszerek, szerződéses kapcsolatok stb.

• érdekelt felek. A lehetséges megfelelési kötelezettségek azonosítása, a szervezetnek értékelnie kell az érdekelt felek körét, akik lehetnek, vagy érzékelik magukat, a szervezetek környezeti szempontjai, például:

  • részvényesek, igazgatósági tagok és alkalmazottak

  • ügyfelek, beszállítók és vállalkozók

  • szabályozók, közösségek és nyomásgyakorló csoportok

• életciklus-perspektíva. A környezeti szempontok értékelésekor figyelembe kell venni az upstream és downstream kérdéseket, a nyersanyagbeszerzéstől a végső ártalmatlanításig. Ez biztosítja a holisztikus értékelést a szempontok közötti kapcsolatok megértéséről, mint összekapcsolt rendszerről, de nem igényel részletes életciklus-elemzést.

összefoglaló: Első lépések

az ISO irányítási rendszerek szabványaival való kezdés kulcsa viszonylag egyszerű: szerezze be a szabványt, és tanulmányozza a legfontosabb fogalmakat, terminológiát és főcímkövetelményeket. Tegye ezt a tervezés végrehajtása előtt, hogy biztosítsa a tervek fejét a helyes irányba; időt takarít meg és összpontosítja erőforrásait.
a jövőbeni cikkekben részletesebben foglalkozunk a megvalósítás gyakorlatával. Alaposabban megvizsgáljuk a kulcsfontosságú irányítási rendszerek szabványaira vonatkozó konkrét követelményeket és a szükséges közös tevékenységeket, például a kontextus értékelését, a vezetés felülvizsgálatát és a belső ellenőrzést. Azt is megvizsgáljuk, hogyan lehet integrálni az irányítási rendszereket a hatékonyság maximalizálása és a szinergia elérése érdekében.
További információ a szabványok használatának megkezdéséről:

• Kezdje az elején-olvassa el az ISO menedzsment szabványok leírását.

• fejlessze készségeit – tekintse meg irányítási rendszereink implementációs és auditálási képzését.

• tervezze meg költségvetését – kérjen gyors árajánlatot az irányítási rendszerek tanúsításához.

• keressen tanácsadót – ha segítségre van szüksége, keresse meg társult tanácsadói nyilvántartásunkat.

• integrálás az optimalizálás érdekében – tudjon meg többet a rendszerek integrálásáról.

ha bármilyen tanácsod van a szabványok használatának megkezdésével kapcsolatban, szívesen hallunk rólad.