a pénzügyi csapat által lefedett összes folyamat közül a hónap végi zárási folyamat különösen megérdemli a figyelmet. Ha számviteli osztályon dolgozik, akkor tudja, hogy a pénzügyi kimutatások minden bizonnyal számítanak, de ugyanolyan fontos a következetes, naprakész nyilvántartás, így nem maradnak számlák, nyugták vagy más fontos dokumentáció.
a számviteli csapatoknak felül kell vizsgálniuk a havi zárási folyamatot, ki kell dolgozniuk a feladatok ellenőrzőlistáját, hogy biztosítsák a zökkenőmentes és helyes működést, kövessék a legjobb gyakorlatokat, és használják a rendelkezésre álló szoftvereszközöket. Ez az útmutató célja, hogy segítsen elindítani ezt az utat.
mi a hónap vége?
a vállalkozások törődnek a pénzügyi kimutatások időben történő benyújtásával, mert ez segít fenntartani az egészséges cash flow-t, megkönnyíti a pénzügyi tervezést, segíti a stratégiai üzleti döntések meghozatalát, és méri a hosszú távú célok felé vezető haladást.
minden hónap végén a vállalatok gyakran gondoskodnak arról, hogy könyveiket bezárják, hogy a nyilvántartások kőbe kerüljenek. Ez a feladat, a hónap végi bezárási folyamat néven ismert, a következőket eredményezi:
- megbízható és pontos számviteli rendszer
- tájékozottabb üzleti döntések
- erősebb láthatóság a vállalat pénzügyi helyzetében
- könnyebb pénzügyi ellenőrzés
- egyszerűsített adóbevallás
minden hónap végén biztos lehet benne, hogy minden tranzakció teljes egészében megtörtént vagy a zárás előtt vagy után, és hogy a hónap végi egyenlege pontos és naprakész legyen. Az előző hónap teljesen kitöltött pénzügyi készlete a következő hónap üzleti döntéseinek alapjaként is felhasználható, mivel a záró időszak kiemeli azokat a területeket, ahol javíthat.
más szavakkal, teljes körű felülvizsgálatot végez az adott hónap pénzügyi tevékenységéről és teljesítményéről, és bízik abban, hogy az adott hónap rekordja valószínűleg nem változik a jövőben. A pontos információ, amelyet itt” bezár”, a következőket tartalmazza:
- Mérlegek, amelyeket igazolni kell, és biztosítani kell, hogy nincsenek eltérések.
- vállalatközi kereskedelem és az összes tranzakció, amelyet más vállalatokkal végez.
- az ismétlődő naplóbejegyzéseket érvényesíteni, jóváhagyni és közzétenni kell.
- teljes ellenőrzőlista, amelyről később beszélünk.
egyéb vonatkozó dokumentumok közé tartoznak a Be nem vezetett számlák, bank-vagy hitelkártya-kimutatások, jelzálogbejegyzések és biztosítási számlák. Az adatgyűjtés egyértelműen a folyamat nagy része, az összegyűjtendő információk egy része a következőket tartalmazza:
- összes bevétel bankszámlák
- pénzügyi kimutatások és mérlegek
- tárgyi eszközök és készletszintek
- Bankszámlainformációk
- bevételek és kiadások
- Készpénzalap
- főkönyvi adatok
a havi zárási folyamat pontos megközelítése a vállalkozás típusától és a számviteli módszertől függően eltérő. Egyes cégek pedig az év végi zárásként ismert éves verziót gyakorolják.
a hónap végi zárási folyamat, hogy felülvizsgálja, az a tény, hogy a bejegyzéseket a zárt időszak megfelelő számláira igazítja. Ez az úgynevezett alternatívaként ” rekord jelenteni.”
a hónap végi zárási folyamat lépései
a pénzügyi zárásnak nem kell fejfájást okoznia a számviteli csapat számára. A megfelelő lépések követése a pénzügyi nyilvántartások minden hónap végén történő kezelése során pozitív hatást gyakorol a szervezet egészére.
információgyűjtés
a könyvek bezárása adatigényes feladat. Kezdje azzal, hogy különféle adatpontokat gyűjt a kérdéses elszámolási időszakra vonatkozóan:
- leltár száma
- eredménykimutatás számlák
- elhatárolt költségek
- főkönyv
mindig legyen nyilvántartása a napi operatív tranzakciókról, ideális esetben abban a pillanatban, amikor a hónap végéig várnak.
kombinálja a számviteli részeket
a számviteli rendszerek nem homogén entitások; általában olyan modulokból állnak, amelyek meghatározott célokat fednek le, mint például a kötelezettségek és a követelések osztálya. A zárási folyamat része ezeknek az összetevőknek az összehangolása.
annak biztosítása, hogy a fizetendő számlák egyenlege például összhangban legyen a főkönyvvel. Ebből a célból szervezze meg a bevételeket, és írja le az összes vásárlását. Ellenőrizze a nyilvántartásait ebben a lépésben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden kifizetésre került-e.
a követelések bejegyzéseihez nézze meg a hitelekből származó bevételek összes forrását a számlafizetésekhez. Az ügyfél még nem fejezte be a fizetést, vagy elfelejtette elküldeni a számlát? Szerezd meg ezeket a bejegyzéseket a hónap vége előtt.
számlák egyeztetése
az összes fiók egyeztetése a lezárás fő lépése. Ellenőrizze számlakivonatait a nyugtákkal, banki űrlapokkal és egyéb külső bejegyzésekkel. Azok a számlák, amelyek ezt a kezelést igénylik:
- készpénz, csekk és megtakarítások
- előre fizetett számlák
- Egyéb mérlegszámlák
- apró készpénz
először egyeztesse a készpénzszámlákat, amelyeket könnyebb feldolgozni, mivel eltérések és hibák nyilvánvalóak, amikor készpénzzel foglalkozik. Ez a lépés azt is tudatosítja, hogy mennyi készpénz van a kezében, mint vállalkozás.
innen lépjen tovább a mérlegszámlák egyeztetésére. Ne felejtse el áttekinteni a bevételi és kiadási számlákat is, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az összes bejegyzés pontosan tükröződött-e.
fontolja meg a leltárt és a tárgyi eszközöket
a szervezetben nem minden értéket lehet készpénzösszegre állítani. Az állóeszközök—amelyek magukban foglalhatják a berendezéseket, az ingatlanokat és a járműveket—hosszú távú értéket adnak vállalkozásának. Ne feledje, hogy idővel értékcsökkenhetnek.
hasonló módon végezze el a készletszámlálást minden hónapban a Bezárás részeként. Szüksége van a készlet feltöltésére. Ha igen, mennyi? Van-e olyan elem, amely romlandó vagy cserére szorul?
pénzügyi kimutatások írása
miután a főkönyvet frissítették, a következő lépés a pénzügyi kimutatások elkészítése, amelyeket táblázatba vagy automatizálási eszközökbe összeállított adatokkal lehet elvégezni. Az ezekben a dokumentumokban szereplő témák általában a Főkönyv, az eredménykimutatások és a mérlegek összefoglalása.
pusztán a pénzügyi kimutatások áttekintése adhat információt arról, hogy mit vásárol, és hogy megfelelő megtérülést kap-e befektetése. Ezek a túlköltekezés és más költségvetési kérdések mutatói is.
a nyilatkozatok rendezése ugyanolyan fontos, hogy ne keresse meg őket a hónap utolsó napjaiban. A számviteli szoftverek legtöbb formája erre a célra beépített funkciókkal rendelkezik.
végső felülvizsgálat
az összes kapcsolódó dokumentációt elküldjük a felső vezetésnek felülvizsgálatra. A záródokumentumokat áttekintő személy eddig a pontig nem kötődik közvetlenül a zárási folyamathoz, és lehetősége van arra, hogy mindent friss szemmel nézzen.
a hónap végi zárás akkor ér véget, amikor az előző hónapot kőbe vésték, és új tranzakciókat nem rögzítenek rajta.
mit tanultál a folyamat során, és mit tudsz alkalmazni, hogy megkönnyítsd a következő hónapot? Amikor a következő hónapban újrakezdi, szentelje magát egy pénzügyi naptár felépítésének, hogy lépést tartson a könyvekkel. Írja le a határidőket:
- az összes tranzakció összegyűjtése
- az új jelentések átvétele és rögzítése
- az összes bevétel és kiadás feladása
- a Főkönyv kiigazításának általános ütemterve
közölje terveit a hónap végi zárási folyamatban részt vevő többi csapattaggal, hogy mindenki a fedélzeten legyen. A naptárat az idő múlásával módosíthatja, hogy illeszkedjen az ütemtervéhez.
a hónap végi zárási ellenőrzőlista
miután elolvasta a lépések listáját, a pénzügyi nyilvántartások bezárása kissé ijesztőnek tűnhet. A pénzügyi számviteli szerep túlmutat a tranzakciókon, beleértve a jövedelem készpénzét, a banki kölcsönöket, a megtakarítási számlákat, a havi költségeket és más lényeges részeket, amelyek az egész szervezetet érintik.
hogyan győződhet meg arról, hogy nem hagyott ki semmit? A rosszul elhelyezett számla vagy nyilatkozat furcsa veszteségeket okozhat, amelyeket nem tud elszámolni. Az alábbiakban egy ellenőrzőlistát kell áttekinteni, ha a havi zárási folyamatért felelősnek találja magát.
- készpénz: Állítsa be a fennálló csekkeket vagy betéteket, amíg a végső készpénz egyenlege meg nem egyezik a bankszámlakivonattal. Helyezzen be minden befizetetlen összeget az előző hónapból.
- készlet és állóeszközök: megfelelően dokumentálja az értékcsökkenési értéket és az elavult/lejárt készletet.
- kötelezettségek és követelések: keresse meg a nem alkalmazott hiteleket vagy a késedelmes egyenlegeket a leíráshoz.
- a banknál fizetendő jegyzetek: fontolja meg az amortizációs ütemterveket, és megfelelően dokumentálja a havi kamat költségeit.
- vállalatközi számlák: A tartozásoknak és követeléseknek meg kell egyezniük a két vállalkozás között. Ellenőrizze az előre fizetett költségeket is.
- elhatárolt szabadság és bérszámfejtés: munkavállalói visszatérítésre.
- elhatárolt adók: beleértve azokat, amelyek az ingatlanra, az értékesítésre és a bérszámfejtésre vonatkoznak.
- költségek: beleértve az ellátási és karbantartási költségeket.
ezt az ellenőrzőlistát nem kell sorrendben kitölteni. Valójában egyes feladatok átruházhatók egy másik osztályra. A feladatfüggőségek azonosítása elkerülhetetlenül további lépés lesz a nagyobb szervezetek számára.
legjobb gyakorlatok
egy lefektetett terv és egy ellenőrzőlista tetején menjünk át néhány bevált gyakorlatot, hogy ez az alapvető üzleti folyamat olyan sima legyen, amennyire csak lehet.
- soha ne áldozza fel a pontosságot a sebességért: a könyvek bezárása időigényes lehet, de az adatok, amelyekkel dolgozik, tükrözni fogják jövőbeli üzleti döntéseit. Ennek megfelelően kezelje elvárásait úgy, hogy nem sieti el a munkát, és véletlenül kihagyja a fontos állításokat vagy bejegyzéseket. Egy jó ökölszabály az, hogy tervezzük a folyamat befejezését 10 nappal a hónap vége után.
- de ne felejtse el jól kezelni az idejét: a hatékonyság számít a számviteli osztályon. Ha van záró dátuma, szentelje magát annak, hogy a lehető legjobban megfeleljen. Beszélje meg a csapattagokkal a reális ütemterveket, és megfelelően kommunikáljon, hogy elkerülje a késések esélyét.
- lassan tanulj a hibákból: minden hónap végén bezársz, így mindig van még egy esély arra, hogy javuljon az előző hónapban tapasztalt kudarcok után. Az új könyvelőknek időre van szükségük ahhoz, hogy megismerkedjenek a kapcsolódó eszközökkel és szoftverekkel, és kihasználják a rendelkezésre álló képzési programokat.
- kapcsolatot létesíthet más csapatokkal, még azokkal is, akik nem pénzügyek: ha több ember tisztában van azzal, hogy mit csinál, más részlegek segíthetnek a szükséges pénzügyi adatok hozzáadásában, és megérthetik, hová megy az erőfeszítés. Különösen a felső vezetésnek kell elképzelnie a céljait.
- használja ki az automatizálás előnyeit: a technológia nagymértékben egyszerűsítette a számviteli feladatokat. A szoftvereszközök felhasználhatók az adatok gyűjtésére és a számítások gyors futtatására az emberi hiba kockázata nélkül, többek között az optimalizálás mellett.
a könyvelési tér automatizálásáról és a hónap végi zárási folyamatról részletesebben később fogunk beszélni. De függetlenül attól, hogy tapasztalt szakember vagy új könyvelő vállalja a könyvek bezárásának feladatát, ezeknek a gyakorlatoknak a szem előtt tartása segít a földön futni.
buktatók és kihívások
ez a számviteli eljárás nem mentes a kihívásoktól. Az egyik legszembetűnőbb kérdés, amelyet az üzleti adminisztrátorok jól ismernek, az összes szükséges információ összegyűjtésének hatékonysága.
a probléma itt az, hogy a pénzügyi adatok több különböző forrásból származnak, és miután kivonták, a könyvelőknek meg kell tisztítaniuk és konzisztens formátumba kell fordítaniuk. Ha több táblázatot kell létrehoznia a munkaigényes adattisztítás fedezésére, az lelassítja a folyamatot és növeli az adminisztratív költségeket.
egy másik szűk keresztmetszet a pénzügyi adatokkal foglalkozó összes részleg munkájának koordinálása. A nagyobb vállalkozásoknak különösen olyan összetett kölcsönös függőségekkel kell megküzdeniük, amelyeket a hónap utolsó napjaiban ki kell bontani. Hogyan biztosíthatja, hogy nem marad le, vagy elveszíti nyomon, hogy hol van az ellenőrzőlistán?
ez az időigényes munka elveszi az üzleti időt, amelyet hasznosabb alkalmazásokba lehetne fordítani, mint például a kockázatkezelés, a belső kontrollok adminisztrálása és a teljesítményelemzés.
a megoldás megtalálása automatizálási eszközökkel
a számviteli szoftver ma több mint képes felgyorsítani a hónap végi záráshoz kapcsolódó unalmas feladatokat, beleértve a számviteli adatok összegyűjtését, a jelentések elkészítését és annak biztosítását, hogy mindent a záró dátumig iktassanak és jelentsenek. Ezeknek a megoldásoknak az előnyei számos.
kevesebb kézi munka
a kézi adatbevitel megszüntetése általában az első értékesítési pont számviteli csapatok várják, de az előny itt túlmutat.
egyes feladatokat dátum vagy idő szerint kell ütemezni, vagy függőségeknek kell kiváltaniuk. Az automatizálásnak köszönhetően nem lesz szükség az egyes feladatok folyamatos figyelemmel kísérésére és a felelős személyek értesítésére a következő lépésekről.
a technológia arra is használható, hogy szabványosítsa a fiók-egyeztetéseket, és automatizálja a több ezer naplóbejegyzés létrehozását és feldolgozását, amelyekkel a vállalkozások elkerülhetetlenül dolgoznak.
jobb láthatóság
tekintse meg a hónap végi zárási ellenőrzőlistát. A lista minden elemét gyakran külön táblázaton keresztül végzik el az osztályaikra jellemző elszigetelt egyének. Ha a hagyományos módon végzik, ezek a feladatok láthatatlanok a szélesebb pénzügyi funkció számára, és nehéz lehet integrálni a munkát a havi zárási folyamat egészével.
még a nagyobb szervezetek is küzdenek a szétaprózódással és a vállalati szintű pénzügyi munka koordinálásával, mivel több földrajzi helyre vannak elosztva. A frusztrációt tovább súlyosbítja a figyelembe veendő kölcsönös függőségek nagy száma.
a számviteli szoftver célja egy egységes, digitális környezet létrehozása, ahol minden csapat együttműködhet az ellenőrzőlista kitöltésében. Az irányítópultok és az értesítések emellett valós időben figyelik az előrehaladást, és ötletet adnak a vezetőségnek a következő teendőkről. Ez a láthatósági szint biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen, és hogy a problémákat észrevegyék, mielőtt jelentős problémává válnának.
egyszerűsített auditálás
a szoftver könnyen rögzíti a záró tevékenységeket, azokat kik és mikor hajtották végre, ami kényelmes ellenőrzési nyomvonalat eredményez. A számviteli szakemberek képesek ellenőrizni, hogy a legjobb gyakorlatokat követik-e, és nyomon követhetik a felelősséget, amikor hibákat követnek el.
a számvitel kifinomultabb megközelítése
a hónap végi zárási folyamat során fellépő nagy problémák jelezhetik a vállalkozás számviteli megközelítésével kapcsolatos alapvető problémákat. Például, ha EGY fizetendő csapat nem vesz részt a beszerzési folyamatban időben, akkor a hónap végén fel kell lépnie, hogy kiadja az összes elmaradt kifizetést, és ellenőrizze a dokumentumok és számlák elmaradását.
az automatizálási szoftver segítségével ezek a csapatok tisztában vannak a pénzügyi tevékenységgel az egész cégen belül, lehetőséget adva számukra, hogy már korán hozzájáruljanak a beszerzési döntésekhez.