a TAS (telefonos üzenetrögzítő szolgáltatás) iparba való belépés soha nem volt megfizethetőbb vagy elérhetőbb, mint 2020-ban. A bejövő hívások kiszervezésének szükségessége gyorsan növekvő kereslet a vállalkozások számára, amelyek bővülnek, és költséghatékonyak és találékonyak akarnak lenni az idejükkel. A TAS indításakor azonban néhány dolgot figyelembe kell venni, amelyek segíthetnek vagy akadályozhatják az induló vállalkozást. A # 1 prioritás a megfelelő üzenetrögzítő szoftver kiválasztása.
mi az a telefonos üzenetrögzítő szolgáltatás (Tas)?
a telefonos üzenetrögzítő szolgáltatás virtuális recepciósként működik azoknak a vállalatoknak, amelyeknek ki kell szervezniük bejövő hívásaikat. A TAS használata előtt a vállalatok nem fogadott hívásait hangpostára küldték, és később visszaküldték az ügyfelek hívásait, mivel más, időérzékenyebb feladatokra kellett törekedniük. Míg a TAS-szal a hívások közvetlenül egy élő üzenetrögzítő szolgáltatáshoz küldhetők, hogy valós időben fogadják a hívásokat. Az ügyfél igényeit időben ki lehet elégíteni, és a vállalat továbbra is összpontosíthat a többi feladatra.
otthoni vagy irodai üzenetrögzítő szolgáltatás: előnyök és hátrányok
az egyik első döntés, amelyet meg kell hoznia, az, hogy a vállalat egy helyről dolgozik-e, vagy mindenki távolról dolgozik. A szolgáltatás jellegének és a technológia fejlődésének köszönhetően az üzenetrögzítő szolgáltatások sikeresen működhetnek egy központosított helyről, például egy irodaházból, vagy decentralizálhatók, ahol az üzenetrögzítő szolgáltató sok helyről dolgozhat, és gyakran otthonról is dolgozhat. Mindkét lehetőségnek vannak előnyei és hátrányai, ezért fontos értékelni mindkettő praktikusságát, költséghatékonyságát és jogi szempontjait annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat indítása jól tájékozott és jól felszerelt legyen.
Hogyan indítsunk el egy üzenetrögzítő szolgáltatást otthonról
megfélemlítő egy induló vállalkozás számára, ha lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy távolról dolgozzanak, mert fennáll annak a veszélye, hogy a vállalkozás nem képes úgy működni, mint akkor, ha mindenki egy épületben lenne. Bár igaz, hogy a menedzsernek kevesebb ellenőrzése lesz a napról-napra, és gyakorlatilag ki kell képeznie az alkalmazottakat, ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy az üzleti minősége hiányzik. A megfelelő menedzsmenttel és a vállalkozás működésének jó megértésével az induló vállalkozás sikeresen dolgozhat otthonról. A távolról dolgozó vállalkozás előnye, hogy nagy számú jogosult alkalmazott közül választhat, mivel nincsenek ingázási korlátozások. A cég is szelektívebb, aki bérelt, például, lehet felvenni csak az egyének, akik tapasztalattal rendelkeznek az iparban. Ez kiküszöböli a számítógépen keresztüli kiterjedt képzés szükségességét.
ha cége pozitív szinergiát szeretne, akkor egy olyan környezet megteremtése, amely a kommunikációra és a csapat együttműködésére helyezi a hangsúlyt, segíthet abban, hogy a vállalat úgy működjön, mintha mindenki ugyanabban az épületben lenne. A távoli ügynökökkel való sikeres működéshez felhőalapú TAS szoftvert kell használnia (erről bővebben alább olvashat). Az Ön által használt TAS rendszer lehetőséget kínálhat arra is, hogy figyelemmel kísérje és kiképezze az alkalmazottakat hívások fogadása közben, ami hasznos funkció a távolról dolgozó alkalmazottakkal való szoros együttműködéshez.
Hogyan indítsunk üzenetrögzítő szolgáltatást irodából
a központosított helyről történő üzemeltetés volt a legelőnyösebb módszer a vállalkozás működtetésére, mivel az alkalmazottak egy helyen való jelenléte bizonyítottan lehetővé teszi a menedzser számára a minőségbiztosítás, az adatok megosztása és a vállalati szerepek közötti együttműködés feletti ellenőrzést. A legtöbb esetben költséghatékonyabb a vállalati szerepek forrása is, mert nem kell díjat, havi díjat vagy jutalékot fizetnie egy harmadik fél számára. A központosított helyen végzett munka egyik hátránya, hogy a jogosult alkalmazottak korlátozottabbak, mintha a vállalat távolról alkalmazna. Lehet, hogy ez nem jelent problémát, ha egy nagyvárosban tartózkodik, de ha a vállalat vidéki térségben van, kihívást jelenthet a megfelelő alkalmazottak megtalálása. Az alkalmazottak munkába állása azonban megkönnyítheti a képzést és segítheti őket a hívások megválaszolásában és megválaszolásában. A döntés jön le, hogy a menedzser preferencia, és mennyi ellenőrzést akarnak, hogy napról-napra.
írjon üzleti tervet a telefonos üzenetrögzítő Szolgáltatáshoz
amikor üzleti tervet ír a vállalatához, segítséget kell kérnie egy ügyvédtől és egy könyvelőtől az iparágban a jogi védelem és az adóstratégia döntéshozatalának irányításához. Az ügyvéd és a könyvelő képes lesz meghatározni, hogy melyik üzleti egység a legjobb az Ön számára. Például:
- LLC (üzleti struktúra, ahol a tulajdonosok nem személyesen felelősek a vállalatok adósságaiért vagy kötelezettségeiért)
- egyéni vállalkozás (üzleti struktúra, amelynek csak egy tulajdonosa van, aki személyi jövedelemadót fizet a vállalkozásból származó nyereség után)
- partnerség (üzleti struktúra, ahol a partnerek egyenlő mértékben osztják meg a kötelezettségeket és a nyereséget)
- S-corp (jogi személy, amely úgy dönt, hogy a vállalati jövedelmet, veszteségeket, levonásokat és jóváírásokat átadja részvényeseiknek szövetségi adózási célokra)
- C-Corp (a tulajdonosoktól elkülönült jogi személy)
az ilyen típusú vállalkozások esetében bölcs dolog választani az LLC, az S-corp vagy a C-corp között, mert ezek a szervezetek védik a személyes eszközöket az üzleti felelősségtől. Miután a gazdálkodó egység döntött, a könyvelő képes lesz létrehozni az alapot a számviteli, bérszámfejtési és nyilvántartási.
az ügyvéd és a könyvelő képes lesz együttműködni a vállalat jogi biztonságának biztosítása érdekében, de extra intézkedés esetén a hibák és mulasztások biztosítása erősen ajánlott. Ez a biztosítás megvédi azt, hogy valaki beperelje a társaságot a telefon megválaszolásának hibái alapján, üzenetet vesz, vagy információt ad a hívónak. Azt is védi a cég abban az esetben, ha a munkavállaló nem éri el az ügyfél egy sürgős üzenetet, ami az üzleti veszteség az ügyfél számára. Ha cége hibákat és mulasztási biztosítást akar, keressen egy olyan céget, amely felajánlotta a házirendet más üzenetrögzítő szolgáltatásoknak, így a vállalatnak van egy ötlete arról, hogy mi a vállalat sajátos igényei.
alapköltségvetést kell kialakítani a jövedelem becslésével, amelyet alul kell lőni, valamint a kiadások becslésével, amelyeket túl akar lépni. Vegye figyelembe a befektetőket és a kölcsönzött pénzt a költségvetésbe. A megtérülési pont becslésekor adjon több mint elegendő időt e cél elérésére, mert általában sokkal később, mint sok vállalkozás tervezi. Egy olyan üzleti tervvel, amely alulteljesíti a jövedelmet, túllépi a költségeket, és a breakeven napot a jövőbe helyezi, az üzletnek jobb elképzelése van a lehetséges veszteségekről addig. Ahogy az üzlet bővül, és több ügyfelet kap, az üzleti tervet frissíteni kell, hogy értelme legyen a vállalat növekedésének.
válaszoljon minden jogi követelményre az üzenetrögzítő szolgáltatás indításakor
mind az ügyvéd, mind a könyvelő szükséges eszköz lesz az összes jogi követelmény teljesítéséhez. A legjobb, ha megbizonyosodik arról, hogy a könyvelő és az ügyvéd a régióban él, vagy szorosan együttműködött azon a területen, amelyet úgy dönt, hogy megkeresi vállalkozását, mert valószínűleg a helyszínre vonatkozó jogi követelmények vannak. A szükséges engedélyek és engedélyek megszerzése időt vehet igénybe, mivel a terveket jóváhagyásra vagy felülvizsgálatra be kell nyújtani a városi tanácsnak, az állami osztályoknak és a szövetségi osztályoknak. Néhány alapvető engedélyek és engedély, hogy minden startup üzleti Amerikában meg kell szereznie a következők:
- egészségügyi engedélyek
- környezetvédelmi engedélyek
- általános üzleti Engedély
- szövetségi/állami adóazonosító szám
- forgalmi adó engedély
ha a vállalat úgy dönt, hogy engedélyezi az alkalmazottak otthoni munkavégzését, lehetséges, hogy az Ön államának/városának továbbra is szüksége lesz a vállalkozás szokásos engedélyeire, és a legtöbb szüksége lesz az otthoni megszállási engedélyre. Annak biztosítása érdekében, hogy vállalata megfeleljen az összes követelménynek és jogi előírásnak, ellenőrizze a Small Business Administration weboldalát.
alapfelszereltség az üzenetrögzítő szolgáltatás indításához
a telefonos üzenetrögzítő szolgáltatás futtatásához szükséges felszerelés nagymértékben függ a szoftvergyártótól és a kívánt beállítás típusától. A közelmúltban elérhető modern felhőalapú szoftver előtt a vállalatoknak minden ügyfél számára külön soruk volt. Ezt nagyon nehéz volt kezelni, kimerítő és drága volt. Ebben a korban, vannak felhőalapú lehetőségek, ahol már nem kell drága helyszíni hardvert vagy telefonvonalakat birtokolnia házon belül az üzenetrögzítő szolgáltatás működtetéséhez.
a felhőalapú szoftverplatform használatához szükséges alapvető berendezések:
- jó internetkapcsolat
- számítógép minden alkalmazott számára, aki a modemhez vagy az útválasztóhoz csatlakozik
- USB vagy Bluetooth headset minden operátorhoz (ügynök)
nem fogunk részletezni más szabványos üzleti berendezéseket, amelyekre szüksége lehet, ha a TAS-t egy irodából futtatja, például íróasztalok, székek, stb., de az adott beállítástól függően át akarja gondolni ezeket az elemeket is.
szoftver üzenetrögzítő szolgáltatás indításához
az üzenetrögzítő szolgáltatás sikeréhez elengedhetetlen a megfelelő üzenetrögzítő szoftver típusának megtalálása. Hagyományosan az üzenetrögzítő szolgáltatások drága helyszíni hardvert és szabványos telefonvonalakat igényeltek, és még mindig sok vállalat kínál ilyen elavult megoldásokat. Mások hibrid on-premise / felhő / szoftver alapú megoldásokká váltak. Az ilyen szolgáltatásokat nyújtó vállalatok gyakran 10 000-25 000 dollárt számítanak fel csak indítási díjakban, és akár 6 hónapot is igénybe vehetnek a vállalat fedélzetén. Ezenkívül megkövetelhetik, hogy menjen ki és vásároljon telefonszolgáltatást, SMS szolgáltatást, telefonszámokat és így tovább.
szerencsére van egy tendencia a teljesen felhőalapú rendszerek felé, mint például az EVS7 által kínált telefonos üzenetrögzítő szoftver. Ebben az esetben csak egy weboldalhoz való hozzáférésre van szükség, fülhallgatóval és jó internetkapcsolattal.
itt van egy lista a fontos dolgokat, hogy fontolja meg, ha vásárol egy üzenetrögzítő szoftver szolgáltató:
- képesség, hogy akár ügyfél információk gyorsan attól függően, hogy ki hív
- intuitív scripting és egy könnyen kezelhető felületen
- Testreszabás fontos információkat minden ügyfél
- képesség, hogy gyorsan át hívások
- Omni-csatornás kommunikáció az ügyféllel (például hang, szöveg, e-mail)
- Management portal frissítésére ügyfél adatai
- jelentés a telefonhívásokról és az idő nyomon követéséről
- képesség az ügynökök gyors fel-le skálázására
- gyors telepítés és frissítések menet közben
- számlázás és számlázás options
- All-inclusive opciók és korlátlan hívás
az EVS7 Fox üzenetrögzítő szoftvere megfelel ezeknek a tételeknek, és egy ingyenes demo elérhető a weboldalon.
mi jön az üzenetrögzítő szolgáltatás megkezdése után
miután a vállalat megvásárolta a szükséges felszerelést, megszerezte az összes engedélyt és engedélyt, felvette/kiképezte a személyzetet, és megkezdi az ügyfelek kiszolgálását, a vállalatnak törekednie kell arra, hogy megfeleljen a megtérülési pontnak. Ennek érdekében a vállalatnak meg kell őriznie a jelenlegi ügyfeleket, miközben arra is törekszik, hogy következetesen több ügyfelet szerezzen. A hangsúly ezután az lesz, hogyan lehet a szolgáltatásokat, a marketinget és a menedzsmentet még hatékonyabbá és hatékonyabbá tenni a méretezés során.
bár a vállalat által kínált szolgáltatás megfelelő lehet új ügyfelek fogadására, a vállalatnak olyan területeket kell találnia, amelyeken javítani kell a versenyelőny megtartása érdekében. Ezért kutatja és felméri az ügyfelek igényeit, és rendszeresen szállítja őket.
a vállalat marketingjének javítása érdekében használja online platformjait blogok, informatív bejegyzések és frissítések feltöltésére, hogy gyakran nagyobb figyelmet fordítson az internetre. Keressen egy megbízható keresőmotor-optimalizáló céget is, amely segít a márka növekedésében, hosszú távon megéri a pénzt, és cége óriási hasznot húz a keresőmotor-technológián keresztül történő marketingből.
a vállalat vezetése során folyamatosan figyelje az iparág versenytársait, tanuljon tőlük, és tegye kívánatosabbá szolgáltatását, mint az övék. Végül, Legyen tájékozott az iparág változásairól, hogy megbizonyosodjon arról, hogy cége soha nem marad le a más vállalatok által kínált szoftverfrissítésekről vagy új szolgáltatásokról.
miután a fedezeti pont teljesül, a vállalat képes lesz visszafizetni a hiteleket és a befektetőket. Ezután a vállalat kizárólag profitál és növekszik, mivel folytatja a telefonos üzenetrögzítő szolgáltatás frissítésének és szállításának folyamatát.
olvassa tovább a virtuális call center elindításáról szóló útmutatónkat, ahol hasznos tippeket is találhat.
Idézett Művek
Dehaan, Peter Lyle. Hogyan indítsunk el egy telefonos üzenetrögzítő szolgáltatást. Coppell, Fejlett Call Center Források, 24 Október 2020.
engedélyeket és engedélyeket igényel. 2020. Kérjen Engedélyeket És Engedélyeket. Elérhető: < https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
“S Corporations | Internal Revenue Service”. Irs.Gov, 2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, részvényesek%20% 20szövetségi%20adó%20célokra. Hozzáférés 24 Nov 2020.
Vételhq. 2020. Telefonos Üzenetrögzítő Szolgáltatás / Recepcióhq. Elérhető: < https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Iker, Alexandra. “Egyéni Vállalkozás: Amit Tudnia Kell”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Hozzáférés 24 Nov 2020.