Hogyan tervezzünk egy tudományos konferencia

állítsa be a dátumot

javasoljuk választó dátum, hogy esik távon-idő – ez mindig meg lehet hosszabbítani később. Ne felejtse el ellenőrizni, hogy lesz-e hasonló konferencia ugyanabban az évben, az átfedések elkerülése érdekében.

Válasszon témát

ha akadémiai konferencia szervezésén gondolkodik, akkor valószínűleg már van egy nagyon jó témája. De ha még nem tette meg, próbálja meg kiválasztani azt, amely új népszerű témát hoz létre egy népszerű témára, hogy biztosabb legyen a hangszórók, a küldöttek és a résztvevők vonzására. Túl szűk és nem elég ember akar majd jönni, túl széles és a konferencia nem lesz elég koncentrált.

kérjen segítséget az intézménytől

ha posztgraduális vagy a személyzet tagja, győződjön meg róla, hogy az egyetem tudja, mit csinál! Beszéljen a tanszék adminisztratív személyzetével és az egyetem rendezvénycsapatával, ha van ilyen. Sok tanácsot kapnak, és valószínűleg hajlandóak lesznek segíteni a dolgok megszervezésében.

kérjen szakmai segítséget

ha nem áll kapcsolatban egy adott egyetemmel, javasoljuk, hogy kérjen szakmai segítséget a dolgok gyakorlati oldalának megszervezéséhez. Akkor összpontosíthat a dolgok akadémiai oldalára. Legyen az egy házon belüli dedikált rendezvénycsapat, mint amilyen a Szenátus házában van, vagy egy konferencia-tervező, útmutatásuk elősegíti a konferencia tervezésének zökkenőmentes lebonyolítását.

állítsa be a költségvetést

• a költségvetés elég ijesztőnek tűnhet, ha még nem kezelte. Íme néhány bevált gyakorlat a konferencia költségvetésének kezelésére:
• tudja, hogyan fog fizetni mindenért, és hová fog menni a nyereség– a megyei számláját fogja használni, szüksége van egy speciális kódra?
• soha ne találd ki a költségeket, mindig számítsd ki a kiadásaidat naprakész idézetekkel.
• mindig tegyük fel a legrosszabb forgatókönyv, amikor a kiadások és a bevételek (hangzik pesszimista, de ez teszi a boldog költségvetés.)
• Tudja meg, mit kell előre fizetnie, és mit kell fizetnie a konferencia után.
• célja, hogy profitot szerezzen, mivel ezt fel lehet használni egy másik esemény finanszírozására.
• győződjön meg róla, hogy a regisztrációs díjak és a finanszírozás fedezi a költségeket, valamint egy esetleges tartalékot.
• győződjön meg arról, hogy a regisztrációs díj tükrözi az adott napon kínált lehetőségeket (különösen az egy napnál hosszabb tudományos konferenciák esetén).

hogyan lehet finanszírozást találni tudományos konferenciákra

az Extra finanszírozás mindig jó dolog. Íme néhány hely, ahol javasoljuk, hogy nézze meg:

• minisztériumi finanszírozó szervek
• tantárgyi szövetségek
• posztgraduális készségfejlesztési támogatások
• kiadók
• felsőoktatási Akadémia
• releváns vállalkozások és szervezetek
• kereskedelmi vállalatok
• helyi cégek, amelyek kapcsolatok a tudományághoz

tipp: ne felejtsen el létrehozni egy konferencia e-mail címét

főelőadók vagy felhívások?

amikor arra a feladatra kerül a sor, hogy az emberek beszéljenek a konferencián, két fő lehetősége van. Meghívhat nagy neveket vagy embereket a saját intézményéből a bemutatóra. Ez utóbbi nagyszerű lehetőség, ha a program elejétől szeretné irányítani a programot, és ha javasolni szeretné a hangszórók által lefedett témákat. A meghívott előadók azonban drágák lehetnek, és gyakran nagyon elfoglaltak. A papírok felhívásának benyújtása egy másik módja a hangszórók megtalálásának, és a konferencia marketingjeként is működik. Természetesen ennek a lehetőségnek is vannak hátrányai, mivel nem tudja ellenőrizni, hogy ki javasol egy papírt.

ha papírokat kér, javasoljuk, hogy mindig:

• használjon hamis határidőket.
• adja meg az elfogadott prezentáció típusát és a szavak számát.
• adja meg, hogy csak egy adott tudományágtól kér-e beadványokat.
• egyértelműen jelölje ki az elérhetőségeit és a dokumentumok benyújtásának részleteit.

amikor kiválasztja a papírokat / hangszórókat, mindig győződjön meg róla:

• erősítse meg elfogadásait, mielőtt elutasításokat küldene.
• válasszon egy főelőadót, akinek munkája a közönség többsége számára vonzó lesz.
• emlékeztesse a küldötteket arra, hogy a konferencia előtt mennyi idő áll rendelkezésükre.

ne légy csalódott, ha valaki kiesik, vagy napváltást kér a papírjáért – ezek a dolgok megtörténnek. Mindig legyen tartaléklistája ennek befogadására.

program kidolgozása

a konferencia programját a tartalom kiválasztása mellett kell elkészítenie. Ne becsülje alá, hogy ez a folyamat mennyi ideig tart; végül is trükkös feladat!

a legfontosabb gyakorlati dolgok, amelyeket figyelembe kell venni:

• a formátum: hány slot van? Lesz egy szál hangszórók vagy párhuzamos ülések? Mindkettőnek vannak előnyei és hátrányai, a párhuzamos ülések több előadót tesznek lehetővé, de frusztráló lehet a Küldöttek számára, ha hiányoznak a kulcsfontosságú ülések.
• győződjön meg róla, hogy a konferencia jó ütemű, de még mindig rengeteg frissítő szünetet és lehetőséget biztosít a Küldöttek számára a szocializációra.
• ha panel üléseket tart, győződjön meg róla, hogy tisztázta a munkamenet formátumát és az időzítésre vonatkozó szabályokat a kiválasztott panel székekkel.
• ki lesz az elnök? Így az utolsó hangszóró a nap elnöke a konferencia egy nagyszerű módja annak, hogy a nap fut időzítések.

ne felejtse el figyelembe venni a küldöttek utazási szabályait és utazási idejét az ülések ütemezésekor.

mielőtt véglegesítené a programot, győződjön meg róla, hogy a résztvevők szemszögéből fut át. A minőségi papírok és a jó főelőadó a konferencia csontváza, de győződjön meg róla, hogy sok lehetőséget épített a résztvevők számára, hogy hálózatba lépjenek, ötleteket cseréljenek és élvezzék magukat a szellemi dolgok körül.

akadémiai konferencia helyszín kiválasztása

a konferencia nagyszerű helyszínének kiválasztása a tervezési folyamat másik fontos része. Itt vannak a legfontosabb dolgok, amelyeket figyelembe kell venni:

• Hely: válasszon egy helyet, amely könnyen és kényelmesen utazhat az emberek számára.
• közlekedési kapcsolatok: ügyeljen arra, hogy tömegközlekedési kapcsolatokhoz közeli helyszínt válasszon.
• felszereltség: győződjön meg róla, hogy a helyszín naprakész AV technológiával és WiFi-vel rendelkezik. A házon belüli technikai támogató csapat szintén hatalmas segítség.
• méret: ne feledje, hogy hány embert kell befogadnia a helyszín kiválasztásakor; a túlzsúfolt vagy félig üres szoba nem ideális.
• vendéglátás: a házon belüli vendéglátással rendelkező helyszín végül is eggyel kevesebb dolgot jelent.
• Szállás: ha konferenciája egy napnál tovább tart, győződjön meg arról, hogy rengeteg Szállás van a közelben.

egyéb fontos dolog, hogy fontolja meg…

Security – van szüksége, hogy bérel biztonsági az esemény?

Szállás

ha a konferencia több mint egy napig tart, fontolja meg, hogy szervezzen-e szállást bármelyik résztvevő számára. Ha nem fizet a szállásukért, győződjön meg róla, hogy megadja a javasolt szállodák listáját és a B&Bs-t különböző árkategóriákban.

Vendéglátás

ne feledkezzen meg a különleges étrendi követelményekről az ételek szervezésekor. A minőség biztosítása érdekében mindig javasoljuk a menü mintavételét.

árazás és jegyértékesítés

az árazással kapcsolatban a költségeket szeretné fedezni, de óvakodjon attól, hogy túl sokat számítson fel a jegyekért.

ha online jegyet szeretne eladni a konferenciájára, itt néhány kulcsfontosságú szempontot kell figyelembe vennie az online jegykiadó platform kiválasztásakor:

győződjön meg róla, hogy…

• könnyen használható-ideális esetben a résztvevők képesnek kell lennie arra, hogy regisztrálni és jegyet ugyanazon az oldalon
• testreszabható-így létrehozhat egy egyéni oldalt a konferencia (akkor is kell egy egyéni URL)
• mobil barátságos – mivel az emberek ugyanolyan valószínűséggel regisztrál mobilon keresztül, mint egy asztali

győződjön meg róla, hogy van egy…

• jó ügyfélszolgálat
• jó jelentési eszközök és adatrögzítés-így könnyen nyomon követheti, hogy hány regisztrációt/jegyet adtak el
• több áropció-nagyszerű a különböző árszintek beállításához és a különböző jegytípusok kínálásához

ne feledje, hogy az Igent a lehető leggyorsabban és legegyszerűbben szeretné mondani, ezért csak az alapvető mezőket vegye fel a regisztrációs folyamatba. Jó gyakorlat, hogy a küldötteknek határidőt adnak arra, hogy kilépjenek a konferenciáról és visszatérítést kapjanak.

tippek a jegyértékesítéshez – különleges ajánlatok és kedvezmények

a különleges ajánlatok (különösen csoportos foglalások esetén) és az időérzékeny korai madárkedvezmény nagyszerű módja a következetes jegyértékesítés biztosításának.

hogyan támogassák a tudományos konferencia

már keményen dolgozott megszervezése a tudományos konferencia eddig a pontig; most azt szeretné, hogy győződjön meg arról, hogy a kemény munka megtérül azáltal, hogy bums ülések. Fontos, hogy korán kezdje el népszerűsíteni a konferenciát. A programot nem kell véglegesíteni, mielőtt elkezdené a szót.

üzenetküldés:

az üzenetküldésnek világosnak, kényszerítőnek és előnyösnek kell lennie. Mindig adja meg a témát, a helyet és az időt, valamint azt, hogy kinek szól a konferencia.

képek

a képek erősebb üzenetet küldenek az eseményről, mint bármely okos szó valaha is. Tehát ügyeljen arra, hogy gondosan válassza ki őket!

cselekvésre ösztönzés

győződjön meg arról, hogy a cselekvésre ösztönzés nyilvánvaló és feltűnő minden marketing anyagon.

hogyan reklámozzuk a konferenciát online

rengeteg online és offline módszer használható a tudományos konferencia népszerűsítésére. A promóciós lehetőségek három fő kategóriába sorolhatók: saját média, megszerzett média és fizetett média. Mindhárom keverék használata a legjobb módja annak, hogy valóban kiabáljon az eseményről társainak.

tulajdonban lévő média (olyan csatornák, amelyek közvetlenül az Ön tulajdonában vagy ellenőrzése alatt állnak)

a saját csatornáinak (például weboldal, blog vagy Levelezőlista) kihasználása a konferencia népszerűsítése érdekében jó ötlet, mert nincs szüksége engedélyre, és ingyenes.

Earned media

Earned media minden olyan ingyenes promóció, amely harmadik fél webhelyén található. Előmozdítása a tudományos konferencia révén szerzett média megadja a lehetőséget, hogy a piaci sokkal szélesebb közönség, mint a közvetlen befolyási kör.

szerzett média csatornák, hogy fontolja meg a következők:

közösségi média

fontos, hogy hiteles, megnyerő és átlátható legyen, ha el akarja érni az emberek figyelmét a közösségi médiában. Válassza ki azt a közösségi oldalt, amelyet a közönség többsége használ, hogy erőfeszítéseit összpontosítsa, ahelyett, hogy több közösségi oldalt indítana az eseményéhez. Ez két okból fontos: egy, több interakciót ösztönöz egy helyen, kettő pedig, a közösségi média fiók működtetése nagyon időigényes. Ha hajlandó időt szánni rá, ez egy igazán kifizetődő módszer az akadémiai konferencia népszerűsítésére. 28 szabályunk az esemény marketingjére a Twitteren (hiperhivatkozás hozzáadása) remek hely a további tanácsadáshoz.

bloggerek és influencerek

ha jó kapcsolatod van bloggerekkel vagy influencerekkel az iparágadban, talán segíthetnek az esemény népszerűsítésében. Ne vegye fel a kapcsolatot a bloggerekkel először azzal a kizárólagos céllal, hogy rávegye őket az esemény népszerűsítésére. A kapcsolat kiépítésének sokkal szebb módja lehet például ingyen meghívni őket.

fizetett média

fizetett média talán kevésbé költségvetés-barát, de ez sokkal időhatékonyabb módja az esemény népszerűsítésének. A figyelembe veendő fizetett médiacsatornák a következők:

• PPC advertising – beállíthatja a Pay-Per-click szöveges hirdetéseket a keresőmotorok keresésével, mint a Google és a Bing, hogy megcélozza azokat az embereket, akik tudományos konferenciákat vagy a tanulmányi területéhez kapcsolódó kifejezéseket keresnek.
• kijelző – olyan vizuális hirdetéseket is létrehozhat, amelyek a Google hálózatán keresztül jelennek meg a webhelyek számára. Számos tényező alapján szűrheti azokat a webhelyeket, amelyek alapján a Google megjeleníti hirdetéseit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a megfelelő embereket éri el.
• szponzorált bejegyzések (a közösségi médiában és más weboldalakon)
• hirdetés tudományos folyóiratokban

egyéb promóciós eszközök

ne felejts el plakátokat készíteni az akadémiai konferenciádhoz, hogy terjeszd a hírt az intézményed körül.

Első nagy nevek, hogy részt vegyen

ha azt szeretné, hogy vonzza első osztályú tudósok, hogy a konferencia győződjön meg róla, elkezd előmozdítása jó előre. Az is fontos, hogy van egy erős program, valamint hogy az előnyeit részt vesz a tudományos konferencia igazán világos minden a marketing.

hogyan kell egy akadémiai konferenciát lebonyolítani

a legfontosabb tanács, amit adhatunk egy akadémiai konferencia lebonyolításával kapcsolatban: ne próbálj meg mindent magad csinálni. Próbálja meg igénybe venni az intézmény rendezvénycsoportjának segítségét, vagy szervezzen önkéntesekből álló csapatot. Nagyon elfoglalt lesz a konferencia előtt, ezért próbáljon meg delegálni olyan feladatokat, mint például a regisztrációs pult futtatása és a konferenciacsomagok elkészítése.

győződjön meg róla, hogy nem felejtette el megszervezni:

• regisztrációs csomagok
• Névjelvények
• bőséges tea és kávé

napján:

• érkezés Korán
• ismerkedjen meg az épülettel
• ellenőrizze, hogy van-e elég széke
• ellenőrizze, hogy van-e elég tea és kávé.
• ellenőrizze, hogy a szoftver kompatibilis-e a helyszínekkel
• készítsen biztonsági másolatot minden technológiáról (USB-meghajtók, tartalék csatlakozók, kábelek stb.)
• mutassa be magát a házon belüli személyzetnek
• Kövesse nyomon az időt
• lélegezzen, lazítson és élvezze kemény munkájának erőfeszítéseit.