gondolhatja, hogy minden iratszekrény egyforma, de ez csak nem igaz. Ne egyszerűen feltételezzük, hogy a tárolórendszert nem lehet javítani. Van lehetőség, hogy fontolja meg. A mozgatható polcok, a színkódolt nyitott polcrendszerek, sőt a vonalkódok is általánossá váltak sok olyan irodában, amelyek nagy mennyiségű rekordot kezelnek. A régi szabványos függőleges fiókos iratszekrény először a 19.század végén lépett használatba, és sok iratkezelő ezeket a szekrényeket funkcionálisan elavultnak tartja a legtöbb modern irodai alkalmazás számára. “a legköltségesebb az összes iratgyűjtő berendezés közül, mivel több alapterületet és több fizikai időt és erőfeszítést igényel a mappák eléréséhez. Ezenkívül nem biztosítja a vizuális visszakeresési segédeszközök, például a speciális címkézés és a színkódolás teljes előnyeit.”Ha tudja, hogy a nyilvántartó rendszere nem hatékony, fontolja meg a korszerűbb berendezések ellenőrzését. Bár kezdetben pénzbe kerül, hosszú távon pénzt takaríthat meg az irodában lévő alapterület megtakarításával, ezáltal elhalasztva a terjeszkedés vagy áthelyezés szükségességét, és csökkentve a személyzet idejét, amelyet egy nem hatékony, nehézkes tárolóegységekkel pazarolnak.
a nyilvántartások és információk napi kezelése útmutató az önkormányzatok számára, amelyet a kormányzati levéltárak és nyilvántartások adminisztrátorainak Országos Szövetsége adott ki, 8. o.