mindig is szerettem a napi teendőim érzését és funkcióját, a mechanikus ceruzám megnyugtató, mégis karcos hangjától kezdve az izgalmas érzésig, amely az egyes befejezett elemek kézi átlépéséből származik (mindig élénkpiros tollban). Én egy kéjes listás vagyok, egy totális szervezési és produktivitási őrült. Szeretem az alkalmazásokat, a közösségi médiát és a jól megtervezett üzleti szoftvereket, és olyan technikai eszközöket is, amelyek az életem minden területén konkrét dolgokat végeznek. De még az összes hasznos tech termék mellett is mindig nehezen találtam olyan listázó szoftvert, amely hatékonyan helyettesítené a ceruzámat, a papíromat és a piros tollat. Minden termék, amit kipróbáltam, általában tele volt extra funkciókkal és funkciókkal, amelyeket nem akartam.
a dolgok megváltoztak, amikor hallottam, hogy Aaron Mahnke és Dave Caolo az OmniFocus-t ajánlja a Home Work podcast egyik epizódjában. Figyelembe véve a tájékozott jóváhagyások a szív, úgy döntöttem, hogy (zihál!) tegye félre a kézi teendők listáját, és próbálja ki a programot. Gyorsan előre néhány évvel, és az OmniFocus nélkülözhetetlen napi eszközévé vált az otthoni és üzleti feladatok megszervezésében. Az OmniFocus működése tökéletesen illeszkedik a szabadúszó munkafolyamatomhoz és az életmódomhoz. Itt van, hogyan és miért működik nekem.
a feladatokat kontextus szerint tekinthetem meg.
mivel otthon dolgozom, és rugalmas a menetrendem, naponta háromszor vagy négyszer válthatok üzemmódot, reggel dolgozom, délután futok, majd este visszatérek a munkamódba. Rendkívül hasznos számomra, hogy csak azokat a feladatokat látom, amelyekre életem minden aspektusában összpontosítanom kell.
az Omnifocusban külön kontextusokat állítottam fel az otthoni életünkhöz (az úgynevezett “otthon”) a munkahelyi életemhez (az úgynevezett “Iroda”) és a kutyáinkhoz (az úgynevezett “George és Patty”), amelyek alatt felsorolom az ezekhez a kategóriákhoz kapcsolódó elemeket. Ha csak a kutyáinkkal kapcsolatos feladatokat szeretném látni, mint például az állatorvosi kinevezések, a gyógyszeres kezelés, a havi egyszeri fürdő és más ütemezett emlékeztetők, egyszerűen bekapcsolom a “George és Patty” kontextust. Ha csak az otthoni életemmel kapcsolatos feladatokat szeretném látni, mint például a költségvetés-tervezés, a születésnapi ajándékok vásárlása, az olajcsere az autóban vagy másokban, akkor az “otthoni” kontextust váltom. Amikor dolgozom, minden, ami a vállalkozásommal kapcsolatos, elkülöníthető az” Office ” kontextus nézetben.
a listák kontextus szerinti elkülönítése segít abban, hogy a feladatokra összpontosítsak anélkül, hogy aggódnék az életem más területein zajló események miatt. A napi feladatokat inkább a kontextus nézetben, kontextus és esedékesség szerint rendezve tekintem meg, a ma esedékes elemek automatikusan megjelennek a lista tetején.
mappákat és projekteket állíthatok be.
szabadúszó íróként több ügyféllel dolgozom, és egyszerre több projektet zsonglőrködök. A mappák és projektek opcióit használom, hogy mindent nyomon kövessek. Minden alkalommal, amikor új ügyfelet szerzek, azonnal létrehozok egy mappát számukra az OmniFocus belsejében. Amint egy ügyfél hozzárendel nekem egy új történetet, létrehozok egy projektet a történet nevével, és elhelyezem a megfelelő kliens mappában. A story projekten belül felsorolom az összes belső esedékességet, amelyet minden egyes történethez meg kell emlékeznem, beleértve az interjú dátumát, az átírás és az írás céldátumait, az első vázlat dátumát a szerkesztőnek kell megadnia, és emlékeztetőt kell küldenie a történet számlájára, miután a szerkesztő befejezte és jóváhagyta. Az egyes Projektfeladatokon belül jegyzeteket is írhatok az adott feladathoz.
miután minden projekt jön létre, feladatok minden projekt automatikusan felbukkan az én előrejelzési nézetben minden nap esedékességig, biztosítva, hogy soha nem fogom elfelejteni őket.
ha egy adott projektre szeretnék összpontosítani egy adott időpontban, akkor az adott projekt összes feladatát megtekinthetem (és nem másokat), ha a fókusz opcióra vált a projektek nézet listában.
bónusz: Az összes projektem az Office kontextusban van rendezve, így választhatom, hogy megtekinthetem őket, amikor készen állok a munkára, és kikapcsolhatom őket, amikor az otthoni feladatokra koncentrálok.
használhatom a várakozási kontextust.
az OmniFocus várakozási kontextusa egyszerűségében zseniális. Számomra ez arra szolgál, hogy a folyamatban lévő feladatokat háttérbe helyezzem, amikor a labda az ügyfelem bíróságán van. Bármikor, amikor elkezdek egy feladatot, például egy cikk másolatának kérését a portfóliómhoz, vagy egy projektmenedzsment ütemtervének vagy tartalmi javaslatának jóváhagyásra történő elküldését, a feladatot várakozási környezetben parkolhatom le, “szem elől tévesztve”, miközben válaszra vagy állásfoglalásra várok. Azáltal, hogy egy feladatot várakozási kontextusba helyezek, nyomon tudom követni anélkül, hogy túl sokat kellene gondolkodnom rajta, ezáltal megtisztítva az aktív tennivalók listájának rendetlenségét, és lehetővé téve számomra, hogy csak azokra a tevékenységekre összpontosítsak, amelyeket az adott pillanatban irányíthatok. Bármikor szeretném látni, mi van a Várólistámon, egyszerűen átváltok a menüsor várakozási kontextusára, vagy felhúzom az előrejelzési nézetet, amely felsorolja az összes esedékes feladatot, a következő napokban, beleértve a “várakozás.”
feladatok színkódolt.
az OmniFocus lehetővé teszi, hogy minden feladathoz beállítsam a kezdési, esedékességi és halasztási dátumokat. A közeljövőben egy adott napon esedékes tételek automatikusan megjelennek az előrejelzés nézetben. Minden hamarosan esedékes tétel színkóddal van ellátva aranyban, míg minden lejárt tétel azonnal pirosra vált, amikor az esedékesség dátuma és ideje lejár.
Minden, míg a feladatok, amelyek miatt néhány napon belül jelennek meg anélkül.
ez egy azonnali, egyszerű, gyors referencia módszer mind a feladataim, mind az időm rangsorolására.
beállíthatok ismétlődő feladatokat.
az OmniFocus segítségével ismétlődő feladatokká tudom tenni azokat a dolgokat, amelyeket minden héten csinálok, mint például a közösségi médiában való közzététel, költségvetés-tervezés, blogolás és történetírás. Egyszerűen válassza ki a” Repeat Every ” opciót a feladat menüből, és válassza ki a napokat és gyakoriságot (minden nap, minden hónap stb.) azt akarom, hogy megjelenjen a feladat.
szinkronizálhatom a listáimat az összes eszközömre.
több eszközön történő szinkronizálás azt jelenti, hogy bárhol, bármikor felsorolhatom, amint az ötlet sztrájkol. Ha az élelmiszerbolt pénztáránál vagyok, és egy történet ötlet vagy blog téma felbukkan a fejemben, akkor az OmniFocus for iPhone alkalmazással feladatként rögzíthetem az OmniFocus postaládájába. Amikor legközelebb hozzáférek az OmniFocus-hoz az iPad-en vagy a számítógépen, az általam létrehozott feladat ott jelenik meg a beérkező levelek képernyőn. Valószínű, hogy ha útközben vagyok, nem lesz időm kategorizálni a feladatot, konceptualizálni vagy esedékességet rendelni. Nem probléma! A feladat addig ülhet a postaládámban, amíg készen nem állok a felülvizsgálatra és az átszervezésre.
az Omnifocusra való váltás valóban megváltoztatta a mindennapi életemet. Elmúltak azok a post-it jegyzetek és apró jegyzetfüzetek és tollak, amelyek az otthoni összes íróasztalfiókot, pénztárcát, kesztyűtartót és pultot feltöltötték. Az OmniFocus iPhone és iPad alkalmazásokkal minden ötletet és feladatot megragadhatok anélkül, hogy több különböző listára és a listák kézzel történő kombinálásának unalmára lenne szükség. A munkaasztalom tiszta, köszönhetően a papírlisták eltávolításának, és az elmém tisztább, köszönhetően az OmniFocus azon képességének, hogy emlékezzen, osztályozza és kontextusba helyezze a feladatokat számomra.
úgy találtam, hogy az OmniFocus a legjobb módja annak, hogy elősegítsük a produktív munkanapot, miközben a mindennapi élet jobbra halad.
Sabra Morris teljes munkaidős szabadúszó író olyan témákban, mint az otthoni d-dccor és az átalakítás, a wellness, a családi élet, a kedvtelésből tartott állatok gondozása, az ökobarát élet, a napenergia-technológia, a nyugdíjas élet, az élelmiszer és a mezőgazdasági berendezések. Munkái megjelentek többek között a Virginia Living magazine-ban, a Northern Virginia magazine-ban, a Southern Living-ben, a Dog Fancy-ben és a Hawaii Home + Remodeling magazinban. Az író életében blogol.
” További Munkafolyamatok