a koronavírus veszélye kényszerített és szigorúbb vállalati megfelelőségi programot tett szükségessé. Ezért minden eddiginél fontosabb a szabályozási normák javítása és a végrehajtási erőfeszítések megújítása.
ebben a blogbejegyzésben ezért a vállalati megfelelőséggel kapcsolatos leggyakoribb kérdésekkel foglalkozunk, és mindent, amit tudnia kell a szervezet számára a legjobb megfelelőségi program felépítéséről.
mi a megfelelés?
az üzleti megfelelőségről szóló legutóbbi bejegyzésünkben a megfelelőséget mind műveletként, mind szabványként definiáltuk. A megfelelés mint cselekvés magában foglalja a megállapított rendeletek és politikák betartásának szükségességét. Azt is beszél a feladatait és felelősségét a vállalat, hogy az alkalmazottak és a társadalom. A kötelezettségeinek megértése érdekében a vállalatnak meg kell tennie a szükséges intézkedéseket és intézkedéseket a jogi és kormányzati követelmények teljesítéséhez, hogy szervezetként megfeleljen.
ezzel szemben a megfelelés akkor válik mércévé, ha a vállalat túlmutat és nem pusztán követelményként kezeli a megfelelést, hanem magatartási kódexként vagy etikai iránytűként a munkavállalók számára.
tehát összességében a vállalati megfelelőség egyszerre olyan intézkedés, amely csökkenti a jogi és biztonsági kockázatokat. De ez egy olyan szabvány is, amely az embereket megfelelő viselkedéshez vezet.
az üzleti megfelelés jelentésének mélyebb megértéséhez mind cselekvésnek, mind szabványnak kell tekinteni. Ha önmagában cselekvésnek tekintik, akkor egy sor szabályra redukálható. Hasonlóképpen, csak akkor szolgálhat branding dekorációként, ha pusztán szabványnak tekintik.
minden vállalatnak szüksége van vállalati megfelelőségi programra?
minden vállalatnak szüksége van vállalati megfelelőségi programra. Méretétől, hatókörétől vagy iparágától függetlenül a vállalkozásnak rendelkeznie kell egy meghatározott vagy strukturált megfelelőségi programmal, amely meghatározza irányelveit, eljárásait és műveleteit.
egy 2017-es tanulmány szerint kifizetődő a compliance-ba fektetni, tekintve a több compliance-tevékenység (pl., auditok, képzés, szakértői személyzet) alacsonyabb, mint a költségek a vállalatok nem felelnek meg az ipari szabványoknak.
ugyanez a tanulmány azt is megállapította, hogy a meg nem felelés költsége a megfelelés költségeinek 2,71-szerese. Íme néhány a meg nem felelés hatásai:
- üzleti zavarok
- Termelékenységi veszteségek
- bevételkiesés
- bírságok, büntetések és elszámolási díjak
így a megfelelőségi követelmények betartására irányuló megelőző intézkedések révén elkerülheti a bajt, és jelentős mennyiségű szervezeti költséget takaríthat meg.
milyen elemeket kell tartalmaznia a vállalati megfelelőségi programoknak?
sok vállalat nem biztos abban, hogy mit kell fedeznie a vállalati megfelelőségi képzési programnak. És nos, minden attól függ, hogy milyen szabályokat kíván bevezetni, és milyen kérdésekkel kíván foglalkozni. De általában a vállalati megfelelőség az alábbi elsődleges szempontokra összpontosít:
korrupció
a megfelelőség erős kultúrájának kiépítése a becsületes, etikus és jogi üzleti tevékenység iránti elkötelezettséggel kezdődik. De a korrupció különböző formái, mint például a megvesztegetés, a licitálás és más törvénytelen üzleti gyakorlatok néha tönkreteszik egyes alkalmazottak erkölcsi rostját. Ezért a magas szintű integritás kialakítására összpontosító megfelelőségi politikák létrehozása minimalizálja a probléma előfordulását.
munkavállalói viselkedés
az alkalmazottak viselkedése közvetlen összefüggést mutat a munkahelyi termelékenységgel, elkötelezettséggel és hatékonysággal. Minden olyan tevékenység, amelyet szakszerűtlennek vagy etikátlannak tekintenek, megzavarja a vállalati folyamatok megfelelő áramlását. E problémák elkerülése érdekében megfelelőségi programokat, például zaklatásellenes és diszkriminációellenes politikákat kell beépíteni.
munkahelyi egészség és biztonság
a munkáltatónak jogi kötelessége és erkölcsi felelőssége, hogy biztosítsa munkavállalóinak biztonságát és védelmét munka közben. Ezért a vállalatoknak olyan politikákkal, tervekkel és eljárásokkal kell rendelkezniük, amelyek segítenek a munkahelyi egészség és biztonság kezelésében. Célja a sérülések vagy betegségek kockázatának minimalizálása az alkalmazottak körében, ezért ugyanolyan fontos a bevonása.
a Munkahelyi Biztonsági és Egészségvédelmi igazgatóság vagy az OSHA a világ egyik vezető szabályozó ügynöksége, amely szabványos irányelveket nyújt a munkahelyi egészségvédelem és biztonság irányítására vonatkozóan.
környezetvédelmi megfelelés
egyes vállalkozások a környezetvédelmi megfelelést opcionálisnak tekintik. Mivel azonban az olyan ökológiai problémák, mint az éghajlatváltozás és a szennyezés, negatívan befolyásolják a vállalkozásokat, a környezetvédelmi előírásoknak való megfelelést minden megfelelőségi program során komolyan figyelembe kell venni.
adatkezelés
bárki, aki kapcsolatba kerül a cég hozza tonna személyazonosításra alkalmas információkat. Az Ön vállalatának kötelessége minden olyan érzékeny információ védelme, amely Adatvédelmi problémákhoz vezethet. A megfelelés ezen a területen azt jelenti, hogy felvázoljuk az adatvédelmet biztosító politikákat és folyamatokat. Ez a folyamat magában foglalhatja az információbiztonsági irányítási rendszer vagy az ISMS megvalósítását.
Termékmegfelelőség
elengedhetetlen, hogy az üzleti termékek megfeleljenek az alapvető jogi követelményeknek. Így a megfelelőségnek bizonyítania kell, hogy egy termék megfelel ezeknek a szabályozási követelményeknek. Ne feledje, hogy a termékekért és szolgáltatásokért való felelősségvállalás okos üzlet.
a hatékony vállalati megfelelőségi program öt alapvető eleme
most már ismeri a vállalati megfelelőségi program alapvető elemeit. De egy dolog a tartalom eldöntése. A másik dolog az, hogy hogyan készítsd el a programot, és győződj meg róla, hogy hatékony a get-go-tól.
minél összetettebb a megfelelőségkezelés, annál nehezebb közvetíteni. Így a sikeres megfelelőségi program olyan, ami koncentrált, jól definiált és egyszerű. Ennek elérése érdekében győződjön meg róla, hogy rendelkezik ezzel az öt alapvető elemmel:
szabványok és eljárások
megfelelőségi programjának világos irányelvekkel és eljárásokkal kell rendelkeznie ahhoz, hogy meghatározza a vállalat működési keretét. A törvényeknek vagy irányelveknek konkrétnak, gyakorlatiasnak és ami a legfontosabb, hozzáférhetőnek kell lenniük. Amikor azt mondjuk, hogy elérhető, akkor azt értjük, hogy a vállalati megfelelőségi irányelveket rendszeresen továbbítani kell – különösen akkor, ha változtatásokat hajtanak végre.
Hatóság
a teljes és átfogó megfelelőségi program kezdeményezésének vagy támogatásának a felső vezetéstől kell származnia. Ha a vezetők vagy a felügyelők nem engedélyezik a megfelelőség tervezését és végrehajtását, a program haszontalan és fogatlan szabályrendszerként fog megjelenni.
ezenkívül a vállalatnak rendelkeznie kell egy hivatalos Compliance igazgatóval, aki az összes compliance tevékenység felügyelőjeként szolgálhat.
képzés és Oktatás
ahhoz, hogy hivatalosan oktassa alkalmazottait az iparághoz vagy a kormányhoz kapcsolódó törvényekről és politikákról, rendelkeznie kell egy dedikált megfelelőségi képzési programmal a folyamat egyszerűsítése érdekében.
csakúgy, mint bármely más alkalmazotti fejlesztési tevékenység a tanulási Akadémián belül, a megfelelőségi képzés céljainak okosnak kell lenniük. Az intelligens megfelelőségi célok és célok egyszerűsíthetik tanulási tevékenységeit. Segít megtalálni a megfelelő eszközöket és a legjobb megközelítést a képzési kezdeményezések sikeréhez.
a SMART objectives segítségével megtalálhatja a tanulási folyamat vonzóbbá és az alkalmazottak számára megfelelőbbé tételének módjait. A megfelelő gondolkodásmód és betekintés birtokában különböző stratégiákat fedezhet fel, mint például az E-learning vagy az online megfelelőségi képzés Tanulásirányítási rendszerének használata.
auditálás és monitoring
az egyik módja annak, hogy a szervezetek soha ne veszítsék el megfelelőségi programjuk felügyeletét, az állandó monitoring és auditálás. A megfelelő compliance monitoring és auditálási rendszer következetes protokollkészletet biztosít a vállalatoknak, és megkönnyíti a problémák rendszeres ellenőrzését és felderítését.
ha eltéréseket találnak a megfelelőségben, a monitoring és az auditálás megkönnyíti az azonnali elemzést és a megfelelő válaszadást a hibák megelőzése érdekében.
a megfelelőségi irányelvek nyomon követése magában foglalja az aktuális szabályozási változások rögzítését, a belső ellenőrzési eljárások kidolgozását a változások betartására, valamint az egész szervezet tájékoztatását a jelentős frissítésekről.
másrészt a megfelelés ellenőrzése magában foglalja a folyamatban lévő monitoringfolyamatok hatékonyságának felülvizsgálatát és ellenőrzését. A szabályszerűségi ellenőrzésekhez kapcsolódó tevékenység magában foglalja annak ellenőrzését, hogy a meglévő monitoringrendszer eléri-e a kívánt eredményeket.
mindenesetre a Megfelelőségi vezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy mind az ellenőrzési, mind a monitoring részlegek kéz a kézben dolgozzanak a lehetséges megfelelőségi kockázatok enyhítése érdekében.
korrekciós intézkedések
a megfelelés egyszerre proaktív és reaktív válasz. Így a megfelelőségirányítási rendszernek nemcsak konkrét iránymutatásokat, hanem egyértelmű korrekciós intézkedéseket is tartalmaznia kell. Ez azt jelenti, hogy amikor a meg nem felelés vagy a nem megfelelőség kérdése merül fel, tudja, hogyan kell megfelelő ellenintézkedésekkel reagálni.
de ne feledje, hogy a korrekciós intézkedések nem léteznek vákuumban. A megfelelőségi törvények vagy rendeletek vonatkozó területeitől nem szabad elválasztani az ellentétes választ. Más szavakkal, a meg nem felelési kérdések megoldására irányuló intézkedéseket megfelelő forrásokhoz kell kapcsolni, például:
- ellenőrzési eredmények
- tényleges események vagy emberi hibák
- ügyfélpanaszok
- nem megfelelő ügynökök
általában a korrekciós eljárás ezt a hat fázist követi: azonosítás, értékelés, kiváltó okok elemzése, korrekciós válasz és nyomon követés.
digitalizálja vállalati megfelelőségi programját
a digitális átalakulás szinte elkerülhetetlen a vállalati folyamatok terén – még a megfelelés terén is. Sajnos a vállalatok a digitális átalakulást olyan lehetőségnek tekintik, amely csak az ügyfélkapcsolatok erősítését, a műveletek ésszerűsítését és üzleti tevékenységük előkelőségét jelenti. Ennek eredményeként a vállalati megfelelés utólagos gondolkodássá válik.
a digitális technológia azonban arra készteti a szervezeteket, hogy újragondolják vállalati megfelelőségi rendszereiket. Az üzleti megfelelőségi programok korszerűsítésének első lépése pedig a digitális átalakulást akadályozó akadályok azonosítása.
és mi segíteni akarunk nektek áttörni ezeket az akadályokat! Tudjon meg többet szolgáltatásainkról, és engedje meg, hogy segítsünk Önnek a digitális átalakulás útján. Kattintson erre a linkre, hogy megtudja, hogyan digitalizálhatja a megfelelőségi programot. Vagy vegye fel velünk a kapcsolatot, hogy képet kapjon arról, hogyan építheti fel saját megfelelőségi képzési megoldását.