nem lehet olyan projekt, amely immunis a kockázatokkal szemben. Nem kérdés, hogy egy projekt kockázattal szembesül – e vagy sem, csak arról van szó, hogy a kockázatokat hogyan kezelik, amikor előfordulnak. A megfelelő kockázatkezelés minden projektmenedzser felelőssége. Kétféle kockázat létezik: 1) ismert kockázatok és 2) ismeretlen kockázatok. Ezeket azonosított kockázatoknak és azonosítatlan kockázatoknak is nevezik. E kockázatok kezelése érdekében egy bizonyos összeget, úgynevezett tartalékokat osztanak ki. A rendkívüli tartalék és a kezelési tartalék a kockázat típusától függően különböző típusú tartalékok. Lássuk ezeket részletesen.
ellenőrizze a kockázatkezelés alapjait, hogy jobban megértse az alapokat és ismerje a kockázati terminológiát.
a kockázatkezelés részeként minden projektben tartalékokat hoznak létre a kockázatok kezelésére. Mi az a tartalék?
mi a tartalék a projektmenedzsmentben?
a PMBOK a “tartalékot” a projektmenedzsment tervben a költségek és/vagy a kockázat ütemezésének csökkentésére szolgáló rendelkezésként határozza meg. Tehát meg kell értenünk, hogy különböző tartalékok lesznek a menetrendre és a költségekre, azaz… menetrend tartalék és költség tartalék.
a projekt kezdeti szakaszában kezdeti tartalék jön létre a rendelkezésre álló korlátozott mennyiségű információval. Később, a kockázatok azonosítása és a kockázati válaszok megtervezése után felülvizsgált tartalék jön létre.
2 a tartalékok típusai a projektmenedzsmentben
azon kockázatok típusa alapján, amelyeket a tartalék befogadni vagy kezelni kíván, kétféle tartalék létezik
- rendkívüli tartalék vagy Puffertartalék
- vezetői tartalék
rendkívüli tartalék a projektmenedzsmentben
- a rendkívüli tartalék a projektmenedzsmentben is úgynevezett puffer tartalék.
- a készenléti tartalékot az ismert-ismeretlen (ismert= azonosított, ismeretlen=kockázatok) vagy azonosított kockázatok kezelésére használják, amelyek aktív kockázatkezelési stratégiákkal rendelkeznek.
- a PMBOK a készenléti tartalékot úgy határozza meg, mint az ütemtervben vagy a költségalapban elkülönített időt vagy pénzt az ismert kockázatokra aktív válaszstratégiákkal.
- a készenléti tartalékok a teljesítménymérési alapvonal (PMB) részét képezik. Itt fontos megérteni, hogy az ütemezési kockázatokra vonatkozó rendkívüli tartalékok az ütemezési alapvonal részét képezik, míg a Költségkockázatokra vonatkozó rendkívüli tartalékok a Költségalapvonal részét képezik.
- a projektmenedzser teljes jogkörrel rendelkezik a rendkívüli tartalékok felett, azonban ezt a hatáskört átruházhatja a kockázat tulajdonosára, ha akarja.
- a rendkívüli tartalékok tevékenységi szinten oszthatók ki.
a rendkívüli tartalék kiszámítása
a rendkívüli tartalékokat nem véletlenszerűen rögzítik, hanem különféle technikákkal megfelelően kiszámítják.
az alábbiakban bemutatjuk a készenléti tartalék kiszámításához használt népszerű technikákat.
- döntési fa elemzés
- Monte Carlo szimuláció
- várható monetáris érték (EMV)
- a projektköltség százalékos aránya
vezetői tartalék a projektmenedzsmentben
- vezetői tartalékokat használnak az ismeretlen-ismeretlen (ismeretlen=azonosítatlan, ismeretlen=kockázatok) vagy azonosítatlan kockázatok (aktív kockázatkezelési stratégiák nem állnak rendelkezésre az ilyen típusú kockázatokhoz.)
- a PMBOK a Menedzsmenttartalékot a teljesítménymérési alapvonalon (PMB) kívül tartott projektköltségvetés vagy projektütemezés összegeként határozza meg vezetői ellenőrzési célokra, amelyet a projekt hatókörébe tartozó előre nem látható munkákra tartanak fenn.
- a vezetői tartalékok nem képezik részét a teljesítménymérési alapvonalnak.
- ezeket a tartalékokat nem technikával becsülik meg,hanem szervezeti normák alapján osztják el.
- a vezetői tartalékok a felső vezetés ellenőrzése alatt állnak, és a projektmenedzser nem rendelkezik hatáskörrel ezen tartalékok felett. Ezeket a tartalékokat nem lehet a projektmenedzser belátása szerint felhasználni. Hivatalos kérelmet kell benyújtani, és azt jóvá kell hagyni e tartalékok felhasználására.
- az irányítási tartalékok csak a projekt szintjén kerülnek felosztásra.
rendkívüli tartalék = az összes tevékenység rendkívüli tartalék összege
munkacsomag Költségbecslései = az összes tevékenység költségbecslésének összege
Költségalap = rendkívüli tartalék + munkacsomag Költségbecslései
projektköltség = Költségalap + vezetői tartalék.
fontos megérteni a becslés és a kockázatkezelés közötti kapcsolatot. A becslés és a kockázatkezelés összefügg egymással. Míg a megfelelő becslés segít több kockázat azonosításában, a megfelelő kockázatkezelés csökkenti az ütemterv és a költségbecslések körét azáltal, hogy pontosabbá teszi őket.