a naptárak hasznos eszközök a közelgő értekezletek, határidők és mérföldkövek nyomon követéséhez. Segíthetnek az ütemterv megjelenítésében, és emlékeztethetnek a fontos eseményekre, például az ünnepekre és a nyaralási időre.
nem csoda, hogy az emberek gyakran különféle naptáreszközök közül választhatnak, beleértve az irodai falon lévő papírnaptártól kezdve a naptárkezelő eszközig, például a Calendlyig.
a probléma az, hogy az emberek túl gyakran kezelnek egyszerre több naptárat. Ha ezek a naptárak nincsenek integrálva a munkájával, és nincsenek szinkronizálva egymással, ez tömeges zavartsághoz, fejfájáshoz és határidők elmulasztásához vezethet.
miért érdemes projektmenedzsment szoftvert használni?
ha már egy vagy több naptárt kezel és frissít, akkor előfordulhat, hogy a naptárfunkciókat nem tekinti a projektmenedzsment szoftver fontos funkciójának. A naptárakat tartalmazó projektmenedzsment szoftvermegoldás azonban számos olyan előnyt kínál,amelyeket más naptárbeállítások nem.
például a hagyományos naptárak nagyszerűek a nap tervezéséhez, de szörnyűek a tervezéshez, a vizualizáláshoz és a projektmunka megosztásához.
bár az online naptár emlékeztethet egy közelgő határidőre, nem úgy tervezték, hogy megmondja, milyen feladatok szükségesek a határidő betartásához, ki dolgozik rajtuk, és mi a teljesítés jelenlegi állapota. A programon kívülre kell mennie (vagy e-mail kérést kell küldenie), hogy megtalálja ezt a kritikus információt.
a projektmenedzsment szoftver naptárai a projekt előrehaladásával és információival közvetlenül összekapcsolva válaszolnak ezekre a kérdésekre.
íme hét olyan funkció, amelyet a projektmenedzsment naptárak kínálnak, amelyeket a hagyományos naptárak nem:
- lehetővé teszi a kritikus munkák kézi nyomon követését és megtervezését
- projektek, csapatok vagy mappák konkrét munkáinak automatikus nyomon követése
- színkód állapot, csatorna, közönség stb. szerint
- lehetővé teszi a naptárak rétegezését, hogy több projekt vagy mappa teljes képet kapjon
- a naptárakat hónap, negyedév és/vagy év szerint tekintheti meg
- lehetővé teszi a projektfeladatok közvetlen megnyitását a naptárból
- lehetővé teszi a valós idejű naptárfrissítések egyszerű megosztását más érdekeltekkel
projektmenedzsment szoftver naptárak lehetővé teszi az összes kapcsolódó információt, fájlt és beszélgetést tartalmazó ütemezett feladatok megtekintését. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy könnyedén ugorjon a naptárból közvetlenül a munkába anélkül, hogy más eszközök vagy alkalmazások között navigálna.
ráadásul a megosztható projektmenedzsment-naptár lehetővé teszi a tevékenységek és projekttervek megtekintését több csapat és projekt számára az egész vállalkozásban. Ez a láthatóság segít azonosítani a lehetséges konfliktusokat, és koordinálja a munkát az egyének és a csapatok között.
a projektmenedzsment szoftverek naptárai lehetővé teszik a naprakész információk gyors megosztását a belső és külső érdekeltekkel. Ez a funkció azt jelenti, hogy a vezetők és az ügyfelek könnyen hozzáférhetnek madártávlatból a projekt ütemezéséhez és a közelgő kulcsfontosságú dátumokhoz, mindezt egyszerű, vizuális formátumban.
hogyan működnek a projektmenedzsment naptárak
a hagyományos naptáraktól eltérően a projektmenedzsment szoftver naptárai közvetlenül kapcsolódnak a szoftver mögöttes projektekhez és feladatokhoz. Ez azt jelenti, hogy a naptár automatikusan frissül, amikor a feladatok és az ütemezések megváltoznak.
ráadásul ezek a naptárak kétirányú szinkronizálást kínálnak. Ez azt jelenti, hogy ha el kell halasztania vagy át kell ütemeznie egy feladatot, akkor a módosítást közvetlenül a naptár nézetben hajthatja végre. Csak annyit kell tennie, hogy áthúzza a feladatot az új dátumra. Nem csak frissíti a feladatot, hanem automatikusan módosítja az összes függő feladatot is.
bármely feladat vagy projektváltozás azonnal, valós időben jelenik meg a projekt ütemezésében és naptárában, ami azt jelenti, hogy soha nem kell aggódnia az ütköző adatok miatt, és az egész csapata egyetlen igazságforrásra támaszkodva működhet.
egy másik módja annak, hogy a projektmenedzsment szoftveres naptárak lehetővé teszik az igazság egyik forrásának fenntartását, az egyes naptárak létrehozásának támogatása az adatok megkettőzése nélkül. Például külön naptárakat hozhat létre mindenféle különböző nézethez, például:
- különböző projektek, csapatok vagy osztályok
- külön projektfázisok
- munka célközönség szerint
- munka csatorna szerint
- különböző munkafolyamat-állapotok
Minden naptár továbbra is ugyanabból az adatforrásból származik, így a projektben bekövetkezett változások továbbra is azonnal tükröződnek minden naptárban.
ez a funkció lehetővé teszi a naptárnézetek egyszerűsítését, hogy az adatmennyiség ne legyen túl nagy, és ne maradjon le semmi. Plusz, akkor húzza a külön naptárak együtt, hogy a nagy képet.
klasszikus vs. intelligens naptárak
kétféle projektmenedzsment szoftver naptár létezik:
- klasszikus naptárak
- intelligens naptárak
a klasszikus naptárakat manuálisan hozza létre Ön vagy csapata. Rugalmas megoldást kínálnak, amely lehetővé teszi, hogy csak az egyénileg kiválasztott feladatokat jelenítse meg.
a klasszikus naptárak akkor hasznosak, ha sok feladat van elosztva több projekt között, és csak a legfontosabbakat vagy a legfontosabbakat szeretné figyelni. Hasonlóképpen, a csapattagok dönthetnek úgy, hogy saját klasszikus naptárat hoznak létre, így csak egy szűk feladatsort kezelhetnek, például saját feladataikat és azokat, amelyek közvetlenül megelőzik őket.
az intelligens naptárak automatikusan olyan naptárnézeteket hoznak létre, amelyek egy adott projekten vagy mappán belül minden feladatot megjelenítenek. Szűrők segítségével olyan intelligens naptárakat is létrehozhat, amelyek csak meghatározott feltételeknek felelnek meg — például ha egy csapattag csak a hozzárendelt feladatokat szeretné látni.
az intelligens naptárak akkor hasznosak, ha a figyelni kívánt feladatok mind ugyanabban a projektben vagy mappában vannak, és ha könnyen szűrheti a nyomon követni kívánt feladatokat. Az intelligens naptárak legnagyobb előnye, hogy csak néhány kattintással hozhatók létre, és frissíthetők a projekt változásakor.
ha például új feladatot ad hozzá a projekthez, az intelligens naptár be tudja húzni a kijelzőbe (feltéve, hogy megfelel a szűrési feltételeknek.) Mivel a kézi naptár, akkor manuálisan hozzá, hogy az új feladat a naptárban. Ez növeli annak kockázatát, hogy az új feladatokat figyelmen kívül hagyják.
Naptárintegrációk
bár a projektmenedzsment-naptár számos további funkciót és előnyt kínál, továbbra is használhatja az aktuális naptár eszközt, különösen akkor, ha a projekthez nem kapcsolódó eseményeket, értekezleteket és határidőket is nyomon követ.
ezért fontos, hogy olyan projektmenedzsment szoftvert válasszon, amely képes integrálni az olyan népszerű naptáralkalmazásokat, mint a Google Naptár, Az Outlook és az Apple naptár. Ez az integráció lehetővé teszi a saját naptár karbantartását anélkül, hogy két különálló eszközt kellene kezelnie és frissítenie.
ne feledje, hogy a hagyományos naptárakat nem úgy tervezték, hogy kezeljék a projektmenedzsment szoftver naptárának minden részletét. Olyan megoldást kell keresnie, amely lehetővé teszi, hogy kiválassza, milyen részletességi szintet tesz közzé a hagyományos naptárban. Például, az online naptárban, lehet, hogy csak a feladat esedékességét szeretné látni, vagy ki szeretné zárni az alfeladatokat.