a”Procure to pay” vagy a P2P a tevékenységek és események teljes ciklusa, amelyet egy vállalkozás folytat, amikor külső szállítótól árut vagy szolgáltatást igényel. Ez a ciklus leírja azokat a lépéseket, amelyeket a vállalatnak meg kell tennie a tételek beszerzéséhez és a megfelelő átutalás kifizetéséhez a szállítónak, levonva a kedvezményeket és a kiigazításokat.
bár elméletileg egyszerű, a vállalati szintű vállalkozások modern P2P ciklusa rendkívül összetett vállalkozás, sok mozgó alkatrésszel. Ahogy a vállalkozások növekednek és nagyobb léptékben működnek, a P2P és a kapcsolódó kötelezettségek folyamatainak át kell állniuk az egyszerű papíralapú munkafolyamatokról a kiterjedt erőfeszítésekre, amelyek gyakran automatizálást és számítógépes segédeszközöket igényelnek.
vizsgáljuk meg a modern P2P ciklus alapvető lépéseit, azok hatékonyságát, valamint azt, hogy a modern, AI-alapú szoftvermegoldások hogyan integrálhatók a vezető ERP platformokkal a siker és a megtakarítás érdekében.
ebben a rövid útmutatóban megvizsgáljuk a következő kérdésre adott válaszokat:
- az 5 fő Procure-to-Pay folyamat lépései
- Procure-to-Pay megoldások
- mi a P2P folyamat az SAP-ban a Kofax ReadSoft integráció használatakor?
- a beszerzés átalakítása fizetésre fejlett szoftvermegoldásokkal
az 5 fő beszerzési-fizetési folyamat lépései
egy tipikus procure-to-pay ciklusban öt szakasz van ahhoz, hogy egy vállalkozás elérje a befejezett tranzakciót. A nagyvállalatokban ennek a ciklusnak a különböző részei gyakran előfordulnak egész nap, minden nap. A multinacionális vállalatok számára a beszerzési ciklus jelentős mennyiségű információ és kiterjedt felelősségi kör forrása.
itt van, hogyan működik.
beszerzési igény
ebben a szakaszban a vállalkozás azonosítja egy alkatrész, késztermék, szolgáltatás vagy bármi más szükségességét, amelyet külső szállítótól igényelhet. Az osztály, amely a követelmény határozza meg az igény, és meghatározza a specifikációk. A beszerzési osztály ezután veszi ezeket a specifikációkat, és azonosítja a szállítót, vagy kiválasztja a preferált szállítót a korábbi megrendelések és tapasztalatok alapján.
megrendelés
egy azonosított eladóval a vásárlóknak meg kell határozniuk a megfelelő árat, és biztosítaniuk kell, hogy az megfeleljen a részlegük vásárlóerejének. Az új gyártókkal folytatott tárgyalások időt vehetnek igénybe, kivéve, ha vállalkozása már rendelkezik egyértelmű feltételekkel kötött szerződéssel. Ebben a szakaszban a részleg létrehoz egy beszerzési megrendelést (PO) a szükséges árukra, a PO-t egyedi nyilvántartásként rögzíti könyveiben, és továbbítja a megrendelést az eladónak teljesítés céljából.
megrendelés visszaigazolása
az eladó megkapja a megrendelést, és továbbítja a kézhezvételének visszaigazolását, gyakran azzal a visszaigazolással, hogy készletszintjük megfelelő a teljesítéshez. Az eladó tanácsot ad az üzletnek a várható átfutási időkről és a szállítási dátumokról. Ez a létfontosságú információ elengedhetetlen a hatékony ellátási lánc és logisztikai tervezéshez, de a befogása és elérhetővé tétele és hasznossá tétele korlátozott technológiával kihívást jelenthet.
szállítási értesítés
ezután a megvásárolt áruk megérkeznek, és a vállalkozásnak át kell küldenie a szállítás visszaigazolását az eladónak. Ezen a ponton kritikus lépés a szállítmány ellenőrzése a beszerzési megrendeléssel annak biztosítása érdekében, hogy minden jó állapotban érkezzen. Fontos megjegyezni a kivételeket, például a sérült vagy hiányzó tárgyakat, hogy elkerüljük a nem kapott áruk fizetését. Az Ön vállalkozása ezeket az információkat visszaküldi az eladónak.
Számlafizetés
az Ön által megadott információkkal az eladó végrehajtja a szükséges levonásokat, majd számlát továbbít az Ön vállalkozásának. A P2P legkritikusabb lépése itt zajlik: a háromirányú mérkőzés, amely egyezteti az eredeti PO-t, a szállítási nyugtát és a számlát annak biztosítása érdekében, hogy minden információ helyes legyen.
hagyományosan ez időigényes folyamat. A hibák nyomon követése potenciálisan költséges késéseket okozhat. További késések gyakran fordulnak elő, amikor a mérkőzés befejeződött, de a fizetéshez engedélyre van szükség. Csak akkor, ha ezek az elemek a helyükön vannak, a vállalkozás átutalhatja a fizetést, beírhatja a végső pénzügyi információkat a főkönyvekbe, és lezárhatja a tranzakciót.
beszerzési-fizetési megoldások
a sok mozgó alkatrész és a folyamatos egyeztetéshez szükséges sok információ miatt a vállalkozások fejlett megoldásokat igényelnek a kötelezettségek és a P2P ciklus kezelésére. Ezek a megoldások gyakran egy ERP platformon, például az SAP-n és az SAP-n belüli speciális modulokon keresztül érkeznek, további szoftverekkel kombinálva, amelyek csökkentik a hibaarányt és csökkentik a súrlódást.
az SAP-ban ezek a folyamatok gyakran “megrendelésre történő beszerzés” munkafolyamatok.
mi az a”megrendelésre történő beszerzés”?
tekintse meg a vásárlási igénylés, a megrendelés és a megrendelés visszaigazolásának lépéseit. Az SAP által létrehozott ERP platformon belül egy vállalkozás olyan szoftveres megoldást használhat, amely a vásárlási folyamat e korai szakaszának automatizálására szolgál. A részlegek felvehetik kéréseiket, és a rendszer felsorolhatja a megfelelő szállítókat, és létrehozhat egy szabványosított PO-t korlátozott számú emberi érintéssel.
az ilyen automatizált rendszerek csökkentik a hibák valószínűségét, és növelik az üzleti elemzés szempontjából kritikus információk elérhetőségét. Ha az SAP-t a P2P folyamat részeként használja, elektronikusan integrálható a szállítói rendszerekkel, és teljes mértékben automatizálhatja a beszerzés nagy részét. Az SAP P2P folyamat használata biztosítja a hatékony adatrögzítést, és lehetővé teszi vállalkozása számára, hogy elemzési műveleteket végezzen a megtakarítási és fejlesztési lehetőségek azonosítása érdekében.
vizsgáljuk meg ezeket a lépéseket.
mi a P2P folyamat az SAP-ban a Kofax ReadSoft integráció használatakor?
az SAP teljesítménye és sokoldalúsága a P2P ciklus elemeinek kezelésében páratlan, de a megfelelő eszközök kiterjeszthetik a platform alapvető funkcióit a 21.századra. A gépi tanulásra és a mesterséges intelligenciára épülő fejlett programok, mint például a Kofax ReadSoft, képesek a részben papír alapú munkafolyamatokat teljesen digitális folyamatokká alakítani, amelyek egyértelmű és következetes eredményeket hoznak.
ReadSoft használ kognitív capture technológia intelligens módon osztályozza a dokumentumokat, majd bontsa ki információk, mint például a PO számok, elem, típus, mennyiség, stb. Ugyanez a szoftver számszerűsítheti a számlákból származó információkat is, és az SAP segítségével egyszerűsítheti a háromirányú egyeztetési folyamatot.
eszközök, például a Kofax Folyamat Igazgató, vállalkozások automatizálják beszerzés, fizetési, valamint új szállító onboarding miközben ez az egyszerű, hogy kijavítsa a hibákat kora előtt problémákat okozhat.
fejlettebb, mint az alap P2P ciklus, az SAP munkafolyamat az alapvető szakaszokat és az adatok felhalmozásának és kommunikációjának kulcsfontosságú pillanataiba szegmentálja.
követelmények meghatározása
a beszerzési kérelmet benyújtó osztály egyértelműen meghatározza követelményeit a közelgő projektek, a meglévő készlet és egyéb tényezők alapján. Az ERP-adatok segítenek ezeknek az osztályoknak intelligens értékeléseket végezni a felesleges igénylések elkerülése érdekében.
a szállító/ellátási forrás meghatározása
a csapatnak meg kell határoznia, hogy hol találja meg a megfelelő szállítókat vagy beszállítókat a szükséges árukhoz, ha nincsenek nyilvántartások a megfelelő szállítókról.
szállító kiválasztása
az SAP segít a csapatnak a rendszerben meghatározott elérhető szállítók közül választani. A Process Director integrációval ezek a lépések azonnal elérhetők egy ismerős rendszerben, könnyen használható interfészekkel.
megrendelés feldolgozása
a beszerzési osztály megrendelést hoz létre vagy ad ki. A Kofax eszközökkel ez a folyamat teljes egészében elektronikusan történhet, így a PO folyamat papírmentes marad. A nyomtatott példányokat is beolvashatja a rendszerbe. A ReadSoft intelligens algoritmusai automatikusan osztályozzák a dokumentumot, iktatják a megfelelő rendszerbe, és naplózzák az információkat az ERP-ben.
megrendelés figyelése
a POs figyelése magában foglalja a megrendeléssel kapcsolatos jelentős események figyelését, például a mennyiségek változását, az eladó készletének hiányát vagy a teljesítési információkat. Hatékony monitoring, illetve a számla-megfelelő a POs csökkentheti a szűk keresztmetszetek, valamint annak biztosítása, hogy mindenki követi ugyanazokat a szabályokat a vételi engedély. A könnyebb jóváhagyási munkafolyamat költséghatékonyabb munkát jelent.
az Áru Átvételét
kézhezvételét Követően a tételeket, ReadSoft, illetve egyéb AP automatizálási eszközök által Kofax capture kapcsolatos valamennyi információ a szállítás. A procure-to-pay rendszeren keresztül elektronikus úton átvételi értesítést küldhet az eladónak.
számlaellenőrzés
amint az eladó elküldi a számlát az Ön vállalkozásának, a ReadSoft automatikusan kategorizálja és kivonja a szükséges információkat. A Process Director vagy a saját SAP eszközeivel engedélyezheti az automatikus PO-illesztést. Együtt, ezek az eszközök drámai módon egyszerűsítik az illesztési folyamatot. A gyorsasággal és az emberi hibák jelentős csökkenésével a vállalkozás könnyen kihasználhatja a korai fizetési kedvezményekből származó megtakarításokat, és elkerülheti a fejfájást, például a kettős kifizetéseket.
a beszerzés átalakítása fejlett szoftvermegoldásokkal történő fizetésre
azáltal, hogy gondosan strukturálja a beszerzést a fizetési és PO folyamatokra, vállalkozása pénzt takaríthat meg, javíthatja az eredményeket és egyszerűsítheti az erőfeszítéseket, amelyek hagyományosan a szűk keresztmetszetek és a fejfájás fő forrásai. A hatékony AP automatizálással könnyedén létrehozhatja osztályát, mint megbízható hozzájárulást a vállalat sikeréhez.
ha többet szeretne megtudni a Kofax megoldások, például a ReadSoft és a számlák automatizálásának integrálásáról egy olyan ERP-be, mint az SAP, kérjen árajánlatot vállalkozása számára még ma.