az emberi erőforrás információs rendszer (HRIS) olyan szoftver vagy online megoldás, amelyet egy szervezet összes emberi erőforrás-műveletének adatbevitelére, adatkövetésére és adatkezelésére használnak. Mivel a munka világa folyamatos, digitális áramlásban van, a HR rendszereknek és folyamatoknak alkalmazkodniuk kell egy olyan világhoz, amely adatközpontú, technológia-vezérelt és emberközpontú. Az emberi erőforrás információs rendszerek az elmúlt évtizedben is fejlődtek, hogy átfogják ezeket az új trendeket a munkahelyen. Nézzük meg, mi a HRIS a mai kontextusban, mit tehet, és mit segíthet a szervezetnek elérni.
Tartalomjegyzék
-
- mi az emberi erőforrás információs rendszer (HRIS)?
- HRIS rendszerek és Munkaalkatrészek
- HRIS modellek
mi az emberi erőforrás információs rendszer (HRIS)?
az emberi erőforrás információs rendszer (HRIS) olyan szoftver vagy online megoldás, amelyet egy szervezet összes emberi erőforrás-műveletének adatbevitelére, adatkövetésére és adatkezelésére használnak.
ez tehát egy hozzáférhető, működőképes adatbázis, amely lehetővé teszi az összes HR rendszer zökkenőmentes működését, akár a szervezet szerverén, a felhőben, akár egy kiszervezett szállító szerverén. A HRIS-t gyakran HRMS-nek (human Resource management system) nevezik, mivel segíti a hatékony Emberi Erőforrás Menedzsmentet és tervezést.
a HRIS a rendszerek széles skáláját tartalmazza. Például magában foglalja a munkavállalói adatbázis és címtár kezelésének minden aspektusát, a pályázók nyomon követését, az ellátások adminisztrációját, a bérszámfejtési folyamatokat, a munka ütemezését, az időt és a részvételt, a levelek nyomon követését, az elektronikus aláírásokat, a megfelelőségi protokollokat, a testreszabható insight jelentéseket, az alkalmazottak önkiszolgálását, a teljesítménykezelést és a mobilalkalmazásokban gondoskodott HR folyamatokat.
ez a lista, amíg lehet, nincs kőbe írva. Mind az ügyfél -, mind a szállítói szervezeteken belül különbözik a kezelendő humán tőke igényei, a munkavállalói erő, a szervezet földrajzi elterjedése, a működés alapvető protokolljai, amelyeket betart, valamint a jövőre vonatkozó térképe alapján.
További információ: Mi az emberi tőke menedzsment (HCM)? Definíció, folyamat, platformok (eszközök) példákkal
HRIS folyamatok és munkaelemek
jelenleg minden emberi erőforrás funkció meglehetősen adattömbbel foglalkozik, mivel minden olyan interakció, amelyet egy jelölt vagy egy alkalmazott a szervezettel folytat, adatként kerül rögzítésre és tárolásra. A humánerőforrás-információs rendszer tehát kulcsfontosságúvá válik ezen adatok értelmezésében – nemcsak az adatok hatékony összegyűjtése és tárolása, hanem a hatékony munkafolyamatot lehetővé tevő információk összegyűjtése és a hatékonyság javítása érdekében.
manapság a legtöbb HRIS-megoldás testreszabott rendszereket kínál a szervezet egyedi igényei és növekedési tervei alapján. Vessünk egy pillantást a hat kulcsfontosságú HRIS folyamatokra és működő összetevőkre, amelyeket a legtöbb szervezet valamilyen kombinációban igényel.
adatbázis-kezelés
a legtöbb humánerőforrás-információs rendszer alapvető kínálata egy kész hozzáférésű adatbázis, ahol az alkalmazottak összes információja tárolható és hatékonyan kezelhető. A HR csapat (vagy bárki, aki a portált kezeli) könnyen beviheti az összes személyi adatot a rendszerbe. A lényeg az, hogy ezeket az adatokat és a releváns mutatókat igény szerint hozzáférhessük a világ bármely pontjáról.
a rendszerben tárolt adatok a kompenzációs információktól, a vészhelyzeti kapcsolattartási adatoktól és az oktatási előzményektől a kapcsolattartási információk, a tanulási mutatók és a teljesítményértékelési pontszámok megjelenítéséig terjednek. Az adatbázis képezi az összes HR funkció szívét, és hatékony online vagy felhőalapú biztonsági mentésnek bizonyulhat egy nagyrészt papírmentes iroda számára.
idő-és munkaerő-gazdálkodás
minden egyes alkalmazott órajelének ellenőrzése időigényes feladat. Mivel az irodák többsége ma lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy biometrikusan beütjenek, vagy bejelentkezzenek saját órájuk beviteléhez, ez a napi adatadag hatékony kezelést igényel.
a vezetők most jóváhagyhatják a szabadságkérelmeket, és az adatok közvetlenül összekapcsolhatók a bérszámfejtéssel. Egy nem tolakodó, de hatékony humánerőforrás-információs rendszer így szorosan figyelemmel kísérheti a pontosságot és a részvételt.
További információ: Mi az emberek kezelése? Teljes folyamat a legjobb gyakorlatokkal
bérszámfejtési funkciók
a bérszámfejtés a HR egyik legfontosabb funkciója. a Lean humánerőforrás-információs rendszerrel, amely lehetővé teszi az alkalmazottak óráinak és jelenléti adatainak egyszerű letöltését vagy feltöltését, a számrobbanás sokkal egyszerűbbé tehető, és az alkalmazottaknak történő befizetések zökkenőmentesebbé válnak. Ez kevesebb hibához is vezet az emberi beavatkozás csökkentésével. Sőt, a legtöbb HRIS bérszámfejtési szoftver az adózási megfelelés javulásához vezet, különösen a több adószinttel foglalkozó szervezetek számára.
ellátások kezelése
az ellátások kezelése nem csak az orvosi ellátásokra és a nyugdíjbefektetésekre vonatkozik, hanem az ellátásokkal kapcsolatos összes kérdésre, visszajelzésre, adatra és kommunikációra. Az ilyen alkalmazások egyablakos platformot biztosítanak minden munkáltató és munkavállaló számára, átláthatóságot biztosítanak és gördülékenyebb működést tesznek lehetővé.
minden munkavállalót érintenek az ellátásokra vonatkozó szabályok és stratégia, és ennek kezelése befolyásolja a munkavállaló teljes munkahelyi tapasztalatait.
munkavállalói felület
a legtöbb emberi erőforrás információs rendszer szoftver korlátozott felhasználói hozzáférést tesz lehetővé az alkalmazottak számára, de még az alkalmazottak önkiszolgálásának mérsékelt szintje is előrelépést jelent egy olyan kultúra létrehozásában, ahol az alkalmazottak nagyobb működési szabadsággal rendelkeznek. A kezelőfelületnek, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy frissítsék személyes adataikat, felülvizsgálják a Fizetési skálákat, megváltoztassák a nyugdíjazási juttatási programokat, frissítsék a közvetlen betéti információkat vagy letöltsék a juttatási választási dokumentumokat, egyszerű, integrált és időtakarékos felhasználói élményt kell nyújtania.
tehetség megszerzése és megtartása
a megfelelő tehetség megszerzése és megtartása az, ahogyan egy szervezet reménykedhet a növekedésben. Ezt a kontextust szem előtt tartva a toborzás és a megtartás minden HRIS kulcsfontosságú eleme, és a legtöbb szervezet a kötelező jellemzőknek tekinti.
a megfelelő tehetség felvétele csak az első lépés a tehetség rejtvényéhez. A munkavállalóknak megfelelő képzést, karrierlehetőséget és jutalmazási terveket kell biztosítani a növekedés, a morál növelése és a munkahelyi boldogság megteremtése érdekében. A HRIS eszközök javíthatják a jelöltek tapasztalatait, miközben megkönnyítik a toborzók számára a megfelelő tehetségek beszerzését, nyomon követését és bevonását.
tudj meg többet: Talent Acquisition Specialist: 10 kulcsfontosságú Készségkövetelmény 2020-ra
HRIS modellek
most, hogy áttekintettük az emberi erőforrás információs rendszer gépeit mozgató rendszereket és munkaelemeket, vessünk egy pillantást a HRIS modellekre, amelyek irányítják a folyamatok működését.
alapvető HRIS bemeneti és kimeneti modellje
ez a modell felsorolja a HRIS alapvető működését – a bemenettől a kimenetig. Mind a környezeti, mind a belső források adatokat szolgáltatnak a bemeneti alrendszerekhez, amelyeket aztán információvá értelmeznek és felhasználnak a toborzás, A munkaerő-tervezés, a munkaerő/tehetségmenedzsment, a kompenzáció, a juttatások, valamint a jelentési csatorna különböző részein.
1. ábra. Input és output modell egy alapvető HRIS
modell HRIS elfogadása
a rengeteg lehetőség áll rendelkezésre a piacon (arra a pontra, ahol a piac úgy tűnik, túlzsúfolt), választotta a megfelelő HRIS egy nagy döntés. De ha ez megtörtént, annak biztosítása érdekében, hogy a szervezet befektessen egy nyertes rendszerbe, a HRIS helyes elfogadása szükséges. Íme egy modell, amely felsorolja a megfelelő HRIS elfogadásának és az új folyamatokhoz való alkalmazkodás különböző aspektusait.
2. ábra. HRIS örökbefogadási modell
További információ: a munka jövője: 10 a következő 10 év legfontosabb trendjei
HRIS sikermodell
az alábbi ábra a siker integrált HRIS modellje. Ennek célja annak megismétlése, hogy a rendszerfolyamatok minősége, az információkhoz való hozzáférés és az alkalmazás, a könnyű használat és a hasznosság hogyan befolyásolja a felhasználók rendszerről alkotott felfogását.
a HRIS észlelt hasznossága érdekes tényező, mivel meglehetősen szubjektív, és a munkavállaló számára értelmesnek kell lennie. Mindezek a tényezők együttesen hozzájárulnak a felhasználói elégedettség szintjéhez és végső soron a HRIS sikeréhez.
3. ábra. HRIS sikermodell
További információ: Mi az A Talent Pipeline? Meghatározás, menedzsment példákkal
a humánerőforrás-információs rendszer három fő alkalmazással rendelkezik-tehetségszerzés, tehetségmenedzsment és tehetségoptimalizálás – mindezt az adatok hatékony támogatásával. Ezeken a szélesebb pilléreken belül a következő alkalmazási téglák számos előnnyel járnak, és segítenek egy erősebb szervezet felépítésében:
-
- az adattárolás költségeinek csökkentése, mivel az egyszeri befektetés megfelelő
- agilitás az adatok visszakeresésében és elemzésében
- a folyamatok megkettőzésének csökkentése, ami időt, pénzt és energiát takarít meg
- igény szerint a megfelelő adatok rendelkezésre állása a megfelelő időben
- erősebb elemzés és ezért intelligensebb döntések
- releváns karriertervezés, amely jobban kommunikálható
- a jelentések és betekintések jobb minősége
- fokozott alkalmazkodóképesség a szervezet számára, mivel a megfelelő információkhoz való hozzáférés, növeli a belső és a külső környezet tudatosságát
- nagyobb átláthatóság, ami őszintébb és vonzóbb munkavállalói élményhez vezet
Tudjon meg többet: az 5 legfontosabb humán tőke menedzsment (HCM) szoftverfunkció 2019-re
a legtöbb szervezet ma HRIS vagy HCM megoldást használ, hogy a HR folyamatokat egyszerűbbé, relatívabbá és az üzleti igényekhez és az alkalmazottak elvárásaihoz igazítsa. A szervezetek elkényeztetik a választást egy olyan piacon, amely megoldások és megoldáskombinációk sorát kínálja, ezért választanunk kell, de bölcsen válasszon!
milyen HRIS modelleket és folyamatokat használ? Ön szerint milyen funkciókat kell frissíteni a közeljövőben? Mesélj róla a Facebook-on, LinkedIn, vagy a Twitter. Mindig figyelünk.