a legjobban szervezett találkozó nagyszerű módja a valódi munka elvégzésének. Ezt a szabályt követem a vezetési gyakorlatomban, amikor hatékonyan akarom megtervezni és nyomon követni a projektjeimet. Biztosan tudom, hogy a projekt (menedzsment) találkozók jelentős szerepet játszanak a csapatkommunikáció, a vezetés és a csapatmunka fejlesztésében. Megerősítem azt is, hogy a projekttalálkozók lehetővé teszik a formális megbeszélések és workshopok megszervezését, amelyek a legjobb csoportos döntések és megoldások létrehozására szolgálnak.
ezért úgy döntöttem, hogy megírom ezt a cikket, amely megadja a projekttalálkozó meghatározását, elmagyarázza, mit jelent a kezdő értekezlet, és leírja, hogyan kell napirendet írni egy tipikus értekezlethez. Úgy gondolom, hogy a munkám hasznos lesz az Ön számára, különösen, ha a projektmenedzser karrierjét fejleszti. Mivel a projektmenedzsment értekezletek szükségesek, és rendszeres rendezvényeket tartanak a projekt megvalósításának teljes életciklusa alatt, azt hiszem, nagyon fontos lesz, hogy megértse a definíciót, és tudja, hogyan kell megtervezni a napirendeket és megszervezni a kezdő értekezletet. Ezért kérjük, olvassa el a cikket, és hagyja meg észrevételeit és javaslatait. Előre is köszönöm!
Meeting Definition
a projekt meetings egy hatékony módszer az információk terjesztésére és a csapattal és az érdekelt felekkel való kommunikációra. Sokféle típusú és típusú projekttalálkozó létezik, és néha nehéz olyan átfogó projekttalálkozó-definíciót adni, amely lefedi az esemény minden aspektusát. Ebben a cikkben bemutatjuk a projekttalálkozók közös meghatározását.
a projekttalálkozó egy olyan rendszeres esemény, amelyen mindenki részt vesz, aki osztja vagy érdekli a projektet, a többi résztvevővel és az érdekelt felekkel való kommunikációban, kérdések megvitatása, javaslatok készítése, ajánlatok jóváhagyása vagy elutasítása révén, olyan csoportdöntések létrehozása céljából, amelyek hozzájárulnak a projekt gyorsabb megvalósításához, a tervezett céloknak és a várt eredményeknek megfelelően.
itt van több fajta projekt találkozó:
- a rendszeres Csapattalálkozók a leggyakoribb találkozók, amelyeket a projekt végrehajtási folyamata során sokszor meg lehet szervezni és lebonyolítani. A rendszeres (napi, heti, havi) találkozókat a kommunikációs menedzsment terv ütemezi és részletezi.
- a Változásvezérlő értekezleteket egy változásvezérlő testület szervezi, és a változtatási kérelmek felülvizsgálatára szolgálnak. A testület dönt az összes bekövetkezett változás jóváhagyásáról, valamint az érdekelt felekkel való tájékoztatásról és a nyomon követési intézkedésekről.
- állapotfelmérő találkozókat rendszeresen szerveznek a projekt aktuális előrehaladásával és teljesítményével kapcsolatos információk cseréjére és elemzésére. Egy ilyen értekezlet során a projektmenedzser teljesítményjelentéseket oszt szét a résztvevők között, hogy a csapat és az érdekeltek megismerhessék az aktuális teljesítményszinteket és a feladatok előrehaladását. Az állapot-felülvizsgálati értekezleteket teljesítmény-áttekintésnek is nevezik.
Kick-Off Meeting
a projekt Kick-off meeting egy tervezési esemény (általában workshop formájában szervezve és lebonyolítva), amelyet a projekt legelején (vagy annak konkrét szakaszában) tartanak annak biztosítása érdekében, hogy a projekt megvalósításában részt vevő minden személy világosan megértse a célokat, eljárásokat és terveket.
A kezdő értekezletet gyakran tekintik a csapatépítés hivatalos kezdetének, amikor a projektmenedzser a csapatvezetők segítségével bemutatja a csapatépítési és képzési tevékenységeket. Ha az értekezletet egy projekt fázisának elején szervezik, akkor ez általában arra szolgál, hogy összehangolja a csapat megértését a projekt céljaival a tényleges tervekkel és eljárásokkal.
a projektindító találkozó tipikus napirendje a következő pontokat tartalmazza:
- az irányítási keret létrehozása, beleértve a kulcsfontosságú szakaszokat, célokat, érdekelt feleket, sikerkritériumokat, üzleti igényeket, teljesítéseket stb.
- tekintse át és frissítse (ha szükséges) az üzleti esetet.
- az irányítási struktúra kialakítása, beleértve a vezetői felelősségeket és szerepeket, a jelentéstételi eljárásokat, az ellenőrzéseket, az irányítási dokumentációt stb.
- tervezési tevékenységek kezdeményezése, beleértve a legfontosabb mérföldköveket, a feladatok sorrendjét, a prioritásokat, a feladatfüggőségeket stb.
- indítsa el a kockázatkezelési folyamatot a kockázatelemzés futtatásával.
- Építsd fel a csapatot.
- készítse el a minőségirányítási tervet, beleértve a minőségellenőrzési és biztosítási eljárásokat.
projektindító értekezlet napirendje (sablon)
Tippek a tervezéshez állapot értekezletek
ha a projektmenedzser szerepét tölti be, készen kell állnia a projektértekezletek rendszeres tervezésére és lebonyolítására. Ez része lesz a projektmenedzsment feladatainak. A projekttalálkozók segítenek megbizonyosodni arról, hogy a projekt a tervek szerint halad, és hogy a problémákat a megfelelő módon oldják meg.
a következő projekttalálkozó-tervezési tippek segítenek megérteni, hogyan kell megszervezni az értekezleteket, és milyen alapvető szükségletek szükségesek az erőfeszítések hatékonyabbá tételéhez. Itt vannak a tippek:
- állítsa be a célokat. Ez a projekttalálkozó-tipp azt feltételezi, hogy ha nem állít be egyértelmű értekezlet-célokat, akkor az értekezlet kudarcra van ítélve, mert nem ad eredményt, és nem hoz létre megoldást. Mielőtt döntene az értekezlet dátumának ütemezéséről, győződjön meg arról, hogy beállított egy sor intelligens célt. A SMART konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időszerű.
- Írja meg az ülés napirendjét. A napirend kidolgozása és követése lehetővé teszi, hogy a státusz értekezletet rövidebbé, mégis hatékonyabbá tegye. Több esélye van arra, hogy a várt eredményekkel és időben befejezze a találkozót. 2-3 nappal a kezdési dátum előtt el kell készítenie egy napirendet, és tartalmaznia kell az ütemezett és prioritást élvező események listáját. Az értekezlet-ütemező szoftver segít ebben.
- Tartsa A Dokumentumokat Rendszerezve. Ez azt jelenti, hogy a találkozó dokumentumait a lehető legrövidebbé kell tennie. Ha papírhalmokat használ az értekezlet megtartásához, akkor valószínűleg kudarcot vall, mert több dokumentum motiválhatja és félrevezetheti a csapatot, és rendetlenséget okozhat. Ezért meg kell próbálnia 1 vagy 2 papírlapot tartani az ülés fenntartása érdekében. Azt is javasoljuk, hogy használjon felülvizsgálati értekezlet-sablont, amely tartalmazza a napirend általános elemeit, és leírja, hogy milyen problémákat kell kezelni.
- hívja meg a megfelelő embereket. A csapat tagjai nyilvánvalóan a projektmenedzsment értekezlet fő résztvevői. Azonban időről időre egyes találkozókhoz szükség van valakire az idősektől. Ezt a projekttalálkozó-tervezési tippet követően előzetesen tudnia kell, hogy szükség van-e a felső vezetés részvételére, majd győződjön meg arról, hogy minden érintett személyt értesítenek a közelgő találkozóról és a megoldandó problémákról. A kényelem érdekében az értekezlet-tervező szoftver segítségével jegyzeteket készíthet a teendők listájában és a napirendben.
- hozzon létre megfelelő és kényelmes fizikai környezetet. Vegye figyelembe, hogy a projekttalálkozót kényelmes és jól szellőző helyiségben kell tartani, különösen, ha nyáron van. Ne felejtsen el jéghideg vizet, teát, kávét vagy/és néhány alkoholmentes italt adni a résztvevőknek, hogy a hallgatók jobban érezzék magukat. Ezt az értekezlet-tervezési tippet követően adjon hozzá rekordokat a teendők listájához, és hozzon létre egy listát az összes italról, amelyet előzetesen el kell készíteni az értekezlet kezdete előtt.
- időben kezdje el és fejezze be az ülést. Az emberek nem szeretik, ha egy esemény elmarad a menetrendtől, és valószínűleg nincs semmi frusztrálóbb, mint a késői találkozók. Ez a projekttalálkozó tipp azt mondja, hogy győződjön meg arról, hogy minden résztvevő tisztában van a kezdési és befejezési idővel. Javasoljuk, hogy küldjön (szóbeli vagy írásbeli) értesítéseket a résztvevőknek. Az értekezlet-tervező szoftver segítségével e-mail emlékeztetőket állíthat be és elektronikus értesítéseket küldhet.