manapság minden vállalkozásnak szüksége van egy telefonrendszerre, hogy kapcsolatba léphessen ügyfeleivel. Igen, több csatorna is ugyanazt a célt szolgálja (élő csevegés, közösségi média, e-mail stb.). A telefonok azonban továbbra is az összes támogatási interakció 61% – át teszik ki.
az irodai telefonrendszer megkönnyíti az ügyfelekkel való kapcsolattartást, miközben csökkenti a működési költségeket, javítja a biztonságot és a termelékenységet. És nem csak az ügyfelekkel való kommunikációról van szó. Az irodai telefonrendszer megkönnyíti a csapatok közötti kommunikációt, a teljesítményelemzést és a stratégia felülvizsgálatát.
az elmúlt években az irodai telefonrendszerek hatalmas átalakuláson mentek keresztül. A modern kori irodai telefonrendszerek, mint például a VoIP, kihasználják az internetet a hívások kezdeményezésére és fogadására, akár 75% – kal csökkentve a költségeket, rendkívül skálázhatók és könnyen karbantarthatók.
szóval, honnan tudja, hogy melyik üzleti irodai telefonrendszer jó az Ön vállalkozásának? Milyen előnyei vannak az egyes telefonrendszereknek? Ebben a cikkben pontosan ezt fogjuk megvitatni. Lássunk hozzá.
mi az irodai telefonrendszer?
az irodai telefonrendszer olyan hardver-vagy szoftveralapú telefonok hálózata, amelyek üzleti környezetben lehetővé teszik az összetett telefonos funkciókat internet protokoll és hagyományos telefonvonalak használatával.
a Modern irodai telefonrendszerek lehetővé teszik, hogy névleges költséggel kapcsolatba léphessen ügyfeleivel szerte a világon. Különben is, akkor kapcsolatban marad velük éjjel-nappal, köszönhetően a mobil app telefon rendszer szolgáltatók.
az irodai telefonrendszerek típusai
az irodai telefonrendszereknek három fő típusa van.
1) régi nyilvános kapcsolt telefonhálózat (PSTN)
vezetékes telefonként is ismert, a PSTN az 1800-as évek vége óta használatban van. földalatti rézvezetékeket használ a telefonhívások csatlakoztatásához. A PSTN használatakor telefonvonalakat kell telepítenie az irodájában.
bár világszerte széles körben használják őket, a PSTN rendszerek nem alkalmasak a vállalkozások számára. Minden alkalmazottnak külön sorral kell rendelkeznie. A magas hívási költségek mellett évente több száz dollárt kell költenie a karbantartásra.
2 ) PBX telefonrendszerek
a PBX (Private Branch Exchange) rendszer egy privát telefonhálózat, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy belső telefonrendszert működtessenek és kevesebb telefonvonalat használjanak. Ez lehetővé teszi a helyi vonalak felhasználói közötti hívások váltását, ezáltal lehetővé téve az összes alkalmazott számára, hogy bizonyos számú külső telefonvonalat megosszanak.
az alközponti irodai telefonrendszerek két összetevőre épülnek: a telefonkészülékre és az alközpontra. A telefonkészülék csatlakozik az alközponthoz a hálózat befejezéséhez. Ezenkívül az irodai telefonrendszernek vannak olyan jellemzői, mint például a hívásátvitel, a hívásfogás, a testreszabott üdvözlet stb.
az alközpont viszont lehetővé teszi a hálózat számára, hogy csoportosan kommunikáljon konferenciahívásokkal, videohívásokat kezdeményezzen, faxokkal és nyomtatókkal dolgozzon anélkül, hogy manuálisan kezelné őket.
3 ) VoIP telefonrendszer
a VoIP (Voice Over Internet Protocol) szoftver egy irodai telefonrendszer, amely lehetővé teszi üzleti hívások kezdeményezését és fogadását az Interneten keresztül. Nem igényel semmilyen hardvert vagy speciális berendezést az üzleti kommunikáció lehetővé tételéhez. Minden amire szükséged van az internet és egy eszköz (okostelefon, laptop, asztali, vagy softphone).
a funkciók kimerítő listája tartalmazza a híváskezelést, a hívásfigyelést, a hívásátirányítást, a testreszabott hangpostát, a hang-e-mailt és sok olyan funkciót, amelyek lehetővé teszik a VoIP számára, hogy többfunkciós szerepet töltsön be.
a VoIP irodai telefonrendszerek egyik hozzáadott funkciója az, hogy tetszőleges telefonszámot választhat. Is, annyi számot vehet igénybe, amennyire szüksége van, anélkül, hogy bármilyen tőkekiadás merülne fel.
rögzítheti a hívásokat, valós időben figyelheti őket, sőt akár a kettő között is bárkázhat, ha úgy érzi, hogy az ügynök nem képes hatékonyan kezelni az ügyfelet.
megjegyzés: a VoIP maximális előnyöket nyújt a PSTN és PBX telefonrendszerekhez képest.
Mitől VoIP Irodai Telefon Rendszer Jobb, Mint Más Irodai Telefon Rendszerek?
1 – költséghatékony
amint azt fentebb tárgyaltuk, a VoIP egyetlen hang-és adathálózatot használ a hangszolgáltatások nyújtására, és kiküszöböli az áramkörrel kapcsolt hálózatokat a költségek csökkentése érdekében. Ennek eredményeként a távolsági telefonhívások is megfizethetőbbé válnak, ha VoIP szolgáltatót használnak.
akár egy kis irodai telefonrendszert, akár egy vállalati szintű rendszert keres, van egy megoldás az Ön számára a költségvetésben.
2 – hívásátirányítás
a VoIP irodai telefonrendszerek lehetővé teszik a hívások bármilyen számra történő továbbítását. Ez lehet a kollégák kiterjesztése, a személyes száma vagy egy másik szám, amelyet választott. A hívó azonban csak azt a számot fogja látni, amelyet tárcsázott, és még csak nem is kap értesítést a hívás továbbításáról.
3 – Call analytics
követőkulcs-hívási mutatók, mint a hívás időtartama, a bejövő hívások száma, a kimenő hívások száma, az ügyfél-elégedettségi szintek stb.lehetővé teszik, hogy jobban megértse ügynöke teljesítményét és fejlesztési lehetőségeket találjon. A Call analytics mélyreható ismereteket nyújt a műveletekről, lehetővé téve a szolgáltatások idővel történő fejlesztését.
4 – hangposta
a hangposták lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy üzenetet hagyjanak, ha nem érhető el hívások fogadása. A vezető VoIP irodai telefonrendszerek, mint például a CallHippo, hangpostákat küldenek közvetlenül az e-mailre, lehetővé téve, hogy bármikor meghallgassa ügyfeleit. Ez viszont lehetővé teszi, hogy megoldja az aggodalmaikat, és térjen vissza hozzájuk, amint elérhető.
5 – VoIP könnyen integrálható más üzleti rendszerekkel
a VoIP rendszer integrálása más üzleti eszközökkel lehetővé teszi az unalmas folyamatok automatizálását és az ügynökök számára a munkájuk hatékony elvégzéséhez szükséges összes információt.
6 – Jobb ügyfélkapcsolat
a mai piac rendkívül ügyfélközpontú a megközelítésében, és ha nem nyit meg több kommunikációs csatornát az ügyfelek számára, akkor az üzleti riválisok felé mozognak. A szervezet számára külön második telefonszám megléte a legjobb módja az ügyfél-interakció fokozásának, mivel lehetővé teszi számukra, hogy a nap bármely szakában elérjék a támogató személyzetet és a képviselőket.
tehát, ha cége fel akar ugrani az ügyfél-elégedettségi rangsorok tetejére, válasszon megbízható szolgáltatót, hogy legkorábban a legjobb VoIP irodai telefonrendszert kapja!
7 – professzionális kép
az irodai telefonszámok létfontosságú platformot jelentenek a szervezet professzionális arculatának biztosításához és az üzleti hírnév pozitív javításához. Testreszabott üdvözlő üzeneteket rögzíthet a hívók számára. Lehetőség van zenék vagy hangüzenetek lejátszására is az ügyfelek számára, miközben várják, hogy a támogató csapat tagjai részt vegyenek.
az automatizált hangreagáló rendszerek kiküszöbölik az éjjel-nappal működő recepciósok szükségességét, és agilisabbá, rugalmasabbá és érzékenyebbé teszik az ügyfelek kommunikációját. Ennek eredményeként az üzleti telefonszámok megváltoztatják azt, ahogyan az ügyfelek érzékelik a szervezetet, és robusztus vállalati hírnevet teremtenek vállalkozása számára.
8 – fokozott mobilitás
a mobilitás a játék neve ebben a jelenlegi digitális korszakban, és a VoIP irodai telefonrendszerek a leggyorsabb eszközök az ügyfelek hozzáférhetőségének fokozására az üzleti kommunikáció előmozdításával útközben! A VoIP technológiával működő irodai telefonszámok hasznos eszközt jelentenek azoknak a vállalatoknak, amelyek távoli munkavállalókkal rendelkeznek, és világszerte több helyről működnek.
a virtuális telefonszámok lehetővé teszik a csapattagok számára, hogy földrajzi elhelyezkedéstől függetlenül kapcsolatban maradjanak külső partnerekkel és vezetőkkel – mindössze egy nagy sebességű internetkapcsolatra van szükség ahhoz, hogy az alkalmazottak hozzáférhetők maradjanak.
9 – Hívásfelügyelet
ezek a funkciók széles körben hasznosak az alkalmazottak képzése vagy felügyelete során.
négy fő módja van annak, hogy a rendszer hel=
- Monitoring: ez lehetővé teszi, hogy hallgatni egy telefonbeszélgetést. A hívásban részt vevő felek egyike sem hallja Önt. Ez a funkció hasznos a hívásminőség éberségének megőrzéséhez.
- suttogás: a vezetőknek útmutatásra lehet szükségük bizonyos ügyfelek kezelése során. Ez a funkció segít abban, hogy beszéljen a szervezet belső tagjaival anélkül, hogy tudatná az Ügyféllel, hogy ki beszél, vagy mit beszél.
- uszály: Ez a funkció lehetővé teszi egy folyamatban lévő hívás megadását, amely lehetővé teszi mindkét fél számára, hogy meghallja Önt. Ez hasonló a konferenciahíváshoz, de bármikor kezdeményezhető. Tegyük fel például, hogy beszélgetés zajlik egy alkalmazott és egy ügyfél között; figyelheti és beugorhat, hogy javaslatokat dobjon be, amikor csak akarja.
- felvétel: a felvétel egyszerű gombnyomással is lehetséges. Ez a felvétel hangfájlként tárolható, és később bármilyen képzési vagy jogi célból visszakereshető.
milyen funkciókat kell keresni egy irodai telefonrendszerben?
az összes szükséges funkcióval rendelkező irodai telefonrendszer kiválasztása segít abban, hogy a legtöbbet hozza ki befektetéséből.
1 – Hívásátvitel
át szeretné vinni a hívást, ha nem elérhető vagy elfoglalt? A CallHippo kétféle hívásátviteli funkciót kínál: hideg és meleg.
hideg átvitel akkor történik, amikor a hívást az új kapcsolattartóval való beszélgetés nélkül továbbítja a kapcsolattartónak. Ezzel az opcióval a kiválasztott kapcsolat választhatja a kérés elfogadását vagy elutasítását. Miután megkapta a hívást, a végén eldobják.
a meleg átvitel az, amikor a hívás átvitele előtt beszél az új kapcsolattartóval. Ön is csatlakozhat, és hogy ez egy 3-utas hívást.
2 – hívás rögzítése
csak kis számú VoIP telefonrendszer kínál hívásrögzítést. A hang a felhőben tárolódik, és bármikor lekérheti az információkat az Ön kényelme érdekében.
Íme néhány fő előnye a hívásrögzítésnek az Ön vállalkozása számára:
- az ügynök teljesítményének javítása: A hívások nyomon követésével visszajelzést adhat az ügynököknek az ügyfélszolgálati menedzsment tennivalóiról és a don ‘ ts-ről, és segítheti őket az idő múlásával.
- Kövesse nyomon a fejlődést és a fejlődést: jó ötlet összehasonlítani azt, ahogyan a csapat most beszél az ügyfelekkel, és azt, ahogyan régen. Ez ad egy ötletet, hogy bármilyen javulás érhető el, vagy sem.
- az R& D hatóköre: a felhőalapú telefonrendszerek, például a CallHippo lehetővé teszik a hívásfelvételek megosztását a szervezeten belül. Ha megosztja a hívásokat az R& D részlegével, jobb képet kaphat arról, hogy az ügyfelek hogyan használják a terméket, milyen problémákkal szembesülnek stb. Ezek az információk fejlesztéseket eredményeznek az Ön termékében és szolgáltatásaiban.
- kerülje a felesleges problémákat: gyakran előfordul, hogy a boldogtalan ügyfelek pert indítanak egy vállalat ellen, amely aztán jogi lakosztályokat von maga után, és a dolgok rendetlenné válnak. Így, miután egy hívás rekord adatbázis ad tőkeáttétel az ilyen problémák ellen, és megoldja őket anélkül, hogy az irritáció bevonásával ügyvédek. Ezenkívül egy ilyen hívásadatbázist automatikusan egy felhőalapú telefonrendszer vezet, és segít a műszaki, jogi és szolgáltatási szintű Irányelvek betartásában.
3- Call Conferencing
üzletvezetés nem egy séta a parkban. Gyakran egy vagy több embert kell alkalmaznia a csapatából, hogy elvégezze a munkáját. Ilyen esetekben egységes kommunikációra van szükség, amely híváskonferenciát kínál.
még egy kis irodai telefonrendszer is rendelkezik híváskonferencia funkcióval, amely lehetővé teszi az emberek összevonását, még akkor is, ha nem ugyanabban az irodában vannak. A világ bármely pontjáról fogadhatnak hívásokat, amennyiben rendelkeznek az irodai telefonszámmal. Különben is, hívásátvitel segít az embereknek, hogy
4 – hívás sorban
ha már több munkát a kezedben, mint tudod kezelni, a hívássor mentheti a szalonnát. A hívóknak várakozás közben nem kell vonzó sípolást hallaniuk. Ehelyett egy sorba kerülnek. Automatikus üzenetet is elhelyezhet, amely tájékoztatja őket termékeiről, szolgáltatásairól, kedvezményeiről és egyéb ajánlatairól, hogy csökkenjen a hívások felfüggesztésének esélye.
a Hívássor csökkenti a lemorzsolódás arányát, mivel megmondja a hívónak a válasz pontos idejét, és letiltja őket a letételről.
kínálunk call queuing bronz felett terveket. Árazásért, ellenőrizze itt.
5 – hívás Barging
hívás menedzserek használhatják hívás barging felmérni a teljesítményét a hívó ügynökök. Ha úgy találják, hogy egy ügynök bármilyen problémával szembesül, miközben beszélget az ügyféllel, segíthetnek nekik és kezelhetik a helyzetet. Amikor látják, hogy az ügyfél nem képes megoldani a lekérdezést, beavatkozhatnak és megmenthetik a bőrt. Ezért segít a probléma csírájában elfojtani.
a Barging egy üzleti telefon funkció, ahol a vezetők valós időben hallgathatják az élő hívásokat. Segít megérteni ügyfeleit,és jobb értéket kínál számukra. CallHippo kínál hívás barging funkciók ezüst felett tervek.
6 – IVR
lehetetlen, hogy mindig legyen emberi recepciós a hívások fogadására. Különben is, a technológiai forradalom, vállalkozások, mint te foglalkoztató automatikus kísérők kezelni a bejövő hívásokat.
ez a funkció több nyelven üdvözli az ügyfeleket, és olyan kérdéseket tesz fel, mint amire szükségük van. Azt is irányítja őket, hogy hajtsanak végre egy adott műveletet, amely a kívánt irányba viszi őket.
a CallHippo többnyelvű IVR-t kínál, hogy segítsen ügyfeleinek. Kiválaszthatja a kívánt nyelvet a listából közvetlenül a fiókjában.
jó, hogy van irodai telefon rendszer jellemzői:
- bejelentések (Üdvözlet)
- automatikus kísérő
- foglalt lámpa állapota
- hívásátirányítás
- Hívásparkolás
- Hívásrögzítés
- Híváskonferencia
- közvetlen befelé tárcsázás (did)
- hold zene
- belső/külső Hívásátvitel
- azonnali üzenetküldés
- vonalbővítés
- hívóazonosító
- több eszköz támogatása
- valós idejű analitika
- valós idejű hívásfigyelés
- ingyenes telefonszámok
kinek van szüksége irodai telefonrendszerre?
nem számít az iparág, vagy a cég mérete, szüksége lesz egy telefon rendszer az irodában kezelni az üzleti hatékonyan. Itt van, hogy egy irodai telefon rendszer játszhat létfontosságú szerepet a különböző iparágakban:
IT és szoftver cégek
mivel egy informatikai cég, beszélünk a személyes tapasztalat, amikor azt mondjuk, hogy miután egy jó irodai telefon rendszer mentheti akár 20% – át az időt az ügyfél interakciók. Az olyan funkciók, mint az IVR, A welcome and hold üzenetek és a 24*7 hívástámogatás zökkenőmentes és kellemes élményt nyújtanak ügyfeleinek. Professzionális érzést ad az ügyfélszolgálati csapatnak, és lehetővé teszi számukra, hogy világszerte kapcsolatba lépjenek az ügyfelekkel.
iskolák és egyetemek
a képernyők helyett táblákat, az oktatási ipar egyre tech-hozzáértés, hogy a magas színvonalú oktatás a diákok. Az irodai telefonrendszer használatával az oktatási ipar újabb lépést tesz a technológiai fejlődés útján. A VoIP telefon rendszer célja, hogy jobb és költséghatékonyabb kommunikáció az oktatási ágazat azáltal, hogy a telefon rendszer online. Legyen szó a szülők egy diák, egy családtag a személyzet, vagy egy harmadik fél eladó szeretnének üzletet az oktatási intézmény, a felhő-alapú VoIP telefon rendszer iskolák és könyvtárak CallHippo válaszol minden hívó 24*7 minden 365 nap az évben.
kormányzati intézmények
egy egész ország vezetése nem könnyű. A gyors és biztonságos kommunikáció a funkcionális kormányzás kulcsa. A felhőalapú irodai telefonrendszer az egyablakos megoldás a kormány minden kommunikációs problémájára. A CallHippo biztonságos és együttműködő, egységes kommunikációt ígér zsebbarát áron. A helyi díjmentes telefonszámok nagyobb hozzáférést biztosítanak a leendő ügyfelek számára, és segítenek nekik kiterjeszteni elérhetőségüket a saját helyükön. A CallHippo olyan funkciókat kínál, mint a dinamikus szám beillesztése (dni), amely elemzi az online forgalmat, és rámutat a legnagyobb figyelmet igénylő területekre.
egészségügyi ágazat
az orvosi irodai telefonrendszer egy VoIP-alapú rendszer, amelyet az egészségügyi szektorban mindenki használ, hogy kapcsolatban maradjon. A teljes telefonrendszert feltöltik a felhőbe, ahonnan csak felhatalmazott személyzet férhet hozzá. Lehetővé teszi az egészségügyi szakemberek számára, hogy kapcsolatot tartsanak orvosi csapatukkal, és megfeleljenek a betegek igényeinek. A CallHippo felhőalapú irodai telefonrendszere hatékony és kiváló minőségű kommunikációs vonalakat kínál az egészségügyi intézmények számára elfogadható és megfizethető áron.
vendéglátóipar
egy olyan iparágban, ahol az ügyfélszolgálat a gerinc, az egyik, hogy a state-of-the-art technológia kommunikálni az ügyfelekkel, hallgatni a lekérdezések vagy panaszok, és kap vissza őket a megoldást. A VoIP telefonrendszerek használatával a személyzet részt vehet a szálloda vagy az étterem bármely részéből érkező ügyfélhívásokon. Abban az esetben, ha egy alkalmazott nincs a közelben, a hangfelvétel és az IVR funkció ott lesz, hogy részt vegyen az ügyfél helyett.
a hívásátirányítás és a kaputelefon funkció lehetővé teszi a szállodai személyzet számára, hogy hatékonyan kommunikáljanak egymással a szálloda minden sarkában. Ez megkönnyíti a menedzser számára az események koordinálását, az ügyfelek panaszainak megoldását és a szállodai személyzet irányítását, ezáltal javítva az ügyfélszolgálatot és növelve az ügyfélélményt.
az ingatlan üzlet
amikor az ingatlanügynökökről van szó, függetlenül attól, hogy szabadúszók vagy egy létrehozott Ügynökségnek dolgoznak, a felhőalapú irodai telefonrendszer előnyei számtalan. Amellett, hogy nagyobb rugalmasságot biztosít számukra, éjjel-nappal hozzáférést biztosít a potenciális ügyfelekhez az egész városban. Egy ilyen üzleti irodai telefonrendszer hordozható,azaz az ügynök bárhová is viszi. Ezenkívül nem igényel fizikai telefonkészüléket vagy akár SIM-kártyát. Minden amire szüksége van bármilyen eszköz egy internet kapcsolat!
a CallHippo, üzleti irodai telefon rendszerek az ingatlan üzleti nagyon kedvező és funkciókban gazdag. Nem csak a vállalati szintű üzleti, CallHippo kínál irodai telefon rendszer kisvállalkozások számára is. Kínálunk a rugalmasságot, hogy válasszon a legkülönbözőbb funkciók és fizetni a funkciók valóban szükség van. Mi, a CallHippo, mindent megteszünk annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ingatlan üzleti mászik fel a létrán a növekedés és a fejlesztés!
záró gondolatok
nem számít a szervezet vagy az iparág mérete, az irodai telefonrendszer könnyebbé és hatékonyabbá teheti az üzleti kommunikációt. Ez lehetővé teszi, hogy éjjel-nappal kapcsolatban maradjon ügyfeleinkkel (automatikus kísérő használatával).
az olyan funkciók, mint a hívásanalitika, a hívásrögzítés, a hívásátvitel és az IVR lehetővé teszik, hogy a lehető legjobb ügyfélélményt nyújtsa és növelje márkája hírnevét.
irodai telefonrendszert keres? Vegye fel velünk a kapcsolatot, hogy megtudja, miért lehet A CallHippo a legjobb befektetés!