mi az Office Layout? Célok, elvek, típusok

mi az irodai elrendezés?

az irodai elrendezés meghatározható a rendelkezésre álló alapterületen belüli berendezések elrendezéseként. Az irodai elrendezés az iroda tervezésével és felállításával foglalkozik. Figyelembe veszi az irodában szükséges összes tartozékot és felszerelést.

az irodai munka részletei az érintett vállalkozás típusától és a végzett tevékenységektől függenek. Az iroda olyan jellemzőinek, mint az emberek, a tér, a berendezések,a bútorok és a környezet, jól illeszkedniük kell ahhoz, hogy a munkavállalók egészségesnek és kényelmesnek érezzék magukat, és hatékonyan és produktívan dolgozhassanak.

az Office Layout céljai

mint korábban említettük, az office layout fő célja az irodai munka gazdaságosságának és hatékonyságának biztosítása. Az irodai elrendezés konkrétabb célkitűzései a következők:

• a felügyelet maximális hatókörének biztosítása.
• a hely maximális kihasználásának biztosítása érdekében.
• megfelelő magánélet és biztonság biztosítása a bizalmas munkát végző személyek számára.
• elegendő helyet kell hagyni az emberek mozgásához és a gépek kezeléséhez.
• a munka zökkenőmentes áramlása érdekében.
• a működési költségek minimális szinten tartása.

e célok elérése érdekében bizonyos elrendezési elveket lehet követni. Meg kell akadályozni az osztály azon hajlamát, hogy a rendelkezésre álló helyet a kényelmetlenség árán is kitöltse. Megfelelő figyelmet kell fordítani a munkahely rendezett megjelenésére is, mivel ez elősegíti a munkavállalók jobb moráljának elérését.

az irodai elrendezés alapelvei

az irodai elrendezés alábbi alapelveit fejlesztették ki az irodai elrendezés tervezésének irányítására:

1. az osztályok közötti kapcsolat elve
2. a munka áramlásának elve
3. a maximális kihasználtság elve
4. a rugalmasság elve
5. a szolgáltatási létesítmények elve
6. a jó környezet elve
7. a legkisebb költség elve

az osztályok közötti kapcsolat elve

a hivatal egyes részlegeiben végzett tevékenységek szorosan összefüggenek egymással. Ezeket az osztályokat egymás mellett kell elhelyezni. Az Általános Hivatalnak központi helyen kell lennie, hogy a közös szolgáltatásokat kényelmesen nyújthassák a különböző osztályok számára.

válaszfalakat és hangszigetelő falakat kell felállítani az osztályok elkülönítésére zajos gépekkel, például duplikációkkal, írógépekkel stb.

nyilvános ügyletek, amelyek magukban foglalhatják a megkeresések átvételét és készpénzfizetését, a levelek fogadását stb. az iroda bejárata közelében kell lennie. Az érintett személyeket és szervezeti egységeket ennek megfelelően kell elhelyezni.

a munka áramlásának elve

az elrendezési terv elkészítése előtt meg kell vizsgálni az irodai munka áramlását. A különböző műveletekhez kialakított rendszereket és eljárásokat szintén gondosan meg kell vizsgálni. Az, hogy az elrendezésnek egyenes vonalúnak vagy V alakúnak kell lennie, a munka áramlásától függ. Amennyire csak lehetséges, a munka áramlásának folyamatosnak, simának, egyenesnek, hátrafelé történő mozgás nélkül kell lennie.

a maximális kihasználtság elve

a rendelkezésre álló helyet teljes mértékben ki kell használni. Minden egyes személyzet számára megfelelő helyet kell biztosítani. Körülbelül 30 négyzetméter. láb hely szükséges minden egyes jegyző egy osztály. A berendezéseket és iratszekrényeket úgy kell elhelyezni, hogy a személyzet időveszteség vagy kellemetlenség nélkül megközelíthesse őket.

a rugalmasság elve

az irodai elrendezést úgy kell megtervezni, hogy a jövőben a megnövekedett munkamennyiség kezeléséhez szükséges személyzet és felszerelés kis kiigazítással lehetséges legyen.

a szolgáltatási létesítmények elve

az irodai elrendezés tervezésekor megfelelő rendelkezéseket kell hozni az alkalmazottak szolgáltatási létesítményeiről, például telefonról, menzáról, mosdókról, liftekről, ivóvízről stb. Ezek a létesítmények elengedhetetlenek a munka hatékonyságához, és elősegítik a munkavállalók kényelmét és jólétét.

a felügyelet elve

az irodai alkalmazottak nagy száma esetén a elrendezést úgy kell megtervezni, hogy megkönnyítse a hatékony felügyeletet és ellenőrzést.

a jó környezet elve

a megfelelő világítás és szellőzés jelentős szerepet játszik az irodai működésben. A belsőépítészet és a külső megjelenés növeli a mentális stabilitást és a morált.

a legkisebb költség elve

az iroda elrendezésének és újrarendezésének minimális költséggel kell járnia. Mivel a jó elrendezés célja a rendelkezésre álló hely lehető leggazdaságosabb és leghatékonyabb felhasználása, az irodai szolgáltatások költsége automatikusan csökken.

az irodai elrendezés típusai

az iroda követelményeitől függően különböző típusú irodai elrendezés létezik. Alapvetően kétféle iroda létezik: nyílt iroda és magán iroda. Ez a kétféle elrendezés tovább szegmentálható három különböző típusra az irodai elrendezés legújabb trendjei alapján, amelyeket a következőképpen tárgyalunk:

1. nyílt iroda
2. privát iroda

Open office

az open office egy nagy helyiségre utal, ahol az osztályok összes alkalmazottja és felszerelése egyetlen tető alatt, válaszfalak nélkül helyezkedik el.

az open Office előnyei

• jobb helykihasználás lehetséges.
• lehetővé teszi az emberek számára, hogy könnyen kommunikáljanak egymással az irodában.
• válaszfalak vagy külön helyiségek nélkül egy nagy teremben jobb világítás és szellőzés érhető el.
• az iroda elrendezése az idő követelményeinek megfelelően elrendezhető és átrendezhető.
• a hatékony felügyeletet kevesebb felügyelő teszi lehetővé, mivel nincsenek fizikai akadályok a munkahelyi emberek megfigyelésében.

az Open Office hátrányai

• a munkát a látogatók és a személyzet mozgása befolyásolja.
• a személyzet vagy a látogatók belső beszélgetési zaját fogják hallani.
• a fertőzés vagy a betegségek gyorsan terjedhetnek.
• az üzleti tevékenység növekedése és bővülése, valamint a személyzet bővítése túlzsúfoltságot és torlódást okozhat.

privát iroda

a Magánirodák kis helyiségek, amelyeket osztályok foglalnak el. Minden osztály kerül elhelyezésre minden szobában. Az ilyen helyiségeket úgy osztják ki, hogy figyelembe veszik a kezelendő bizalmas ügy jellegét, vagy a felső tisztviselők számára stb.

előnyei magánhivatal

• van egy hatékonyság növelése miatt a zaj hiánya.
• a titoktartás fenntartható, mivel nagyobb adatvédelem lehetséges.
• elősegíti a személyes légkört.

a privát iroda hátrányai

• sok helyet pazarolnak a partícióra.
• drágább külön irodákat építeni.
• az iroda tisztítása unalmas munkává válik.

a fentiek tekintetében az irodák szervezésének módjában lehetnek eltérések. Néhány közülük az alábbiakban látható.

• Parkosított Iroda: A parkosított iroda egy nyitott iroda, amely az asztalok egyenes vonalainak elrendezése. Ez a fajta szerkezet alkalmas MŰSZAKI szakember, vezetői információs szolgáltatások stb.
• mozgatható válaszfalak: ezt a típusú szerkezetet magánirodákban használják. Az irodaterület elkülönítésére fém, fa, üveg vagy műanyag mennyezeti, részleges vagy számláló magasságú mozgatható válaszfalakat használnak.
• moduláris egységek: kevesebb alapterületet foglalnak el; fokozza a munka hatékonyságát a felesleges mozgások kiküszöbölésével. A moduláris íróasztal legnépszerűbb típusa az L-pattern asztali egység, sík felülettel.

a jó irodai elrendezés előnyei

a fent említett lépések gondos megfigyelése után, valamint az elvek és célkitűzések figyelembevételével tervezett elrendezésnek a következő előnyöket kell biztosítania:

• mivel az elrendezést az egyes osztályok tevékenységeinek és folyamatábráinak tanulmányozása után tervezték, az irodai személyzet egyes tagjainak hatékonysága várhatóan magas lesz. Ennek viszont javítania kell az iroda általános hatékonyságát.
• mert-a jobb hatékonyság, a költségek irodai műveletek, alacsonyabbnak kell lennie a megfelelő nyereség növekedése.
• lehetőség van a gépek és berendezések optimális használatára az irodában. Az elrendezés biztosítja a gépek és berendezések közös használatát, ami csökkenti a tőkebefektetést.
• a munkahely rendezett megjelenése fontos az irodai alkalmazottak számára. Valójában az irodai dolgozók ugyanolyan büszkék egy lenyűgöző irodára, mint a vállalat vezetői. A feszültségmentes és frissítő munkahely növeli az alkalmazottak morálját az irodában.
• a jól megtervezett irodai elrendezés és a dolgozó emberek növelik a szervezet jóindulatát. A látogatók és az ügyfelek büszkék arra, hogy egy ilyen szervezethez kapcsolódnak.
• a jó irodai elrendezés hatékonyabbá teszi a felügyeletet. Mivel a munkafolyamat a legrövidebb utat választja, a tényleges felügyelet a ·minimumra csökken. Hatékony felügyelet minimális cost.is biztosított.

Irodaszállás

minden irodavezető aggódik amiatt, hogy az irodai munkát a lehető legnagyobb hatékonysággal és minimális költséggel végezzék el. Ez csak akkor lehetséges, ha megfelelően választja ki az alkalmazottakat, megfelelő képzést és útmutatást ad nekik, és megfelelő munkahelyekre helyezi őket.

ahhoz azonban, hogy az irodai személyzet hatékonyan működjön, megfelelően kell elhelyezni, jó munkakörnyezetet kell biztosítani, és megfelelően fel kell szerelni a megfelelő szállást. A Modern berendezések és a megfelelő munkakörülmények semmiképpen sem kevésbé fontos tényezők a hatékonyság javításában és a költségek csökkentésében.

a munkahely és környezete olyan fontos tényezők, amelyek nagymértékben befolyásolják a munkavállalók hatékonyságát. Mivel a személyzetnek hosszú órákat kell az irodában tartózkodnia, és mivel elsősorban agyi munkát végez, és az ismétlődő és monoton tevékenységekre koncentrál, mint a töltés, az indexelés, a diszpécser, a jelentéstétel stb. a hatékonyság általában nagyobb azokban az irodákban, ahol elegendő a szállás, és a környezet és a munkakörülmények kellemesek.

az irodahelyiségek alapelvei

az irodavezetőnek az irodahelyiséggel kapcsolatos döntés meghozatalakor a következő elveket kell szem előtt tartania

• az irodát megfelelő helyen kell elhelyezni, hogy az az egész szervezetet a lehető legjobb módon szolgálhassa.
• az Irodaterületnek elegendőnek kell lennie a szervezet jelenlegi és jövőbeli igényeinek szempontjából.
• megfelelően gondoskodni kell a személyzet kényelméhez és jólétéhez szükséges kényelemről, pl. mosóhelyiség, mellékhelyiség, vízhűtő, étkezde stb.
• szolgáltatási lehetőségek, mint a telefon, lift, belső kommunikáció, stb, rendelkezésre kell állnia az irodában, míg más, mint a banki, közlekedési, piaci, posta, stb, rendelkezésre kell állnia az irodahelyiség közelében.

az iroda helye

az iroda felállítása után nagyon nehéz más helyre költözni. Tehát az iroda megkezdése előtt megfelelő helyet kell kiválasztani az irodához, az alkalmazottak, a látogatók és az ügyfelek igényei szerint.

az irodavezetőnek számos tényezőt kell figyelembe vennie, például a piacokat, a munkaerő-kínálatot, a helyi törvényeket, a hatalmat, az adókat, a regionális és helyi fejlődés tendenciáit, a közlekedési létesítményeket és a jobb infrastrukturális létesítményeket stb. mielőtt kiválasztaná a helyet.

a helyszín kiválasztása a költségtényezőtől is függ. A legjobb hely az, amely a lehető legalacsonyabb költséggel biztosítja a maximális előnyt.

a helyszín kiválasztásakor a következő szempontokat kell figyelembe venni:

• kényelem az ügyfelek számára: az iroda helyének közel kell lennie azokhoz a felekhez, akikkel az üzleti vállalkozás szinte napi kapcsolatban áll.
• szállítási, postai és banki szolgáltatások: az irodát olyan helyen kell elhelyezni, ahol jó szállítási, postai és banki lehetőségek vannak.
• elegendő hely rendelkezésre állása: a helymeghatározó iroda számára kiválasztott helynek elegendő szállással és jövőbeli bővítési területtel kell rendelkeznie.

Irodahely kiválasztása

mivel az iroda fő célja az üzletvitel megkönnyítése, megfelelő elhelyezkedése elsősorban attól függ, hogy hol lehet a legtöbb előny a vállalkozás számára. Az iroda helye lehet városi vagy külvárosi helyen, az általuk nyújtott szolgáltatástól függően.

alapvetően öt tényező befolyásolja a helyszín kiválasztását:

• a kapcsolódó kereskedelem közelsége: kívánatos, hogy egy iroda közel legyen más irodákhoz, amelyek ugyanabban a kereskedelemben vesznek részt.
• más részlegek közelsége: ha egy vállalkozás összes funkcióját egy helyen végzik, az irodának ugyanazon a helyen kell elhelyezkednie, hogy hatékonyabban működjön.
• kiszolgáló létesítmények közelsége: az irodát olyan kiszolgáló létesítmények közelében kell elhelyezni, mint a bankok, posták és Távirati irodák, Vasútállomások, piacok, kereskedelem vagy tőzsdék stb.
• közlekedési létesítmények közelsége: az a hely, ahol az iroda található, mindenfajta közlekedési szolgáltatásnak megfelelően kell szolgálnia.
• munkaerő rendelkezésre állása: a nagy irodáknak, ahol különböző típusú alkalmazottakra van szükség, figyelembe kell venniük ezt a tényezőt.