mi a bérszámfejtés?
a bérszámfejtés az a folyamat, amellyel a munkáltatók fizetnek a munkavállalónak az elvégzett munkáért. Az alkalmazottakkal folytatott bármely vállalkozásnak létre kell hoznia egy bérszámfejtési folyamatot. A hatékony és eredményes bérszámfejtési folyamat biztosítja, hogy a munkavállalók pontosan és következetesen fizessenek, és lehetőséget ad a HR-nek arra, hogy a munkájuk más aspektusaira összpontosítson.
a bérszámfejtés alapvetően egyszerűnek tűnik, de bonyolulttá válik a különféle levonások miatt. A munkáltatóknak alaposan meg kell érteniük, hogyan kell a bérszámfejtést elvégezni, hogyan kell visszatartani az adókat az egyes fizetésekből, és hogyan lehet biztosítani, hogy az adókat a megfelelő kormányzati Ügynökségnek fizessék. A munkáltatók felelősek lehetnek a biztosítási díjak levonásáért és kifizetéséért, valamint a nyugdíjszámlákra vagy a kiválasztott jótékonysági szervezetekre történő letétbe helyezésért.
a bérszámfejtési feladatok hatalmas terhet és nem kívánt stresszt okozhatnak a kisvállalkozások tulajdonosai számára, és elsöprőek lehetnek a nagyvállalatok számára. A elmulasztott határidő vagy az adók helytelen benyújtása pénzbírságot vagy börtönbüntetést eredményezhet. E problémák elkerülése érdekében minden kis -, közepes-és nagyvállalatnak bérszámfejtési szoftvert kell használnia.
Mit Csinál A Bérszámfejtő Szoftver?
a bérszámfejtési rendszer egy olyan szoftver, amelynek célja a munkavállalói fizetés és az adóbevallás összes feladatának megszervezése. Ezek a feladatok magukban foglalják az órák nyomon követését, a bérek kiszámítását, a jelenlét nyomon követését, a forrásadókat és levonásokat, a csekkek nyomtatását és kézbesítését, a közvetlen betétek kitöltését, a biztosítási fuvarozók díjainak kifizetését és/vagy a foglalkoztatási adók kifizetését a kormánynak. Ez a szoftver megvásárolható egy HR szoftvergyártón keresztül, vagy egy HR szoftvercsomagban modulként egy átfogó rendszeren belül.
a bérszámfejtési szoftver megköveteli, hogy a munkáltatók megadják a munkavállalói bérinformációkat és az órákat — de nem sokkal többet. Innentől kezdve a szoftver az információkat automatikusan kiszámítja és levonja a visszatartásokat. A legtöbb bérszámfejtési szoftver automatikusan frissül, amikor az adótörvény megváltozik, és emlékezteti a munkáltatókat, hogy mikor kell különböző adózási formákat benyújtani.
Miért Kellene A Kisvállalkozásoknak Bérszámfejtő Szoftvert Szerezniük?
a bérszámfejtést pontosan és rendszeresen kell elvégezni, ezért van értelme a vállalatoknak befektetni egy olyan rendszerbe, amely automatizálja ezeket a folyamatokat. A bérszámfejtő szoftver csökkentheti a hibákat, javíthatja a megfelelést és időt takaríthat meg. Az egyre könnyebben használható lehetőségekkel a bérszámfejtési szoftver segít a vállalatoknak mindenhol megtartani az irányítást a bérszámfejtési folyamatok felett, miközben nagyobb rugalmasságot biztosít, mint a kiszervezett bérszámfejtés esetén.
a bérszámfejtési szoftver könnyen használható és megfizethető, és enyhítheti a bérszámfejtési folyamat hibáit, és csökkentheti az alkalmazottak óráinak, béreinek és adótartozásainak kiszámításával töltött órákat, különösen a kisvállalkozások számára. A kisvállalkozások tulajdonosai megfizethető rendszert vásárolhatnak a helyi számítógépen vagy egy felhőszolgáltatáson keresztül egy pay-as-you-go modell segítségével. Ezzel a szoftverrel jobban ellenőrizhetik a bérszámfejtési folyamatot is, amely lehetővé teszi számukra, hogy a jelentéseket saját tempójukban állítsák össze, és szükség esetén gyorsan módosítsák.
hogyan kell csinálni a bérszámfejtést
amikor a HR osztályok manuálisan választják a bérszámfejtést, sok időt vesz igénybe. Bár költséghatékony, megköveteli az alkalmazottaktól, hogy megtanulják a bérszámfejtést és az adózással kapcsolatos törvényeket, és sok hibát hagy maga után. Van egy hosszú tanulási görbe is ehhez a munkához.
ha manuálisan végez bérszámfejtést, a HR munkatársai jelentős időt töltenek a Fizetési rátával kapcsolatos információk nyomon követésével és az információk, az alkalmazottak adatainak visszatartásával stb. Miután megszerezték ezeket az adatokat, kiszámíthatják a béreket úgy, hogy megszorozzák a munkavállalói időkártyákat a Fizetési rátával, beleértve a túlórákat vagy a megszerzett tippeket. Végül levonják az adóvisszatartásokat, és csekkeket és közvetlen betéteket osztanak szét a munkavállalóknak.
a bérszámfejtési szoftverrel a vállalat továbbra is kezeli saját bérszámfejtési folyamatait, de az időigényes szempontok automatizáltak. A bérszámfejtési szoftver valamivel költségesebb, mint a bérszámfejtés kézi elvégzése, de az elköltött pénz megéri a csökkentett hibakockázatot és az emberórákban megtakarított időt.
mindössze annyit kell tennie, hogy megvásárol egy választott bérszámfejtési szoftvert, beírja az üzleti és munkavállalói információkat, felhatalmazza az alkalmazottakat arra, hogy online szoftver segítségével nyomon kövessék az idejüket, és lehetővé tegyék a rendszer számára a bérszámfejtés automatikus futtatását és a bérek elosztását.
Hogyan válasszuk ki a bérszámfejtés szoftver az Ön üzleti igényeinek
kiválasztása bérszámfejtési rendszer, amely a legjobban illik az üzleti elengedhetetlen, és számos tényezőt kell szem előtt tartani, amikor döntenek.
- a vállalat költségvetése: Először elemezze vállalkozásának méretét, és döntse el, mennyit hajlandó költeni a bérszámfejtésre. A költségvetés és a vállalkozás méretosztályozásának ismerete szűkíti a bérszámfejtő szoftvergyártók listáját. Azok a kisvállalkozások, amelyek nem számítanak a gyors növekedésre, kevésbé költséges bérszámfejtési szoftverekbe fektethetnek be, amelyek alapvető bérszámfejtési funkciókat látnak el.
- szállítói hírnév és képességek: ezután hasonlítsa össze az életképes szállítók kínálatát, és olvassa el néhány jelenlegi ügyfelük véleményét. A nagy vagy gyorsan növekvő vállalatok befektethetnek olyan bérszámfejtési szoftverrendszerekbe, amelyek integrálódnak a tervezés és az emberi erőforrás menedzsment egyéb szempontjaiba. Fontolja meg, hogy hány alkalmazottat képes kezelni a bérszámfejtési szoftver megoldás, és befolyásolja a potenciális növekedést. Ha rendelkezésre áll, kérjen demókat, és nézze meg magának, milyen könnyű a szoftverrel dolgozni, és mennyire illeszkedik az Ön vállalkozásához. Győződjön meg arról, hogy a szoftvert egy jól ismert márka készítette, nem pedig egy új vagy instabil vállalat.
- Biztonsági jellemzők: a bérszámfejtési rendszer kiválasztásakor a biztonságot kell keresnie. A jelszóval védett szoftver védi vállalatát az információk manipulálásától és az esetleges adatsértésektől. Ideális esetben a rendszernek jó biztonsági felülvizsgálatokkal és minősítésekkel kell rendelkeznie. Az eladó képviselőinek képesnek kell lenniük arra is, hogy válaszoljanak a biztonsággal kapcsolatos kérdéseire.
- szoftver rugalmasság és kompatibilitás: következő, hogy fontolja meg, ha a szoftver bizonyítja, hogy kompatibilis és rugalmas. Fontos, hogy olyan bérszámfejtési szoftverrel rendelkezzen, amely jól működik a többi üzleti rendszerrel, és növekedni fog a vállalkozásával. Keresse meg az integrációs lehetőségeket, és győződjön meg arról, hogy a rendszer megfelel az Ön által jelenleg használt HR vagy pénzügyi szoftvereknek. Alternatív megoldásként fontolja meg egy olyan rendszer beszerzését, amely kezeli a bérszámfejtést és az automatizálni kívánt egyéb funkciókat.
- jelentés és előzmények láthatósága: végül olyan bérszámfejtési rendszert szeretne, amely lehetővé teszi az ellenőrzés megőrzését és a jelentések és a korábbi információk megtekintését. Míg a bérszámfejtő szoftver kevésbé érzékeny a hibákra, mint a kézi rendszerek, továbbra is fennáll a hibák és hibák lehetősége. Hasznos lehet az információk áttekintése és időnként manuálisan elvégezni a javításokat.
a bérszámfejtő szoftver előnyei
a bérszámfejtő szoftverbe történő befektetés munkaerő-dollárt takaríthat meg, kiküszöbölheti a hibákat és elkerülheti a megfelelőségi problémákat. A folyamatok az idő töredékében befejezhetők, ami felszabadítja az alkalmazottakat olyan tevékenységekre, amelyek jobban elősegítik a bevételtermelést. A bérszámfejtési szoftver megkönnyíti a vállalat számára, hogy alkalmazkodjon és több alkalmazottat vegyen fel, ahogy növekszik.
a harmadik féltől származó kiszervezésről a bérszámfejtési szoftverre való áttérés szintén pénzt takarít meg, kiküszöböli a bérszámfejtéssel kapcsolatos félreértések lehetőségét, és minimalizálja az érintett szállítók számát. Ha egy bérszámfejtési megoldás egy átfogó HR szoftverrendszer része, akkor a folyamatok egyszerűsödnek, és könnyebb lehet az információk kereszthivatkozása döntéshozatali célokra.
javítja a megfelelést
a társasági adók kiszámítása és a jelentések benyújtása zavaró lehet, és a határidők elmulasztása súlyos bírságokat és büntetéseket vonhat maga után. A bérszámfejtési szoftverek információkat és emlékeztetőket nyújtanak a megfelelőségi igényekről. A szoftvert rendszeresen frissítik, így a vállalatok mindig a legfrissebb információkkal rendelkeznek az adótörvények és egyéb szabályozások változásairól. Néhány szoftver beállítható úgy, hogy automatikusan jelentéseket és adókat generáljon, így a vezetőknek és a munkáltatóknak egyszerűen jóváhagyást kell benyújtaniuk a véglegesítés előtt.
kiszámítja a levonásokat és a nettó jövedelmet
miután meghatározták a munkavállaló bruttó jövedelmét, a bérszámfejtő szoftver automatikusan kiszámítja a levonásokat, például az adókat, a biztosításokat és a nyugdíjmegtakarításokat. A levonási összegeket automatikusan levonják, és egy csekket lehívnak vagy közvetlenül letétbe helyeznek egy meghatározott bankszámlára. Egyes bérszámfejtési szoftvermegoldások úgy is konfigurálhatók, hogy automatikusan hozzáadják a futásteljesítmény, az utazási költségek és az egyéb munkavállalói kiadások megtérítését.
előkészíti adó formák
bérszámfejtés szoftver enyhíti a stresszt adó időben automatikusan generál minden adó formák, amelyek szükségesek a munkavállalók, Vállalkozók, és a vállalatok. A W2s, a W3s, az 1099-MISCs és az 1099s.
az adók kiszámítása és benyújtása a legjobb időkben bonyolult. Ha üzleti tevékenységet folytat, és több államban dolgozik, mindegyik különböző adókulcsokkal rendelkezik, gyorsan HR rémálommá válhat. A HRIS használata segíthet a HR részlegnek az adókulcsok különbségeinek és változásainak tetején maradni, amelyek irányítószám vagy állam szerint változhatnak.
könnyedén vezet nyilvántartást
a nyilvántartások kézi rendszerrel történő vezetése nehézkes lehet, és sok helyet igényel az iratok és a papírmunka számára. A bérszámfejtési szoftverrel történő nyilvántartás vezetése egyszerű, és a fájlokat elektronikusan tárolja. A régi fájlok egy gombnyomással is elérhetők vagy törölhetők, így a szervezett maradás egyszerű.
lehetővé teszi a munkavállalói Önkiszolgálást
míg a kisebb vállalatok számára általában nincs szükség, az alkalmazottak önkiszolgálási lehetőségei megkönnyíthetik a nagyobb vállalatok emberi erőforrás-menedzsereinek életét. Az önkiszolgálás hozzáférést biztosít a munkavállalók személyes adataihoz a Fizetési előzményekkel, a levonásokkal, a ledolgozott órákkal, az ellátásokkal és a szabadidővel kapcsolatos kérésekkel kapcsolatban. Automatikusan kérhetik a változtatásokat és felülvizsgálhatják az információkat, ahelyett, hogy kapcsolatba kellene lépniük az emberi erőforrások osztályával.
felhőalapú
a felhőalapú szoftverek egyre gyakoribbak, és a bérszámfejtő szoftverek sem kivétel. A munkáltatók előnyöket látnak abban, hogy távoli helyekről férhetnek hozzá az információkhoz, és havonta fizetnek a “szoftver szolgáltatásként” az igényeiknek megfelelően, ahelyett, hogy nagy összeget kapnának egy teljes házon belüli megoldásért.
a Felhőszoftverek automatikusan frissülnek, amikor az adó-és megfelelőségi jogszabályok megváltoznak, míg a helyszíni szoftvereket manuálisan kell frissíteni. Ez időt takarít meg a kutatásra és a technikai frissítésekre, és biztosítja, hogy a vezetők és a munkáltatók hozzáférjenek a szükséges információkhoz.
megszünteti a bérszámfejtési hibákat
a bérszámfejtés kezelése a HR osztály másik fontos funkciója — és hálátlan munka. Senki sem veszi észre a bérszámfejtést, hacsak valami nincs rendben, és akkor stresszes és időigényes a felmerülő hibák kezelése. Még hibák nélkül is, a házon belüli bérszámfejtés sok HR időt és erőfeszítést igényelhet. A HRIS használata időt szabadíthat fel és megkönnyítheti a stresszt a folyamat automatizálásával.
riasztások személyzet eltérések
egy HRIS figyelmezteti HR személyzet, ha vannak eltérések. Ha valaki helytelen dollárösszeget vagy óraszámot ad meg, vagy ha valami eltér a korábbi fizetési csekkektől, a rendszer riasztást küldhet. Így minden hiba azonnal kijavítható és kijavítható.
biztosítja időben kifizetések
HRIS riasztások nem csak a hibák és eltérések. Az alkalmazottak időben történő kifizetése elengedhetetlen az Ön vállalkozásához. A HRIS emlékeztetőket küldhet, amikor itt az ideje a bérszámfejtésnek. Egyszerűsítheti és automatizálhatja a közvetlen befizetési folyamatot, még könnyebbé téve az időben történő bérszámfejtést.
megakadályozza a téves osztályozást
a sok alkalmazottal rendelkező szervezetekben könnyen előfordulhat téves osztályozás. A vállalkozókat munkavállalóként lehet bevinni a rendszerbe, és fordítva. Az alkalmazottak felvehetők és beléphetnek a rendszerbe, de nem jelennek meg az első napon. Ezek a szellem alkalmazottak, ha nem kapják el, fizethet anélkül, hogy egy napot is dolgozna. A HRIS használata segíthet elkapni és kiküszöbölni az ilyen hibákat és téves osztályozásokat.