hirdetések:
a nyilvántartási funkciót úgy kell megszervezni, hogy az elősegítse a nyilvántartások megfelelő vezetését. Fontos megjegyezni, hogy a nyilvántartásokat szükség esetén rendelkezésre kell bocsátani. Az irodavezetőnek el kell döntenie, hogy a bejelentés központosított vagy decentralizált legyen-e, a központosított bejelentés és a decentralizált bejelentés egyaránt saját érdemekkel és hátrányokkal rendelkezik.
1. Központi Nyilvántartó Rendszer:
ez egy olyan rendszer, ahol az aggodalom különböző részlegeire vonatkozó összes nyilvántartást egy helyen vagy a központi irodában nyújtják be. Más szavakkal, a szervezet egyes részlegei vagy részlegei nem végeznek nyilvántartást.
hirdetések:
a központosított nyilvántartási rendszer érdemei
1. A szakemberek ellenőrzése alá kerül, ami megkönnyíti a nagyobb hatékonyságot.
2. A rendelkezésre álló helyet gazdaságosan használják.
3. Hatékony ellenőrzés lesz felettük.
hirdetések:
4. Nem lesz párhuzamos a bejelentő berendezések és a munka (mint a decentralizált rendszerben), és mint ilyen, gazdaság van a bejelentésben.
5. Egységes szabvány van a papírok benyújtására és eltávolítására. Ez lehetővé teszi a dokumentumok gyors elhelyezését.
6. Azok az emberek, akik ugyanazt a munkát végzik újra és újra, munkájuk szakembereivé válnak. Ez növeli a hatékonyságot.
7. A papírokat ugyanazon a napon nyújtják be.
hirdetések:
8. A hiányzó fájlok vagy papírok helye könnyen ismert (az indikátor megfelelő használatával).
a központosított nyilvántartási rendszer hátrányai
1. Ha egy osztályvezetőnek sürgősen szüksége van bármilyen levélre, akkor a hosszú eljárás miatt nem éri el időben. Ez a fő hátránya.
2. Hibák kúszhatnak be.
hirdetések:
3. Sok idő telik el, ha a bejelentési osztály távoli helyiségekben található.
4. Szigorú szabályok vannak a fájlok visszaadására és visszaadására. A szabályok fontosabbá válnak, mint a kapcsolatok.
5. A titoktartás nem tartható fenn.
2. Decentralizált nyilvántartási rendszer
hirdetések:
ebben a rendszerben a bejelentéseket a különböző osztályok önállóan, nem központilag, egy helyen végzik. Minden részleg külön berendezést telepít, és kinevezi a személyzetet, hogy vigyázzon a bejelentési munkára. Ezt a rendszert megyei nyilvántartási rendszernek is nevezik.
a decentralizált nyilvántartási rendszer érdemei
1. Megfelelő, egyszerű és egyszerű módszerek alkalmazhatók az osztály kényelme szerint.
2. A fájlok könnyen és gyorsan elérhetők.
3. A fájl gyors elérhetősége megkönnyíti a nagyobb hatékonyságot.
4. A titoktartás fenntartható.
5. Fogadó jegyző fájlba a leveleket hiba nélkül, mert meg kell küzdenie egy pár levelet csak.
a decentralizált nyilvántartó rendszer hátrányai
1. Egy szervezetben, a különböző osztályokban különböző bejelentési módszereket követnek. Mint ilyen, egyetlen szabványos rendszer sem fog érvényesülni.
2. A bejelentő ügyintézőnek sok más munkája van; nem válhat a nyilvántartási rendszer szakemberévé.
3. A hivatalnokok Osztályközi átadása nem fogja megérteni más osztályok nyilvántartási rendszerét.
4. Ha egy dokumentum két vagy több részlegre vonatkozik, nehézségekbe ütközik a dokumentum benyújtása.
5. Bejelentés kerül sor a kényelem egy jegyző, aki sok más munkát csinálni együtt a bejelentés. Mint ilyen, rosszul helyezheti el a betűket, vagy más nyilvántartásokban tarthatja őket, vagy észrevétlenül hagyhatja őket.