**MIT rendezvényszervezők, kérjük, olvassa el az MIT Now-t az összes aktuális információért és az eseményszabályok oldal alján található GYIK-ért.**
az eseménytervezésben a protokoll általában azokra a viselkedési szabályokra és formákra utal, amelyeket be kell tartani, amikor kormánytisztviselőket vagy más szervezeti vezetőket/képviselőket fogadnak, vagy kapcsolatba lépnek velük; kulturális etikettet is tartalmazhat. (Lásd ezt a magyarázatot egy szervezeti protokoll tiszt. Az MIT-nél végzett munkánk során a protokoll célja a tisztelet és az üdvözlés légkörének előmozdítása — egy olyan légkör, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy a legjobb munkájukat végezzék.
a protokoll minden olyan esetben érvényes, amikor egyének vagy entitások kölcsönhatásba lépnek, de a kérdések csak akkor merülnek fel, ha a hivatalos rangban, kultúrában vagy funkcióban különbségek vannak közöttük (azaz amikor az emberek nem biztosak a szabályokban). Lehetséges forgatókönyvek az egyetemen közé (de nem kizárólagosan!)
- egy csoport diák meghívja a kar tagja, hogy vacsorázzon
- a keresési Bizottság folytat egy sor utolsó interjú nap jelöltek
- a kiemelkedő szakértő látogató egy előadás + találkozók kollégákkal
- a helyszíni látogatás az egyéni, vállalati, vagy a kormány támogatói
- a látogatás egy kormánytisztviselő vagy küldöttség
Íme néhány kérdés, hogy kérje, ha úgy érzi, protokoll problémák merülhetnek fel.
- melyek az érintettek szervezeti vagy informális rangjai?
- tanácsos-e más intézeti kollégákat és DLC-ket bevonni, akár protokoll, akár aktuális kérdések miatt? Ki vegye fel a kapcsolatot?
- hivatalos meghívás szükséges? Ki a megfelelő aláíró? Ez nem jelenti azt, hogy nyomtatott meghívóra van szükség — a megfelelő személy e-mailje rendben lehet. Másik út, hasznos, ha a meghívóba logisztikai vagy programkapcsolatot is felveszünk, különösen, ha az aláíró vezető vezető.
- mi a cím megfelelő formája?
- ki küld köszönetet az esemény után?
- ki a megfelelő választás a látogató üdvözlésére és kíséretére, valamint a bemutatkozásra? Lehet, hogy ezek az emberek nem ugyanazok. Hol történik az üdvözlés?
- ajánlott egy ajándék? Formálisan vagy esetleg egy találkozó végén kell bemutatni? Ki által?
- ha van egy beszéd program a rendezvény, aki megnyitja a programot / bemutatni a kitüntetett(ek) / ülni a vendég(ek) a közönség?
- vannak más fenntartott vagy kijelölt ülési kérdések, amelyeket figyelembe kell venni?
- melyek a delegáció vagy a kísérő személyzet igényei — külön program és szállás, vagy az igazgatónál maradnak?
- szükség lesz-e bármilyen nyomon követésre, a köszöneten kívül? Ki lesz a felelős, és kit kell bevonni a beszélgetésbe?
az Institute Events ezen kérdések bármelyikével kapcsolatban tud tanácsot adni, beleértve azt a kérdést is, hogy a kapott kérelmet felül kell-e vizsgálni a DLC szintjén túl. Egyéb források közé tartozik a Kiss, íj, vagy kezet fog Terri Morrison; az Egyesült Államok Külügyminisztériuma; az Emily Post Intézet; Honor & Robert Hickey tisztelete; és a washingtoni protokoll iskola által biztosított online címformák. Érdemes konzultálnia a GlobeSmart-tal is, az MIT-engedéllyel rendelkező erőforrás, amely részletes információkat nyújt arról, hogyan lehet hatékonyan működni a kultúrák között.