mozgó irodák? Itt van a végső ellenőrzőlista

ahogy egy család kinövi az otthont, a vállalkozások is kinövik az irodaterületet. A kutatások azt sugallják, hogy a vállalkozások átlagosan hétévente költöznek át, legyen szó üzleti növekedésről, vállalati áthelyezésről vagy egyszerűen a helyszín megváltoztatásáról, az irodák költözése hatalmas hatással lehet az alkalmazottakra.

a globális járvány nyomán sok vállalkozás meg akarja változtatni fizikai munkakörnyezetét, hogy megfeleljen a szükséges társadalmi távolságtartási előírásoknak.

a szervezeti körülményektől függetlenül, ahogy vállalkozása fejlődik és bővül, eljön az idő, amikor a jelenlegi irodája nem lesz elég ahhoz, hogy támogassa az összes szükséges személyzetet és technológiát. Amikor ez megtörténik, akkor egy összetett, de szükséges gonosszal kell szembenéznie: a változással. Bár a változás értékes dolog lehet az üzleti világban, ez is valami, amit sok alkalmazott és üzleti vezető egyaránt nehezen kezelhet.

összeállítottuk a végső irodaáthelyezési útmutatónkat, amely segít az iroda zökkenőmentes működtetésében, a változás káros hatásainak enyhítésében, és a költözés pozitív, izgalmas fejlesztésként pozícionálja vállalkozását és munkatársait.

step-by-step Office Move Checklist

hasznos lépésenkénti ellenőrzőlistánk segít megtervezni és felkészülni a nagy irodai költözésre, és megvizsgálja, hogyan kell:

1.lépés. Fontolja meg irodai költözési igényeit

mielőtt elkötelezné magát a nagy költözés mellett, fontos felmérni vállalkozásának igényeit. Az irodai hely áthelyezésének számos oka van, de az áthelyezés okainak azonosítása a folyamat korai szakaszában segíthet egy stratégiaibb, gondosan megfontolt irodai költözési folyamat kialakításában.

az irodahelyiség áthelyezése javíthatja a munkatársak morálját, javíthatja a termelékenységet, és megnyithatja vállalkozását egy új tehetségkészlet előtt. Az iroda helyének áthelyezésének több oka van, de sok vállalkozás a következő lehetséges okok miatt költözik:

• üzleti növekedés

a vállalkozás növekedésével fontos, hogy a fizikai környezet szempontjából tervezzen bővítéseket. Az áthelyezés segíthet abban, hogy testre szabhassa irodáját úgy, hogy az megfeleljen csapatainak gyakorlati szinten, de megfeleljen szervezeti szellemiségének és értékeinek is. Akár több munkaállomást, nyitottabb együttműködési teret szeretne bevezetni, akár nagyobb hozzáférést biztosít a tárgyalókhoz, egy új irodaterület kiválasztása, amely hosszú távon megfelel csapata igényeinek, kulcsfontosságú szempont a modern vállalkozások számára, akik a tökéletes irodát keresik a növekedéshez.

• ügyfelek vonzása

az irodaterület a márka kirakataként működik, ezért el kell mondania ügyfeleinek, hogy mit képvisel szervezetként. Fontos, hogy olyan irodahelyiség legyen, amelyre büszke vagy, és kényelmesen meghívja ügyfeleit. Az a hely, amelyben vállalkozásként él, tartós hatást gyakorolhat azokra, akik veled dolgoznak, ha irigylésre méltó helyen választ egy irodaterületet, segíthet vállalkozásának nagyobb gravitát adni, és egyes esetekben akár új üzlet vonzásában is segíthet.

• a termelékenység javítása

válasszon egy irodai helyet az alkalmazottak termelékenységének szem előtt tartásával. A személyzet jóléte kulcsfontosságú a termelékenység és a morál szempontjából, ezért ügyeljen arra, hogy a munka/magánélet egyensúlya, valamint az egészség és a wellness kulcsfontosságú szerepet töltsön be az új irodai hely kiválasztásában. Van edzőterem a közelben? Rengeteg zöldterület van a közelben? Vannak olyan helyek a közelben, ahol az alkalmazottak ebédet vagy harapnivalókat vásárolhatnak? Még az olyan kisebb megfontolások is, mint a természetes fény és a nyílt terű tervezés, óriási hatással lehetnek a személyzet moráljára és termelékenységére. Az üzleti iroda áthelyezése és a modernebb környezetbe való áthelyezés javíthatja a kapcsolatot, motiválhatja a csapatokat és fejlesztheti az alkalmazottak elkötelezettségét.

• tehetség vonzása

amellett, hogy potenciálisan új vállalkozásokat vonzhat, az irodaáthelyezés potenciálisan segíthet abban, hogy jobb tehetségeket vonzzon be, és segítsen a szervezet jövőbeli vezetőinek alakításában. Ha az üzleti irodájába nehéz eljutni, egy nemkívánatos területen vagy egy különösen vidéki helyen, a nagy jelöltek számára nehezebb lehet elképzelni jövőjüket a szervezet részeként. Mivel az arc a te dolgod, az iroda helyét kell választani, mint egy elérhető hub a következő generációs tehetséges munkaerő, segít, hogy vonzza a megfelelő embereket, hogy szerepet játszanak a jövőben.

2.lépés. Tervezze meg az office move-t

a jól szervezett office move terv kritikus fontosságú minden átalakítási stratégiában – függetlenül attól, hogy új telefonrendszerre költözik, vagy másik irodára vált.

ügyeljen arra, hogy kövesse ezeket a tippeket az irodai áthelyezési terv létrehozásához:

• hozzon létre egy ütemtervet az iroda áthelyezéséhez az új technológiák és rendszerek létrehozásának határidejével.
• elemezze új tartózkodási helyét, és győződjön meg arról, hogy ismeri az informatikai képességeit, létesítményeit és segédprogramjait.
• tervezze meg irodaterületét, és gondolja át, hogy milyen változtatásokat kell végrehajtania a munkaállomásokon, az informatikai infrastruktúrán és a berendezéseken.
• fontolja meg, hogy az irodai költöztetés hogyan befolyásolja a folyamatban lévő meglévő projekteket.

3. lépés: a költségek azonosítása és a költségvetés megtervezése

az irodák költöztetése költséges lehet, és jelentős felfordulást jelenthet az esetleges leállások által felhalmozott költségek szempontjából. Fontos, hogy a költségvetés beállítása előtt azonosítsa az iroda áthelyezésének összes lehetséges költségét. Így az office relocation projektmenedzsere megállapíthatja, hogy a költségvetés milyen szintje lehet ésszerű és megvalósítható.

annak érdekében, hogy elkezdjük kutatni a felmerülő költségeket és rejtett költségeket, összeállítottunk egy listát a tipikus költözési költségekről.

• bérleti díj (beleértve a bérleti díjat és az áfát)
• betéti és rongálási díjak
• Szerződésszakítási díjak
• adminisztratív/ügynökségi díjak
• biztonsági
• költöztető cég/Költöztető szállítók
• tárolási díjak
• biztosítás
• szolgáltatási díjak
• felújítási/belsőépítészeti díjak
• közművek
• kapcsolódási és kommunikációs szolgáltató díjai
• post átirányítás

töltse le az Office move költségek ellenőrzőlista, mint egy praktikus kiindulási pont sablon leválogatni a kulcs irodai költöztetési költségek.

4.lépés: projekt feladat ellenőrzőlista létrehozása

amikor úgy dönt, hogy megváltoztatja az irodát, szüksége lesz egy tervre, hogy ne hagyjon ki egyetlen lényeges részletet sem az áthelyezési folyamat során.

ha nem kezelik hatékonyan, az irodai költözés számos problémát okozhat, és jelentősen károsíthatja az alsó sort. A legnagyobb termelékenység megőrzésére és a személyzet és az ügyfelek zavarainak csökkentésére összpontosítva, ha korán visszalép, hogy gondosan megtervezze és megtervezze a fő üzleti manőverét, megakadályozhatja a személyzet csalódását, a hiányzó számlákat és a sérült ügyfélkapcsolatokat.

miután elkészítette a költségvetést és előre jelezte az irodaköltözési költségeket, össze kell állítania egy átfogó projektellenőrző listát világos célokkal és célkitűzésekkel, amelyeket a projekt csapata és munkatársai könnyen követhetnek. Tartalmazzon mérhető célokat az időkeretekkel és az állásidő minimalizálásával kapcsolatban, és vegye fel ezt az átfogó és megvalósítható feladat-ellenőrzőlistába.

ne feledje, hogy annak biztosítása, hogy mindent előre elkészítsen, és a nap folyamán minimális állásidővel és minimális zavarokkal járjon a személyzet számára, kulcsfontosságú szempont a közelgő irodai költözés projektmenedzsmentje során.

teendőket és nem teendőket kell felvenni az ellenőrzőlistába:

Do:

nevezze ki az office move manager-t

ki kell jelölnie egy személyt, aki irányíthatja az office áthelyezési projektet. Míg a teljes csapatból be kell jelentkeznie, és a menedzsernek szüksége lesz az emberekre, akiket delegálhat, az irodai költözéshez egy személyre lesz szüksége, aki felelős lehet a költségvetés tervezéséért, tervezéséért és az irodai költözéssel kapcsolatos kérdések megválaszolásáért.

hagyjon sok időt a tervezési folyamatra

az irodai költözés tervezési folyamatának valóban 3-6 hónappal az irodai költözés határideje előtt kell kezdődnie. Ügyeljen arra, hogy elegendő időt hagyjon magának a költségvetés, a kutatás, a feladatok átruházására, és biztosítsa, hogy az összes logisztika megvalósítható legyen ebben az ütemtervben.

állítsa be prioritásait (de ne csak a felsővezetői csapaton belül)

győződjön meg róla, hogy tudja, mit keres az irodai költözéssel. Érdemes lehet összpontosítani egyszerűen csökkenti a bérleti költségeket, míg az alkalmazottak szüksége lehet jobb parkolási vagy biztonságosabb környezetet, amikor elhagyják késő este. Az alkalmazottakkal végzett felmérés segíthet abban, hogy több alkalmazottat vegyen részt a projektben, ezért győződjön meg róla, hogy figyelembe veszi az igényeiket, amikor összeállítja prioritásait.

vázolja fel költségvetési kritériumait

ha van egy általános elképzelése arról, hogy mibe kerül minden, akkor könnyebben meg kell határoznia, hogy mi legyen a teljes költségvetése. Ne felejtse el mindig túlbecsülni a költségvetését, hogy legyen egy kis mozgástere arra az esetre, ha a dolgok valamivel többet adnának össze, mint amire számított.

hozzon létre egy reális ütemtervet, és tartsa be

állítson be egy ésszerű ütemtervet, amely világosan felvázolja a határidőket, és kijelöli a projektcsapat tagjait bizonyos feladatokra. Ne hagyja ki a határidőket; minél többet sikerül Korán kipipálni az ellenőrzőlistát, annál kevésbé lesz stresszes a mozgó napja (és az azt megelőző hetek).

ne:

ne próbálja meg saját maga elvégezni a költöztetést

bár csábító lehet egy irodaköltöztető cég költségeinek megtakarítása vagy a projekt egyedül történő kezelése, győződjön meg róla, hogy megosztja a terhelést. Ne becsülje alá, milyen kiterjedt lehet egy irodai költöztetési projekt. Győződjön meg róla, hogy delegál és bérel egy megbízható költöztető céget, hogy segítsen a nehéz emelésben.

ne becsülje alá a költségvetését

ne mondja magának, hogy képes lehet spórolni az irodai költözés finomabb részletein. Nem tagadható, hogy költséges lesz. Fogadd el ezt, és hagyj magadnak egy kis mozgásteret, hogy ha a dolgok drágábbak legyenek, akkor puffered van. Ha nem, kezelje csapatát egy kis extrával, hogy mindenki megünnepelje új munkakörnyezetét.

ne hagyja az egészet az utolsó pillanatig

az áthelyezési folyamat halogatása nem jó ötlet. Ahogy a mondás tartja, a költözés a legstresszesebb életesemény, amelyet le kell győznünk. Az irodák költözése természetesen nem jár jelentős stressz nélkül, de ha ragaszkodik az időbeosztásához, és a végén nem veszi át a logisztikát, akkor a mozgó napja simább lehet, mint amire számít.

ne zárja ki munkatársait vagy ügyfeleit

terveinek megosztása és munkatársainak tájékoztatása arról, hogyan tudnak hozzájárulni, óriási hatással lehet A személyzet moráljára. Szerzés az alkalmazottak a fedélzeten az irodai lépés szerves része a munkavállalói elkötelezettség nagyon fontos a szerzés tömeges buy-in a munkaerő. Ugyanígy a korai kommunikáció az ügyfelekkel, és tudatja velük az irodai költözésről, hosszú távon erősítheti az ügyfélkapcsolatokat.

ne felejtsd el a finomabb részleteket

a projektcsapattal való ötletelés kulcsa lehet annak biztosításában, hogy minden finomabb részletre gondolt. Készítsen például egy listát a beszerzendő általános kellékekről, például a következőkről:

• tároló dobozok különböző méretben
• csomagolópapírok és buborékcsomagolás
• a csomagoló asztal / dedikált csomagoló asztal
• állandó jelölők és címkék
• levegővel töltött párnázás

a végső irodai lépés ellenőrzőlista

első szakasz: fektesse le az alapokat

• nevezze ki az office move projektmenedzser és a projekt csapat
• tekintse át a jelenlegi bérleti és létrehozza a korai szünet költségek
• határozza meg a kritériumokat, és végezze el a szükséges személyzet felmérések
• kutatási költségek és állítsa be a költségvetés
• létrehozza az office move határidő
• Research office költözés cégek és irodaköltöztetési biztosítási költségek
• kezdje el online keresni az üzleti igényeinek megfelelő irodaterületeket
• dokumentálja tervét és ütemtervét
• rövid lista, megbeszélés és új választás

második szakasz: kommunikáció

• győződjön meg arról, hogy a jelenlegi ügyféllistái naprakészek
• futtasson részletes ellenőrzést az összes online és offline tartalomról, és sorolja fel a címet igénylő tartalmat, és frissítse a címet
• értesítse a postahivatalt az új címéről
• együttműködés a jogi csapatokkal a szükséges szerződések frissítése érdekében az új cím
• frissítse a közösségi médiát és az online fiókokat (beleértve a Google vállalkozást stb.) az új címmel
• tekintse át a partnerek és az érdekeltek listáját a címváltozásról való tájékoztatás érdekében (szükség esetén frissítse a listákat)
• végezzen auditot az írószerekről és a márkaanyagokról, hogy szükség esetén frissítse a címeket
• ellenőrizze és frissítse az összes szállítási előfizetést
• közölje terveit munkatársaival (tudassa velük, hogyan/ha részt vehetnek)
• értesítse a jelenlegi bérbeadót/building manager
• állítson be egy dátumot a naplóban a személyzet számára, hogy frissítse a címet az e-mail aláírásokban
• foglalja le a választott irodaköltöztetést vállalat
• indítsa el az irodai költöztetés logisztikájának koordinálását az informatikai csapattal az informatikai rendszerek és berendezések igényeinek megvitatása érdekében
• címváltoztatási értesítések küldése olyan ügyfeleknek, ügyfeleknek, partnereknek, iparági testületeknek és média kiadványoknak, amelyeknek tagja vagy előfizetője
• tájékoztassa az internetszolgáltatókat az irodai költözésről és megvitassa az internetkapcsolat igényeit
• tájékoztassa a távközlési szolgáltatót az irodai költözésről, és gondoskodjon a telefonszám, a telefonrendszerek vagy a kábelezési igények szükséges frissítéséről 7581>

harmadik szakasz: készítse elő logisztikáját

• végezze el az aktuális irodabútor auditját, és azonosítsa az esetlegesen szükséges új bútorokat
• térképezze fel új irodaterületét részletes alaprajzzal és méretekkel
• tervezze meg új terét az irodaterületek és íróasztalblokkok szerint
• azonosítsa a tárgyalótermek és a közösségi terek helyét az új iroda elrendezésében
• Rendelje meg az új Irodabútorok külső tereit ideiglenes tárolás, ahol szükséges
• az új iroda bármely irodaszerének és berendezésének tervezése
• az új iroda biztonsági igényeinek meghatározása
• takarítási szolgáltatások megszervezése/kijelölése (mind a régi iroda kijelentkezéséhez, mind az új helyiség rendszeres takarításához)
• kijelentkezés és foglalás rakodóhelyek vagy külön parkoló költözés napjára
• minden új szerződéses papír véglegesítése
• az új irodaterületek és tárgyalótermek új informatikai berendezéseinek megbeszélése és megszervezése
• bejelentkezés az internet/távközlési és egyéb szükséges szolgáltatókkal annak érdekében, hogy a nagy nap zökkenőmentesen és túlzott állásidő nélkül fut

5. lépés: Készítse elő irodai berendezéseit irodák költöztetésekor

mit tervez a fizikai hardverrel, amikor új irodába költözik? Ha felhőalapú kommunikációra tervez, vagy már rendelkezik hosztolt rendszerrel, akkor csak annyit kell tennie, hogy az asztali telefonokat és más végpontokat az új helyre szállítja. Ha teljes üzleti kommunikációs rendszere van, akkor lehet, hogy el kell gondolkodnia azon, hogy ideje-e frissíteni, vagy érdemes-e magával vinni.

ne feledje, hogy fontolja meg ezeket a dolgokat, amikor az irodai berendezések előkészítése előtt a mozgó irodák:

• készítsen ellenőrző listát az összes informatikai és távközlési eszközről, amelyet új irodájába szeretne vinni.
• határozza meg, hogy az összes eszköz jól működik-e az új hely informatikai infrastruktúrájával.
• döntse el, hogy ideje-e frissíteni a kommunikációs stratégia különböző részeit a felhőre való váltással.
• fontolja meg a közelgő IT / távközlési akvizíciókat vagy fejlesztéseket, és határozza meg, hogy ezek a lépéssel egyidejűleg megvalósíthatók-e.

6.lépés: címezze meg távközlési rendszerét

mint fentebb említettük, a távközlési rendszer hardvere csak egy összetevő, amelyet meg kell címezni az irodai költözés során. Azt is meg kell gondolni más részein az üzleti kommunikációs stratégia.

fontolja meg ezt a távközlési rendszer irodai áthelyezési ellenőrzőlistát:

• értékelje, mit kell tennie az új rendszer hangadataival kapcsolatban. Új technológiát és felhőmegoldásokat szeretne?
• határozza meg, hogy hány telefonvonalra van szüksége, és értesítse a távközlési szolgáltatót, ha velük szeretne maradni.
• döntse el, mit fog tenni a meglévő telefonszámokkal. Ha az ügyfelek már ismerik őket,akkor érdemes megtartani őket.
• fedezze fel azokat a frissítéseket, amelyek a lépés részeként elérhetők lehetnek. További sávszélesség teszi elérhetővé az új kommunikációs lehetőségeket?
• készítsen biztonsági másolatot minden olyan hang-vagy kommunikációs adatról, amelyet magával visz. A felhőalapú tárolás biztosítja, hogy a másik oldalon gyorsan elindulhasson.

7.lépés: kezelje biztonságát irodák költözésekor

végül ne felejtse el figyelmen kívül hagyni az adminisztratív részleteket az iroda áthelyezése során. Most a tökéletes lehetőség, hogy fontolja meg a hálózati biztonságot, és győződjön meg arról, hogy minden biztonságos.

tudnivalók a hálózati biztonság kezelésekor az irodai költözés előtt:

• készítsen leltárt az összes eszközéről és erőforrásáról, és dolgozzon ki egy tervet a tranzitban lévő információk védelmére.
• hozzon létre egy listát az alkalmazottakról és azokról a hálózati hozzáférési jogokról, amelyekkel rendelkezniük kell.
• részletezze és frissítse a biztonsági házirendeket, ha szükséges az iroda áthelyezése előtt.
• értékelje a biztonsági szolgáltatókkal kötött szerződéseket, és vizsgálja meg a távközlési szolgáltatótól elérhető biztonsági megoldásokat.

az irodák költözése a legjobb időkben bonyolult élmény lehet. Szerencsére a RingCentral rugalmas felhőalapú kommunikációs rendszereivel minimalizálhatja a költözés okozta stresszt, és csökkentheti vállalkozása zavarait.