munkavállalói offboarding hivatalos szétválasztási folyamat, amelyet az Ön vállalkozása felhasználhat arra, hogy foglalkozzon azokkal a munkavállalókkal, akik lemondás, elbocsátások, felmondás vagy nyugdíjazás útján kilépnek a társaságból. Ez egy sor lépést tartalmaz az alkalmazottak ismereteinek és munkaköri feladatainak átadására, a jelszavak és a hozzáférési jogok deaktiválására, a berendezések bekapcsolására és a visszajelzések gyűjtésére egy kilépési interjú során.
az alkalmazottak számára történő kiszállítás magában foglalja a vállalat tulajdonában lévő berendezések, például számítógépek, azonosító jelvények és telefonok helyreállítását. Ez magában foglalja a számítógépes biztonsággal kapcsolatos problémák megelőzését a jelszavak deaktiválásával és a vállalati rendszerekhez való hálózati hozzáférés korlátozásával a lopás vagy az adatokkal való visszaélés megelőzése érdekében. Az alkalmazottak kiszállása biztosítja a végső fizetés időben történő és pontos feldolgozását is.
a lépések teljes listáját az alábbi feladatlista tartalmazza.
mi az offboarding előnye az Ön vállalkozásának?
amikor egy alkalmazott elhagyja, több szempontból is veszélyezteti vállalkozását. Miután a hivatalos alkalmazott offboarding ellenőrzőlista biztosítja, hogy az üzleti tisztán véget a kapcsolatot egy kilépő alkalmazott.
jobb biztonság
a megfelelő offboarding segít a biztonság biztosításában azáltal, hogy megakadályozza a kritikus információkhoz és adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést. A vállalati webhelyekhez, belső dokumentumokhoz és harmadik féltől származó szoftverekhez való hozzáférés korlátozásával biztosítja, hogy a bizalmas vállalati információk bizalmasak maradjanak. Az Offboarding megakadályozza a cég által kiadott berendezések lopását vagy visszaélését is.
ez különösen fontos lehet, ha a munkavállalót elbocsátják vagy megszüntetik. Képzelje el a vállalat bevételére gyakorolt lehetséges hatást, ha egy kirúgott eladó letölti a kilátások teljes listáját, majd új munkát vállal egy versenytársnál.
megelőzi azokat a helyzeteket is, amikor egy elégedetlen alkalmazott megakadályozhatja a munkatársait a kritikus szoftverekhez vagy a hálózati hozzáféréshez való hozzáférésben – például amikor San Francisco városának hálózati mérnöke megtagadta a hálózati jelszavak átadását, és bezárta munkatársait a város hálózatából. Ebben az esetben a mérnök kénytelen volt 1,5 millió dollár kártérítést fizetni, amelynek nagy része a munkáltatójának kompenzálása volt a hálózati hozzáférés helyreállítására irányuló erőfeszítéseikért.
a hivatalos offboarding folyamat segít megelőzni az ilyen helyzeteket.
intézményi tudástranszfer
amikor egy alkalmazott távozik, sok éves tapasztalat és intézményi tudás gyakran kisétál velük az ajtón. Ez az “agyelszívás” jelentős hatással lehet a napi működésre. Ez különösen igaz a hosszú ideig foglalkoztatott alkalmazottakra, akik évek (vagy akár évtizedek) törzsi ismeretekkel rendelkeznek az Ön vállalkozásáról, amelyet nem rögzítenek írásban.
fontos, hogy vállalkozása hivatalos eljárásokkal rendelkezzen a tudás dokumentálására és átadására a fennmaradó alkalmazottaknak, hogy minimalizálja a munkavállalói fluktuáció okozta zavarokat. A hivatalos dokumentáció lehetővé teszi, hogy vállalkozása a lehető legegyszerűbben működjön, miután egy alkalmazott kilép, és segíthet felgyorsítani a helyettesítő munkavállaló felvételét erre a szerepre.
őszinte, konstruktív visszajelzés
a megfelelő kilépési interjúk szintén fontos részét képezik az offboardingnak, különösen az önként távozó alkalmazottak számára. Az őszinte visszajelzések megszerzése a kilépési interjúban segíthet jobban megérteni mind a pozitívumokat, mind a kihívásokat, amelyekkel a vállalkozás szembesül, így megpróbálhatja folyamatosan javítani a munkavállalók elégedettségét és csökkenteni a további forgalmat.
a kilépési interjúk olyan problémákat is feltárhatnak, amelyekről a cégtulajdonosok és a HR csapatok nem tudnak. Míg a jelenlegi alkalmazottak óvakodhatnak olyan dolgok megvitatásától, mint a szegény vezetők, a problémás munkatársak vagy az üzleti stratégia hibái, a vállalatot elhagyó alkalmazottnak már nincs ösztönzése arra, hogy ezeket az információkat maguknak tartsa.
a kilépési interjú lehetőséget ad arra is, hogy jobban megértse a vállalatnál végzett munka pozitív aspektusait. Annak ismerete, hogy mi fontos az alkalmazottak számára — és milyen erőfeszítések működnek — segít érvényesíteni a folyamatban lévő kezdeményezéseket, így tovább javíthatja vállalata kultúráját.
próbáljon nyugodt, nyílt végű kérdésekkel megközelíteni a kilépési interjúkat, hogy őszinte visszajelzést kapjon-még azoknak az alkalmazottaknak is, akik túlságosan negatívnak tűntek, vagy kétes körülmények között távozhatnak. A visszajelzések komolyan vétele segíthet javítani a vállalat kultúráját, és segíthet nyitva tartani az ajtót a magas színvonalú alkalmazottak számára, hogy a jövőben visszatérjenek a vállalatához.
fontos, hogy egyértelműen közölje a munkavállaló távozásáról szóló híreket. Ez megakadályozhatja a hamis pletykák terjedését, amelyek befolyásolhatják a fennmaradó alkalmazottak morálját, és elősegíti a nyitottság kultúráját, amely jobb munkavállalói elégedettséghez vezet.
pontos bérszámfejtés és papírmunka
szükség lesz a bérszámfejtés véglegesítésére és az egyéb kilépési papírok kitöltésére is. Fontos a hivatalos lemondási levél megszerzése, és meg kell győződnie arról, hogy ennek megfelelően frissíti a bérszámfejtési rendszert. Bizonyos esetekben azok a munkáltatók, akik ezt elmulasztják, öntudatlanul hibásan fizetnek az alkalmazottaknak, például annak a munkavállalónak az esete, aki felmondása után több mint 250 000 dollárt gyűjtött be.
a kilépési interjúnak gyors megbeszélést kell tartalmaznia a munkavállaló utolsó fizetésének időzítéséről és összegéről. Felül kell vizsgálnia az ellátások folytatását is, beleértve a COBRA-t vagy más lefedettséget, amely a felmondás időpontján túl is kiterjed.
ki vesz részt az alkalmazottak kirakodásában?
sok közepes méretű vállalkozás esetében a HR csapata általában koordinátorként jár el az alkalmazottak kiszállásakor. Fontos, hogy az offboarding folyamat magában foglalja az informatikai vezetőket, a létesítménykezelőket és a részlegvezetőket.
kisebb vállalkozások esetében, amelyek nem rendelkeznek dedikált HR-csapatokkal, a folyamatot a vállalat tulajdonosa, az irodavezető vagy az alkalmazott felettese kezelheti. Ezekben az esetekben fontos, hogy egy hivatalos offboarding ellenőrzőlista létezik annak biztosítására, lépéseket nem kap kimaradt.
a kisvállalkozások HR szoftvere segít automatizálni az offboarding folyamatot, hogy elkerülje a hiányzó kritikus lépéseket. A HR szoftver racionalizálhat más időigényes HR feladatokat is, mint például az alkalmazottak toborzása, felvétele, beszállás, bérszámfejtés és a foglalkoztatási törvények betartása.
szeretné csökkenteni az olyan HR-feladatokra fordított időt, mint az alkalmazottak keresése, a papírmunka, a be – /beszállás, a bérszámfejtés, az ellátások és az üzleti megfelelés?
segítünk Önnek HR outsourcing partnert találni az Egyesült Államok több mint 300 szolgáltatójából álló hálózatunkból.
töltse le az e-könyvet
munkavállalói offboarding ellenőrzőlista
használja ezt a munkavállalói offboarding ellenőrzőlistát, hogy megbizonyosodjon arról, hogy vállalkozása nem hagy ki egyetlen kritikus offboarding lépést sem:
- biztonság
- van alkalmazott viszont minden cég tulajdonában lévő ingatlan
- laptopok és számítógépes táskák
- mobiltelefonok
- munkavállalói azonosítók és belépőkártyák
- parkoló bérletek
- vállalati járművek
- a bejelentkezési hozzáférés korlátozása
- hálózati és számítógépes bejelentkezési hozzáférés
- e-mail, telefonkonferencia és azonnali üzenetküldő fiókok
- harmadik féltől származó szoftver jelszavak (hozzáférés a kritikus vállalati rendszerekhez, intranethez, Salesforce-hoz, Marketo-hoz, weboldal CMS-hez, elemzéshez stb.)
- hozzáférés érzékeny vállalati dokumentumokhoz
- van alkalmazott viszont minden cég tulajdonában lévő ingatlan
- bérszámfejtés és egyéb papírmunka
- frissítse a bérszámfejtési rendszert a felmondás dátumával
- beszélje meg a munkavállaló utolsó fizetését, beleértve a fel nem használt szabadságnapok kifizetését vagy a munkavállalói végkielégítési csomagot
- munkavállalói aláírja a felmondási levelet
- írja alá a versenytilalmi vagy nem nyilvánosságra hozatali űrlapokat
- ellátások dokumentációja: az egészségügyi ellátások folytatása (COBRA), nyugdíjazási terv, munkanélküliségi biztosítás stb.
- tudástranszfer
- a rutinfeladatok prioritásos dokumentálása, szükség esetén lépésenkénti utasításokkal
- állapotfrissítések az aktuális és tervezett projektekről
- a meglévő alkalmazottak képzése munkatársakkal, hogyan kell elvégezni ezeket a feladatokat
- hozzáférés a fájlokhoz vagy rendszerekhez
- a szervezeten belüli és kívüli kapcsolattartók listájának beszerzése
- Exit interjú
- szerezzen visszajelzést arról, hogy miért távozik az alkalmazott
- kérdezzen a területekről a vállalat javíthatja
- beszélje meg, hogy az alkalmazottnak volt-e támogatása és a munkájuk elvégzéséhez szükséges erőforrások
- határozza meg az alkalmazottak kapcsolatát a vezetőjükkel
- kérdezd meg, mit lehetett volna tenni, hogy maradjanak
- próbáljon nyitva tartani az ajtót az értékes munkavállalók számára, hogy visszatérjenek a vállalathoz
- kommunikáció
- küldjön e-mailt vagy verbálisan értesítse a munkatársakat
- értesítse a külső kapcsolattartókat (például az ügyfeleket, akikkel az alkalmazott dolgozott, a szállítókat, akikkel dolgoztak stb.)
néhány vállalatnak és iparágnak egyedi igényei vannak, amelyek további lépéseket igényelnek az offboarding ellenőrzőlistájukhoz a fentieken kívül. Javasoljuk, hogy frissítse az ellenőrzőlistát ezekkel az elemekkel, hogy biztosítsa a következetes kirakodási folyamatot az egész vállalaton belül.
a HR szoftver segítségével automatizálhatja ezeket a lépéseket, hogy egyszerűsítse a folyamatot, és biztosítsa, hogy kövesse a legjobb gyakorlatokat.
ha úgy találja, hogy a HR-feladatok kezelésével töltött idő távol tartja a vállalkozás más kritikus területeitől, fontolja meg a HR-szolgáltatóval való együttműködést, aki segíthet a HR minden aspektusának kezelésében, beleértve a bérszámfejtést, az előnyöket, a megfelelőséget, a bérbeadást, a beszállási folyamatot és a kiszállást.
segítségre van szüksége a szövetségi és állami foglalkoztatási törvények összetettségének rendezésében?
segítünk megtalálni a legjobb HR outsourcing partnert az USA-ban több mint 300 szolgáltatóból álló hálózatunkból.
HR szolgáltató keresése
összefoglaló
munkavállalói offboarding (meghatározás): hivatalos folyamat az Ön vállalkozását elhagyó alkalmazottak kezelésére.
az offboarding ellenőrzőlista segítségével vállalkozása javíthatja a biztonságot, kezelheti a szükséges papírmunkát, minimalizálhatja az intézményi ismeretek elvesztését, és visszajelzést kaphat a munkakörnyezet javítása érdekében.
ha további információt szeretne arról, hogyan csökkentheti vállalkozása kockázatát, és hogyan javíthatja az alkalmazottak megtalálását, felvételét, fedélzeti és fedélzeti munkatársait, megtudhatja, hogyan segíthet a HR-szolgáltatóval való együttműködés.