mi az a paperless office?
a papírmentes iroda olyan üzleti gyakorlatok gyűjtőfogalma, amelyek javítják a munkahelyet a papírra való támaszkodás csökkentésével.
, Míg a papírmentes iroda lehet leírni egy munkahelyen, ahol a papír folyamatok teljesen megszűnt, több, gyakran leírására használt módszereket, amelyekkel a vállalatok a költségek csökkentése, valamint növeli a hatékonyságot azáltal, hogy az átmenet a hagyományos, papír folyamatok digitális folyamatok irányított számítógépes szoftverek vagy szolgáltatások. Azok a forgatókönyvek gyakran támaszkodnak enterprise content management (ECM) vagy együttműködés szoftver megosztani, szerkesztés vagy más módon kezelni cég dokumentumok, amelyek korábban papír alapú.
a papírmentes irodai megközelítés előnyei
a gyakorlatban a vállalatok általában inkrementális megközelítést alkalmaznak a papír nélküli iroda elérése érdekében, különös tekintettel a papír eltávolítására egy adott munkafolyamatból vagy üzleti folyamatból. Például egy vállalat digitalizálhatja a dokumentumok felülvizsgálatát és jóváhagyását.
ebben az esetben a rekord digitális létrehozása és a teljes munkafolyamat digitális formában történő befejezése csökkenti a papír-és nyomtatási költségeket, kiküszöböli a dokumentum digitális formában történő beolvasásának szükségességét, és időt és energiát takarít meg-és potenciálisan a kapcsolódó költségeket-a fizikai dokumentumok munkafolyamatban részt vevő személyek számára történő szállításával. A papírmentes megközelítés általános előnyei a csökkentett papírkezelési költségek, valamint a nyilvántartások tárolásához szükséges alapterület.
a papírmentes iroda másik kulcsfontosságú eleme a papírfolyamatok felülvizsgálata, a digitális képességek kihasználása az együttműködés, a munkafolyamatok és más üzleti folyamatok hatékonyságának automatizálására vagy más módon történő javítására. A folyamatok áttekintésével a vállalatok gyakran úgy találják, hogy eltávolíthatják az új digitalizált folyamat lépéseit, kiküszöbölve az elvesztegetett időt és a felesleges lépéseket. Az utazási költségek jóváhagyási folyamatában előfordulhat, hogy a vállalat néhány embernek nem kell jóváhagynia a költségeket, és ki lehet venni a munkafolyamatból.
a papírmentes folyamatok a vállalaton kívül is kiterjeszthetők, de a dokumentumok nyomtatásának/aláírásának/beolvasásának szükségessége ott általános útlezárás. Az E-aláírási technológia kiküszöböli a fizikai aláírás szükségességét, és segít a hagyományos papíralapú folyamatok, például a szerződés aláírása digitális folyamatokká történő átalakításában.
a papírmentes iroda kihívásai
a papírmentes iroda is jelenthet néhány kihívást. A digitalizáláshoz központi adattárra van szükség, amely megkönnyíti a tárolást és az együttműködést-általában egy ECM rendszer vagy szolgáltatás. A papírmentes kezdeményezés elindítása megköveteli az alkalmazottaktól, hogy újragondolják működésüket, valamint esetleg új technológiát alkalmazzanak. A maximális előny elérése érdekében a menedzsment azt is értékelheti, hogy a meglévő folyamatokat felül kell-e vizsgálni a digitális képességek teljes kihasználása érdekében.
a VPN-technológia általános akadályt jelent a központosítás előtt. Az alkalmazottak gyakran megkerülték a digitalizálást, mert a központosított dokumentumok eléréséhez VPN-re kell bejelentkezni.
a papírmentes irodát néha Szent Grál típusú célként írják le, mivel olyan ideált képvisel, amelyre az információirányítási szakemberek törekednek, de a legtöbb esetben nem praktikus vagy akár kívánatos az összes papírfolyamat eltávolítása.