Számlaellenőrzési folyamat és hogyan lehet javítani
a szállítók számlákat használnak az ügyfeleiknek a szerződés, a megrendelés vagy a Megrendelőlap feltételei szerint nyújtott termékek és szolgáltatások kifizetéseinek beszedésére. Annak ellenére, hogy a szerződéses feltételek mást jeleznek, a számlák eltérő feltételekkel vagy kiegészítő feltételekkel rendelkezhetnek, mint az irányadó dokumentumok. A Kiegészítő Általános Szerződési Feltételek gyakran tartalmaznak hibákat és kihagyásokat (E& OE) annak érdekében, hogy az enyhe mulasztások hibának minősüljenek, és csökkentsék jogi felelősségüket az esetlegesen hiányos vagy helytelen információkért.
az informatikai (IT) termékek és szolgáltatások számláin gyakran magasabb a hibaarány, mint a nem informatikai termékeken és szolgáltatásokon. Ez különösen igaz a szoftverrel kapcsolatos számlákra a licencelés, a frissítés, a karbantartás és a támogatás tekintetében. Számos tanulmány azt mutatja, hogy a szoftverszámlák akár 75% – a hibás, ahol az átlag 50-60% közé esik. Ugyanakkor nem minden hiba lényeges a költség és a kockázat szempontjából. Van azonban összefüggés a tárgyalásos feltételekkel kötött szerződések és a számlahibák között. Minél több tárgyalásos feltétel van érvényben, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy a Számla helytelen lesz.
a magasabb hibaarányok egyéb okai a következők:
- a forgalmazót vagy a terméket egy másik, más üzleti modellt és számlázási rendszert (például SAP) használó szállító vásárolta meg
- globális különbségek, például adók és pénznem
- a forgalmazó számlázási rendszere rugalmatlan és elavult. A rendszerek nem képesek befogadni a nem szabványos vagy aktuális feltételeket, függetlenül attól, hogy azokat megtárgyalták-e, vagy az eladó jelenlegi üzleti modellje szerint alkalmazhatók-e
- a számla hibás irányadó dokumentumon alapul, például helytelen megrendelőlapon vagy helytelen ütemezésen
- a számlán hiányoznak olyan információk, mint a termék címe, mennyisége, kezdő és záró dátuma stb.
- változások a szállító üzleti modelljében és / vagy terminológiájában
a számla ellenőrzése ellenőrzi, hogy megkapta-e azt, amit fizetett érte, mielőtt fizetne az eladónak. Több tényező befolyásolja a számla ellenőrzésének szintjét, beleértve a számlák helyes renderelésének prioritását és szervezetét, a kockázati étvágyat, valamint az eszközök és a meghatározott folyamatok rendelkezésre állását.
Számlaegyeztetés
sok vállalat automatizálta a számlafizetési folyamatot, és azok, akik általában nem döntöttek úgy, hogy átruházzák a döntést a számviteli személyzetre. A probléma ezzel a megközelítéssel az, hogy a személyzet gyakran nem ismeri azokat az iparágakat és irányító dokumentumokat, amelyekkel a szervezet dolgozik. Mindkét esetben a számla kifizetésére vonatkozó döntés egy háromirányú egyeztetési folyamaton alapul, amely összehasonlítja a megrendelést az áru átvételével és a számlával. Függetlenül attól, hogy az összehasonlítás manuális vagy automatizált, csak a megrendelés számát és összegét veheti figyelembe, más fontos információk figyelembevétele nélkül. Néha a rendszerek összehasonlíthatják a dokumentumokat 2 vagy 4 módon. Néhány vállalat egy egyeztetési folyamattal kezdődik, de megváltoztatja azt, amikor egy vállalkozás növekszik, vagy amikor a számlázással kapcsolatos problémák merülnek fel. Fontos, hogy gyakran vizsgálja felül a megbékélési folyamatot, hogy felmérje, mennyire működik jól.
húzza meg a feltételeket
egyes vállalkozások az ügyfélre jellemző fizetési feltételeket hoznak létre. Ez csodálatos lehet a kevés ügyféllel rendelkező kisvállalkozások számára. Ahogy egy vállalkozás növekszik, akadálysá válik. A számladokumentum feltételeinek egyetemes kifejezésre történő szigorítása csökkenti a hibákat. A globális vállalatoknak eltérő feltételekre lehet szükségük attól függően, hogy melyik országban dolgoznak, de ezeknek a feltételeknek az adott ország összes ügyfelére vonatkozniuk kell. Ez megkönnyíti az automatizálást és időt takarít meg a számla létrehozása során. Sok vállalkozás új ügyfélkörrel határozza meg a szokásos kifejezést, majd frissíti létrehozott ügyfélkörét.
a folyamatok újraértékelése
a problémás területek azonosítása fontos tényező a módszerek fejlesztésében. Van néhány szempont, amelyet figyelembe kell venni az újraértékelés során:
- papíralapú számlákat küld?
- minden szállítóhoz hozzárendel vállalati kódokat?
- milyen tűréshatárok vannak érvényben?
- mennyi a beszerzési megrendelések mennyisége minden héten/hónapban / negyedévben?
- mennyi a hetente/havonta/negyedévben kiküldött számlák mennyisége?
- mennyi a kapott számlák mennyisége minden héten/hónapban/negyedévben?
- milyen gyakran használja a szállítói kedvezményeket?
- ki dolgozza fel az anyagkezelést?
vessen egy pillantást az egyes részlegekre és azok részvételére a folyamatban lévő folyamatokban. Lehet, hogy van egy hely, ahol a dolgok kezdenek szűk. Kérjen hozzájárulást azoktól az osztályoktól a javaslataikhoz, hogy a dolgok egyszerűbbé váljanak. Fontolja meg az automatizálást és az elektronikus számlázást a fizikai papírnyomok minimalizálása érdekében. A Miro használata a csapat együttműködéséhez elengedhetetlen a kommunikáció sikeréhez. Az Enterprise resource planning (ERP) valós időben jeleníti meg a folyamatokat, és segít a rendszer értékelésében.
tűz probléma szállítók
ha van az eladó, vagy szállítók, akik a szokása, hogy nem fizet időben, akkor megbosszulja magát a számla folyamatok és a cash flow. A feltételeknek tartalmazniuk kell a késedelmi díjat vagy az összes bejövő számla százalékos díját. Módosítsa a díjak helyét, és tegye őket a számla összegéhez közel. Ezeket a díjakat automatikusan kell generálni a programokban sorként. Ellenőrizze a számla dátumát. Látható – e az információ beolvasásakor? A problémás gyártók több munkát hoznak létre a készletgazdálkodáshoz és a pénzügyekhez. Ha az eladó megtagadja a fizetési megállapodások tiszteletben tartását, itt az ideje új szállítót keresni.
ez kiterjed arra is, hogy az eladó hogyan követi nyomon a saját számláit. Egyes gyártók problémás folyamatokkal rendelkeznek, ahol nem világos, hogy mit fizet. Vagy olyan számlát fizet, amely más számlákra vonatkozik. Amikor az eladó ilyen típusú dolgokat végez, lelassítja a folyamatot a végén. Meg kell változtatni, hogy a folyamatok gördülékenyebbek legyenek, és a vállalat pénzügyi képe tisztább legyen. A tranzakciós kódok és a dokumentum száma segíthet meghatározni, hogy a kifizetéseket hogyan alkalmazták.
Benchmark összehasonlítások
a vállalkozás összehasonlítása ugyanazon a piacon másokkal előnyös lehet a vállalat számára. Ötleteket adnak arról, hogyan lehet fenntartani azt, ami működik, és megoldásokat kínálnak a problémákra. Ez egy szemet nyitó élmény lehet, amely sokat tanít. Annak ismerete, hogy miként állsz a versenytársak mellett, előny. Ha jól haladsz, ez motiváló lehet az értékesítés és a kapcsolatok javítására. A költségek magasak lehetnek, de ez befektetés a vállalatba. Sok vállalkozás meg tudja mondani, hogy problémás területeik vannak, de ezeknek a területeknek a költsége összehasonlításban derül ki. Érdemes fizetni egy olyan szolgáltatásért, amely segít megváltoztatni a folyamatokat és megtakarítani a vállalat pénzét.
tekintse át a kedvezményes programokat
amikor a fizetendő számlákról van szó, minden rendelkezésre álló kedvezmény kihasználása értékes a pénzügyi számvitel számára. A probléma az, amikor elmaradnak a számlák kifizetésével, és elveszítik a kedvezményeket. Elengedhetetlen annak felülvizsgálata, hogy mi történik annak érdekében, hogy ezeket a számlákat ne fizessék ki a kedvezményre való jogosultság során.
egy másik szempont, amelyet figyelembe kell venni, az, hogy újratárgyalja a feltételeket az eladóval, hogy kedvezményt vagy jobb kedvezményt kapjon. Ha egy eladó nem hajlandó, akkor a folyamatok és a pénzügyek javításának egyik módja egy új eladó vásárlása, aki hajlandó kedvezményt nyújtani.
a vállalat kedvezményeket kínál a korai vagy időben történő fizetéshez? Érdemes megfontolni a cash flow és a követelések folyamatainak javítását. Ez is egy vonzó alku eszköz megszerzése új ügyfélkör.
mindig érdemes legalább évente értékelni a Számlaellenőrzési folyamatot, hogy a dolgok a lehető leghatékonyabbak legyenek.