utólagos ellenőrzések
az ellenőrzés a tanácsadó Pénzügyi nyilvántartásainak, könyvelési eljárásainak és számviteli rendszerének vizsgálata. Kormányzati szervek esetében az ellenőrzés magában foglalja annak felülvizsgálatát is, hogy a tanácsadó megfelel-e a törvényeknek, irányelveknek, rendeleteknek és eljárásoknak.
az utólagos auditok kérésre vagy az auditok és vizsgálatok részlegének belátása szerint (“auditok”) elvégezhetők a projekt befejezése, a szerződés felmondása vagy a szerződés lejárta után. Az egyedi megkeresés alapján auditált szerződéseket nem lehet lezárni mindaddig, amíg az utólagos ellenőrzés le nem zárul, és az összes lezáratlan ellenőrzési kérdést meg nem oldották.
az utólagos ellenőrzés szükségességét jelző tényezők közé tartozik a szerződés mérete, a nyújtott szolgáltatások típusa és a tanácsadóval kötött szerződések száma. Minden olyan szerződés, amely több mint 10 000 dollárt tartalmaz, a végső kifizetés után legfeljebb három évig ellenőrizhető. Az állami szerződéses rendelkezések szerint a tanácsadóknak lehetővé kell tenniük az auditorok számára, hogy hozzáférjenek a helyiségeikhez, hogy interjút készítsenek az alkalmazottakkal, és ellenőrizzék a könyveket, nyilvántartásokat és számlákat. A könyvvizsgáló a tanácsadó számviteli rendszerét is tesztelheti.
a post audit célja annak meghatározása, hogy az igényelt költségek:
- megengedhető
- Allocable (nyomon követhető a megfelelő költségszámlához)
- ésszerű
- az állami és szövetségi törvényeknek és rendeleteknek megfelelően
- a szerződés nyelvével összhangban
utólagos ellenőrzést követően a szerződéskezelőnek esetleg visszatérítést kell kérnie a tanácsadótól minden olyan pénzeszközért, amelyet nem engedhetőnek ítélt. A nem támogatott vagy nem allowable költségek gyakran a számviteli rendszer hiányosságainak következményei, és azokat vissza kell téríteni az államnak.
ha a szerződés szövetségi alapokat foglal magában, akkor azt olyan ügynökségek is ellenőrzik, mint az általános számviteli Hivatal (GAO) vagy a szövetségi autópálya-Igazgatóság (FHWA).