a levél, hogy van írva válaszul a vizsgálat levél, ez az úgynevezett válasz levél vizsgálatot. Tágabb értelemben, amikor a megkereső levél címzettje válaszlevelet ír az eredeti feladónak, akkor az úgynevezett válaszlevél a megkeresésre. Ez a levél az olvasót vagy a kérdezőt személyekkel, termékekkel és vállalkozásokkal kapcsolatos információkkal látja el. A válaszlevél kedvező híreket (pozitív információkat) vagy kedvezőtlen híreket (negatív információkat) tartalmazhat.
szponzorált linkek
a Quibe véleménye szerint “a megkeresésekre adott válaszlevelek olyan üzenetek, amelyek információkat szolgáltatnak az olvasónak a termékekről, szolgáltatásokról és személyekről.
a vizsgálati levélre adott válasznak időszerűnek kell lennie. A válasz késleltetése csökkentheti az információ hasznosságát. Ha azonban a választ nem lehet azonnal megadni, visszaigazoló levelet lehet küldeni, amelyben megemlítik a várható válasz dátumát.
a személyes megkeresésre adott válaszlevél tartalma vagy elemei, vagy a személyes státusz-megkeresési levélre adott válasz elkészítésekor figyelembe veendő tényezők.
a személyes megkeresésre adott válasz tartalmazhat pozitív információkat a negatív információkról. Bármi legyen is a válasz jellege, tartalmaz néhány általános tartalmat, valamint egy adott pozitív vagy negatív véleményt. A következő tartalmak általában szerepelnek a személyes állapotvizsgáló levélre adott válaszban:
- az inquirer levelének elismerése. Ez azt jelenti, hogy meg kell említeni a vizsgálati levél elfogadását.
- annak a személynek a neve, címe és egyéb adatai, akiről tájékoztatást adnak.
- az érdeklődő által kért konkrét információk megadása. A szolgáltatott információknak pontosnak és relevánsnak kell lenniük, függetlenül attól, hogy pozitívak vagy negatívak.
- további információk nyújtása, amelyek segíthetnek a kérdezőnek jobb döntés meghozatalában.
- a válaszadónak nem szabad saját feltételezéseit a tényekkel összekapcsolnia.
- nyilatkozat, amely kifejezi azt a szándékát, hogy nem vállal felelősséget a személlyel folytatott jövőbeni ügyletekből.
- arra kéri a kérdezőt, hogy tartsa titokban az információkat.
- biztosítékot nyújt a további segítséget a jövőben.
- fájdalom kifejezése, ha a szolgáltatott információ ellentétes a leendő jelölttel.
- egyszerű és egyértelmű szavakat és mondatokat használva.
- azzal a szándékkal, érdeklődő üzleti jólét köszönet.
- az adatszolgáltató nevének, beosztásának és címének megemlítése.
